業務効率化につなげる仕事の進め方7選

業務効率化につなげる仕事の進め方7選

業務効率化で高い利益を出していきたいという会社は多いはずですが、いつまでたっても結果が出てこないということはありませんか?
難しい業務効率化は、マインド、取り組み方の面から改善を試みることで一気に実現可能です。
そのためには仕事の進め方が重要となるのですが、業務効率化につなげる仕事の進め方とは具体的にどのようなものなのか見ていきたいと思います。

1.マインド編

業務効率化をするには、まずはマインドを変えることが重要になります。
日々の仕事においてマインドを変えることで効率化していくことができるのですが、目標や全体像の把握などちょっとした工夫をするだけで業務効率化が可能となります。

1−1.目標を明確にする

目標を明確にすると、「それを実現するために何をしなければいけないのか」理解し、それによって仕事をよりスムーズに行うことができます。
1日の目標がボンヤリとしていれば、ただ仕事をこなすだけになってしまい、効率的に進みません。まずは「今日は○○を終わらせる!」という簡単なものから始めていきましょう。

1−2.スケジュールにゆとりを持つ

多くの仕事を抱えてしまうと、きつめのスケジュールを組なければなりませんし、スケジュール通りに仕事を行うのは困難でしょう。
そのため、まずは身の丈に合った仕事量を意識してスケジュールはゆとりを持つことが必要になります。

1−3.優先順位を決める

期限が迫っている仕事や重要な仕事から先に手を付けたり、得意な仕事を先に行うなどして優先順位をつけることで仕事の進め方も変えられます。
このルーティーンを定着させればひとつの業務に割く時間が短縮し、気持ちに余裕も出てくるでしょう。

2.取り組み方編

仕事を効率化するにはマインドのみならず、現実的な取り組みの改善も重要になります。
作業時間やタスク整理など、仕事のやり方を変えることで仕事を何倍も効率良くなることもあるのです。

2-1.適度に休憩をとる

仕事をずっと続けていると疲労が溜まり、かえって効率が落ちてしまいます。
学習に関する論文では、休憩を挟んだグループが休憩なしのグループよりもテストの成績が良いという結果が出ており、人間の集中力は長時間持続しないことがわかります。[注1]
どれだけ長時間仕事をこなしたとしても、結果的には休憩を挟んだ方が効率良く仕事できるとも考えられるので、小まめに休憩をとるようにしましょう。

[注1]Effect of intermittent learning on task performance: a pilot study|Journal of Neuronet[pdf]
http://neuronet.jp/jneuronet/002.pdf

2-2.マルチタスクを行わない

マルチタスクを行わないことで、仕事をひとつずつ確実にこなしていけるようになります。
マルチタスクは複数の仕事を同時進行で少しずつ手を付けていくものの、すべて完了するために作業時間が多くかかってしまう場合も起こりえます。
数をこなしても、その質が良くなければ仕事をしたとは言えません。優秀なのはクオリティの低い成果を何個も出す人間より、大きな成果を数個出す人間です。
「複数の仕事を同時にやると頭が混乱しそう…」「一度に何個も仕事ができない!」という方は、マルチタスクからシングルタスクに変えてみても良いですね。

2-3.タスクを整理する

タスク整理は仕事に優先順位をつけることとも似ており、タスクリストを作ると期限が迫っている業務の把握に一役買います。
個人的に記録しておくのも良いですが、最近数々の企業で導入されている情報共有ツールによっては、他者から依頼されたタスクを見れるような機能を搭載しているので、活用しながらタスクの完了報告も済ませられます。

2-4.人のやり方を真似る

上司や同僚などの仕事のやり方を見て、良い仕事の進め方はどんどん真似していくことで、よりレベルの高い仕事を行うことができます。
特に優秀な上司の仕事の進め方ややり方はどのようなものなのかよくチェックして良いところは積極的に取り入れていきましょう。
今までの自分では考えもつかなかった仕事のこなし方やアイデアを学んでいけば、自分の成長にもつながり、業績として実を結ぶでしょう。

普段の仕事を見直すことで作業の効率化をアップできる

作業の効率化を行うにはマインドや実際の取り組みを変えていくことで可能になります。
目標を持つなど精神面での取り組みを変えると作業に対する取り組みも変わってきますし、作業時間やスケジュールを見直し、マルチタスクからシングルタスクに変えるというようなアプローチでも大きく効率アップさせることができます。
どちらも毎日の業務を見直すことになるのですが、まずは精神的、現実的な取り組みを見直しして、業務効率化につなげていきましょう。

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

ヤマハ発動機株式会社においてブランドマネジメント、マーケティング、新規事業構築、事業企画、役員秘書などに携わる。『パスクル』プロジェクトリーダーとして、グッドデザイン賞受賞、シェア50%達成に貢献。    2016年にレッドフォックス入社。マーケティング、PRの責任者。 2018年に取締役COO就任。 グロービス経営大学院修了(MBA)成績優秀者(TOP5%)。

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