どんな企業も事業計画を立てて、それに合わせた予算を組んでいきます。
そして、その予算を元にしっかりと実績を上げていくことが求められます。そのためにも予実管理は欠かせません。

今回は、事業の根幹となる重要な業務である予実管理の目的や方法ついて解説します。

予実管理の目的は目標達成の指標を明確にすること

予実管理の目的は、予算と実績のバランスを明確にして、目標達成の指標とすることにあります。

予算を立てても実績があまり上げられないということも多くあります。そうした時に、予実管理をしておくことで、予算と実績の差はどのようなものかということを把握し、さらにそうした差が生じた原因を突き止めて、軌道修正が図れます。

予実管理がうまくいかない理由は情報管理にある

予実管理がうまくいっていない場合、その原因として予算を管理するために必要な情報をうまく扱えていないことが挙げられます。
例えば複数の部署でプロジェクトが動く際、各部署で必要な資料がバラバラになっているために予実管理に必要な情報を集約できないこともあります。

また、予実管理で予算と実績が合わないことが分かってもその原因が追究できずに、悪い部分を改善することができないことも挙げられます。

予実管理を成功させるために抑えておきたいポイント

予実管理を成功させるためのポイントとして、情報収集をしっかりと行い、それを上手く活用していく環境作りがあります。

社員が情報入力をするのはなるべく無駄なく効率的に入力できるツールを使用し、それをどこからでも把握し、運用していける環境が重要になります。

なので、情報の入力、集積、把握をしっかりと行うことが予実管理を成功させるために必要となります。

また、予実管理は集まった情報から具体的な改善プランなどを提示していくことも重要になります。

マネジメント側が現場にしっかりとした指示を出して状況を改善していかなければいけないのですが、そのために集められた情報から問題点を探し出し、改善点を出すことが重要になります。

エクセルを使用した予実管理

普段業務で使っているエクセルで予実管理を行えます。

事業規模があまり大きくない企業は、エクセルで予実管理をしているところも多くあります。

エクセルを使った予実管理の場合、列、行に商品リスト、月をそれぞれ並べ、予算、実績、差異をカテゴリーごとに分けていくなどして手作業で情報を入力して、管理していきます。エクセルの特徴であるマクロを利用した使いやすい管理シートも作成可能です。

より効率的な予実管理を行うなら専用ツールを使う

エクセルの予実管理ではことが足りない、より効率的に予実管理を行いたいという場合は、予実管理専用ツールを使うことで、これらの悩みは解決できます。

予実管理専用ツールのなかには、エクセルと連携できるものもあります。この場合、エクセルのデータをインポートすることで、予算と実績の差が、表やグラフなどで視覚化。より直感的に予算と実績のズレが把握できます。

また、予算編成シミュレーションを実装していれば、予算と実績から評価やフィードバックを見て、計画、実行、評価、改善といった試行錯誤が行えます。そしてその結果、明確な利益追及につながっていきます。

予実管理を行って確実な利益を出す

予実管理をしっかりと行うことで、予算と実績の差異を確認することができるのですが、それを元に利益を出すために具体的に行動することができるので非常に重要なものになります。

予実管理をエクセルや専門ツールを使って行うこともできて、会社ごとにどちらを活用していくのか選ぶことができるのですが、しっかりとした予実管理を行うことでしっかりとした利益を出すことができるので、上手く予実管理を実施して利益を上げていきましょう。