新しい働き方として導入する企業も増えているモバイルワークは、業務を効率よく進める、意思決定を迅速化するなどのさまざまなメリットが期待されています。しかし、モバイルワークの導入前に、具体的にどのような方法で導入を進めるべきかを確認すべきだといえるでしょう。そこで、モバイルワークのメリットやデメリット、導入方法について紹介します。

1.モバイルワークの働き方とは

モバイルワークとは、ノートパソコンやタブレット、スマートフォンなどのモバイル端末を使用して社外でも業務を行える働き方です。在宅ワークや電車やタクシーなどの移動中に報告書を作成するなど、場所と時間にしばられない働き方であるともいえます。

2.モバイルワークを導入するメリットとは

モバイルワークを導入することによって、社外の人間が社内の共有データにアクセスできます。チャットツールを利用することでリアルタイムでコミュニケーションをとることが可能になり、ウェブ会議システムを導入すれば、離れた場所に居る相手とも資料や意見を交換できるようになります。会議だけのために帰社しなければならないこともなく、業務効率は格段にあがります。これらのことがモバイルワークを導入するメリットだといえるでしょう。

例えば、社外での訪問や商談などが多い職種の場合、アポイントの合間に社内ミーティングなどがあれば都度帰社しなければならず、移動時間が多くなります。しかし、モバイルワークを導入していれば社外からでも参加できるため、移動時間を短縮することにつながるのです。

移動時間が短縮されることにより、移動に割いていた分の時間を業務に充てられるため、残業代・会社の光熱費なども削減することにつながります。関連して、残業をしないよう推進する、有給休暇の取得を推進するといった企業の理想も実現しやすくなります。さらに、残業が少なくなりプライベートな時間が確保しやすくなると、従業員の企業に対する満足度もあがり、気持ちに余裕が生まれるでしょう。プライベートが充実し、日常的に仕事のストレスを発散できれば仕事に対するモチベーション維持・向上も期待できます。

3.モバイルワークの課題とデメリットとは

モバイルワークの導入は、従業員にとっても企業にとってもメリットが大きいものの、課題もクリアする必要があります。まずは、セキュリティについての課題とデメリットです。モバイルワークを導入するにあたり、最重要課題はセキュリティ対策です。社外に企業の情報を持ち出したうえでアクセスすることになるため、リスクが高くなるでしょう。

例えば、使用するモバイル端末がウイルスに感染した場合、端末内にあるデータや企業の知的財産であるファイルが漏えいする可能性があります。セキュリティ対策として、必ずウイルス対策ソフトをインストールすることや、それぞれの端末ごとにアップデートを行うこと、重要なデータやファイルは可能な限り持ち出さないことが重要です。特に、ウイルスに感染しやすいとされるUSBフラッシュメモリは使用せず、メールやサイトも開かないようにするなど、モバイルワークをする一人一人がセキュリティのリスクを意識することも大切だといえます。

また、端末の紛失や盗難に遭う可能性もあります。対策方法は、データの入った端末を紛失、盗難された際にデータを削除するための遠隔データ消去ソフトをインストールすることが挙げられます。また、スマートフォンにはクリップ付きのストラップを装着し、カバンに固定するなど落下や紛失防止のために工夫をすることが大切です。さらに、業務終了後にはカバンや端末の管理を徹底し、タクシーやトイレの中、飲食店などに置き忘れないようするといった、個々の意識の面でも対策を行わなければなりません。

最も気をつけなくてはならないことは、導入する際にコストがかかることです。モバイルワークを行う環境を整備するためには、いくつかのデバイスやさまざまなシステムを導入しなければなりません。例えば、ウイルスの感染を防ぐセキュリティ対策、社外からデータを閲覧するための業務インフラを整備するなどです。モバイルワークの導入にかかるコストと業務効率化などのさまざまなメリットを比較して、どのデバイスやシステムを用意すべきかを検討する必要があります。

4.モバイルワーク導入の準備

モバイルワークを導入する際には、企業ごとに行いたい運用方法やモバイルワークを導入する対象者などを整理し、それぞれに合うシステムやデバイスを選ぶことが重要です。基本的に、資料のチェックやスケジュール管理システムへアクセスするのであれば、タブレットやスマートフォンを導入する必要があります。端末の導入と同時に、モバイルワークに必要なソフトのインストールやセキュリティ対策も行わなければならないでしょう。

5.モバイルワークならcyzenで一括管理

モバイルワークをスムーズに導入するためには、さまざまな情報を管理し、情報へアクセスできるサービスを利用する方法が有効です。
cyzenの基本機能では、スマホやタブレットを使って営業の記録や訪問予定を楽しくチェックすることができます。業務報告書もスマホひとつで作成できるので、オフィスや別の営業先にいる同僚ともスムーズに共有・意見交換が可能です。

また、cyzenはいくつかのプランから働き方に合ったものを選択できるため、不要な機能に料金を支払う必要もありません。資料や写真の閲覧が可能なゴールド・プラチナプランにはパスワードロックサービスもついているため、課題であるセキュリティ対策もクリアし、安全かつ簡単にモバイルワークを導入できるでしょう。

cyzenは30日間の無料トライアルを実施しているので、安心して始めていただけます。
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