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大量に撮影された写真を印刷し、報告書に貼り付けてまとめています。
営業マンは一人当たり数百社を担当するケースがあり、担当エリア等が変更された場合の引き継ぎを効率化したいです。
今回は、ウム・ヴェルト株式会社がcyzenを導入し、働き方改革に取り組む狙いについてお伺いしました。
「報告書を作成する業務の手間が課題」
廃棄物リサイクル業は、様々なお客様のニーズに応える必要があることと、毎年のように新しいリサイクル法が構築されるため、お客様にスピーディーかつベストな提案をする必要があります。
その中で、営業マンがどのお客様にどのような提案をしているのか、今までは紙の報告書をベースに管理していましたが、大きな非効率が発生していました。
例えば廃棄物業務に関する報告書では、写真を大量に撮影します。理由は、処理場にお客様から依頼された廃棄物の品目や量、状態等を伝え、処理可能かどうか確認する必要があるためです。
「報告書がモバイルから簡単に作成でき、組織内で情報が蓄積できる」
cyzenを選んだ理由は2点です。
まず、cyzenは、モバイルで簡単に報告書が作成できます。従来は、現場から廃棄物の写真を撮り、メールでパソコンに写真を送ったあと、帰社してから報告書のフォーマットに写真を張り付けて報告書を作成していました。
cyzenでは、あらかじめ設定された定型のフォーマットに報告内容を入力し、写真を撮影するだけで報告書作成業務が完了するので確認項目の抜け漏れを防ぐこともできます。
次に、報告書のデータがお客様の情報の履歴として蓄積され、スマホ上で共有できる点を評価しました。cyzenでは、営業履歴がお客様情報として蓄積されるため、情報をスムーズに引き継ぐことができます。
今後期待される効果
まず営業マンの勤務時間の短縮、経費削減です。例えば、cyzenでは、出退勤のエビデンスデータもモバイルから取得でき、また電車の中からcyzenを使って報告書を作成、送信することができるため、直行直帰型の働き方もできます。
次に、cyzenのメッセージ送信機能などを使って、「田中さん受注おめでとうございます。」等というメッセージをリアルタイムで課員全員に送ることで、組織全体のモチベーションアップにも繋げたいと考えています。
cyzenはお客様の働き方改善を今後も推進して参ります。
