営業活動の案件管理をエクセルで行っている会社は多いかと思います。しかし、エクセルに代わってSFA(営業支援システム)などを導入する会社も増えてきて、エクセルでの案件管理は古いと言われることも多くなりました。
そこで今回は、案件管理が営業においてどれほど重要か、エクセルでの案件管理とSFAでの営業管理について解説します。

案件管理を推奨する理由

案件管理を行うことで、案件獲得をするために何をしなければならないのかということがよりしっかりと見えてきます。以下で案件管理の利点を詳しくみていきましょう。

営業プロセスが見える化できる

営業プロセスはなるべく見える化・可視化されていることが重要になります。これは顧客から受注を得るまでの各段階を詳しく記すことによって、具体的な数字をはっきりと理解することができるためです。
案件管理を行うことによって、各段階での数字を把握し、達成すべき数字などもしっかり理解することができます。

営業担当の課題が見える

営業プロセスが可視化されると、営業担当が何をしなければならないかを理解することができます。特に営業管理をしっかりすることで、実際にどのような原因で売り上げが伸び悩んでいるのかがはっきりわかり、それを改善するためにどのような行動をしていけばいいのかを知ることができます。
また、各段階で目標となる数字などもわかり、今後の課題がはっきりと理解できます。

売上予測が立てられる

案件管理をすることで、売上予測を立てることが可能です。
これまでのデータから、現実的にどのくらいの数字が達成できるのかをはっきりさせられ、そこから数ヵ月後や半年後、実際に手元にどのくらいお金があるのかということがわかります。

成功体験を共有できる

案件管理をしていくことで、社員で情報を共有できます。
これにより、悪かったところはもちろん、「なぜ今回の案件が上手くいったのか」など、細かい点まで全員で情報を共有することができるので、その成功体験を元に新規の案件に取り組んでいくことが可能です。

何を管理すべきか

営業管理では、「GAPマネジメント」、「案件マネジメント」、「行動マネジメント」といった3つのマネジメントを管理することで成果を上げることができます。

GAPマネジメント

GAPマネジメントとは、予算と実際の売り上げなどのギャップ改善を目指し、ギャップがどのようなものかを把握し、管理していくことを指します。
予算と実績については思うようにいかないことも多く、次第にギャップが出てきてしまうものですが、GAPマネジメントを行うことで、予算と実績のギャップを理解することが可能です。

案件マネジメント

案件マネジメントとは、案件を管理することです。
成約に向けて策を寝るには、案件の進捗状況はもちろん、売上予定日なども管理していくことで、案件に関係する様々な情報を把握することが重要です。

行動マネジメント

行動マネジメントでは、実際にどのような行動を起こしたのかを管理することになります。
顧客を訪問した頻度や電話営業、顧客の反応など営業活動がどのように行われているのかを管理します。そこから足りないところが理解でき、そこから今後、営業を行う上でどのようにしていけばいいのかという行動目標をしっかりと立てることができます。

エクセルでの案件管理が限界を迎える理由

エクセルで案件管理をしているというところも多く、便利な事もある反面、エクセルでの案件管理には限界があるということも言われています。

営業のデータなどがあまり集まっていない場合や取り扱う商品がそれほど多くない場合は、エクセルで管理することもできます。

ですが、実際にエクセルでの案件管理に限界を感じている企業もありますし、その結果エクセル以外のツールを使用するようになった企業もあります。そこでエクセルでの案件管理が限界を迎える理由についてご紹介します。

定義づけが難しい

エクセルはセル範囲や数式に定義することができるのですが、慣れないと定義づけするのが難しいと言われています。
なので、エクセルを使用する際には知識が必要となるのですが、そうしたことからエクセルで案件管理をする時にも定義づけをするのが大変に感じる人も多くて敬遠されがちとなっています。

入力漏れ・重複が防ぎづらい

エクセルで案件管理をすると、入力漏れや重複が起きてしまいます。

手作業で入力するためにどうしてもミスは避けられないのですが、入力漏れや重複が多くなってしまうと業務に支障をきたしてしまうので、かなりマイナスとなってしまいます。

各案件の状況がつかみづらい

エクセルで案件管理をすると各案件の状況がつかみづらいということが起きてしまいます。
各営業担当者は、案件管理をする際、エクセル上に現在どのような状況であるのか常に最新の情報を記載しないといけません。ですが、実際には最新の情報が記載されないことも多く、誰がどのような案件フェーズであるのかがわからず、マネジメントができないことが多く見られます。

情報が溜まると挙動が遅くなる

エクセルは情報が溜まるとどうしても挙動が遅くなってしまいます。
素早く情報を閲覧したい時やデータを入力する時に思うように作業ができずにストレスが溜まってしまうことも多いのですが、エクセルで案件管理をしていると、そうしたことも起きてしまいます。

SFAを活用した案件管理で解決できること

案件管理でSFAを導入するところも増えています。
SFAは、営業でより売上を上げることと効率化をするために開発された営業支援ツールで、これまでエクセルで案件管理をしていた時に見られた問題などが大きく解消されています。

SFAは、情報の収集、蓄積、分析が行えるので営業の進歩管理や商談管理等がどのようになっているのかなどがすぐに理解できる案件管理システムと言えます。

営業プロセスの可視化

SFAで営業の案件管理をするようになると営業プロセスを可視化することができます。
案件を登録することで基本的な進歩状況が理解でき、進歩状況に合わせて色分けされるなど一目で現在どのようなフェーズなのかを理解できるので、営業プロセスを見える化することができます。

リアルタイム共有

営業の可視化がされることで、各営業担当が持つ情報についても常にリアルタイムで共有することができます。
営業で会社の外に出てしまうとなかなか情報を共有することができないのですが、SFAを利用することで現在の情報をリアルタイムで共有でき、マネジメントする側はすぐに必要なアドバイスを行うことができます。

レポート自動作成

SFAのレポート機能を使うとデータから自動でレポートをしてくれます。
なので、面倒なレポート作成作業をする必要がほとんどなくなり、必要なデータはその都度、入力して最新のレポートを作ることができます。

営業課題に応じた運用が不可欠

SFAを導入することで、より効率よく案件管理ができるのですが、やみくもにSFAを導入したとしても社員があまりSFAを使用したがらなかったり、実際にあまり使用されなかったりと導入に失敗するケースも見られます。
なので、SFAは確実に売り上げることや営業課題を解決するために導入するなど目的を持って導入し、それに沿って運用していくことが重要になります。

SFAには決まったルールで運用することが重要

SFAを導入した後は決まったルールで運用していくのが重要になります。
SFAを導入しても、慣れるまでは社員がなかなか活用してくれないこともあるので、査定基準にデータ入力を追加したり、インセンティブが与えられるなどのルール作りをしているところもあります。

また、入力されたデータをしっかりとマネージャーがコメントをするなどすることも重要になるのですが、このように社員とマネージャー側がしっかりとSFAを活用していけるようにしていくルール作りや体制作りが重要になります。

効率の良い案件管理をするためにSFAを導入する企業が増えている

エクセルで案件管理をする会社も多いのですが、何かと不具合があるのも事実です。

エクセルでの管理で十分な企業もあるものの、入力ミスや重複、情報が溜まると遅くなってしまうなどエクセルは使いづらいということも言われているので、より効果的な案件管理としてSFAを導入し、しっかりと運用している会社も増えています。

SFAによって営業プロセスが可視化されて情報が共有されやすくなり、効率の良い案件管理ができるのですが、エクセル管理に不具合を感じるようになった時にはSFAの導入を考えてみるのもいいのではないでしょうか。