予算管理のやり方と管理するのに重要なポイント

予算管理のやり方と管理するのに重要なポイント

「予算管理とは何か」についてきちんと理解しておくことはとても大切です。ここがしっかりと理解できていないと、おおもとの基盤がゆらいでしまいかねません。その結果、事業を運営するのに影響が出てしまうこともあるのです。この記事では、予算管理というものの基本的な性質から、予算管理の方法や管理する際に注目するべきポイントについてもご紹介します。

1.予算管理とは何か

予算管理とは、予算達成のため最初に立てた計画(予算)と実績(結果)について、比較や分析を行い、改善などを行っていくことをいいます。ふだん仕事をしていると、どうしても目先の営業成績に目がいきがちです。今ある仕事の対応をしたり数字を追ったりしてしまいますが、長期的に見ればそれだけでは良くありません。これからも会社経営をしていくには、もっと先のことを見据えて事業計画を立てていかなければならないのです。また、事業に必要な資金も確保していかなければなりません。そこで重要になってくるのが予算管理です。長期の目標を立てたり予測をしておいたりすることで、いつでも改善や軌道修正をすることができます。

2.予算管理の目的とメリットについて

予算管理では、目標利益を達成するために必要な「売上の最低目標」や「諸経費の上限」などを決定します。この段階では、「目標を達成するためにどうしたらよいか」「資金は足りているか」といったことについても考えます。目標を達成するまでのコースが数値としてはっきりと出るため、計画が立てやすくなります。また、予算管理を通じて経営戦略をメンバーで共有できるというメリットもあるのです。このとき、各部署の長が「どこまでの責任を負うか」という責任の範囲を決めておくといいでしょう。そうすることで、あとからご紹介するPDCAサイクルを実行していくときにも大いに役立ちます。それから、予算を立てた内容について定期的に比較や分析をするといいでしょう。「進捗は遅れていないか」「目標達成は可能か」といった判断ができるうえに、場合によっては改善策を練ることも可能になるからです。

3.予算管理をするには売上予測レポートが不可欠

予算管理をするにあたっては、「どのくらいの売上が達成できそうか」「どのくらいの利益が得られそうか」を考えることが大事でしょう。具体的な方法には、過去の売上から売上予測を立てるというものがあります。厳密には1年前の売上履歴を使うのですが、そのデータに年間平均成長率を掛けることで数字を出すことができます。また、そこに解約となった契約、これから更新となる契約、それに市場の動向などを合わせることで、より精度の高いデータの算出ができるでしょう。そのほかに、営業ファイルを利用する方法があります。アポから受注までをフェーズごとに分類し、アポの獲得数やクロージング数などについて予測を行い、最終的に売上を出す方法となります。

4.予算管理に使いたいおすすめツール

予算管理には、ツールを使うのが便利でおすすめです。複数人が同時に閲覧や編集ができますし、分析なども簡単になります。そこで、おすすめしたい予算管理ツールは「Oracle Planning and Budgeting Cloud Service」です。導入コストもあまりかからないうえに、モバイルやタブレットでも利用できます。会計や予算管理まで、バランスよくサポートしてくれるアプリケーションなのです。

そして、もう1つが「BizForecast」です。Excelのレイアウトや関数が同じように使えるので、Excelに慣れている人にとってはとても使いやすいものになります。他のアプリケーションの中でも、特に「使いやすさ」という点が特徴的になっているものです。また、報告や承認、進捗状況を視覚的にチェックできるのも、これまでのツールにはなかった特徴でしょう。それから、最後にご紹介するのが「Business Planning Cloud」です。さまざまなカスタマイズ機能が用意されているため、目的にあわせて自由に設定をすることができるようになっています。さらに、企業の人数・部署・そして備品などの非財務に関する項目についても管理が可能です。

5.予算管理はPDCAサイクルでも可能

予算管理は、基本的にPDCAサイクルを用いて進めていくことになります。それぞれのサイクルは、Plan(編成)・Do(執行)・Check&Act(フィードバック)というものです。まず、Plan(編成)では「経営目標までの細かい達成方法」や「経営資源をどのように分配するか」について考えます。このとき、修正が容易な形式で作っておくこと、年次のみでなく月次でも予算を作っておくことがポイントです。それから、Do(執行)では作成した予算に従って実際に事業や業務を行っていきます。そして、Check&Act(フィードバック)では、業務や活動が予算のとおりに進んでいるかをチェック(Check)します。また、もし遅れていると判断した際には、改善するために行動(Act)をします。

予算管理にはアプリなどのツールを導入するのも有効

例えば、働き方改革アプリ「cyzen」を導入し、「報告フィードバック機能」などを活用して業務の進捗状況(Do)の確認(Check)ができます。詳細はこちらからどうぞ。

横溝 龍太郎

この記事の監修者

横溝 龍太郎

レッドフォックス株式会社 COO 本コラムは、ビジネスパーソンを「働くを、もっと楽しく」するためのアイディアの情報発信しています。
ちょっとした、日々の仕事のヒントになれば幸いです。

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