営業支援システム(SFA)は、IT化が進んだ現代では多くの営業チームにとって必須のシステムとなっています。しかし、SFAのツールやアプリの利便性は、提供する会社によって大きく異なるものです。同じ力量の営業チームでもすぐれたSFAのツールやアプリを導入することで、より高い成果をあげられるようになるでしょう。SFAを使ってすべきことは多くありますが、特に情報共有は重要な仕事の1つです。ここでは、営業の情報共有ではそのようなSFAを使うべきなのかを解説します。

目次

1.営業活動の情報をチームで共有するメリット

チームで営業報告などの情報を共有するメリットは主に3つあります。

1つ目は、全員がより早く課題を把握できることです。各自の動きが共有されることで、今のチームの課題や必要な対策などの情報が常に最新のものにアップデートされます。

2つ目は、他のメンバーのノウハウを学べることです。特に経験豊富なメンバーの動きを新人に観察させることは、新人の教育にもつながるでしょう。

3つ目は、メンバーに対して適切な評価をしやすくなることです。仕事の結果だけでなく過程の行動も観察することで、メンバーをより適切に評価できるようになります。業務報告で結果だけを見ていると、営業アプローチが適切だったかわかりません。しかし、過程も見ることで成否の理由がわかりやすくなり、メンバーの評価もしやすくなるのです。

2.チームで営業の情報共有がされない原因は?

しかしながら、営業情報がチームで共有されない企業も少なくありません。その理由は主に2つあります。

1つ目は情報共有のメリットを感じないことです。情報共有の重要性をどれだけメンバーに説いても、実行して褒められることも叱られることもないのであれば、モチベーションが湧かないでしょう。

2つ目は手順が面倒なことです。「パソコンを開く必要がある」「入力操作が多い」などの面倒な部分があれば、情報共有は後回しにされることが多くなります。情報共有をする気はあっても、忙しい営業活動の合間では時間を確保できないことも多いものです。

3.チームでの情報共有を推進するための2つのポイント

チームでの営業情報の共有を進めるためのポイントは2つあります。

1つ目は、情報を発信しているメンバーを評価する制度です。ただの褒め言葉だけではなく、制度として評価される仕組みがあれば、メンバーのモチベーションも高まるでしょう。

2つ目は、どこでも手軽に情報を発信・確認できる仕組みの導入です。スマートフォンなどの端末で、仕事の完了後すぐに業務報告をできるようにすれば、メンバーも情報発信がしやすいでしょう。パソコンを開かなくていいため、電車やタクシーでの移動時間などにも簡単に営業報告ができます。特に営業情報の共有に特化したツールやアプリを使えば、作業をさらに効率化できるでしょう。

4.営業チームの情報共有の仕組みには何が必要か

情報共有の仕組みに必要な要素は2つです。

1つ目は情報発信がしやすいこと。すぐ使えたり操作をしやすかったりすることが重要といえます。操作がしやすければ営業メンバーにも負担がかからず、情報共有に対するモチベーションも強くなるものです。

2つ目は、情報を活用しやすいことです。見たい情報をすぐに探し出せる検索の性能、過去の情報をデータとして活用できる分析機能がすぐれていることが重要になります。具体的には、会社への問い合わせがあったときに、その顧客と自社の過去の商談履歴をすぐに検索できると話がスムーズに進むなどの例が挙げられます。検索や分析の機能がすぐれていれば、毎日メンバーが蓄積する情報の価値もさらに高まるのです。

5.営業チームに情報共有ツールを導入するならcyzen

cyzenは外出先でスマホアプリを使って営業報告をするのに適したツールです。直感的な操作で業務報告ができるため、操作の習得がメンバーの負担になることもありません。

顧客や施設の位置、メンバーの過去の商談履歴など、あらゆる情報に簡単にアクセスできます。報告書も選択項目を80個まで追加できるため、文字を記入せず項目選択のみで報告をすることも可能です。写真添付やバーコード読み取りにも対応しているため、状況に応じてもっともスピーディーな方法で営業の情報共有ができます。

6.まとめ

cyzenはあらゆる情報共有ツールの中でも、操作のしやすさなど多くのメリットがあります。過去に他社の情報共有ツールを導入して失敗した企業やチームでも、cyzenならうまくいく可能性があるでしょう。まだ情報共有ツールを導入したことがない企業やチームでも、直感的に操作できるcyzenは適しています。

今ならコンサルサポート付で30日間無料トライアルが利用可能。活用方法についても丁寧なサポートを受けられ、成果の有無をしっかり検討してから導入することができるので安心です。情報共有を推進したい企業や営業チームは、cyzenの導入を検討してみてはいかがでしょうか。