ぱどの働き方改革!cyzenでリアルタイムに情報共有を実現し、営業活動を効率化

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 会社名 株式会社ぱど
 従業員数 300名以上
 業務内容 「情報を通じて人と人 人と街をつなぎ 人も街も元気にする」をスローガンに、エリアやターゲットの異なる情報誌を複数発行・配布している
 URL https://www.pado.co.jp/

 

 

課 題
・営業活動のブラックボックス化
・担当が変わる際の引き継ぎがうまくいっていなかった
・残業時間の増大による働き方改革への不安

 

解決策
・業務報告をcyzenで行うよう統一
・商談履歴をこまめに共有
・報告書機能を使って業務のフィードバックもcyzenで完結

 

成 果
・全社で1日あたり200時間もの残業が削減された
・営業活動の状況が組織内でリアルタイム共有され、可視化
・社員のエンゲージメント向上に繋がった

 


 

「人と街を元気にする」というビジョンのもと、地域密着型フリーペーパー事業を主軸に多岐に渡る事業を展開している株式会社ぱどは、営業活動をより効率的に進めていくための一環として「cyzen(サイゼン)」を導入しました。cyzenを活用することで、営業活動の効率化を進めていけるだけでなく、さらに社内での残業時間削減の動きにも相乗効果をもたらしました。

【今回お話を伺った方】
経営企画部経営企画課マネージャー:水田 亮 氏
首都圏事業本部営業推進室チーフプランナー:宇賀神 利江  氏

地域のお客様すべてが、営業活動の対象

03_pado水田 氏 「営業部では、飲食店や美容室など、ぱどのフリーペーパーに広告を掲載する可能性がある店舗は、すべて営業活動の対象となり得ます。地域のお客様が相手なので、街中を飛び回っていて飛び込み営業をする場合もありますし、テレアポをする場合もあります。

当社の対象となるお客様は非常に多く、地域で広告を出す可能性がある活動していらっしゃるお客様にはすべてにアプローチするのが基本形ですね。すでにご契約して頂いているお客様だけではなく、新規のお客様にも常にアプローチする営業活動を行っています。」 

営業活動のブラックボックス化が課題

水田 氏 「一時期はエクセルで営業担当者別に、商談履歴や顧客とのタッチポイントを記録していた時期があったのですが、アプローチするお客様がとても多く、すべての商談情報を記録するのが難しいという問題がありました。

一度お取引のあったお客様は当社の受注システムに何かしらの履歴が残っているのですが、取引履歴のない新規のお客様への営業状況は、営業担当個人が管理していてブラックボックスになってしまっていました。営業担当が辞めてしまった時には、営業活動の履歴が引き継がれないこともあり、顧客管理がうまくできていなかったという課題がありました。」

 

現場が使いやすいSFAとして、cyzenを導入

水田 氏 「営業活動の効率化を目指してSFA導入を検討していましたが、ツール選定の際は主に2つのポイントを重視していました。
まず1つ目は現場が使いこなせるか、ということ。SFAを導入しても、現場が毎日ちゃんと使ってくれないと意味がありませんからね。1日に数十件も訪問する営業担当からすると、報告を書く際に毎回PCを開いている暇はありません。ですので、SFAはスマホで簡単に使えるものであるべきだと考えてました。

2つ目に、運用や設定の変更が簡単かどうか、ということですね。一から自社専用のシステムを構築することも考えましたが、最初に作りこんだシステムがうまく運用できなかった時に、再設計などに多大なコストがかかってしまうこともあるのでリスクが高いと考えていました。cyzenは運用に合わせた設定変更などが容易なので、とりあえずスタートし現場に合わせて運用を変えていくことができるのが良いポイントでした!」

 

cyzen導入後、残業時間が大幅に削減

02_pado宇賀神 氏 「cyzen導入後、一番大きい効果は帰社後の残業時間が大幅に短縮されたことです。これまで、営業担当は帰社後にマネージャーに対して口頭で営業活動の報告を行い、それに対してフィードバックを行うという業務フローを行っていました。個々のフィードバックが1時間程度かかってしまうこともあり、残業が多くなってしまっていました。

cyzen導入後、営業担当は商談後その場で報告を書き、マネージャーもすぐcyzen上でフィードバックを行うことで、帰社後に報告を行う必要がほぼなくなりました。このおかげで残業時間がかなり減っており、1人当たりで言うと、平均して1~2時間残業が削減され、多い人だと4時間くらい残業が減って定時に帰れるようになった人もいました。
当社も働き方改革への対応を進めていく中で、できるだけ定時に帰りましょうという活動をしており、ちょうどcyzenが働き方改革の対応にも貢献してくれたのではないかと思います。」

水田 氏 「当社は営業が200人くらいいるので、そのメンバーが営業報告に1日30分から1時間かけていたとすると、200人×1時間で、全社的には1日200時間くらいの時間はcyzenで削減できていることになりますね。」

 

営業活動の効率化に、cyzenを活用

04_pado宇賀神 氏 「業種の特性上、我々も未開拓のお客様はたくさんいらっしゃいます。飲食店だけでも全国で何十万店もありますし、回転が早いので常に新しいお客様がいる状態ですね。アプローチ後、契約にいたらなかったお客様の情報も、例えばお話したことや失注した理由などをしっかりcyzenに残していけることで、今後の再アプローチリストとしても活用していくことができ、地区の担当が変わってもすぐに営業をかけることが可能になります。

また、口頭ベースで行っていた報告もcyzenのクラウドに残していくことで、営業活動のエビデンスになります。今まで営業担当本人の頭の中や手帳に入っていた情報を共有することで、営業の報告会の際にも単なる情報共有ではなく、営業戦略の立案など生産性の高い時間の使い方ができています。」

水田 氏 「リアルタイムに情報共有ができており、昔の営業担当がアプローチしたお客様の情報が、その担当者が辞めたとしてもcyzen上には残るので、引き継ぎも簡単になるのは大きいですね。過去にお断りされたお客様に再度訪問してしまいクレームに、なんてこともなくなりましたね。」

宇賀神 氏 「また、営業活動のサポートにもcyzenが役立っています。当社では営業部隊とサポート部隊が分かれており、商談は営業、見積もりや提案書作成はサポート部隊が行うというように分業しております。今までは営業担当が現地で聞いた情報をメモに残し、帰社してから営業サポート部隊に渡し、そこから提案書作成に取り掛かっていたので、どうしても営業活動にタイムラグが生まれてしまっていたり、サポート部隊の業務がどうしても定時後になってしまったりと問題がありました。
cyzenや、他のチャットツールも併用しながら情報共有をリアルタイムに行うことで、営業担当からサポート部隊への連携がスムーズになっています。当社は広告業であり、時間勝負なところもあるので、このタイムラグがなくなったのは大きいです。」

水田 氏 「最近はcyzenで行った報告の数と、売上目標の達成率に相関がありそう、ということも見えてきています。cyzenで報告を上げるということは、それだけ行動量が多いということですし、逆に行動量が多いのに売上に繋がっていない人は、動き方の中身が良くないのか?といった仮説に基づいて分析ができます。また、お客様の種別を分けて、どういった種類のお客様に訪問している営業担当が良い成績なのか、ということも見えてくるので、営業方針を見直すこともできますね。経営企画の立場からすると、そういった行動分析ができるのは非常に大きいです。」

 

社員のエンゲージメント向上にも寄与するSFA

宇賀神 氏 「cyzenでは、アップした報告書に「いいね!」やコメントを残す機能があり、これを有効活用しています。マネージャーがメンバーのアップした報告書に対して、「ありがとう!」などの感謝を伝えたり、「次はこういった提案をしたらいいよ!」などとアドバイスを送ったりすることで、フィードバックをすぐに行うことができています。まめな方だとチームメンバーすべての報告書にフィードバックをしているそうです。

また、事業部長が一番メンバーの報告を見ており、全体を俯瞰した立場からアドバイスをしています。現場は現場でしっかりオペレーションを回しつつ、事業部長が現場の活動を把握しながら適切なフィードバックを行っていて、理想的な上司・部下の関係づくりができていると思います。」

株式会社ぱど様、日頃よりcyzenをご利用いただきありがとうございます。

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Topics: cyzen導入事例, 100~500人, 営業活動の可視化, 残業時間の削減, 広告, 事務作業の削減, エンゲージメントの向上

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