業務改善を行う際、RPA導入で業務フローを自動化したり、働き方改革の導入を検討をしてみるなど、業務改善の方法やその課題は様々です。
そもそも業務改善とは、業務をより効率よくするため、生産性を上げるために「品質」・「時間」・「コスト」を見直すこととなります。
そこで、まずは業務の改善を図りたい対象について、業務の現状について明確化することが第一歩となります。

グローバルスタンダードとなっているビジネスプロセス図作成のための規格でもある、BPMN(ビジネスプロセスモデリング表記)を活用することも有効的でしょう。
今回はすぐにでも簡単にできるブレスト形式を用いて課題をピックアップする方法について触れていきます。

ブレスト形式で課題をピックアップする方法

ブレストとは、ブレインストーミング(Brainstorming)の略語で、Brain:脳、Storm:嵐 とあるように、集まった人同士の頭脳を嵐のように混ぜ合わせ、一人の頭脳では生み出せないようなアイデアを考え出す会議の手法となります。
様々な基本ルールが存在しますが、まずは課題についてざっくばらんに皆で話し合い、多くの意見を出してみるのが良いでしょう。

課題の対象に優先順位をつける

課題が出きったら、その課題をどのようにすれば解決できるのか考える必要がありますが、全てを同時に解決するには膨大な時間がかかりますよね。
そのため、それぞれの課題に対し優先順位を付けて順番に解決していく必要があります。
早めに解決しやすい課題から取り組むことや、長期的な目線を持って重要度と緊急度のマトリックスから、課題に対して優先順位をつけるのもいいでしょう。

業務改善の方法

課題の把握、優先順位についてある程度整理ができたら、今度は業務改善の方法について考えていきましょう。
現状のフローに対する分析・変更、無駄な業務の削減や業務改善に役立つツールの導入など、様々な手法から比較検討してみましょう。
最適な改善案については最終目標に対し適宜達成率などを可視化するため、KPIの設定を行い、適宜振り返りを行うことが重要です。

やり方を変更する

もしも改善のため無駄な業務を無くしたり、作業工程の無駄を排除することも難しい場合は業務自体を変える必要があります。

例えば、社員が行うべきタスクを減らすため、自動化のツールやシステムなどを採用することで、業務をより正確に、そしてより重要な内容の業務に人員配置の最適化を図れるかもしれません。

一例としては名刺をデータ入力する作業やスケジュールの調整、交通費当の清算業務等があげられます。

業務の断捨離

そもそも必要なデータや書類を探し出すために無駄な時間がかかっているなど、デスク上にしばらく使っていない書類がたまっていたりしていませんか?
地道な業務改善となりますが、こういった業務の無駄を1つ1つ無くしていくことは、結果として大きな業務改善につながります。

改善ツールを導入

いずれにせよ改善に向けてはコストや効果を比較し、選択することとなりますが、システム導入支援の会社やSierへの依頼、相談を行うことについても有効です。
上述の通り改善のための無駄削減が困難な場合は、課題に合ったツールやシステム導入により改善していくことも考えていく必要があります。
社内にITに関する知見を持った社員や専門家がいない場合、無駄な労力がかかってしまう可能性もあるため、外部に委託することも検討しましょう。

PDCAサイクルを回す

課題に対し業務改善の策を立て、実行した後は必ず見直していく必要があります。
業務改善においてもPDCAサイクルを回すことは非常に重要です。

また、PDCAのサイクルがうまく回らない原因として、それぞれの効果をはかる基準が曖昧なものとなっていることがあげられます。
KPIの指標として立てていた件数に達していたかどうか、明確な数値として定量化していたかどうかも確認してください。

改善後の行動をフィードバック

そして、業務改善実施後の行動についても、更に無駄がないか、改善できる部分はないかフィードバックを行いましょう。
横軸のつながりで良い意味でも悪い意味でも影響が出ることが多いため、一部分的な部署としての改善というよりも、全社的に改善しているのかどうかを俯瞰して考えることも大事です。

定期的に業務の見直しを行う

業種業態や事業規模、会社風土・文化等の違いにより、会社によって最適な業務改善の方法やゴールは違うことでしょう。
根本として大事なことは、繰り返し継続していくこととなります。
定期的に業務の見直しを行い、会社の永続的な発展、成長のため継続して業務改善のサイクルをまわすよう心がけましょう。

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