「営業の行動管理をしたいが、どうすればできるのか？」
「そもそも営業に行動管理って必要なのか？」
こういった悩みを持たれている方もいらっしゃるのではないでしょうか。特に訪問営業などの外回り業務では営業の行動が見えづらく、管理するのも大変なことと思います。
結論、行動管理は様々なメリットがあるので、まずはできるところから数値目標を設定することをおすすめします。その際に、行動管理に適したITツールを導入することが重要です。
本記事では以下について解説していきます。
行動管理とは
行動管理とは、各営業メンバーが営業目標の達成に向け、必要な行動を十分に取れているかを管理するプロセスです。
通常、営業管理は成果に焦点を当て、受注件数や金額などの成績に基づいて評価されがちです。しかし、受注に至るまでのプロセスや行動量はあまり評価されないことが多いため、成績が良い人とそうでない人との差が広がりがちです。このような状況では、成績が改善されないままで問題が解決されません。
行動管理では、架電数や訪問数などの行動量を重視し、営業活動でボトルネックとなっている部分を明確にすることができます。営業メンバーの行動をデータ化し、どの部分に課題があるかを特定することができます。そして、不足している部分を改善するための的確な指導が行えます。
結果として、営業力を向上させ、より良い成績を達成することができるのです。行動管理は、成果だけでなく、その成果を生み出すためのプロセスを重視するアプローチとして、営業チームにとって非常に有益なものです。
行動管理で見るべき指標
営業の行動管理において重要な指標は、営業プロセスの効率や効果を評価するために用いられます。以下は、営業の行動管理で見るべき主要な指標です。
顧客へのコール数
顧客へのコール数は、営業担当者が顧客に電話をかける回数を示す指標です。これは新規顧客獲得や既存顧客との関係構築、製品やサービスの提案、問い合わせ対応など、営業活動の中での重要な一環です。
顧客へのコールは直接的なコミュニケーション手段であり、顧客との信頼関係を築くために必要です。
平均的な顧客へのコール数は業界や営業担当者によって異なりますが、新規ビジネスを獲得しようとする場合、顧客へのコール数は多くなる傾向があります。逆に、既存顧客との関係を維持・拡大する場合、コール数は相対的に低くなることがあります。
そのため、顧客へのコール数だけを単純に追求するのではなく、質の高いコールをかけているかについてもチェックが重要です。顧客のニーズを理解し、的確な提案やサポートを提供することが大切です。
新規の訪問件数
新規の訪問件数は、新規ビジネス機会を発見し、顧客ベースを拡大するために営業担当者が新規顧客に接触する回数を表します。これは、企業が成長し続けるために重要な活動の一部であり、新たなビジネス機会を見つけ、関係を構築するのに役立ちます。
訪問件数を追う際は、訪問の数だけを追求するのではなく、質の高い訪問を行うことが重要です。新規の訪問が顧客に価値を提供し、関係を築くことができるかどうかを考慮しましょう。
また、新規の訪問後は適切なフォローアップを行い、興味を持った顧客との関係を維持しましょう。訪問だけではなく、フォローアップ活動も成功に不可欠です。
商談件数
商談件数は、営業担当者が特定の期間内に実施した商談の数を示す指標です。商談とは、潜在的な顧客との対話や交渉、提案を含むビジネス活動の一部であり、これによって新規の取引や既存の顧客との関係を深め、売上を拡大するチャンスが生まれます。
商談件数を評価する際には、商談の数だけでなく、その質も重要です。商談が単なる数値ではなく、質の高い商談であることが重要です。品質の低い商談は、無駄な時間を割いたり、リソースを浪費したりする可能性があります。
また平均的な商談件数は、組織の目標に合わせて設定されるべきです。過度な商談活動は他の重要な業務に時間を割かせる可能性があるため、目標に合わせたバランスを保つことが重要です。
パイプライン数
パイプライン数は、営業担当者が現在進行中または将来的に期待されるビジネス機会（商談）の数や金額を示す指標です。これは、新規の顧客や既存顧客との商談、提案、見積もりなどの段階にある潜在的な収益を表します。業界や企業によって異なりますが、一般的には営業担当者ごとに数十から数百の商談が存在することが一般的です。
パイプライン内の商談は進行状況に応じて更新されるべきです。商談の進捗を定期的に追跡し、段階を進めていくことが重要です。進行中の商談や停滞している商談を特定し、適切なアクションを起こすことが必要です。
また、パイプライン数は売上の予測に影響を与えます。したがって、パイプライン内の商談が実際にどれだけ収益に結びつくかを正確に予測することが重要です。進捗の追跡と適切な見込み客の選定によって、予測の精度を向上させることができます。
受注までのリードタイム
受注までのリードタイムは、営業プロセスの中で、顧客との最初の接触から実際の受注または取引の完了までにかかる時間の期間を示します。この指標は、ビジネスが潜在的な顧客から収益を獲得するまでの効率性や速さを評価するために使用されます。
一般的な基準としては、数週間から数か月が一般的です。製造業など大規模なプロジェクトやカスタム製品の場合に長いリードタイムがかかることがありますが、小売業やサービス業ではリードタイムが比較的短いことが多いです。
長すぎるリードタイムは競争力を低下させる可能性があるため、企業は効果的なプロセス改善を検討することが重要です。自動化、効率的なコミュニケーション、ボトルネックの特定と解決など、改善のための取り組みを行うことができます。
各フェーズの転換率
営業の行動管理において重要な指標は、営業プロセスの効率や効果を評価するために用いられます。以下は、営業の行動管理で見るべき主要な指標です。
- ①リードから商談への転換率…
- リードが商談に進化する割合を示します。商談は、顧客との具体的な対話や交渉の段階です。 平均的な基準は業界や市場によって異なりますが、一般的には10%から30%の間が一般的とされています。 リードから商談への転換率を高めるためには、リードの質を向上させ、的確なプロスペクトに焦点を当てたり、迅速なフォローアップを行ったりすることが重要です。
- ②商談から受注への転換率…
- 商談が最終的に契約に結びつく割合を示します。 一般企業における平均的な基準の例: 商談から受注への転換率は業界によって大きく異なりますが、一般的には20%から50%の範囲が一般的です。 商談から受注への転換率を向上させるためには、顧客のニーズを正確に理解し、適切な提案を行うことが不可欠です。
商談内容など定性面の確認も重要
定性面の確認は、数字や数量だけでなく、営業活動の質や効果に焦点を当てる重要な要素です。数字は成果を示す一方で、定性面はその成果がどのように達成されたかや、顧客との関係構築にどれだけ貢献したかを示します。営業の行動管理は数字だけにとらわれるべきではありません。数字は重要な指標ですが、その背後にある定性面や商談内容も非常に重要です。
数字だけで評価すると、顧客の実際のニーズや要望を見落とす可能性があり、顧客の満足度が低下することがあります。顧客との信頼関係や長期的なビジネス機会を築くためには、単なる数字ではなく、信頼性や提供された価値が重要です。
また数字だけの評価は、チームメンバーのモチベーションを低下させる可能性があり、チームの協力と情報共有に悪影響を及ぼすことがあります。商談の詳細な内容や顧客との対話を記録し、将来の商談や提案に役立つ成功事例やベストプラクティスを共有することで、チーム全体の知識が向上し、定性面の向上に寄与します。
数字に裏打ちされた質の高い営業活動は、長期的な成功に繋がります。定量的なデータと定性的な評価を組み合わせ、営業プロセス全体を改善することが不可欠です。
行動管理を行うメリットとは「現場主体になれる」こと
営業の行動管理を行うメリットは一言で言うと「現場主体」のマネジメントができることです。具体的には以下の五つがメリットとして挙げられます。
目標に対する行動を評価し、不足した活動がわかる
営業の営業担当者が設定された目標に向かってどのような具体的な行動を取っているかを評価し、目標に対する行動の適切性と効果を確認することができます。行動管理は単に成果を評価するだけでなく、その成果をもたらすための活動が適切かどうかを判断するのに役立ちます。
具体的な例を挙げてみましょう。営業担当者AとBが同じ売上目標を持っています。営業担当者Aは毎週10件の新規顧客へのアポイントメントを設定し、積極的に顧客とのコミュニケーションを取り、提案資料を準備しています。一方、営業担当者Bはアポイントメントを取ることに専念せず、既存の顧客へのフォローアップに時間を費やしています。AとBの行動により目標の達成率に差が出ている場合は、どちらかの営業活動を変える必要がある、という判断ができます。
このためには、営業活動を詳細に記録し、日々の行動データを収集する必要があります。例えば、アポイントメント数、顧客訪問数、提案資料の作成時間などです。これら営業担当者の行動データを設定されたKPI（Key Performance Indicator）と比較することで様々な判断ができます。
顧客との信頼関係の構築がしやすくなる
行動管理によって、営業担当者は定期的に顧客とのコミュニケーションを取り、信頼関係を構築する機会を増やすことができます。長期的な信頼関係は受注率向上やリピートビジネスの増加につながります。
信頼関係を築くためには、継続的なコミュニケーションが不可欠です。行動管理によって、担当者は適切なタイミングで顧客とコンタクトを取り、重要な情報やアップセルの機会を見逃すことなく捉えることができます。このようなアプローチは、受注率の向上やリピートビジネスの増加に寄与し、顧客満足度を向上させます。
また、行動管理は顧客の過去の取引履歴やコミュニケーション履歴を提供し、営業担当者が個別の顧客に合わせたアプローチを確立するのに役立ちます。これにより、担当者は顧客のニーズや好みに合わせて提案を調整し、顧客がより満足する取引を実現できます。
組織全体で目標を意識した活動ができる
行動管理を通じて、目標達成に向けた具体的な行動が透明化され、個々のメンバーが自身の役割を理解しやすくなります。組織全体で目標を意識した活動では、営業部門が追求する目標や戦略を明確にし、その達成に向けて全てのメンバーが連携し協力することができます。
例えば、ある企業が年間売上を10%増加させることを目標としているとしましょう。この目標を達成するため、営業部門は具体的なアクションプランを策定します。アクションプランは目標達成のための具体的な行動を示しており、各メンバーは自身の役割と責任を理解し、目標に向けた取り組みを開始します。
行動管理を通じて、各担当者の進捗状況や成果が透明化され、組織全体で目標へのコミットメントが高まります。このような一体感のある活動は、組織の成功に大きく寄与します。
営業ノウハウやアドバイスをメンバーに的確に共有できる
営業の行動管理は、個別の営業活動をデータとして記録・分析するプロセスを含みます。このプロセスにおいて、成功した営業活動やベストプラクティスを特定し、それらをチーム内で共有することが、組織の営業力を向上させる重要な側面です。営業担当者同士が経験と知識を共有し、相互に学び合い、成長することで、より効果的な営業戦略が構築されます。
例えば、ある営業担当者が特定の顧客との交渉において成功し、高額な契約を獲得した場合を考えてみましょう。この成功事例は、行動管理の一環として記録され、チーム内で共有されます。他のメンバーはこの事例から、成功の鍵となるアプローチやコミュニケーションスキルを学びます。
また、ベストプラクティスの共有は、特定の産業や市場における成功パターンを明らかにするのにも役立ちます。営業担当者は、同じ業界に特有の課題や機会に対処する方法を共有し、より適切な戦略を構築する手助けを受けることができます。
このような共有プロセスにより、組織内での営業の品質向上と成果の最大化が実現され、競争力が高まります。営業担当者は個人の成功だけでなく、チーム全体の成功に貢献できる環境が築かれるのです。
社員の努力を公平な数値で比較できる
行動管理は、社員の営業活動に関するデータを収集し、数値に基づいて評価・分析するプロセスです。このプロセスでは、社員のコール数、訪問数、商談数、提案数、受注数、リードタイムなどの行動に関連する数値が記録されます。これらの数値は、社員の活動量や努力を客観的に評価するため、主観的な評価やバイアスを排除した、公平な評価指標として利用されます。
定期的な評価期間の終了時に、数値に基づく行動管理が行われます。具体的な評価ポイントや成果の数値化に基づいて、各担当者の成績が客観的に評価されます。これにより、誰がどれだけの成果を達成したかが明確になり、公平な評価が実現されます。
また、努力も評価に組み込まれます。例えば、担当者Aが目標を達成した場合、その成果だけでなく、その達成に向けて行った努力（アクティビティ数、新規顧客獲得のための努力など）も評価の対象となります。同じ成果を上げたとしても、努力の差に応じて報酬や昇進の基準が設定され、公平な報酬体系が維持されます。
このように、数値に基づく行動管理は、組織内のパフォーマンス評価を公平かつ客観的に行う手段として、営業活動において広く活用されています。
行動管理のよくある課題
行動管理にはさまざまなメリットがある一方で、いくつか代表的な課題があります。
ここではメンバー側の課題とマネージャー側の課題の２つに分ける形で、それぞれの概要と解決策を解説していきます。
メンバーの課題① : 報告をする時間がなく、事実とのギャップが生じる
営業の行動管理における課題の一つは、営業担当者が報告作業に十分な時間を割けないことです。営業担当者はクライアントとのコミュニケーション、商談、提案作成など、多忙な業務に追われており、報告作業に時間を割く余裕が限られています。このため、報告が滞り、データの収集が不完全となり、正確な行動管理が難しくなります。
この課題を解決するためには報告作業を効率化するための専用ツールやソフトウェアの提供があげられます。これにより、データ入力や報告書の自動生成が容易になり、時間を節約できます。
また営業活動における報告頻度を見直しましょう。必要な情報を取得し、重要な指標を把握するために、日次や週次の報告よりも、月次報告などの頻度を調整することができます。
報告書のフォーマットも簡潔かつ効果的に設計し、必要最低限の情報の提供に絞りましょう。冗長な情報を排除し、担当者の負担を軽減します。
メンバーの課題② : 報告の意味がないと感じている
営業担当者が報告の意義を理解できていない場合、報告作業に対するモチベーションが低下し、報告の品質が低くなる可能性があります。報告が単なる形式的な作業と感じられ、実務に直接的な影響を与えないと感じることが、この課題の背後にあります。
例えば報告が単なる「上司への報告義務」として提示され、なぜそのデータが必要であるかが説明されていない場合、担当者はなぜその作業を行う必要があるのか疑問に思うかもしれません。営業担当者が日々の営業活動を行い、成果を出すために時間を費やしているときに、報告作業が実務にどのように貢献するのかが分からない場合、報告の意義を見出せないでしょう。
この課題を解決するためには、報告がなぜ必要であるか、それが組織の目標達成にどのように寄与するのかを明確に説明しましょう。報告が効果的な営業活動や成果の向上につながることを示すことで、担当者は報告の重要性を認識します。
またメンバーの報告の品質向上や努力を評価し、肯定的なフィードバックを提供しましょう。報告作業が評価されれば、メンバーが自分の報告が組織全体に影響を与えることを実感できるようになります。
マネージャーの課題① : 厳しい管理をしてしまう
一部のマネージャーは、行動管理のために過度な監視や厳しい管理手法を用いることがあります。これがメンバーのモチベーションを低下させ、信頼関係を損なう原因となります。行動管理の目的はメンバーのパフォーマンス向上と目標達成支援であるべきですが、適切でないマネージャーのアプローチは逆効果となり、モチベーションの低下や信頼関係の損失を招く可能性があります。メンバーが行動管理を恐れるような状況が生まれることがあります。
マネージャーが適切に行動管理を行うためには、マネージャーはメンバーと協力して、明確で達成可能な目標を設定し、それらの目標を共有する必要があります。メンバーが自分の目標を理解し、共感することは、モチベーションの向上につながります。
また進捗状況を確認する際、常に監視するのではなく、メンバーに行動の自己管理と責任感を育む機会を提供しましょう。メンバーに対して建設的なフィードバックや必要なサポートを提供し、課題が発生した際には、解決策を共同で見つける助けをすることが必要です。
適切なアプローチを用いることで、マネージャーは行動管理を効果的に行い、モチベーションを向上させ、信頼関係を築くことができます。
マネージャーの課題② : 報告書の情報を活用できない
営業の行動管理において、マネージャーが報告書の情報を適切に活用できないことは、組織全体に悪影響を及ぼす課題の一つです。
行動管理は、メンバーの行動を評価し、戦略や目標の改善に活かすための重要なプロセスであり、その過程で収集されたデータは戦略的な意思決定に不可欠です。しかし、マネージャーがこのデータを活用しないと、メンバーのモチベーションが低下し、効果的な営業戦略の策定や改善が困難になります。
報告書には、訪問先の顧客情報、商談内容、進捗状況、提案内容などが含まれています。しかし、マネージャーはこれらの報告書を受け取った後、適切に分析や評価を行わず、そのままファイリングされることが多いです。この結果、メンバーは自分の報告が無駄に感じ、今後の報告に対するモチベーションが低下します。また、重要な情報や優れた営業戦略が見逃され、競争力の向上が阻害されます。
報告書を定期的に詳細にレビューし、営業メンバーとの対話を通じて、報告内容に基づいた改善策や戦略の提案を行う必要があります。
行動管理におすすめのアプリはcyzen
「cyzen」は営業活動に関するデータを集約し、可視化するためのツールとして機能します。これにより、メンバーやマネージャーは一目で行動データを把握でき、課題の特定や優れた行動の共有が容易になります。
具体的には以下の機能が、行動管理の課題を解決するものとして挙げられます。
- アプリを使って報告書やデータを簡単に作成し、共有できるため、メンバーが報告にかける時間が短縮されます。これにより、メンバーはより多くの時間を実際の営業活動に充てることができます。
- 目標をグラフ化し、進捗を追跡する機能を提供します。これにより、メンバーとマネージャーは目標に向かって進捗をリアルタイムで確認し、必要な調整を行うことができます。
- チーム内のコミュニケーションを強化するための機能も備えています。メンバー同士やマネージャーとの連絡や情報共有がスムーズに行えます。
- 「cyzen」は報告書の内容や顧客分類など、組織のニーズに合わせてカスタマイズできます。これにより、特定の業界や営業スタイルに適した機能を組み込むことができます。
cyzenについては3分でわかる紹介資料があります！こちらを是非ご覧ください。
まとめ
いかがでしょうか。
行動管理は営業チームが営業目標を達成するために必要な行動を評価し、最適化するプロセスです。営業活動の成果だけでなく、そのプロセスや行動に焦点を当て、組織全体での協力と効率を高めることがその目的です。
行動管理のメリットは多岐にわたり、営業チームや組織全体にポジティブな影響をもたらします。
一方で、行動管理には課題も存在します。メンバーが報告に時間をかけることを嫌う、報告の意味を見失う、マネージャーが報告書を適切に活用できないといった課題があります。これらの課題を解決するためには、効率的なツールやプロセスの導入が必要です。
営業管理アプリケーション「cyzen」のようなツールは、これらの課題を克服し、効率的な行動管理を実現する手助けをします。気になる方はぜひ資料をご覧ください。
