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情報共有ツールを比較!社内のつながりを強化するツールを目的別にご紹介

情報共有ツールを比較!社内のつながりを強化するツールを目的別にご紹介

業務効率化を目指すためには、情報共有ツールが非常に便利です。ツールによって社内のつながりを強化でき、コミュニケーションが活性化されるからです。ただし、情報共有ツールにはさまざまな種類があり、業種や業態の目的別に選ばなければいけません。この記事では、目的別に情報共有ツールの魅力を比較検討していきます。

1.情報共有ツールの役割とは?

多くの会社では、円滑に業務を行っていくために情報共有が重要視されています。上司は部下がどんな業務を行っており、どれほどの進捗を見せているのかを把握していないと適切な指示を出せません。また、トラブルを回避したりいち早く解決したりするためにも、部下の業務内容を管理する意識は必要です。また、部下も日々の報告と連絡の一環として、上司に業務内容を伝えることが不可欠です。

アナログな現場では、情報共有の方法として日報が用いられてきました。しかし、手書きの日報は作成が手間なうえ、アーカイブも困難です。そこで、メールやグループウェアによる情報共有が主流となっていきます。ただし、これらのツールはパソコンがある環境でしか利用できません。その上、グループウェアは導入コストが莫大になることもあり、ためらってしまう中小企業も少なくありませんでした。そこで注目されるようになったのが情報共有ツールです。

情報共有ツールはスマホでも手軽に更新内容を閲覧できるのが特徴です。情報共有ツールを活用すれば、リアルタイムで業務内容の進捗を確認できるようになります。情報共有ツールは、メッセージ機能やチャット機能をもつものが人気です。チーム全員が顔を合わせる機会の少ない職場でも、コミュニケーションを頻繁に取れるようになり、「報告・連絡・相談」の精度が上がります。情報共有ツールは、コミュニケーションの活性化において多くのメリットを組織にもたらすといえるでしょう。

情報共有ツールを比較!社内のつながりを強化するツールを目的別にご紹介

2.情報共有ツール導入が必要だといわれる理由とは?

業務効率化にはさまざまな手段がある中で、情報共有ツールが特に注目されているのには理由があります。まず、「作業が短縮できる点」です。単なる報告だけならメールだけでもかまいません。しかし、メールだとビジネスマナーを守った書き方を意識しなければいけません。また、本文を共有しようと思えばCCやBCCをつけねばならず、手間がかかります。情報共有ツールはメールよりも気軽なチャットやメッセージで連絡できるうえ、送った文章は自動的にチーム内で共有されます。もちろん、内容次第で送信相手を制限することも可能です。

次に、「上司の不在が支障にならない点」です。組織で仕事を進めていくには、上司の確認がいたるところで必要となります。見積書を承認してもらったり、プレゼン資料を見てもらったりと中間管理職に求められる役割は多岐にわたります。そのため、上司が出張などで社内にいない時期が続くと、部下の業務が滞りがちです。情報共有ツールがあれば、上司がどこにいても部下の業務をチェックできるので仕事が速やかに進んでいくでしょう。

そして、「リスク管理」の側面も見逃せません。仕事の情報を担当者だけが管理していると、ミスやリスクが発見される可能性も低くなります。その結果、回避できたはずのトラブルを呼び込み会社の損害になりかねません。情報共有ツールの導入により、一部の担当者以外でもプロジェクト進捗が閲覧できるように変わります。そして、担当者の視点では気づけなかったリスクも管理できるようになり、安全に業務が遂行されていきます。

情報共有ツールを比較!社内のつながりを強化するツールを目的別にご紹介

そのほか、「人材育成」でも情報共有ツールは効果的です。若手社員に対し、いかにベテラン社員のスキルを継承していくかは多くの企業で課題となってきました。スキルを伝えることが苦手な社員も少なくないからです。また、新人教育では担当の指導者を固定してしまい、限られた経験しか伝授できない問題も起こっていました。情報共有ツールなら、組織全員で新人の行動を把握し指導にあたれます。新人も直属の上司、先輩だけでなくさまざまな社員の業務内容を閲覧できるので、幅広い考え方を吸収できるようになるのです。

3.どんなツールを選べばいい?目的別に情報共有ツールを紹介

情報共有ツールを導入するにはまず、どんなポイントを重視しているかをはっきりさせましょう。情報共有ツールは目的別に仕様が決まっています。自社に合ったツールを選ぶことで、業務改善がスムーズに行えるようになるでしょう。次に、目的別に情報共有ツールを紹介していきます。

①リアルタイムで業務を把握しよう!プロジェクト共有用ツール

担当者だけがプロジェクトを把握し、着手していくのは効率的な方法といえません。自分の担当でなくても業務内容を知っておけば、いざというときに作業を手伝えたり、引継ぎもスムーズです。こうしたプロジェクト情報共有に向いているツールとして「cyzen」が挙げられます。

cyzenの特徴は、業務報告書をスマホでどこでも手軽に作成・共有できる機能があることでしょう。PCであらかじめ様式をカスタマイズすれば、スマホで業務内容に合った報告をスマートに行うことができます。移動中に状況を報告すれば時間短縮になりますし、上司からも素早いレスポンスが送られてきます。問題解決がスムーズになり、商談の成功率が上がるでしょう。

情報共有ツールを比較!社内のつながりを強化するツールを目的別にご紹介

また、営業活動の見える化にも便利なツールです。スマホのGPS機能と連動させることにより、社員がどこで何をしているかをリアルタイムでチェックすることができます。さらに、個別または一括送信できるメッセージ機能やチャット機能が備わっているため、気軽に業務を報告することができます。チーム全体でお互いの状況や業務内容を把握できるので、建設的な意見の交換が促されます。

しかも、cyzenには地図上で営業状況を管理する機能もついています。見込み顧客や既存顧客で地図上のマークを変えることなどによって、営業担当者が訪問の優先順位を直感的に判断することが可能です。

情報共有ツールを比較!社内のつながりを強化するツールを目的別にご紹介

⇒「cyzen」の詳しい機能はこちら

②使いやすさが大切!社内共有用ツール

情報共有を強化するには、社内のコミュニケーションを活性化させることが大切です。その代表的なツールが「LINE WORKS」です。SNSの一種であるLINEを企業用にカスタマイズしたツールで、チャットや音声通話により社員同士のやりとりをサポートします。最大のメリットはなんといっても「使いやすさ」でしょう。基本的な性能はLINEと変わらないのですぐに操作を覚えられます。スマホから手軽に画面を閲覧でき、カレンダー機能によってスケジュール管理も可能です。

次に、ビジネスチャットとして人気なのが「Slack」です。Slackはビジネスシーンでの利用を前提として開発された点が特徴といえます。たとえば、間違った内容を送信したとしても後から訂正ができます。ほかのツールでもメッセージの削除はできるものの、修正の利くものが少ないためSlackは重宝されています。情報が常に最新の内容へと更新されていくので、エンジニアやクリエイターのコミュニケーションに向いています。

そして、「ChatWork」も知名度の高いビジネスチャットです。画面が見やすく、タスク管理機能もついているので円滑に仕事を進めたい企業に適しています。そのほか、ビデオ通話や音声通話ができるのもメリットでしょう。ChatWorkは無料で導入でき、月額利用料も基本的にはかかりません。ただし、月額料金を払えばビジネスプランに移行し、管理者を設定することができるようになります。管理者はユーザーを追加したり削除したりできるので、人事異動があった後でも組織に応じたチャットに作り変えられます。

③容量も安全性も大切!データ共有用ツール

共有ファイルを作ってデータを管理している企業は珍しくありません。しかし、こうした方法ではどうしてもデータの並びが雑になり、過去の資料を探しにくくなります。この場合、データ情報共有用のツールを導入してアーカイブしていくのが得策です。

「GoogleDrive」はオンラインストレージとして数多くの企業に用いられているツールです。パソコンでもスマホでも閲覧できるので、リアルタイムの情報共有に向いています。また、資料作成をクラウド上で行って保管すると、使用容量を気にする必要もなくなります。

「Dropbox」もまた広くし浸透しているツールのひとつです。Dropboxの魅力はファイルを保管してから同期されるまでの速やかさでしょう。スピーディーに進行していくプロジェクトでは、情報の遅れが命取りになりかねません。細かな修正、追加もすぐに確認できるのでプロジェクトの全体像を社内で共有できます。また、削除したファイルの復元が可能なのもDropboxの便利さです。120日以内ならファイルを取り戻せるため、ミスも致命的になりません。安全なビジネスを実現するうえでも効果的です。

そして、クリエイティブ業界で使われているツールに「Jector」があります。Jectorはアップロードファイルの容量に制限がなく、さまざまなデータを次々に保管できます。動画や長時間の音声データも容量の心配なく管理できるのは大きなメリットでしょう。しかも、共有しているファイルにコメントを追加することも可能です。単にファイルが並んでいるだけでなく、どれに対して何の作業を加えればいいのかが一目瞭然です。クリエイターに限らず、大規模なプロジェクトを進行させていくためにも役立つでしょう。

4.社内で使う情報共有ツールならcyzenが便利!

どんな情報共有ツールを導入するべきかは、業務内容によって変わります。ただし、リアルタイムでの情報共有と操作性を重視するならcyzenが一番でしょう。cyzenはスマホで簡単に見られて、「報告・連絡・相談」をスムーズにしてくれるツールです。組織全員が同じ方向を目指してプロジェクトを進めていくために、cyzenを利用して業務を効率化しましょう。

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

本コラムでは、ビジネスパーソンを「働くを、もっと楽しく」するためのアイディアの情報発信しています。
この記事が、日々のビジネス活動の手助けになれば幸いです!

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