会議を効率化させる6つの方法

会議を効率化させる6つの方法

会議は必要なことだけ決定させて早く切り上げたいものです。ですが、議論が横道に逸れたり、白熱したりと、無駄に時間が経ってしまうのも事実です。

そこで、今回は会議が長引く原因と、それを効率化させる方法を紹介します。

無駄な会議によくあること

シチズン時計株式会社が行なった意識調査によれば、社内会議で適切と感じる時間は「40分」となっています。[注1]
しかし、実際はそうはいかず会議が長引いてしまいます。会議が無駄に長引いでしまう原因として次のようなことが挙げられます。

マイナビニュースの調べでは、出席した会議が無駄だと感じた人は、全体の77.2%にのぼっています。[注2]

このように会議が開催されても、結局無駄に感じてしまうのは、会議の目的は不明瞭、議事録が生かされていないといったことが挙げられます。

[注1] 平成の初めと終わりにみる、「ほどよい時間」 調査 調査概要 - シチズン意識調査
https://www.citizen.co.jp/research/time/20181115/outline.html

[注2] ムダだと思う会議の特徴 | マイナビニュース
https://news.mynavi.jp/article/20180605-642035/

会議の目的が明確ではない

会議の目的が明確ではないと、せっかくの会議の時間が無駄になってしまいます。会議の当日に何が議題なのかを聞かされても、会議に出席する人間は話す内容をすぐにはまとめることができません。また場合によっては企画書、営業資料が必要なこともあります。これらを用意するための時間がとれず、結局何について話したかったのかがわからないまま時間だけが過ぎ、無駄な会議となってしまいます。

議事録を確認していない(作成していない)

会議には議事録が必要です。議事録には主に会議で何について議論していたかを記しておきます。ですが、議事録とは、ただメモを綺麗に清書しただけのものではありません。以下がきちんと経緯立ててわかるように記載しましょう。
*話し合ったこと
*決定事項
*やるべきこと(ToDo)

会議中に決議が出ない

決議とは会議で決まった結果です。つまり決議が出なければ何も決まらないということです。何も決まらなければ会議を開く意味はありません。
決議が出るように促すか、決議が出るような環境を作っていく必要があります。

時間を守らない

誰かひとりが遅刻したせいで会議が後ろ倒しになってしまい、ずるずると時間が延びてしまっては、遅刻した人を待っている間がもったいないだけです。また、会議の終了時間も意識しましょう。あまりにダラダラと進めていては、生産性に欠けます。何時からはじめて何時に終わらせるということをあらかじめ決めておいて、その時間の範囲内で、実りある会議を行いましょう。

発言しないメンバーがいる

発言しないメンバーがいると会議の道筋に偏りが出てしまいます。例えば、役職の高い人間だけが発言して、役職の低い人間は発言しないといった状況では、役職の高い人間ばかりによった決議になってしまいます。なるべく誰でも発言できる環境を作り、役職の垣根を越えた、闊達な意見交換ができるようにしましょう。

資料がやたらと多い

資料が多い会議は出席者のやる気が削がれる原因となってしまいます。資料が多いと、どれから目を通していいかわかりません。人は選択肢が多いとストレスを抱えるという実験結果があります。
これはジャムの法則と言われます。この実験では、6種類のジャムを並べたテーブルと、24種類のジャムを並べたテーブルを用意し、どちらが売れるかを調べる実験です。この結果、試食したい人はどちらのテーブルでも一緒だったのに対して、購入に結びついたのは、6種類のテーブルでは、30%、24種類のテーブルでは、3%と大きく差が出ました。

このように、会議でも多くの情報量を提案するのではなく、シンプルかつまとめた情報を提案することで、出席者のストレス軽減が期待できます。

テキストの共有で済む内容を議論している

せっかく何人もの時間を割いて開く会議。それなのに、テキストを共有するだけで済む内容を議論しても意味がありません。大概、テキスト共有で済む内容は、報告なり全体共有にあたります。このようなものはメールやチャットなどで共有して会議の議題としないようにすることが肝心です。

会議を効率化させる方法

長引く無駄な会議を効率化させるには、ファシリテーターの存在や議事録の活用などが欠かせません。

ファシリテーターを選定する

ファシリテーターとは、会議やプロジェクトを円滑進めるためのサポート、ファシリテーションを行う人を指します。ファシリテーターの役割としては、会議出席者から意見を引き出し、意見がまとまるように、論点を整理することです。

ファシリテーターは合意を目指す

ファシリテーターが目指すべきは、結論ではなく合意です。誰もが納得するような意見が出るように会議を進行し、質問を投げかける必要があります。

参加メンバーを選抜する

会議を円滑に進めるためには、参加メンバーの選抜も重要です。もちろんプロジェクト単位での会議を実施するなら、そこに所属している人に声をかける必要がありますが、コアメンバーは必ず参加させ、サポート的にプロジェクトに参画しているメンバーは任意での参加を促しましょう。「船頭多くして船山に上る」という言葉はあるように、あまりに多くのメンバーが出席してしまうと、意見の集約が難しくなってしまい、結果、決議が出ないといった事態や、会議が予定よりも大幅に長引くといったことが発生します。

時間に対するコスト意識を持つ

会議に参加している時間も給与は発生しています。さらに、会議で割いた時間を取り返そうと残業をしてしまうと、余計なコストが発生してしまいます。

また、会議に出席したことで、生産性が下がってしまい、本来達さなければならないノルマもこなせず、業務・プロジェクト全体に支障が出ることもあります。

そのため、会議を行なっている時間に対するコスト意識をしっかりと持つことが大切です。

必ず議論を進展させる

会議は議論を進展させる必要があります。そのためには、ロジックツリーのようなフレームワークを活用しましょう。
ロジックツリーとは、1つの課題に対して、問題をツリーの形に分解し、論理的に問題解決につなげる方法です。
例えば、「人間」を起点にロジックツリーを作ると、人間の次に「男性」「女性」がきます。さらにそこから「10代」「20代」という年齢の分類が、それぞれの性別が続きます。
ロジックツリーは、5階層以上掘り下げることで、より深い分析と議論の進展が期待できます。

会議前に議事録を確認する

会議前に議事録を確認することも、会議を円滑に進めるうえで欠かせない点です。議事録を確認すれば、前回どのような議題が設けられたかがわかり、議題が重複することはありません。議題が重複しては、結局無駄な時間だけが費やされていくので、会議前には議事録に目を通しておきましょう。

また次回会議を開催する際のことも考えて、議事録は完結かつ綺麗に記しておきましょう。

発言しやすい環境を作る

会議の目的は、決議を導き出し、合意に達することです。そのためには、参加者に発言させる必要があります。発言しやすい会議にするには、「アイスブレイク」のように、緊張をとぎほぐすコミュニケーションを活用しましょう。会議というと硬いイメージを持ちがちですが、進行を管理するファシレーターが出席者を和ませる会話などを持ちかけることで、相手も緊張がほぐれ、意見を出しやすい環境をつくれます。

会議を円滑にすすめるツールを活用する

会議を円滑に進めるツールとして、SFAが挙げられます。これは、営業支援ツールですが、営業に関するナレッジを蓄積しており、情報共有もすぐにできます。
また、営業に関するレポートも即座に出せるので、資料作成に時間を費やすこともなくなります。

SFAを活用すればこれまで行われていた情報共有型の会議をなくせる

SFAツールは誰が、どの顧客を対応しているかということが一目でわかります。そのため、これまで行われていた、情報共有や指示出しのための会議作成もなくせます。

SFAは他のツールと連携が可能

SFAのなかには、チャット機能のようなコミュケーションツールや、CRM(顧客管理システム)と連携できるものもあります。このように他ツールと連携できるSFAを選べば、より多角的に営業分析やマーケティング分析が行え、その結果を会議に落とし込めます。

会議は無駄を省き必要な議題だけを短時間で決める

会議は出席者が多くなればなるほど、論旨がずれていき、最終的になにも決まらなかった、となることがあります。そのようなことを防ぐためにも、事前の議題共有や、SFAをはじめとしたツールを活用、ファシリテーターを選定するなどして、円滑、そして、短い時間で会議を終えましょう。

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

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この記事が、日々のビジネス活動の手助けになれば幸いです!

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