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生産性の高いリモートワークの3つのルールとは?マネージャーとしての心得と運用ルール

生産性の高いリモートワークの3つのルールとは?マネージャーとしての心得と運用ルール

・「リモートワークをはじめたいが何からやればいいのか?」
・「急にリモートワークになったが、部下をマネジメントできない。」
・「リモートワークで生産性をどう出すのかわからず、部下が野放しになっている。」

などなど、あなたはこのような悩みをお持ちではありませんか?どのようにリモートワークを行い、生産性をアップさせるために、何から始めたらいいか...不安ですよね・・・。
過去に導入してみたけどうまく使いこなせなかった、という方もいるのではないでしょうか?

でも、大丈夫です!

この記事を読めば、

・リモートワークの歴史
・リモートワークの失敗ポイント
リモートワークする際にマネージャーとして気をつけること
・生産性を上げるためのリモートワークのポイント


がすべて分かります!

とにかくリモートワークをしたいが、何からはじめたら良いかわからない中小企業の経営者の方や、マネージャーの方、リモートワークを検討しているが、何から始めればいいのかわからない大企業のマネージャーの方など、必見の記事となっております!

どうぞ最後までお付き合いください。

リモートワークの歴史

リモートワークの2018年現在の状況を見てみましょう。日本では、13.9%がリモートワークをしているということで、コロナ前の世界では、まだまだ、リモートワークをしている人は少数派でした。

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テレワークは、1970年代に元NASAの科学者がカリフォルニアの大学でのプロジェクト「テクノロジーを使うことにより通勤しないで仕事ができるのか」を試みたことから始まりました。
その後、1980年代に入りパーソナルコンピューターの普及に伴いテレワークは増加傾向になりました。
ここまでが、テレワーク1.0時代です。

その後、1990年代に入り大企業が従業員の働き方の柔軟性を求めてリモートワークを取り入れました。しかし、IBMやアメリカヤフーのような大企業がテレワークの採用を辞めました。
理由はそれぞれ違いましたが、日本では、2017年7月24日から東京オリンピック2020を見据えて、総務省、厚生労働省、経済産業省、国土交通省、内閣官房、内閣府により、東京都及び経済界と連携し、東京オリンピック・パラリンピック競技大会を契機とした働き方改革の国民運動を展開しました。
2020年東京オリンピックの開会式にあたる7月24日を「テレワーク・デイ」と位置づけ、交通機関や道路が混雑する始業から10時半までの間、一斉テレワークを実施する企業・団体を募集しました。
ここまでが、テレワーク2.0の時代です。

2019年末頃より「新型コロナウイルス(SARS-CoV-2)」が中国の武漢市を中心に出現し、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の患者数が世界中で増加し、世界保健機関(WHO)のテドロス・アダノム・ゲブレイエスス事務局長が3月11日、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の流行を「パンデミックとみなせる」発表しました。

世界各国は、これに伴い「ロックダウン」などによる外出規制、行動制限措置に踏み切ったことから、企業活動、特にデスクワークの社員は、強制的にリモートワーク、テレワークに切り替えることになりました。このリモートワーク強制による時代をリモートワーク3.0と読んでいます。

 

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IBMは2009年、173か国38万6000人の社員のうち、40%が遠隔勤務をしていると公表していました。遠隔勤務制度の導入により、IBMは各地のオフィスビルを計20億ドル(約2250億円)近くで売却できましたし、賢いビジネス戦略として、広まっていくことになりました。

米Yahoo!では、2013年3月に当時のマリッサ・メイヤー最高経営責任者が、テレワークを行なっている全社員に対して、オフィス勤務に移行するよう指示するメールを送信するまで社員の25%がテレワークを行なっていました。
 
 

スクリーンショット 2020-05-08 10.42.422社のテレワーク先端企業の失敗はとても有名ですので、ご存知の方も多いのではないでしょうか?

一方で、GAFA(ガーファ)米国のグーグル、アマゾン、フェイスブック、アップルの4社は、そもそもリモートワークを推奨していないようです。理由の一つとして情報セキュリティ観点があるようですが、GAFAは有名建築・豪華カフェテラスなどで、スタッフが来たくなるオフィス設計をすることでパフォーマンスの向上を呼び寄せる環境の用意をスタッフにしています。

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コロナ禍でのリモートワークの状況

それでは、コロナウイルスによるパンデミック環境下で、GAFAはどのように対応しているのでしょうか?各社在宅勤務にしているようですが、細かく見て行くと各社によって対応に違いはあります。
グーグル社は、11.9万人の社員は在宅勤務の一方で、グーグルのオフィスで働いているが直接雇用されているわけではない13万5000人の派遣社員や請負業者にとって、在宅勤務は選択肢にないそうです。
グーグルは、正社員以外が遠隔地からログインして仕事をすることを許可していないため、該当者はオフィスに出向くか、仕事を辞めるかの選択を迫られているということです。

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一方、コロナ禍での日本企業のリモートワークの状況です。以下のとおり、資本金の大きさによって大きな格差が出ています。資本金1億円未満は、リモートワーク比率20%なのに対して、資本金1億円以上は、50%近くがリモートワークを実施しています。このように会社の規模によって格差が生じてしまう理由は、リモートワークの規定であったり、ITツールなどの整備状況による差と言われています。

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厚生労働省は4月30日、LINEの公式アカウントにおいて、サービス登録者に対して「新型コロナ対策のための全国調査」を3回にわたって実施した分析結果を公表しています。そのなかで、テレワーク導入については4月12~13日時点で全国平均27%とし、緊急事態宣言前に比べ大きく伸びたものの、政府目標の7割には届いていない結果としています。

※調査の実施について:厚生労働省は、3月30日付でLINEと「新型コロナウイルス感染症のクラスター対策に資する情報提供に関する協定」を締結しまして、それに基づき、3月31日~4月1日に第1回、4月5~6日に第2回、4月12~13日に第3回を実施しています。

※調査対象について:15歳以上110歳以下。LINEによれば、第3回についてはアンケート送信数8329万7823人に対して、有効回答者数は2377万9431人(回答率28.5%)としています。オフィスワーク中心(事務・企画・開発など)に従事しているテレワークの実施率は、緊急事態宣言前と比較して全国的に増加しているものの、全国平均で27%となっています。

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リモートワークで出来ること、出来ないこと

そもそもリモートワークに向いている職業と、そうで無い職業はどのような職業があるでしょうか?一般的には以下の表でまとめることができます。

リモートワークにし易い業務の特徴

・セキュリティ面に問題が無い業

・一人で完遂できる業務

・分業化された業務

・考える業務

・アウトプットが電子化される業務

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リモートワーク出来ない、あるいは向いていない業務はある意味、モバイルワークという、いわゆる、会社の外で仕事をしている業種とも言えます。これらの仕事は一般的にデジタル化が難しい仕事とも言えます。これらの仕事を如何にデジタル化していくかということは、アフターコロナの世界でも求められていくと考えています。

生産性の高いリモートワーク 3つのルール

一般的にリモートワークを成功させることは、非常に難しいことが歴史を見てご理解頂けたかと思います。一方でリモートワークで生産性を上げるためのルールというものもありますので、ここで紹介させて頂きます。具体的な説明に入る前に、リモートワークがうまくいくための前提条件の会社の文化ということがあります。

1.成果重視の会社文化!

2.お互い信頼関係がある!

3.全社が対象になっている!(不公平感が無い)

このような会社文化があれば、リモートワークは成功し易くなると考えます。理由は、リモートワーク環境下ではより成果主義に偏りがちになりますし、お互いの信頼関係がないと、プロセスの見える化や情報の共有が出来ないと思いますし、不公平感があると、リモートワークできる人、出来ない人の間の不信感に繋がってしまうためです。

第1のルール 規則をわかりやすく、ガチガチに!

集団生活で大切なことは規則です。特にリモートワークは目に見えない人をマネジメントするという難しい課題にマネージャーは取り組むことになります。成果だけ出ていればいいじゃないか?というマネージャーもいますが、リモートワーク環境下では、自ずと成果主義に組織は偏ります。
それはそれで良いことですが、一方で成果が出ないと、より追い込まれ易くなりつぶれてしまうスタッフも出て来ますので、まずは、リモートワーク規定の策定と情報セキュリティ観点の統制ルールを策定することが大切です。その次に具体的なシステムを採用するなど、ツール選定と、運用ルールを決めて運用していくことが大切です。

以下が、チェックリストですので、ご自身の職場環境でチェックしてみてください。

☑リモートワーク規定をつくる
☑情報統制規則を決める
☑出退勤システムを利用する(裁量労働にするか?)
☑Zoom朝礼と終礼開催
☑体調管理制度(検温報告)
☑予定は全てスケジューラーに記入
☑連絡はチャット、基本オール(たこ壷禁止)
☑リモートワーク
☑実施場所の報告


文句を言う人に対しては、徹底的に皆の前で説得し、理解出来ないなら、部署移動か辞めていただく。

【例:cyzenのスケジュール表】
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【例:cyzen位置情報,残業時間、インターバル時間などの共有】アプリ

リモートワーク環境下で、位置情報を共有することで、自宅で勤務している証明となり、外出抑制など安全性の担保となります。

次に、第2のルールを見ていきましょう。

第2のルール 業務プロセスを透明化する!(データドリブン)

今回のコロナウイルスは、多くの人々にとって、デジタルの活用、デジタル化という観点ではデジタルを使う機会になっていると思います。日本の公立学校のオンライン化は、2020年5月現在進んでいません。理由は、システムの準備や、指導要領の標準授業時間数にオンライン授業を行っても含まれないなどの規定があるということです。しかし、今後のオンライン化は前向きということで、今後もこのデジタル化の流れは止められないでしょう。

企業のオンライン化は、柔軟に規定を変更した後、コロナウイルスのピンチをチャンスと捉えて、思い切ってデジタルツールを採用することをお勧めします。

以下、チェックリストです。

☑業務フローをつくり共有する
☑分業化する
☑分業化のテンプレートを作成する
☑業務プロセスを定量化する
☑責任の所在を明確にする
☑共有ツールを導入し共有する
☑入力ルール(期日、時間等)を決める
☑失敗したら(ツールなど)すぐ変える
☑スピード優先

【例:redfoxの営業KPIの実例】スクリーンショット 2020-05-08 14.34.33

リモートワーク環境下だからこそ、毎日の成果がわかり、そして共有することが大切です。また、データ化することで、共有も容易にチーム内でできますし、編集、変更、削除も簡単に行うことができます。

ぜひ、デジタルツールを採用して、プロセスを見える化することをお勧めします。

第3のルール コミュニケーション量を増やせ!

最後のルールです。

リモートワーク環境下ではコミュニケーションは意識して増やさないと減ってしまいます。

従って、経営層、ミドルマネジメント、スタッフ階層関係無く、コミュニケーション量を向上させることを意識することをお勧めします。

以下、チェックリストを見ていきましょう。

☑社内SNSか社内チャットの導入
☑お互いいいね!をしまくる
☑役職の人ほど、早くいいね!をする
☑社長、部長、役職の人にも遠慮なくいいね!する
☑Zoom等で常時接続ルームをつくる(帰る場所、居場所)
☑HRシステムかスプレッドシートなど導入し評価共有
☑オンライン飲み会、オンラインランチをやる
☑一週間に一度1on1(KPIフィードバック)
☑全体会(グループ会)は毎日(朝礼、夕礼等)実施

まとめ

いかがでしたでしょうか?

この記事では、リモートワークの歴史から、リモートワークはある意味失敗の歴史であることを学びました。
そして、実際にリモートワークにし易い、例えば事務やデザイン等の業務、一方でフィールドワーク、工場、生産、メンテナンスのようなリモートワークにしづらい業務があり、これらの仕事はモバイルワークと言われるように、もともとオフィス外で行っている仕事であるがゆえに、リモートワークしづらいですし、一方でデジタル化が遅れている分野でもありますので、今後アフターコロナ世界においては、これらの業務如何にデジタル化し、効率を見える化することによって、生産性を高めていくかがポイントになると考えています。

最後に、生産性の高いリモートワークの3つのルールについて、レッドフォックス社の事例を中心に説明しました。

ぜひ、良いポイントがあれば、採用して頂ければ幸いです。
なお、より具体的なツールなどを知りたい方の記事も今後追加していきます。

それでは、ここまでお付き合い頂き有難う御座いました。
皆様のリモートワークの成功を心より祈ります。

 

 

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

ヤマハ発動機株式会社においてブランドマネジメント、マーケティング、新規事業構築、事業企画、役員秘書などに携わる。『パスクル』プロジェクトリーダーとして、グッドデザイン賞受賞、シェア50%達成に貢献。    2016年にレッドフォックス入社。マーケティング、PRの責任者。 2018年に取締役COO就任。 グロービス経営大学院修了(MBA)成績優秀者(TOP5%)。

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