PDCAがうまく回せないのはなぜ?効率的に回す方法とは

PDCAがうまく回せないのはなぜ?効率的に回す方法とは

業務効率化を目指すための考え方の1つ、「PDCA」はどの部門においても利用できる手法として知られています。

ただし、言葉だけが独り歩きしてしまい業務の効率化などに貢献しないこともあるようです。では、どんなことに気を付けてPDCAを動かさなければならないのでしょうか。こちらで詳しく解説します。

PDCAとは計画・実行・評価・改善の4つを回し業務効率化を目指すこと

PDCAは計画「Plan」のP、実行「Do」のD、評価「Check」のC、改善「Action」のAと4つのポイントの頭文字をとって名付けられました。この計画・実行・評価・改善の4つをスムーズに回していくことで、業務を効率化し、目標や計画通りに仕事を進めいていこうというものです。

もともとは生産管理や品質管理のために行われた手法でしたが、業務効率を高める手段としても活用できると注目され、現在の形になっています。

PDCAを回す一番の理由は目標からブレずに業務を行うこと

PDCAを回す理由は様々ありますが、特に注目されているのが「定めた目標を意識しながら業務にあたることができる」という点です。漫然と業務を進めていると、「自分がやっていることと本来の目標とがずれていないか」を振り返る機会が少なくなってしまいます。

しかし、PDCAということを念頭に置いてみると、
*目標に対してどんなことを実行したのか
*実行した結果はどうであったのか
*目標に対してどのように実行部分に修正を加えたらいいのか
といった形で、段階別の振り返り作業がスムーズに行えます。更に、目標を念頭に置いて改善を加えることで、日々の業務に指針が生まれます。結果として、チームや部署全体が何を目指しているのかが一目瞭然となるため、一丸となって目標へたどり着けるのです。

PDCAが失敗する代表的な4つの理由

PDCAがうまく回れば目標達成をするための改善が容易になり、作業効率も上がることがわかっています。しかし、PDCAを回しているはずなのにうまく行かないというケースも多くあるのです。PDCAの各段階には気を付けなければならない落とし穴がいくつもあります。今回は、その中でも見落としがちな4つの点に注目してみます。

1. P:目標が明確にされていない

PDCAを回す際に決めている目標は、必ず数字を用い、誰が見ても明らかな形にしておく必要があります。なぜなら、数字を用いなければ、行動の結果として、どのくらい目標に近づいているのか、どのくらい足りないのか、何が必要なのかといった具体的な議論が出来なくなってしまうからです。

また、この数字も、必ず「昨対比」といった比較の数字ではなく、しっかりと数えられる数字にしておくことをお勧めします。なぜなら、「昨対比」で考えてしまうと、去年があまりにも悪かったり、あるいは今年はイレギュラーでうまく行ったりといった場合でも、問題なかったということになってしまいます。

大事なことは、目標を到達するために何をすべきかを日々の業務で考えることです。比較の数字だと去年よりどうだったかという話に終始してしまい、事実としてのPやDがどうだったのかといった議論がしにくくなってしまいます。

2. D:結果が出るまでやりきっていない

PDCAを回していく際に、非常に重要なことは「目標に対して行動を起こした結果どうなったか?」という結果の部分にも注目する必要があるということです。

この結果の部分が不透明であったり、あるいは明確な形で出ていなかったりする場合、そもそも目標にどのくらい近づいたのか、そして目標に対する行動をどのように改善すべきかといった点を確認することが出来なくなってしまいます。これでは、PDCAが持っている業務効率改善効果が期待できず、ただ闇雲に業務を行っていることと同じです。

3. D:行動進捗を定期的に確認していない

日々の業務の中には、細かく行動進捗を確認する必要があるものも含まれています。Cの段階で初めてまとめて振り返るのでは、適切なDができません。

定期的に行動進捗を確認すれば結果につながるだけでなく、CやAの段階でも大いに活用出来るような情報がたくさん集まってくるでしょう。こうした日常業務で生まれる情報にこそ、業務改善の種が眠っているのです。

4. C:結果に対する原因を振り返っていない

PDCAには、Cという点からわかるように、目標に対しての実行の部分が果たして正しかったかどうかという評価が極めて重要です。しかし、この評価が適切に行われていない場合があります。

そもそも、Cである評価は、Pに従ってDできたかどうかを検証、評価するものです。この評価は「よくできた」「あまりできなかった」といった感覚的なものではなく、「計画に対してどうだったのか」「何%ぐらい達成できたのか」といった数値化と具体化を必要とするものなのです。

しかしながら、多くの場合が「Dが出来たか出来なかったか」といった表面的な部分に終わってしまい、結果として改善であるAという新たな仮説を導き出せないこともあります。これでは、単にPとDを繰り返しているだけといえるでしょう。

達成できなかった部分は、「どのようにDを変えることで達成できるようになるか」というところまで振り返る必要があります。

一番重要な計画(P)を明確化するために役立つ2つの考え方

PDCAを回し、成果を挙げるために最も重要なのは「計画の立て方」です。PDCAという並びからもわかるように、まず一番に行うのは計画を立てること。この計画がきちんとした考えや明確なものとなっていない場合、その後の3つのプロセスに重大な影響を与えるのです。

ここでは、計画を立てるときに役立つ2つの考え方をみていきましょう。

1. 「重要性」×「緊急性」のマトリクス図を使う

目標を立てる際には、「重要性」と「緊急性」を勘案しながら行うことをおすすめします。出来ることならば、横に重要性、縦に緊急性を取り、一度1つの表(マトリクス図)にまとめてみることをおすすめします。

すると、右に重要性が高いものが、上に緊急性の強いものが並ぶため、右上に置かれたタスクや業務から先に進めていくような計画を立てることになるでしょう。この表に基づく行動を行っていくことで、業務全体としても漏れや抜けがない安定した仕事が出来るはずです。

しかし、この決め方だけで計画を考えてしまうと、数字に落とす作業が非常に難解なものとなってしまうことがあります。もう1つのコツとして、ICEフレームワークというものを見ていきましょう。

2. ICEフレームワーク

ICEフレームワークとは「効果(Impact)」・「成功に対する自信(Confidence)」・「難易度(Ease)」から成り立つ考え方であり、重要性×緊急性マトリクスと同様優先度を決める際に重要なものです。

具体的には、以下の3つの視点から業務を考え、Dの優先順位を付けていきます。

*効果:そのDが全体にどのような効果をもたらすのか
*成功に対する自信:その効果を出す自信や確率はどのようなものか
*難易度:そのDは簡単に行えることなのかそうでないのか

このフレームワークでは、多くの場合、1つずつスコアを出していきます。例えば、10段階でスコアを付けるとしましょう。
「全体に大きな効果を与えるが、実現にあまり自信がなく難易度は普通」という業務なら、大きな効果なので9点、あまり自信がないので3点、そこそこの難易度ということで6点となります。

一方で、「全体にはあまり効果を上げないが、現実になる自信が高く難易度もそこまで難しくない」という業務の場合、効果を上げないため3点、現実可能性が高いため9点、難易度もそこまで難しくないということで8点とスコアを付けます。

すると、前者よりも後者の方が、この組織におけるプライオリティが高くなります。このフレームワークの非常に重要な点は、「現実可能性を議論する」というものです。例えば、売上30億円という目標があったとして、この目標に対して現実可能性が低いとみると、他の業務のプライオリティが上がってしまう可能性があります。

この時、売上25億であれば、全体的にプライオリティが高くなる可能性があるのです。このように、プライオリティを見ながら、目標数値を考えることが出来るため、目標に対して数字を入れることに慣れていない人でも、現実的な数値を見つけ出すことが出来るフレームワークといえるでしょう。

フェーズごとに第三者のフォローが得られるとベスト

PDCAを適切に回すためには、第三者からの目線も必要になってきます。具体的におすすめの方法を2つご紹介します。

1.適切な第三者に管理をしてもらう

PDCAを回すためには、全体を俯瞰してみていく管理者が必ず必要になります。この管理者が、DやCの際に本当にPに影響を与えるような行動であったかどうかを評価していくことになるのです。

ひとつひとつのDに対して細かくCが得られるならば、最高の環境といえるでしょう。大事なことはPを達成するためにDを日々改善させていくことであり、闇雲にPDCAを回すことではないのです。

2.リアルタイムで状況を共有しアドバイスを得る

リアルタイムで状況を共有し、適切なアドバイスが得られれば、Dをいち早く改善することにつながるでしょう。

特に部署全体、あるいはチーム全体でPDCAを進めていく場合には、必ず組織に合った管理者を立てることをおすすめします。よりリアルタイムでチーム全体の業務改善が行えるようになりますよ。

PDCAの効果を最大限に引き出して業務を効率化!

PDCAを回していく上でのコツや失敗しないために注意すべきことについてみてきました。PDCAはうまく回すことが出来れば、劇的に業務効率の改善が見込める仕組みではありますが、漫然とPDCAを行うだけでは何をやっているのかがよく分からなくなる仕組みでもあります。ぜひ、何を管理しているのか、何を目指しているのかを明確にすることで、PDCAの効果を最大限に出来るような工夫を行っていきましょう。

横溝 龍太郎

この記事の監修者

横溝 龍太郎

レッドフォックス株式会社 COO 本コラムは、ビジネスパーソンを「働くを、もっと楽しく」するためのアイディアの情報発信しています。
ちょっとした、日々の仕事のヒントになれば幸いです。

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