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ITエンジニアの働き方改革。コミュニケーションツールのご紹介。

2017年4月6日 TAGS :

今回はITエンジニアの働き方について、普段使っているコミュニケーションツールについてお話ししたいと思います。

エンジニアはチーム・プロジェクト単位で作業を行うのが通常です。最近ではリモートで場所を選ばずに作業を行うことも珍しくありません。

そのような環境においてプロジェクトを円滑に進めるためにも、作業を効率化するためにも、コミュニケーションツールに何を選択するのかは重要です。

エンジニアが通常使用しているコミュニケーションツール

エンジニアが通常使用しているコミュニケーションツールは主に2つあると思います。

ビジネスチャット(以下チャット)とEメールです。
機能はとても似ており、「相手にメッセージを届ける」という点です。

しかし以下のような違いがあり、開発者同士のコミュニケーションでは圧倒的にチャットが利用されています。

(1)Eメールでは宛先を設定する必要があるが、チャットは板に書きこむだけ

(2)Eメールはすぐにメッセージが来ない時があるが、チャットではすぐにメッセージが届く

(3)Eメールでは過去のやり取りをさかのぼるのが困難であるが、チャットでは検索が充実しており過去の書き込みがすぐにわかる

(4)Eメールではメッセージが暗号化されていないが、チャットではメッセージが暗号化されておりセキュリティが高い

(5)Eメールには迷惑メールが届くが、チャットには来ない

エンジニア同士の場合、常にパソコンで作業をしているため、前提として全員が参加の状態です。

すぐに(瞬間的に)メッセージのやり取りが行われるチャットは作業効率が上がりますし、何より気持ちがいいものです。

また、過去の書き込みがすぐに探せないとそもそも作業になりませんが、この点チャットの検索はだいぶん分があると言えるでしょう。

利用するときにはまったく気にしませんが、ビジネス上で使用するうえで重要なのはメッセージのセキュリティではないでしょうか?

開発者がやりとりするメッセージはプログラムの内容や設計方針、ログやサーバの情報など社外に出してはならない情報ばかりです。

このような観点からもITエンジニアのコミュニケーションツールとしてEメールよりもビジネスチャットの方が用途に当てはまっていると言えるでしょう。

チャットツールの種類

実際に利用されているチャットツールにはどのようなものがあるのでしょうか?

チャットツールは様々な製品がありますが、チャットワークとSlackの2つが圧倒的に利用されているのが現状です。

ここでは今レッドフォックスで使用しているチャットワークについて詳しく述べたいと思います。

チャットワークの基本的な使い方としては、チャットを行う話題のカテゴリ(グループチャットと言う)を作成し、そこにアクセスできるメンバーを設定します。

例えばiOS開発のチーム用とAndroid開発のチーム用でカテゴリを分けたい場合には、例えば「iOS開発」「Android開発」というグループチャットを作成し、それぞれの開発メンバーを割り当てます。

iOS開発チームメンバーはiOS開発のグループチャットに開発に関する質問や確認などを書き込みますが、
Androidチームメンバーからはその内容は見えません。

自分に必要のない情報は遮断され届きませんし、必要のある情報は必要のあるメンバーだけに届くため、コミュニケーションが活性化、最適化されることになります。

かつ、チェットの場合書き込みと同時に相手にメッセージが届くため、とても速くやり取りが行われることになります。

実際の使用では1時間に100個以上の書き込みが行われるグループチャットもあります。

このように大量の情報が書き込まれますが、個人で利用するLINEなどと違い、過去に書き込んだメッセージも有用な情報です。
ここで有効なのが検索機能になります。グループチャット単位でキーワード検索を行うことで何万という情報から欲しい情報に速やかにたどり着くことができます。

過去の書き込みに素早くたどり着けないとビジネスチャットとしては成立しません。
もちろん、文字情報だけでなく、画像などの情報も送ることができます。

レッドフォックスではグループチャットを定常的なグループチャットと一時的なグループチャットで分けて利用しています。

定常的なグループチャットとは先に説明した「iOS開発」などのグループチャットです。iOS開発は永遠?にありますからこのグループチャットは常に使い続けられるものになります。

一次的なグループチャットとは、例えば現在開発中の機能についてのものが当てはまります。

その機能の仕様の確認や作りやテストの内容に関することだけが書き込まれ、その機能がリリースされると仕様書にまとめ、グループチャットは削除するという運用を行っています。

このようにグループチャットを作るルール、削除するルールを決めておくといいでしょう。
このルールがないと、知らない謎のグループチャットが大量に作られて使いにくくなってしまいます。

また、当社には遠隔で作業をしているエンジニアもおります。

このメンバーとはもちろんチャットを利用してチーム開発を行っております。

チャットを使うことで会社にいるメンバーとのコミュニケーションロスはなく開発が行われていると感じており、チャットの威力が最大限に発揮されるのはリモートでの作業であると思います。

最後に、他のビジネスチャット(Slackなど)と比較してチャットワークに特徴的な機能を紹介します。

1つはタスク管理機能です。

自分用に作成したタスク、または相手から割り振られたタスクを完了させると、チャットに通知され相手に知らせることができます。

2つ目はビデオ通話、音声通話です。

チャット参加メンバーと、顔を見ながら会話したり、音声で会話をすることができます。
最後は日本の会社が作ったサービスということです。

日本語が使えるのが当たり前と思いがちですが、世界で最も利用されているSlackはメニューなどが日本語に対応していません。
またサポートも日本の会社ということで安心感も違います。

日本で使用するならチャットワークという選択肢は十分あり得ると思っています。

いかがでしたでしょうか?

ITエンジニアの開発効率化にチャットは非常に大きな役割を果たしているといえると思います。
でも横にいる人とチャットでばかり会話しないで、たまにはface-to-faceのコミュニケーションも行ってみましょう。

導入についてのギモン、おこたえします。

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