営業マンや保守メンテナンス業務に付きまとうのが面倒な交通費の計算である。
特に月末の忙しいタイミングで交通費精算月の交通費をまとめて精算するために貴重な時間が割かれてしまい、イライラした経験は営業マンなら1度や2度はあるだろう。

今回はこのような面倒な交通費精算を削減あるいは自動化するツールについて解説する。

1.交通費精算にかかる消費時間

サラリーマンの交通費精算に消費する時間の平均が、電車の利用区間の運賃確認(10.8分)、予定表との突合(10.3分)と併せて月当たり約21分間消費されていることが株式会社コンカーの調べでわかった。

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このサラリーマンの消費している21分/月の消費時間を1年間で考えると21分×12ヶ月=252分で約4.2時間を交通費精算で消費していることになる。
また株式会社マネーフォワードの調べでは、経費精算をする対象で最も多いのが交通費(公共交通機関)となっている。

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※参照http://corp.moneyforward.com/survey/expense_survey/

このように交通費精算は多くの働く人にとって、機会が多いが経験曲線が効いて効率化しづらい非生産的な作業である。

2.交通費精算システムの比較

これらの課題に対して交通費精算システム、クラウドサービスによって交通費精算業務を効率化し時間削減に役立てることは可能だ。ここでは主なソリューションを取り上げ、方式による一般的に考えられるメリットとデメリットを比較する。

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【交通系ICカード読み込み型】

JR東日本の山手線エリアでは8割がICカードの利用率がある。ICカードの高い利用率を利用して、この仕組では業務中の移動履歴をもとに交通系ICカードをリーダーにかざすと利用した経路と運賃をシステムに読み込み、申請データとして利用することで交通費精算データ作成ができる。

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【区間検索エンジン内臓型】

この仕組みは、公共交通機関の区間計算エンジンを内蔵しているため、経路を入力することで、交通費が計算され、交通費申請データを作成できるというメリットがある。

【交通費自動計算】

この仕組みは、スマートフォンに搭載されているGPS機能を用いて移動経路を記録して、それをもとに区間検索エンジンの情報をもとに交通費を自動計算してくれるツールである。

特に法人営業や保守メンテナンス業務で外出の多い社員は、このような仕組みが業務を楽にしてくれるだろう。

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3.まとめ

労働時間の短縮が求められる中、交通費精算を簡略化、自動化することは「働き方改革」、「時短」を強力に後押しする。

それぞれの交通費精算ソリューションにメリット、デメリットがある。会社の状況に合わせて、このような交通費精算ソリューションがフィットするのかどうか検討してみる価値はあるだろう。

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