データ分析で業務効率アップ!ほしいデータを手に入れる方法

データ分析で業務効率アップ!ほしいデータを手に入れる方法

仕事で今まで以上の売上や利益率を出そうとした場合、必ず必要になるのが、現状の取引やビジネスの状況を分析することです。しかし、ビジネスの状況を分析すると一言でいっても、そもそもステークホルダーの多い現代のビジネスでは何から手を付けたらいいのかわからないということも多いと思います。

今回は、データの収集のためのポイントから、実際に分析をしていくための考え方やツールについてご紹介します。

データ分析にはまず現状把握から

データ分析には必ず目的が必要です。売上を上げたいと一言でいっても、例えば新規顧客の獲得に力を入れる、既存顧客にアプローチをかける、値段を変更するなど様々な方法があると思います。そしてこの売上を上げる方法によって、必要となるデータも分析方法も異なってくることになるのです。そのため、まずは現状把握が必要になるといえます。

解決したい問題点の洗い出し

ビジネスにおいて、最適で理想的な環境というのは基本的にはあり得ず、何かしらの方法で、あるいは業務フローのどこかといった形で、必ず改善できることはあるはずです。一方で、何をどう改善したいのかといったものもあるでしょう。そのため、データ分析を行う前にはどんなデータが必要となるのか考える必要があります。このデータの設定を間違えてしまうと、分析がうまく行かなかったり、結果が現実と乖離してしまっていたりといったことがありえるのです。

目的を設定する

どのようなデータを取る必要があるのかを考えるのと同時に、もう1つ何のためにデータを分析するのか、分析した結果何がしたいのか、データ分析を何に活かしたいのかといったことも出来る限り明確に設定したほうが良いでしょう。漫然とデータを集め、漫然と分析しても、良い結果が生まれることはありません。

使えるデータを収集するためには

データには、使えるデータと使えないデータがあります。例えば、既存顧客へのアプローチを強めたいと考えている時に、新規顧客情報や競合他社の動きなどはあまり価値がないかもしれません。大事なことは、何をどの程度まで分析を行うかです。分析の手法やデータ活用の目的によって、何が使えるデータなのかは変わってきます。また、その手法や目的に適したデータを良質なデータということが出来、良質なデータを集めることが出来れば、当然その分析結果は信頼の置けるものとなるでしょう。

最適なデータ分析の方法を見つける

データ分析には、様々な手法があり、そのどれもが正確が異なっています。そのため、目的に合わせてデータ分析手法も変えていく必要があるのです。今回は、基本的なデータ分析の手法ということで4つご紹介します。世の中にはこれ以外にも分析手法は存在するので、自分が求めている手法と違うなと感じたら、ぜひ自分で探してみることをお勧めします。

アソシエーション分析

アソシエーション分析は、関連性を見つけ出すためのデータ分析といえます。そのため、経営戦略やマーケティング、あるいは営業活動と売り上げに相関性といった分析に非常に強さを発揮する分析手法です。一般的に、アソシエーション分析は、厳密な分析とはならないでしょう。それでも、方向性が定まらないといった形で、一定の指針が必要な場合には効果を発揮する分析手法です。

バスケット分析

アソシエーション分析の手法を用いて、もっと細かい関係性について分析したい場合に効果を発揮するのがバスケット分析です。バスケット分析は基本的に販売している商品やサービスそのものに注目していきます。例えば、商品Aを買った人は、商品Bや商品Cについては興味があるのかや、商品Cを買う人は一般的に大量買いを好むといった形で、商品とユーザーの行動分析や関連付けといった部分に注目して分析を進めていくことになります。

決定機分析

アソシエーション分析やバスケット分析は、基本的に現状のデータを用いて、現状を把握するために使われます。一方で、仮設や予測を立てて業務を進めていくこともビジネスでは必須の行動です。この時に利用されるのが「決定木分析」と呼ばれる分析手法であり、「決定木分析」では分析結果の解釈が非常に容易であるという特徴を持っています。「決定木分析」は見た目的にも感覚でわかりやすいため、プレゼンテーションの「総論」のような部分でもよく用いられる手法です。

クラスター分析

ビジネスにおいては、一見似たように見えて異なるステークホルダーや既存顧客というものが存在します。この中から似たような性質に注目して集合を作っていく分析手法がクラスター分析です。データ分析としては、非常によく使われる手法ですが、同時に客観性を保つのが難しい分析手法ともいわれています。

データ分析から改善点を見つける

データ分析を行った結果を見ても、そのまま業務改善に繋がったり、営業活動の変化に繋がったりするわけではありません。データ分析の結果から、問題や課題について議論し考察していく必要があるのです。

多くの場合、その結果に従って行動すればいいと考えますが、データ分析の手法によっては、さらなる仮説が必要となる場合もあります。データ分析はあくまで「経営課題や目的を解決するための道具の1つ」でしかなく、万能薬のようなものではありません。そのため、データ分析からさらに深く考えていく必要があるのです。

つまり、データ分析を手掛かりとして、ビジネス上の課題をまた再び担当者や経営者が確認して判断していくということになります。

Excelを使ったデータ分析

データ分析と聞くと、コンサルタントなどの専門家に頼む必要があると考える人も多いですが、Microsoftのパソコンに基本装備されているExcelを用いることで、簡単なデータ分析なら十分に可能です。やり方も少しでもExcelを業務で利用したことがあるといった場合には、ほとんどの人が苦も無くできるレベルのものなので、ぜひマスターしてみてください。

分析初心者がまずやるべきこと

Excelでデータ分析をする際に、まず慣れてほしい操作は2つ。ひとつが「回帰分析」です。「回帰分析」は、2つのデータがどのような相関関係があるのかや、グラフ化・数値化を容易にしてくれる手法です。営業部門などで、特に数字を用いた業務を進めている人にとっては非常に強い味方となるでしょう。

例えば、既存顧客のリピート率とDM反響率の関係といったものも、回帰分析で分析することが出来ます。もう1つ慣れておきたい操作として「集計機能」があります。集計機能は、表になっているデータなどを項目ごとに集計し分析できる機能です。

データ分析を利用しない場合には、行や列などをうまく使って複雑に操作していたといったこともあるでしょうが、集計機能を使えば瞬時にデータをまとめ上げることが出来ます。

条件付き書式などを活用することで指定した色付けを行ったり、営業資料として自社内でのみ使われている特殊な数字にも対応したりと、かなり柔軟性の高い操作です。

ピボットテーブルで集計

データを集計して、様々な角度から仮説を作っていくというのは、とりわけ営業や広告、マーケティングといった部署では必須ともいえます。この時Excelでは「ピポットテーブル」という機能が非常に役に立つでしょう。これは、データを様々な切り口で集計できる機能です。

「ピポットテーブル」は集計したいデータの範囲を選択し、画面上部の「挿入」から「ピポットテーブル」を選ぶだけで、別シートにピポットテーブルのフィールドリストが作られる形となっています。このままだとあまり有用なデータになっていない場合は、列ラベルや行ラベルをうまく工夫することで、有用なデータ分析として利用できるでしょう。

ヒストグラムを使った分析

Excelで出来る分析手法として有名な「ヒストグラム」についても見ていきましょう。「ヒストグラム」は度数分布を表すグラフであり、データとして得た値をグラフ化し、平均や区分といった数値を一目で確認できるようになります。ヒストグラムは、ファイル上部の「ツール」から、「データ分析」「ヒストグラム」と選択していき設定していきます。この時に、列の数字に何が入っているかを確認してください。

あとは、グラフ作成にチェックを入れてOKをクリックするだけでヒストグラムが完成します。ヒストグラムは、バラバラのデータに方向性を見つける手法として、非常によく使われます。

データ分析の目的に注意しながらビジネスに役に立てよう

現代のビジネスにおいて、管理しているデータあるいは集計しているデータは膨大なものとなっています。しかし、このデータが有用に経営やビジネスの現場で利用されているかについてはまだまだ改善の余地があるでしょう。
データ分析には、目的と手法、そしてデータの集め方の3つにポイントがあります。このポイントをうまく抑えながら、業務効率や業務フローなどを改善していき、他社に一歩先んじた動きを見せていきましょう。

横溝 龍太郎

この記事の監修者

横溝 龍太郎

レッドフォックス株式会社 COO 本コラムは、ビジネスパーソンを「働くを、もっと楽しく」するためのアイディアの情報発信しています。
ちょっとした、日々の仕事のヒントになれば幸いです。

併せて読みたい

営業強化に必須の2大要素と今スグできる強化のための7つの行動
営業強化に必須の2大要素と今スグできる強化のための7つの行動
仕事のチームワークとは?チームワークを機能させるのに大切なこと7点
仕事のチームワークとは?チームワークを機能させるのに大切なこと7点
働くを、もっと楽しく。
営業支援ツール導入をご検討の方、お気軽にお問い合わせください!

0120-61-7799 営業時間 9:00〜18:00 (年末年始・土日・祝祭日を除く)

営業支援ツール導入に 迷われている方はこちら