毎日業務内容を報告する日報ですが、「紙で日報書くのが疲れる」「ただただ書くだけなのに意味はあるのだろうか…?」と思っている社員が居るのではないでしょうか。

業務上必要なものとは分かっているものの、日報は作成するのにも手間がかかり、上手活用されないことも多くあります。
しかし、そんな日報はシステムを利用することで、効率良く業務に活用でき、大きく利益を出していけるものでもあるのです。

ここでは、日報管理システムとはどのようなものなのかメリットと併せて解説いたします。

1.日報管理システムとは

日報管理システムとは、

*社員がその日何を行ったのか
*今後の予定はどんなものがあるのか
*顧客の反応はどうだったか

などをネット上で記載し、社員間で共有する仕組みを指します。
出張や外回りを行う営業職の多いコンサルティング会社や販売会社のような企業が導入しており、蓄積された日報を元にデータ分析やコミュニケーションをとるといった活用がなされています。

2.システム・ツールを導入するメリット

日報管理システムやツールを導入することで、社内環境の向上、業務効率化、目標管理簡略化が目指せます。下記でそれぞれのメリットについてまとめました。

2-1.社内コミュニケーションの向上

外に居る時間が多い営業担当者は、紙媒体の日報を記入するために帰社する余裕がありません。仮に上司へ報告、相談する内容があったとしても、「今やっている業務で手一杯だからそんな暇がない!」なんて社員も少なからず存在するでしょう。

システムを使って業務内容を報告すれば、出先から日報記入が可能ですし、ツールによっては上司や同僚からのフィードバック、リアクションをもらえるのでコミュニケーションが常に生まれます。
上司としてはフォローを要する部下に気づきやすくなり、結果として社内環境の向上にもつながるのです。

2-2.日報作成の効率化

日報管理システムの導入で社外からの記入と提出が実現し、不必要な業務時間が短縮されます。
先程もお伝えした通り、紙媒体の日報では社内で記入して提出しなければならず、非常に手間のかかる業務になっています。

あらかじめ用意されているフォーマットに必要事項を記入するだけで完了。仕事の合間にサクサクと書けるのは忙しい社員にとってありがたいものです。
また、顧客情報を登録しておけば、逐一記入する手間が省けて時間短縮に一役買ってくれます。搭載されている機能を活用することが社員の勤務時間を有効利用するコツです。

2-3.目標管理の簡略化

今日の進捗や明日の予定を業務報告と併せて記入すると、今後の業務に対する視認性が高まり、目標を設定しやすくなります。

*前日に課した目標に対して十分な成果をあげられたか
*何がクリアできていなかったか
*クリアするためには明日どうすれば良いか

こうした内容を記入できれば自然と目標設定が習慣化し、管理が簡略に。社員が目標設定と振り返りをルーティンできるようになり、日報作成の効率化にも結びつきます。

3.スマホで簡単に日報が書けるおすすめアプリ

日報管理システムやツールとして、様々なものが提供されています。

名称 特徴
cyzen *地図データと連動しているため、行動記録を共有しやすい
*報告書式を柔軟に変更可能
など
eセールスマネージャー *1回の活動報告で情報が自動反映
*マネジメント自動化
など
Field Plus *業務内容に沿った報告書を作成
*設問形式の報告
など
Nipo *日報機能限定
*データをCSVで出力し、Excel操作可能
など
nanoty *閲覧権限付与
*コミュニティ機能
など
houren.so *写真とコメント形式の報告
*GPS情報を設定して自動的に写真を振り分け
など

案件管理はもちろん、営業日報を無料でクラウド管理、スケジュール管理、チャット機能、SNS形式で使えるアプリなど、それぞれで機能が異なります。
また、無料で使用できるアプリがある一方、使用する人数が増えると有料になるものもあって、使用方法によってかかる費用も変動します。吟味して社内に適したアプリを選択していきましょう。

4.日報管理システムを使って日報を効果的に活用しよう

日報管理システムのメリットと主なアプリをご紹介いたしましたが、実際に探してみると種類が多く、どれを使えば良いか悩んでしまうこともあるはずです。
そんな時は無料トライアルで使い心地を体験してみるのがベスト。「トライアルせずに、いざ導入してみたけど使いにくい!」なんてことを防ぎます。
今の社内には何が必要なのか明確にしてから選んでいきましょう。