「経営管理」とは、企業の経営層が行うべきマネジメント業務と、そのための考え方や手法のことを指す言葉です。適切な経営管理は、社内業務を効率化するとともに、社員ひとりひとりの行動を促しモチベーションも向上させます。どうすれば効果的な経営管理が可能になるのか、経営者として押さえておくべきポイントとおすすめのツールについてご紹介します。

1.経営管理を支える3つの要素とは

経営管理は主に3つの要素から成り立っています。

1つ目の要素は、情報収集です。企業の目的はマーケットの中で利益をあげていくことですから、特にマーケット情報を収集することが大切になってきます。直に顧客に触れることの多い営業部門から得られる情報は、企業にとってたいへん貴重なものです。これらの情報を管理・分析することで、経営目標を立てたり修正したりすることが可能になります。

2つ目の要素は、企業内のリソース(経営資源)の状況を把握し、的確に配置・配分することです。リソースの配置・配分は、日々変化するマーケットの状況を見ながら素早く行う必要があります。また、どの業務にどのような人員が何人必要か、どんな機材や設備が新たにいくつ必要かというように具体的な「数」を決めなければなりません。経営目標を実現するためには、勘に頼るのではなく戦略的に考えて数を決めることが重要になります。

3つ目の要素は、経営管理の方法自体を改善していくことです。例えば、情報を収集・管理するためのインフラを整備したり、市場分析のための新しい手法を導入したりといったことが考えられます。経営目標が各部門に素早く正確に伝わるように、社内コミュニケーションを改善することも重要でしょう。また、経営目標を見直すタイミングを増やしたり、マーケットの変化にタイムリーに対応していける体制を整えたりすることも必要なことです。

経営管理を改善するには?そのための考え方とおすすめのツール

経営管理は、企業の経営層が中心となって行いますが、経営目標を達成したり経営戦略を実行に移したりするのは、社員ひとりひとりの力によるものです。ですから、経営管理を経営層と各部門の管理者だけで行うのはよいことではありません。経営層による決定を、全社員に正確に伝えることが、企業全体としての目標達成につながるといえるでしょう。

2.マーケット情報を経営戦略に活かすために

企業のリソースの代表格は、[ヒト]・[モノ]・[カネ]、そして[情報]です。この中で、経営層が主に扱うのは[カネ]の部分でしょう。利益を最大化することを考えるのが経営層の役割ですから、経営目標は金額で表されますし、経営戦略も[カネ]を中心に据えて考えることになります。もちろん、企業理念や独自性といったものも企業の価値を決める重要な要素ですし、究極的な目標やビジョンもあるかもしれません。しかし、そのようなことを実現するためにも、[カネ]にもとづいて戦略を立て、企業として長く生き残る必要があります。

経営管理においては、経営層はトップレベルの戦略に集中し、具体的な行動については各部門に任せるのが得策です。その理由は、経営層が考えるべきことはそれだけ重要で難しいことだから、というだけではありません。経営層と各部門では、扱うリソースが異なるからでもあります。経理や会計などの例外もありますが、開発・製造・マーケティング・営業・人事などの各部門では、[ヒト]と[モノ]を主に扱います。例えば、主に[カネ]を扱う経営層が開発部門の細かいことに口を出してもうまくいかないことが多いのには、こういった理由もあるのです。部門内の具体的な業務については、それぞれの部門の管理者に任せるのが効率的でしょう。

しかし、各部門からの[情報]は経営層に集約されなければなりません。[情報]は経営管理において重要なリソースだからです。特に営業部門から入ってくる[マーケット情報]や[顧客情報]は貴重です。営業担当者がフィールドワークで集めた情報は、今後の経営目標や経営戦略を決めていくために活かせます。このような情報は、正確に把握してはじめて経営管理に活かすことができるものです。そのためには、営業部門と経営層とが同じ情報にアクセスできるような、一元管理が可能なインフラを整えることが必要になります。

経営管理を改善するには?そのための考え方とおすすめのツール

一元管理のために、経営層が自分たちにとって便利なフォーマットを強制してしまうというのはよくある失敗です。業務を行うことを前提にしていないフォーマットを強制しても、現場ではそれとは別の独自のフォーマットが使われることになってしまうためです。このような二重管理は本来行いたい一元管理からは程遠く、欲しい情報が経営層に届かないという結果を招いてしまいます。各部門の現場の業務効率を落とさず、かつ経営層からも同じ情報を見ることができるような一元管理の仕組みを整えることがポイントです。

情報の一元管理を適切に実現するには、ICTの導入が適しているでしょう。情報は1カ所で管理しつつ、各部門では現場での業務に適したフォーマットで、経営層からは経営目標・経営戦略を考えるための分析がしやすいフォーマットで見ることが可能になるためです。また、営業活動のようなリモートで行われる業務については、ICTを活用することでよりタイムリーに情報共有を行えるようになるかもしれません。インフラを整えることが、一石二鳥となる可能性もあるのです。

3.経営戦略を各部門の行動に落とし込むために

経営管理では、[カネ]を中心に据えて戦略を考えます。一方、各部門の業務で主に扱うリソースは[ヒト]と[モノ]です。経営目標や経営戦略を各部門の行動に落とし込む際、このギャップをどのようにして埋めればよいでしょうか。そのためには、[カネ]に基づいた値を[ヒト]と[モノ]で言い換えればよいのです。

例えば、ある製品の[売り上げ]と[販売コスト]の目標値を経営層で設定したとしましょう。これらを営業部門に伝える際には、その製品の[目標販売数]と、[販売にかける人員数]などに言い換えることができます。この言い換えによって、営業部門は具体的な行動計画を立てることが可能になります。同様の考え方で、製造部門における原料や機材の調達、在庫や生産量の調整なども具体的に計画することができます。

経営層による決定を[ヒト]と[モノ]に言い換えて各部門に伝える際には、その根拠となった経営目標や経営戦略も併せて伝えることがポイントです。なぜなら、根拠のわからない目標はモチベーションを下げる原因になるからです。与えられた目標がどういう理由で設定されたものなのかがわかれば、より的確な行動をとることも可能になります。つまり、全部門・全社員が共通のビジョンを持つということです。ビジョンが共有できていれば、各自が何をすれば貢献できるのかを理解でき、モチベーションアップにもつながります。ひとりひとりがリモートで自律的に行動した場合でも、意思がバラバラにならず1つの目標に向かって力を合わせることができるでしょう。これは、企業として効率的に目標を達成できる形だといえます。

経営管理を改善するには?そのための考え方とおすすめのツール

ビジョンを共有するためには、経営目標や経営戦略を明文化することが求められます。全員に伝わるような明確なメッセージを発信する力が経営層には必要なのです。また、全ての社員に向けてメッセージを発信するためには、社内コミュニケーションのためのインフラ整備も重要です。ここでもICTの活用がポイントになります。電子メールなどで文書の形にして、全員に配信できるようにするのがよいでしょう。もちろん、全社員が対象のミーティングで社長自らがスピーチをするという方法もあります。これは意気込みや情熱を伝えるのには適した方法ですが、それだけでは参加できなかった社員は聞きそびれてしまいます。ですから、その場合でも文書で発信することは大切です。文書になっていれば、迷ったときには読み返して確認できるという効果もあるからです。

近年では、社内チャットツールを導入する企業も増えています。チャットは電子メールよりも気軽に使えるため、コミュニケーションが活発化する効果が期待できるからです。勤務地が離れた社員同士や、在宅勤務の社員とも情報共有を行いやすくなります。パソコンだけでなくスマートフォンでも扱いやすいというのも特徴で、営業部門などのリモートワーカーが出先で使うのにも便利です。そして、全員が同じプラットフォームで会話できることが、社内にフラットでフランクな雰囲気を生み出します。経営層から全社的なメッセージを送ることや、特定の部門への指示を出すことももちろん可能です。

4.経営管理の体制を改善するツール「cyzen」

企業を取り巻く環境は日々移り変わっていきます。その中で変化を求めない企業は、他の企業に対して後退していくことになるでしょう。経営管理においては、時代の流れに合わせてその方法自体を改善していくことが大切です。今まさに改善を考えているなら、ICTツールの活用を念頭におくのがよいでしょう。cyzenは、そのためにおすすめのツールです。

ポイント①マーケット情報を一元管理

cyzenは、クラウド技術によって情報共有をスムーズにします。直行・直帰で営業先を回るフィールドワーカーの行動情報を、スマートフォンを持ち歩くことで追跡し記録することができるからです。足で集めた顧客情報や、写真に収めた活動記録もリアルタイムで共有可能です。また、スマートフォンに最適化された使いやすい画面から、業務報告を送信することも手早くできます。全ての情報が一元的に蓄積されるため、集計・分析して扱いやすいフォーマットで取り出し、経営管理に役立てられます。

経営管理を改善するには?そのための考え方とおすすめのツール

ポイント②コミュニケーションを活性化

cyzenのチャット機能で、コミュニケーションの活性化が期待できます。経営層からのメッセージを齟齬なく全社員に発信することも、リモートの社員同士が意思疎通をはかることも可能です。また、GPSを用いたドライブデータの自動収集機能を利用すれば、本社からフィールドワーカーに向けて、位置情報に基づいたタイムリーな指示を出すこともできます。

ポイント③既存システムとも連携

cyzenのAPI連携機能を用いれば、スケジュールや業務プロセスを管理している他の業務システムとも連携して動作します。社内システム向けのプログラムを追加すれば、独自のワークフローを構築したり、既存の顧客情報と接続したりといったことも可能です。この機能を活用すれば、さまざまな業務の自動化・効率化をはかることができるでしょう。

経営管理を改善するには?そのための考え方とおすすめのツール

5.経営管理はマーケット情報とインフラで決まる

経営管理を行うには、経営層がマーケット情報に基づいて目標や戦略を設定することが重要です。情報を一元管理し、コミュニケーションをスムーズに行えるインフラの整備も重要なポイントになります。そのためのツールとして、cyzenの導入を検討してみてはいかがでしょうか。適切に運用すれば業務の効率化をはかることができ、社員のモチベーションアップにもつながるでしょう。

横溝 龍太郎

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

本コラムは、ビジネスパーソンを「働くを、もっと楽しく」するためのアイディアの情報発信しています。
ちょっとした、日々の仕事のヒントになれば幸いです。

働くを、もっと楽しく。
営業支援ツール導入をご検討の方、お気軽にお問い合わせください!

0120-61-7799
営業時間 9:00〜18:00 (年末年始・土日・祝祭日を除く)