社会では、上司や部下はもちろんのこと、部署や企業を越えて情報共有する場が多々あり、そのやり取りが重視されています。
しかし、個人の理由や企業の方針で情報共有がおざなりで、社員個人が持つ知識やノウハウの活用がままならないというところも多いようです。

今回は情報共有の意義、メリットについて触れながら情報共有環境の作り方をご紹介いたします。

なぜ情報共有が必要か

社内間の情報共有は必要であり、それらを怠ると、無駄な作業の繰り返し、会議内容が分からなくなったりと業務の進行を妨げてしまいます。

つまり情報共有は働きやすい社内、顧客が信用出来る企業にするために、必要不可欠なものなのです。まず初めにそのメリットの部分を詳しく書いていきます。

ノウハウの共有によって円滑な業務進行ができる

情報共有によって社員の持っているノウハウを新入社員や異動して間もない社員と共有できるようになります。
ノウハウの共有は、

*問題点をスムーズに解決
*業務を間違えずに教えられる
*ミスしにくい環境を作る

といったメリットをもたらし、ミスがあればリアルタイムで気付けるのでサポートやフォローがしやすくなります。
新入社員にとって業務が上手くいくことは本人、上司共に自信がつき、社内全体のレベルを上げていきます。

業務効率の改善は業務クオリティの維持を実現する

多くの業務をこなす中で、手書きのメモ、口頭だけじゃどうしても忘れてしまったり、共有に時間をかけたり、失敗が起きる事はとても効率が悪く、企業にとっては大きな課題のひとつです。

*会議の結果、資料などを遠くの方にも間違えずに簡単に送る
*解釈違いや連絡の遅延が防げるので効率が上がる
*社外の方ともスムーズに仕事できる

情報共有ツールの使用では、こうした適切なサポートを行えます。
仕事をする上で必要だとされている「報告、連絡、相談」の徹底に繋がり、業務効率が改善されるので、安定した仕事が実現します。

チーム全体でフォローアップをしていける

3つ目のメリットとして挙げられるのは、アドバイスを迅速に受けられること。

*個人スケジュールの把握、業務の把握、状況に応じたアドバイスを出す
*上記の内容を反映した改善策を提示
*第三者のチェックによりミスに対して迅速に対応でき、トラブルを防止する

このようなメリットを通じてチームワークが自然と身につくため、全体的なモチベーションを上げながら社内全体の雰囲気も良好にします。

なぜ情報共有が上手くいかないのか

メリットを挙げれば、いかに情報共有が大切な事か分かりますが、それでもまだ自信をもって情報共有が出来ている!といえる状況にある企業は少ないです。
何故そのような事が起こってしまうかと言うと、

*ミスの共有に消極的
*自分の知識を他人に取られたくない
*忙しくて情報共有に割く時間がない

という原因があります。これらについて下記でまとめました。

ミスが周囲に発覚して欲しくない

情報共有は成果が出た部分だけ共有するのではありません。むしろどこでどんなミスを犯してしまったのかについて共有することが多いでしょう。
自分がしでかしたミスが周囲にバレてしまう…というのは良い気持ちにならないものです。これによりミスの共有に対して消極的な姿勢が生まれてしまいます。

自分の知識を共有したくない

情報の共有は自然と知識も共有する事になります。
中には「誰かに自分より良い成績を残されてしまうのではないか」と危惧する社員も出てくるでしょう。
そのため、自分が優位で居れるように知識を独占したいという思いが強くなってしまい、情報共有が遅れてしまうことも考えられます。

時間の確保ができない

これは忙しい方あるいは仕事がよくできる方に起きる問題で、

「自分でやった方が早いので、社内の共有ツールに書き込むのが面倒」
「新しいことを取り入れる必要がない」
「情報共有のために時間を費やしたくない」
「メールのチェックなども小まめにできないぐらい忙しい!」

という意見が出てきます。
そんなに忙しい方だからこそ、共有してもらわないと余裕を持たせてあげられないのですが、どうしても業務の効率化に関われない方がいらっしゃるのも事実です。

チーム全体の成長を優先できるような環境を整えて積極的にミス共有ができるようにしましょう。

情報共有意識を根付かせるためには現状、課題、メリットの把握から

多くのメリットを理解していても、気持ちの面でうまくいかない事も課題である情報共有ですが、何とかして社内にこれを根付かせたい。
そのためには現状と課題、情報共有の利点を把握することが求められます。

現状の課題を把握する

ただただ「情報を共有しましょう!」と言ってもそう簡単にはいきません。必要のない情報も共有することは反対に作業の妨げとなります。

*どの部分が知りたいのか
*何についての情報が不足しているのか
*現時点で何ができてないからうまくいかないのか

を全体で話し合うことにより現状と課題を把握でき、それらを解決する情報共有の方法を見つけられます。

情報共有のメリットを理解する

社内で情報共有意識を根付かせるためには、情報共有のメリットを理解することも必要になります。
いかに円滑に業務が遂行されるか、共有しないとどのような事態を招いてしまうのか、人材育成に役立つ旨を社内全体でしっかり教えていく。あるいは適切な共有ツールにより実践し、社員各々がメリットに気付いていくことが大事です。

情報共有に役立つツール

近年かなり増えている情報共有ツールとしてLINEやSkypeなどを使う企業もありますが、ビジネス向けの情報共有ツールはどのようなものがあるかご紹介いたします。

1.営業支援ツール(SFA)・顧客管理ツール(CRM)

営業支援システム(SFA)や顧客管理ツール(CRM)は営業活動をする上で必要な情報を共有できるツールです。
営業は単独での外回り、社員間の競争というように、どうしても情報共有を積極的に取り入れづらい環境にあります。そこでツールを導入し、各自で持っている顧客情報を管理&共有。

*顧客が何を求めているか
*過去にどの様なやり取りをしているのか

を把握できる上、様々なデータによる分析、進歩状況の共有から顧客満足度を向上させます。もちろんミスも軽減されるでしょう。
また担当者の変更、不在などで築きあげた信頼を崩してしまうことも減るので、受注率と個人成績の低下防止にも一役買ってくれます。

2.チャットツール

少し前はメールや電話が主流だった連絡手段。今ではビジネスを目的としたチャットツールも増えています。
現代のチャットツールでは文書が送れるだけでなく、ファイルの共有を簡単な操作で行えます。
パソコンに搭載されているカメラで会議を行えば、相手の表情が分かりやすく安心して業務を進められます。もちろんその会議の様子は保存、共有可能で欠席者も内容把握できます。

共有の部分でもかなり便利なチャットツールですが、チャット参加者を限定してグループを作成する機能も付いているので、必要な内容を限られたメンバーと情報共有します。
以上の点からチャットワークは間違いのない情報をリアルタイムで相手に伝える事が出来る利便性の高いシステムとされています。

3.タスク管理ツール

タスク管理ツールは、ひとつのプロジェクトを遂行するために必要なスケジュールなどを共有するツールです。
やらなきゃいけない業務、終了した業務が一目瞭然で分かるので、次にすべきことを把握しやすく無駄な時間を極力減らします。次の目標が明確になるとチーム内の考えがまとまり、同じ方向を見据えられるようになります。

データを入れる事で自動的に計算してくれる機能も付いているので、毎日集計が必要な業務などはミスを減らし、時間も短縮。そんな機能を持っているのがタスク管理ツールです。

社内環境に適したツールで抜け漏れ削減、業務効率化を目指そう

どのツールも共通して社内のPC、スマートフォンなどにも対応しているので、営業の外回りで忙しい方もすぐに外出先や自宅からも内容を確認。
お知らせ通知の機能を設定しておけば、新しい情報に埋もれることなく自分宛のメッセージを素早く把握できます。

色々な情報共有ツールがある中で、最適なツールを選び、組み合わせて使えば、抜け漏れが無くなってより良い成果に繋がります。
ネットが苦手な方は難しい、面倒だと思うかもしれませんが、コミュニケーション不足の解消に役立ち、メールや電話だと伝えづらいことも情報共有ツールにより気軽に相手に伝えられるでしょう。
まずは老若男女、能力に関わらず誰でも簡単に出来るツールから利用し、各々がメリットを実感して、消極的な姿勢を変えていくことが情報共有を根付かせる第一歩です。

横溝 龍太郎

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

本コラムは、ビジネスパーソンを「働くを、もっと楽しく」するためのアイディアの情報発信しています。
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