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そこが知りたい!!商用車、営業マン、保守メンテナンスの動態管理を実現するスマートフォンソリューション

2016年12月16日 TAGS :

企業の事業活動において、商用車や営業マンの行動分析を行いたいというニーズが多い。行動分析を行うためには、動態管理が必要である。

動態管理というと現場の監視イメージがつきまとってしまうが、本当にそうだろうか?

行動分析を進めたいニーズの背景として営業部長や総務部長は商用車や営業マン、保守メンテナンスの行動履歴データを取得することで現状把握をしたいということが大きい。

現状から課題を抽出した後、課題解決のためのアクションを起こし、結果として「業務効率化」、「時短」、「働き方改革」、「リスク対策」、「BCP」等の業務改善が期待できる。

動態管理をした結果営業マンの行動プロセスがわかり、無駄な業務を削ぎ落とし、営業マンを直行直帰型に切り替えて生産性を上げた会社などもある。このように行動分析を行うことで、業務を見直すということは「働き方改革」を進める上で必要なプロセスである。

動態管理を行うために、スマートフォンのビジネスアプリの活用は有益だ。モバイル営業支援、モバイルSFAなどを活用することで営業の効率化が期待できる。
今回の記事では、企業における行動分析に繋げるための動態管理の事例を見ていく。

合わせてスマートフォンを使った車両の運送配送管理における動態管理事例についても解説する。

0.目次

1.動態管理の事例

早速主な動態管理の事例を見ていく。
ここでは、「営業マンの動態管理」、「保守メンテナンスの動態管理」、「商用車の動態管理」の3つに絞り解説する。

■営業マンの動態管理

営業マンの動態管理のニーズは多い。例えば、企業でCRM(Customer Relationship Management)やSFA(Sales Force Automation)を導入した際でも、動態管理をしていればファクトデータとしての行動履歴の取得が可能で様々な分析に役立つからである。

一般的に勤怠管理システムは、出勤と退勤時の位置情報の取得を行うが、勤務中の位置情報の取得は行っていないケースが多い。

そこで動態管理の目的に対して、行動トラッキングが可能なスマートフォンビジネスアプリが必要となる。
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動態管理をするための主な機能に勤務中の営業マンの行動を自動でトラッキングする機能がある。トラッキングが必要の無い時間帯などは、スタッフが「休憩中」などのステータスにしてトラッキングを回避するような設定にすることもできる。

自動トラッキングのメリットは、営業マンも特別に操作が必要無いため、システム入力などの面倒な手間が不要である点だ。一方でこのような仕組みに対して、生理的に反対するビジネスパーソンもいる。このようにロジックの無い反対に対しては、自分たちの仕事に対するエンゲージメントを高める観点から営業マンの動態管理を行う目的を問い直し、組織としての共通見解としてぶれないことが重要である。

上述したように徹底的に無駄を省いた結果、営業マンは「直行直帰型」などに「働き方」が切り替わることで通勤ストレスから解放されることで生産性が上がる例もあるからである。

■保守メンテナンスの動態管理

保守メンテナンスの動態管理のニーズも営業マンのそれと同様多い。特に保守メンテナンス業務でニーズが高い動態管理の目的が「ディスパッチ」である。「ディスパッチ」とは急いで送ったり,派遣したりすることであり、クライアントから連絡を受けた先にメンテナンススタッフや警備員を急行させることである。
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例えば、機械の保守メンテナンス業務で機械が停止してから、何時間以内に復旧しなければ何円の機会損出になるというケースには保守メンテナンス人員の現在位置とステータス把握が必須となる。SLA(サービスレベルアグリーメント)として架電から何分以内に現場に急行するというサービスを保証している企業もスタッフの位置情報把握は必須である。あるいは機械警備業のように、発報から何分以内に警備員を到着できるように配置しなくてはならないケースでも、警備員の現在位置とステータス把握が必要となる。
※出典:機械警備業者の即応体制の整備の基準等に関する規則
http://www.reiki.metro.tokyo.jp/reiki_honbun/g1012208001.html

保守メンテナンス業務や機械警備業は、作業前、作業後等の報告書が必要なため、スマートフォンのビジネスアプリの「電子報告書機能」を自動トラッキングと合わせて有効活用することもできる。

■「商用車の動態管理」

商用車のトラッキングについては、スマートフォンを活用したテレマティクスサービスが有効である。
スマートフォンのGPS機能を使って走行状況の把握が「自動」でできるからである。
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スマートフォンのテレマティクスサービスの利点は取り組み安い料金体系にある。具体的には特別な車載機が必要無いためイニシャルコスト、ランニングコストを抑えることができる。

テレマティクスサービスとしてスマートフォンを活用することのもう一つの利点は、レンタカーなどを借りた場合や、社用車を共有している場合でもスマートフォンを主有している特定ユーザーの運転傾向を継続的に情報として記録することができる点である。

スマートフォンのGPS情報をもとにして急発進、急停止などの場合のアラート機能や、走行距離、危険運転発生地点の表示等で車両の安全走行を支援するができる。
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スマートフォンを活用したテレマティクスサービスは、営業マンの商用車の管理に役立つ。次に配送業務の動態管理について解説する。

2.配送業務における動態管理事例

配送業務において課題として多いのが以下の3点である。

①お客様から問い合わせがあった場合にドライバーの居場所がわからない。
②急な集荷連絡を受けた場合にドライバーの居場所がわからない。
③配達終了状況がわからない。

これらによって、顧客からのクレームにつながる。待たされるお客様の心理としては、「イライラする」し、オペレーターの心理としては、「ドライバーの位置や状況がわからないから事実を把握した上での回答ができないため、とにかく申し訳無い。」という状態になる。

このような課題を解決するために、スマートフォンの動態管理ソリューションがある。
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例えば、ドライバーがスマートフォンを持つことで、オペレーターはドライバーの現在位置が把握できるため、配送時間が遅延しているお客様に対して、ドライバーの現在の状況から配送時間の「見立て」を回答することができる。またオペレーターはドライバーが配送完了報告などのステータスを変更することで未配送の客先を確認することができる。

これらのことから、お客様から連絡があった場合も、配送完了状況を確認しながらお客様対応ができるというメリットが大きい。

従来はこのようなドライバーの位置を確認するソリューションは高額であったが、現在はスマートフォンのアプリで行うことができるので、特別な車載機は必要ないため小規模の配送管理業者にとっても動態管理を簡単に始めることができる。

このようにスマートフォンを使った動態管理ソリューションは配送業務にも役立つ。

一方で国の動きとして例えば、一般貸切旅客自動車運送事業者における交通事故防止の取り組みとして、デジタル式運行記録計に関する補助金申請などもある。
※国土交通省自動車局安全政策課(http://www.mlit.go.jp/jidosha/anzen/subcontents/jikoboushi1.html

また、運行記録計(タコグラフ)の装着義務付け対象拡大についても対象となる現在使用中の車両にも、平成29年3月31日までに運行記録計(アナログ式運行記録計またはデジタル式運行記録計)を装着する必要がある。
※運行記録計(タコグラフ)の装着義務付け対象拡大について(http://www.jta.or.jp/kotsuanzen/anzen/digitacho_until201703.html

このようなケースも鑑みつつ、スマートフォンのテレマティクスサービスを検討するといいだろう。

3.まとめ

以上、行動分析を行うための動態管理について解説した。スマートフォンを使った動態管理はファクト情報に基づいて分析に繋げることができるため、業務改善、業務効率に向けたデータとして有益だ。

営業支援システムやSFAなどを活用することで報告内容、コミュニケーションがデジタル化されることで、BIやAIなどで分析するためのビッグデータの収集が可能である。

また配送業務において、スマートフォンを使った配送管理、動態管理も手軽に始めることができるためぜひ検討してみてはいかがだろうか。

※関連記事(https://www.cyzen.cloud/magazine/telematics

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