顧客情報や案件管理を行ってくれる営業支援ツール。SFA(sales force automation)とも呼ばれていて現在大企業から中小企業まで幅広い企業で導入が進んでいます。しかし未だにSFAを導入せずExcelや手書きのシートなどで顧客情報の管理を行っている企業も多くあります。
では、なぜ営業支援ツールが必要なのでしょうか。また今までのやり方では何が課題だったのでしょうか。

営業支援ツールが必要な理由は無駄な業務の一元化

最近では、中小企業から大企業まで幅広い企業で営業支援ツール(SFA)を導入し始めています。営業支援ツールが導入されている背景には、IT技術が発展してきたことによってメールやExcel・情報共有システムなどの様々なツールが複数導入され、データの入力や活用時の複雑化などの非効率化などが挙げられます。

複数のツールを同時に使用することで起こる問題は、営業履歴・顧客情報を複数のツールに打ち込まなければ行けなかったり、情報が様々なツールに分かれて保存されているために必要な情報を手に入れるのに手間がかかってしまったりなどの業務量の増加・非効率化です。これらの無駄な作業に時間がかかってしまい実際に営業活動に生かされていないという問題がありました。

それを解決するために、データを1つのシステムに一元的に管理して利用し営業に活かすためのシステムとして、営業支援ツールの需要が高まっています。
営業支援ツールは、営業に関する様々なデータをまとめて管理し、さらに必要な情報をすばやく検索、活用するためのシステムで、営業の大きな力になってくれるでしょう。

営業支援における課題は「情報の分断」

営業支援における課題は、複数ツールを利用することによって起こる「情報の分断」です。
多くの企業は、業務を効率化するという理由で様々なシステムやツールを導入しました。しかしその結果、情報があちこちに分かれて保存されてしまい逆に非効率になってしまっている状況が起こっています。
具体的には、過去の営業履歴や顧客情報は販売管理システム内に、顧客ごとの人脈情報は名刺管理ツールに、アポイント履歴や顧客とやり取りした情報はメールに、といったかたちで分断されてしまっています。

これでは報告書を作成する際や事業の課題を洗い出すためにデータを参照する際に、複数のツールやシステムから情報を集めて分析するという作業を行わなければいけません。
結果的に情報が十分に集められず正確な分析を行えなくなりPDCAが回らないという状況に陥ってしまうという課題があります。

正しくツールを運用できないとPDCAが回らなくなる

正しくツールを運用できていない場合は、営業事業全体をきちんと把握できないため、営業成績を改善できない可能性があります。先述したとおり、複数のツールを同時に利用することで情報の分断が起こってしまうと、営業情報全体を俯瞰的な視点から把握することが難しくなります。事業全体のデータをきちんと集めて分析できなければ正確な課題の洗い出しができず的確なPDCAが回らなくなってしまいます。

もう一つの問題は業務が非効率化するということです。データを入力する際、同じ情報を重複して入力する必要があったり、資料作成の際に様々なツールやシステムから情報を参照したりする必要があるため、報告資料・会議資料などを作成するのに無駄が生じ、それが業務時間の長時間化に繋がります。それらを解決するためにはデータを一元的に管理し、それを効率的に活用できるシステムが必要になります。

製品選択で失敗しないポイントは「機能」「コスト」だけで選ばない

営業支援ツールを導入しても実際に社員が有効活用し営業での効率化、成績アップがなければ導入した意味がありません。
では実際に営業支援ツールを導入する際に製品・サービスを選ぶとき失敗しないためにどのような基準で選べばいでしょうか。
製品選択で失敗しないポイントは、「機能」「コスト」だけで選ばないということです。

現在様々な製品・サービスが多く販売されています。その中には「多機能なサービス」を謳っている製品も多いでしょう。しかし機能面だけで製品・サービスを選ぶことは危険です。
機能は多ければ多いほど良いというものではなく、実際に社員が利用して営業に活用されるということが1番の目的です。そのためにUI・UXの使いやすさはもちろん、現在の会社のスタイルに合っているかどうかをしっかりと見極める必要があります。

営業支援ツールは自社で使いやすいかどうかで判断する

営業支援ツールは多数発売されています。そのなかから選ぶ際は、自社で使いやすいツールかどうかを確認しましょう。
「機能」「コスト」だけではなく、自社にとって有用なツールを選びましょう。

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