この数年「働き方改革」というワードが認知され、残業に対する関心が高くなっています。すでに一部の企業では、残業を禁止・規制し、できるだけ残業をなくそうという動きもでてきているようです。
しかし、実際には多くの企業で過度な残業の風潮が残っているのも事実。
そこでこの記事では、残業が引き起こすデメリットや残業なぜう生まれるのか、そして残業を減らすにはどうしたら良いのか解説します。

残業のデメリット

近年「働き方改革」といわれ残業を減らすという動きが活発化しています。すでに複数の企業で残業を少なくする仕組みを整えるという動きもでてきています。また世間からも残業を減らす取り組みをしている企業の評価が高く人材を得るためには残業を減らす取り組みをすることは必須になってきています。
ではそもそも、なぜ残業を規制する動きになってきたのでしょうか。残業はなぜいけないのでしょうか。そこで残業が引き起こすデメリットについてまとめてみました。

スケジュール管理が疎かになる

慢性的に残業が行われるようになると、社員のスケジュール管理が疎かになります。
やらなければいけない仕事量が多くてどうしも残業をしなければいけないという場合もあります。しかし常に「残業をして当たり前」という風潮ができてしまうと社員が残業ありきで仕事をするようになり、本当は日中にやり終えることができる仕事量なのにスケジュール管理ができていないため残業をしなければいけなくなるという状態に陥ってしまう可能性あります。
そうなると人件費や光熱費にも無駄がうまれ、生産性の低下にも繋がってしまいます。
できるだけ定時に帰れるよう仕事のスケジュールをたて効率的に仕事を進めるという意識を社員に持ってもらうことが重要になってきます。

モチベーションが下がる

残業があるということは、それだけ社員個人のプライベートな時間を奪っていることになります。
社員の中には仕事のモチベーションを個人的な趣味、家族との時間などがあることによって維持している人もいます。
その時間を奪ってしまうことは社員のモチベーション低下に繋がりかねません。社員のモチベーション低下は生産性が落ちるだけでなく、事業アイデアが生まれるのか、営業成績など会社の事業に直接影響を与える可能性があります。そのため社員のプライベートな時間をきちんと確保してあげることが会社全体を円滑に運営していくためにも重要なのです。

体調に影響を及ぼす

長時間の残業が社員の体調に悪影響を及ぼし生産性の低下につながる可能性があります。
残業の長時間化や、長期間の慢性的な残業は社員にとって身体的にも精神的にも大きな負担になりかねません。そのような負担が積み重なることによって社員の体調不良を引き起こします。
また社員の中にも様々な体質の人がいることも把握しておかなければいけません。
残業があっても体調を崩さない人や短時間の残業でも積み重なって体調不良を起こす人もいます。
そのため体調不良の社員がいないからといって安心するのではなく、できるだけ社員の残業時間を減らすように心がけることが大切です。

人件費がかさむ

残業が増えるということは、残業代をはらわなければいけないので人件費が増えるということです。
経営的な視点だけで見れば、残業代が増えてもそれ以上の生産性を保っていれば問題ありません。
しかし実際のところこれまで解説してきたとおり、残業を増やして生産性をあげるということは非常に難しいですし、社会風潮的にみてもそれは過去の考え方だという認識をされています。
そのため社員の残業は、人件費の増加と生産性の低下につながるのでできるだけ減らす必要があるのです。

残業が生まれる環境とは

近年残業を減らすという風潮になってきてはいますが、現状多くの企業で慢性的な残業が残っています。
残業は良くないと言われ続けているのになぜ残業が多く残ってしまっているのでしょうか。残業が生まれるのには、社員個人の能力というよりは会社内の風潮や人材不足のような社員が置かれている環境が大きな要因です。
そこで次に残業が生まれてしまう環境はどのような環境なのかということについて解説していきます。

業務過多/人材不足によるしわ寄せ

残業が減らない1つの大きな理由として、人材不足によって1人あたりの業務量が多く仕事が終わらずに残業をしているということが考えられます。
事業の業務量に対して人材が少なすぎるためどれだけ頑張っても日中の仕事時間だけでは業務が終わらずに仕方なく残業をしている状態です。
「人手不足」が盛んに叫ばれている現状では人材獲得はかなり難しいでしょう。
しかし、業務量が多すぎる場合は、新しい人材の獲得、生産性を上げる仕組みの導入、事業の見直しを行い残業を減らす施策を行う必要があります。

昔ながらの会社の体質

2つ目は会社の体質で残業が減らないという問題です。これは昔からある伝統的な企業によく見られることですが、「残業することは良いこと」「残業までして働く社員は優秀」という風潮があります。このような風潮が社内に残っているため会社の体質として残業が減らないという状態が生まれてしまいます。
残業を減らそうとするどころか推奨する風潮では絶対に残業を減らすことができません。
しかし、このような会社の風潮を変えるのはなかなか難しいことです。社員研修や人事などで根気よく改革を図っていくことが望ましいでしょう。

上司が残業しているため帰りづらい

2つめに挙げた会社の体質で残業が生まれているというのとも少し繋がりますが、上司が残業をしていて帰りづらいという状況も残業風潮に影響を与えています。
特に上の年代の社員は高度経済成長期の会社で残業を奨励する流れのなかで働いてきた人が多いです。そうなるとやはり遅くまで残業する上の年代の上司が多いと言う状況になります。そうなると部下は上司に気を使い上司が帰るまで席を立てず、その結果残業をしてしまうという状況にもなりかねません。

無駄な残業を減らす方法

これまで残業をすることによるデメリット、そして残業が生まれる原因について解説してきました。
では、どうしたら残業を減らすことができるのでしょうか。
残業を減らすために行うべき取り組みについて紹介していきます。

残業を申請制にする

最初の方法は残業を申請制にすることです。残業をするためには上司に残業の申請をだして許可を貰う必要がある仕組みにしてしまいます。
そうすると残業をするためには1つ手間が増えるので、気軽に残業ができなくなるでしょう。
社員のなかでは申請するくらいなら定時までに頑張って終わらせようという風潮を作り上げることができます。

タスクを可視化する

残業を減らすには「誰が何をどれだけやっているのか」を可視化する仕組みを作ることも有効的です。
タスクをきちんと可視化することによって、仕事の効率が悪くて残業が生まれているのか、それとも単純に1人の仕事量が多すぎるため残業が生まれているのか、という残業が無くならない原因が具体的に分かるようになります。
それがわかれば残業を減らすために、仕事に分配や人事を変えるのか、社員教育に力を入れるべきなのかなど具体的な対策を立てることができます。
そのためにもまずは社員のタスクを可視化できる状態にするのが大切です。

業務改善ツールを導入した効率化

業務改善ツールを導入するというのも1つの方法になってきます。
具体的には、SFA(営業支援ツール)、CRM(顧客管理ツール)、などを導入して社員の業務効率を高めて、さらに業務の可視化を行うことです。
これらのツールを上手く使えば、情報の一元管理や社員同士の情報共有など業務の効率化、また無駄な業務を減らすことができるので生産性が上がり残業を減らすことができるでしょう。
特に業務効率化のために複数のシステムやツールを並行して導入している企業は一度見直しを行う必要があるかもしれません。複数システムに同じデータを打ち込む重複した入力、情報が様々なツールに分かれているために起こる分析の非効率化などが起こっている可能性があります。
一度導入しているツールを再検討し情報を一元的に管理できるシステムへの移行を検討してはいかがでしょうか。

cyzenアプリなら業務効率改善も簡単に

残業が特に多くなってしまう営業マン。売り上げを伸ばし残業を減らすには業務も効率化する必要があります。
Cyzenアプリならスマートフォンで効率的に営業支援を行うことが出来るので簡単に業務効率が改善できます。
詳しい機能などはこちらからもご紹介しています。

会社の体制を見直す

そして最後に会社の体制を見直すということです。
会社の体質として残業文化があるという場合、いくら仕組み上残業を減らそうとして残業は無くなりません。そのような場合は、人事異動などで体制を見直すことによって残業を減らす文化を作ることが必要になってきます。
会社の体制を変えることによって、会社内の雰囲気は大きく変わります。それに伴い残業を減らす風潮を社員に定着させる仕組みを導入することでスムーズに残業を減らすことができるでしょう。
仕組みを導入してもなかなか変わらない場合はこのような手法を使ってみるのも1つの手ですよ。

残業の質に目を向ける

これまで解説してきたように残業にも様々な質があります。中には会社の事業成績や信頼に関わるようなどうしても行わなければいけない残業もあるはずです。
そのため残業を一概に禁止というように決めるのでは無く社員にはその残業は本当に必要があるのか、どうしてもしなければいけない残業なのかを考える風潮を作ったり、仕組みを整備したりすることでより生産性が上がるのではないでしょうか。
そして「残業をできるだけ減らす取り組みを行っている企業」であると認知されることによって人材獲得も容易になるでしょう。残業を減らす取り組みは、結果的に事業成績や生産性のアップにも繋がります。