昨今、労働生産人口は徐々に減少しており、働き手不足が深刻になっています。
国としても、中小企業のIT化は急務の課題であり、このような動画も100万回以上再生されているほど、話題となっています。
会議資料作成やミーティング削減などを実現できるITツールはさまざまあります。
そこで今回は業務効率アップを成功させるために抑えておきたい、ITツールの導入方法を紹介します。

ITツールの正しい導入方法は第一に業務の洗い出し

ITツールを導入する前に一番大切なのは、なにをIT化するかを洗い出すことです。そのためには、業務の見える化を図る必要があります。

業務の見える化を進めるには、まず各部署や各部門でもっている業務や業務フローを抽出して、どのような流れで事業が進んでいるかを確認しましょう。
ここで重要なのが属人的な業務もしっかりと把握することです。
特定の人しかできない業務があるとして、本当に限られた人しかできない業務なのか、それともツールを使えば誰でもできるように業務なのかを見極めてください。

業務別のITツール導入方法

ITツールはさまざまあり、それぞれ特定の業務に適したものを使うことで、効果を発揮します。

ここでは、業務別におすすめのITツールを紹介します。

会議資料作成の手間を減らすならペーパーレス化できるツールを導入

どの企業でも会議を行いますが、会議開催にあたり必要になるのが資料作成です。会議のなかには、そこまで時間を費やさなくてもいいものもあります。
そういった場合にも都度資料を作成していたら、無駄な時間を取られてしまいます。

こういった場合は、課題や案件ごとで資料や情報を共有できるコミュニケーションツールを導入するといいでしょう。
このようなツールであれば、会議の時間も省けるうえに、紙資料を作成しなくてもすむので、用紙のコスト削減につながります。

おすすめのツール

クリックシェア
1.PCにソフトをインストール必要なし!ボタン一つでPC画面をディスプレイ共有可能
2.最大8画面まで同時表示可能
3.スマートフォンやタブレットにアプリをダウンロードするだけで即共有可能

ワンチーム
1.案件や課題など、目的ごとに「トピック」を設定してプロジェクトを進行可能
2.プロジェクトの進捗に合わせて参加メンバーをコントロールできる
3.データのアップロード容量が無制限なだけではなく保存期間も無制限
Polycom Pano
1.最大4つのコンテンツを同時に表示可能
2.複数端末より簡単にコンテンツをシェア
3.コンテンツへの書き込みも簡単

煩雑な名刺管理は専用ツールで解決

多くの企業で悩ましい案件である、「名刺管理業務」についてです。企業が大きくなればなるほど関わる企業が多くなってくるため、打ち合わせのたびに膨大な名刺が集まりますが、名刺を必要な時に探したりすることが時間の浪費に繋がっています。
この問題を解決するのが「名刺管理ツール」です。
ツールを利用することで名刺を簡単に電子化できて、紙ベースでの名刺の管理をしなくて良くなることと保管スペースが必要なくなるので有効活用できるスペースが確保できます。
また、電子化したことにより検索ワードで名刺の企業名や名前などを即座に検索することができるようになるため、該当の名刺を探す業務が格段に効率化されます。
このように、ITツールを1つだけでも活用することで、名刺管理業務の削減や効率化が可能となります。

おすすめのツール

Sansan
1.名刺をスキャンするだけで社内に簡単共有可能
2.名刺データに紐づけて商談内容も管理
3.共通人脈の更新情報や移動情報も更新後通知

PhoneAppli for Salesforce
1.スマートフォンで名刺取り込み可能
2.顧客管理システムと連携可能
3.コミュニケーションツールと連携可能なため、社内チャットとしても使える

HotProfile(ホットプロファイル)
1.名刺管理だけではなく、商談化見込みの高い案件も発掘可能
2.メールの開封状況やWebサイトへの来訪者数もカウント可能
3.名刺データに紐づけてメールや商談・案件情報も管理

日程調整はスケジュール管理ツールを導入する

日々の仕事の中で多くの人が悩まされるのが日程調整です。自分の予定だけではなく、他の人の予定も複数確認してから日程を決めなくてはいけないため、意思決定の時間がかなり遅れてしまいます。
これを解決するのが、「スケジュール管理ツール」です。リアルタイムで反映されるため、非常に便利なものとなっております。
関係者のスケジュールが一目でわかるようになり、自分が入れたい予定を調整しやすくなります。

また、スケジュールを入力すると関係者へメールなどでお知らせできる機能がついているものもあるので、利用することで周知まで一気に行うことができるようになります。
このようなツールを導入すれば、日程調整の簡素化も比較的簡単に行えるといえます。

おすすめのツール

サイボウズOffice
1.ユーザー毎に使える機能を設定できる
2.未読の通知をまとめたり、機能ごとに絞り込んで処理可能
3.データベースを作成・管理できる

Googleカレンダー
1.Googleアカウントだけですぐに無料で利用できる
2.タスク管理・スケジュール管理が共有できる
3.PC・モバイル・タブレットに対応

チームオン
1.スケジュール調整からグループチャットまでの機能を一つに管理可能
2.タスク管理機能では、CSV/PDFでタスクを出力できる
3.ファイル共有だけではなく、プレビュー機能付き

交通費精算を簡略化

主に経理部の業務になりますが、交通費の精算もツール導入で簡略化できます。

経費精算システムサービスを導入することです。初期コストがかなりかかってしまいますが、申請から管理、承認行為、エビデンス保管まで完璧に行えるようになります。設備投資資金に余裕がある場合に活用できます。

スケジュール管理も交通費精算もcyzenアプリで簡単に管理できます。
導入もしっかりサポートで楽々簡単に!
こちらからも詳しくツールを紹介しています。

ITツール導入で無駄を省いていく

労働力の中核となる15歳以上65歳未満の生産年齢人口は、年々減少つまり、働き手が少なくなってきているということです。

引用元:https://www5.cao.go.jp/keizai-shimon/kaigi/minutes/2017/0125/shiryo_04-2-3.pdf

このような時代を迎えている現代では、ITツールを用いた業務の簡略化を図る必要があります。ですが、ITツールはむやみやたらに導入しても意味がありません。しっかりとどのような業務を簡略化できるかを洗い出して、検討する必要があります。

横溝 龍太郎

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

本コラムは、ビジネスパーソンを「働くを、もっと楽しく」するためのアイディアの情報発信しています。
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