名刺交換は営業活動には欠かす事の出来ない自己紹介の方法ですが、その名刺の保管方法は少し前までとは違ってきているのが現状です。効率良く保管・活用する事が可能になってきています。ここでは、名刺管理のデジタル化についてお話いたします。

名刺管理の目的を見直す

まず改めて名刺管理の目的についてです。
一度営業活動をした相手の情報を無くす事は、失礼な上に、今後の取引に大いに関わってきます。

仕入れた情報を上手に活用していく為に名刺管理は重要課題であり、またその保管方法は売上にも大きく関わってきます。

では、どんな名刺管理をすれば売上は上がるでしょう。
まずは根本的な名刺保管・管理にかかる手間・時間を削減する事です。名刺管理を後回しにすると、業務の負担になります。
簡単に管理する事が可能になれば名刺を探す時間も削減され、タイムロスを減らす事が出来るので、他の業務に集中できます。

名刺は常に増え続けるものですが、追加した情報をリスト化していく事で、営業しやすくなり、更に商談後のフォローもしっかり行う事が出来ます。
この様に名刺管理は情報を引き出しやすくし、効率的に売上を上げる事が目的になっています。

名刺管理における課題

今までの名刺管理の課題点は、どんどん増える名刺の収納スペースが足りなくなってしまったり、たくさんある顧客情報の中から必要な名刺を探すのに時間がかかってしまい、活用しづらいという課題がありました。
また、会社単位で名刺を使用したい時に個人でしか管理出来ない情報になってしまいがちでした。

名刺管理ソフト導入のメリット

そんな課題を解決するのが名刺情報をデジタル化して管理する方法です。
その方法の一つに、名刺管理ソフトを使用することがあります。
導入する事のメリットは次の通りです。

1つ目は、名刺管理をデータ化する事により業務が効率的になります。
多くのデータから検索が可能になり、システムが整理をしてくれたり、交換した日付別に振り分けたりしてくれますので、名刺の活用がよりスムーズになります。

2つ目は、名刺管理ソフトを導入すると、他の社員が交換した名刺の情報も共有出来るようになります。
自分が名刺交換をした方以外の情報を見る事が出来れば、人脈が広がり、商談が成立しやすくなります。

3つ目は、スペースを確保する必要が無くなります。
紙媒体の名刺は嵩張りますので、デジタル化する事によって圧倒的にスペースは削減されます。
また会社毎に名刺を分けたりする必要も無くなりますので、手間も削減されます。

名刺管理ソフトで出来ること

メリットもたくさんある名刺管理ソフトですが、一体どんな機能があるのでしょうか?
まずスマートフォンによる写真撮影で名刺の情報を読み取る事が可能です。
一度読み取ると社名や部署名、電話番号をテキスト化する事が可能です。その情報はどこからでも検索が可能になります。会社にすぐに戻れない時、今すぐ相手の情報を思い出さなくてはならない時、名刺管理ソフトはとても役に立ちます。
更にデジタル化する事により他のアプリとの連携が可能になります。
連携する事によりメッセージ送信機能や検索も行えます。
次に、セキュリティ機能があるので、安心です。
名刺は貴重な情報がつまっており、情報漏洩などしてしまっては、会社の信用を損ないかねません。
その点でも、セキュリティ機能が備わったソフトを選びましょう。

失敗しない名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトを選ぶ際は、
*コスト
*登録可能数
に注目しましょう。

コスト

まずコスト面です。
無料のソフトも有料のソフトも存在するのですが、今までの名刺管理の方法でも満足して居た方には、あまり高いソフトは魅力ではないかもしれません。
高機能な名刺管理ソフトに予算をかけるのか、或いは無料の簡易的なソフトでコストを抑えるのか。
コスト面も気になるところです。

名刺登録可能数

次に登録できる名刺の枚数です。会社の規模、歴史により必要な数も変わってくると思いますので、しっかり確認する事が大事です。そのソフトに慣れてきた頃にソフトを変えるなんて嫌ですよね。

仮にスタートアップ企業でも、今後名刺が増えることは想定されます。なるべく余裕を持った登録数のものを選びましょう。

名刺管理は自社に必要な機能が備わった物を選ぶ!

あらゆる機能があるソフトの中から自社の必要性に近い物を見極め、効率を上げる事によって売り上げにも繋がります。
名刺管理ソフトを導入すれば、管理も楽になるうえに社内やデスクの省スペース化も図れますよ。

横溝 龍太郎

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

本コラムは、ビジネスパーソンを「働くを、もっと楽しく」するためのアイディアの情報発信しています。
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