「SFAって何だろう?」「SFAってよく聞くのだけど…」と思っていませんか?
SFAは「Sales Force Automation」の頭文字をとったもので、日本では「営業支援システム」と呼んでいます。

SFAは営業を支援するためのシステムであり、営業活動を見える化(可視化)してノウハウを全社的に共有し、営業効率をアップするために導入します。

かつての営業は、個人のスキルや経験に頼っていた部分が多く、優秀な営業パーソンは自分のスキルを同僚や後輩などに教えたがらない傾向にありました。しかし現在は、SFAなどITシステムを導入することで、トップセールスパーソンの行動などを分析し、そのスキルをシェアして営業部門全体の業績アップする方が有益と考えるようになっているのです。

ここでは、まずSFA(営業支援システム)の導入目的を確認して、SFAの代表的な機能や、システムの利用形態・費用感を説明し、SFA選びのポイントも紹介します。

この文章を読むことで、SFAについての理解が深まり、「自社でSFAを有効活用できそうだな」という状態になれば幸いです。

1.SFAはどんなシステムなのか

SFA(営業支援システム)は、これまで属人化していた営業スキルや顧客情報をオープンにして、営業担当者全員のレベルアップや、全社的な収益アップに貢献します。

それでは、システムという観点でもう少し詳しく見ていきます。

1-1.営業活動を可視化してノウハウを共有できるシステム

SFAの導入により、これまで営業パーソンが個別に持っていたノウハウを、可視化して共有できるようになります。

なぜなら、営業パーソンのスケジュールや日報、売上記録などをSFAで一元管理することにより、マネージャーなど経営側の人が、一人ひとり行動や成果を一目で把握できるようになり、営業成績の良い人の手法を参考にして、成績が伸び悩んでいる人に的確なアドバイスや指示ができるようになるからです。

また、その営業ノウハウはシステムに記録として蓄積されていきます。

1-2.営業活動の効率をアップさせるシステム

営業の進捗状況や契約数・売上げなどの報告、日報の作成など社内での事務仕事は煩雑な作業です。SFAを使用することにより、その煩雑な作業を簡略化・自動化することが可能です。

たとえば、外出先で移動中にスマホなどのモバイル端末から、簡単な質問に答えるような形で進捗状況を入力したものが、SFAによって日報や案件管理報告書などに自動で反映されれば、これまで会社にもどって行っていた業務の簡略化につながり、業務時間の短縮にもなります。

その結果、本来業務である営業活動により集中できることになり、効率が上がるのです。

1-3.SFAとCRMシステムの違い

CRMは「Customer Relationship Management」の頭文字をとったもので、「顧客関係管理」という経営手法(または経営戦略)のことです。CRMシステムは、一般的に「顧客管理システム」とも呼ばれています。

SFAは「営業活動の支援」が目的のシステム、CRMは「顧客関係の管理」が目的のシステムなので、厳密に言えば役割が違うのですが、営業活動において顧客管理は必須なので、はっきりとした境界線がないとも言えます。また両方の機能を兼ね備えたシステムは「CRM/SFAツール」とも呼ばれ、多数あります。

あえて違いをまとめると
●SFAは「新規顧客の開拓や見込み客へのアプローチから受注までのフェーズ」を重視するシステム
●CRMは「顧客との関係性を大切にしてリピーターになってもらうフェーズ」を重視するシステム

ということになります。

2.SFAの代表的な5つの機能

近年、数多くのSFA(営業支援システム)がリリースされていて、それぞれのシステムに特徴があります。そのなかで、ほとんどのSFAが備える基本的な機能を5つ紹介します。

2-1.顧客管理機能

顧客の会社名、住所、担当者名や役職、電話番号やメールアドレスなどの基本情報を中心に管理する機能です。名刺の写真をスマホなどで撮影するだけで、その内容をデータ化するツールもあるので、合わせて利用すれば入力作業が効率よく行えます。また、顧客情報に商談内容を紐づけて管理できるシステムも多いです。

顧客情報を管理するメリットは、営業担当が不在のときでもシステムで顧客情報を確認すれば、適切な対応ができることです。また、営業担当者が異動・退職するときにも、顧客の引き継ぎがスムーズに行えます。

2-2.案件管理機能

見込み客に提案した商品やサービスの内容、その後の進捗状況、受注できそうな確率やランク、受注予定日、受注見込額などを管理する機能です。

案件情報を管理するメリットは、営業チームのリーダーやマネジャーが、案件ごとに状況を把握でき、適切なタイミングで営業パーソンにアドバイスや指示を出せます。また、システムで可視化された情報があれば、進捗状況を報告するミーティングの回数も減るでしょう。

2-3.行動管理機能

テレアポのコール数や、実際にとれたアポイント数、アポイント先への訪問回数、提案した商材の数や受注率など、営業パーソンの行動を数値化して管理する機能です。「プロセス管理機能」と呼ばれることもあります。

営業パーソンの行動を管理するメリットは、営業チームのリーダーやマネジャーが、数値化された行動記録を見て、あっという間に営業成績を比較でき、成果の上がっている営業パーソンのスキルを、営業チーム全体で共有できるようになることです。

また、営業におけるPDCA(Plan・Do・Check・Actのサイクル)スムーズに回すことで、全社的な営業パフォーマンスが上がるというメリットも生まれます。

2-4.スケジュール管理機能

営業だけでなく、すべての仕事においてスケジュールを管理することは重要です。特に営業職は、外出して何軒も顧客を訪問するなどスケジュールが過密になりがちなので、それを管理する機能は絶対に必要となります。

2-5.日報作成・管理機能

その日にどんな営業活動を行ったのか記録して管理するのも重要です。特に営業部門の管理職的な立場の人は、誰がどこで何をしていたのか把握しておかないと、全体をまとめることは不可能です。

そのほか、ToDoリスト/アラート機能、営業データの分析機能、見積書・請求書作成機能など、営業支援に役立つ機能は多種多様です。必要な機能がシステムに含まれていない場合、カスタマイズで追加することも可能です。

3.システムの利用形態と費用感

SFA(営業支援システム)には、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類の利用形態があります。それぞれに特徴があり費用感も違うので、自社に合っている利用形態を知るために詳しく見ていきましょう。

3-1.オンプレミス型

自社サーバーなどのインフラ環境を整えて、SFAを導入するタイプが「オンプレミス型」です。社内のネットワーク環境を利用して構築するので、外部への情報漏洩やウィルス対策をしやすいという利点があります。一般的に「オンプレミス型」の方が、カスタマイズの自由度が高いものです。

費用に関しては、導入コストだけでも数百万円かかることも珍しくありません。導入後もシステムのバージョンアップなどに別途費用が発生します。しかし、システムのユーザー数や使用年数によっては、トータルコストが下記の「クラウド型」よりも安くなることもあるので、両方の試算をして比較しましょう。

3-2.クラウド型

パッケージ製品として提供されるSFAを、インターネット経由で利用するタイプが「クラウド型」です。パソコンやモバイル端末、インターネット環境が整っていれば、すぐにSFAを導入できるというメリットがあります。ただし、重要な顧客情報などをクラウドで管理するので、少々セキュリティ面の不安があります。

費用に関しては、導入時に「オンプレミス型」のようなコストはかかりません。システムの利用人数分のアカウントを取得し、月額で使用料を払えば利用できるものがほとんどです。そのため、中小企業や社内エンジニアのいない会社向きです。

ちなみに、世界シェアの大きい営業支援&顧客管理システムをクラウドで提供している「Salesforce(セールスフォース)」は月額3,000円~/1ユーザー、マイクロソフトの「Dynamic 365」は月額およそ7,000円~/1ユーザー、どちらも使いたい機能が含まれていない場合は、多彩なオプションから追加できます。

4.SFA選びのポイント

時間とお金を費やしてSFA(営業支援システム)を導入しても、営業の現場で活用できなければ意味がありません。

ここでは、そうならないためのポイントを3つ紹介します。

4-1.営業現場のスタッフが直感的に使えるSFAを探す

まず営業現場のスタッフにSFA導入のメリットを納得してもらってから、直感的に使えるシステムを探しましょう。

なぜなら、多機能すぎるSFAは操作が難しく現場でもてあましてしまい、リアルタイムで営業データが蓄積されないので正確な分析も行えず、日報などの報告書作成を簡略化することもなく終わってしまうからです。

4-2.既存のツールやシステムとの連携性を確認する

現在使用中の顧客情報を生かすには、既存のツールの顧客データを汎用データとしてアウトプットできるのか、また導入するSFAがそれをインプットできるのかをチェックしましょう。また、既存のシステムと連携させたい場合も、新しいSFA導入前に確認する必要があります。

互換性・連携性のないSFAを導入してしまった場合、思わぬ費用や時間がかかってしまうので、慎重になるべきです。

4-3.導入したいSFAのトライアル版を使ってみる

導入したいSFAが絞り込めたら、その製品のトライアル版(無料版)を利用してみましょう。特にクラウド型のSFAには、ほとんどトライアル版があります。

システムは実際に使用してみないと、本当に使いやすいのかどうか分からないものです。また、複数のトライアル版を試せる状況であれば、その導入効果を比較することもでき、営業現場の声も聞けます。

おすすめのSFAについては「導入するだけではもったいない!営業支援にオススメのSFAツール10選」を参照してください。
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5.まとめ

この文章では、主にSFA(営業支援システム)を有効活用するための基礎知識をご紹介しました。

まずSFAとは
●営業活動を可視化してノウハウを共有できるシステム
●営業活動の効率をアップさせるシステム

であり、SFAとCRMシステム(顧客管理システム)との違いも確認しました。

次にSFAの代表的な5つの機能として
1.顧客管理機能
2.案件管理機能
3.行動管理機能
4.スケジュール管理機能
5.日報作成・管理機能

の詳細を説明しました。

またシステムの利用形態と費用感について
●オンプレミス型
●クラウド型

それぞれの特徴やメリット・デメリットも見てきました。

最後に、SFA選びのポイントとして
●営業現場のスタッフが直感的に使えるSFAを探す
●既存のツールやシステムとの連携性を確認する
●導入したいSFAのトライアル版を使ってみる

上記の3点を挙げました。

この文章を読み終え、自社または自分にとって有意義なSFAの輪郭が見えてきて、システムの資料を請求してみる、または無料版を試せる状態になることを願っています。

横溝 龍太郎

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

本コラムは、ビジネスパーソンを「働くを、もっと楽しく」するためのアイディアの情報発信しています。
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