企業の生産性や作業効率をアップさせる手立てはさまざまあります。そのなかでも、効果的なのが、社内におけるスケジュールの管理です。

煩雑になりがちなスケジュール管理ですが、スケジュール管理システムを導入することで、簡略化できます。今回はスケジュール管理システムについてと、導入のメリット、選び方を紹介します。

スケジュール管理システムとは

プロジェクトや商談において確実な成果をあげるためも、社員スケジュール管理は大事な課題です。

しかし、スケジュール管理の方法がわからないから、管理することだけに相当時間をかけてしまっている人もいます。それでは、管理をしていると言っても非常に効率が悪いですね。そこで、スケジュール管理システムを導入することで、入り組んだスケジュール管理もスムーズに行えるようになります。

社員のスケジュールを全社で共有できるのが特徴

スケジュール管理システムには無料のものから有料のものまでありますが、いずれも、一人一人のスケジュールを会社全員で共有する方法を取ります。そのため、いちいち社員の動きを確認する手間を省くことができ、動きが手に取るように把握できるという特徴があります。

企業におけるスケジュール管理システムの役割

企業の生産性をアップさせるためにもスケジュールを管理することは大切。生産性が向上していけば、企業の価値自体もアップしていきます。企業の価値がアップすれば、給料アップにも繋がり、社員の生活安定、長期在籍と言った効果をもたらすことになります。

そのようなことの基礎となる部分が、スケジュール管理の役割といえます。

システムで管理する目的

スケジュール管理システムを導入していない企業の場合、個人個人が、営業スケジュールを手帳やメモ帳などで管理している傾向にあります。紙を使わない場合でも、エクセルや各々のデスクトップ上で管理していたという場合もあります。

個人がしっかりスケジュールを把握していることは正しいことではありますが、 部署内での共有ができていないこともあります。

このような状況も、スケジュール管理システムを導入することで「俯瞰した目」があり、個人個人のバラバラのスケジュールを、更にチームが全として管理する作業をこなします。

スケジュール管理システムには、いろいろな種類があります。例えば、社内打ち合わせの日程調整機能が必要であればそのようなシステムを導入しましょう。
社内業務と社外業務をしっかり区別して分けたいという場合には、わけて色付けできる機能などをつけるとわかりやすいです。

稼働状況の把握も簡単

スケジュール管理システムによって社員の稼働率が向上し、企業の生産性がアップします。社員一人ひとりが好きに任された状態であれば、中にはさぼる人間も出てきてしまうでしょう。そのような事態は、昔から企業が抱えていた問題です。

しかし、ここでスケジュール管理システムを導入して、上司が部下たちをしっかり管理できれば、サボる社員、能率の悪い社員の底上げができ、稼働効率を最大限に向上させることができます。
社員たちは、スケジュール管理システムによって、仕事のモチベーションを自ずとアップさせることでしょう。

ここにはまさに働き方の改革があり、それによってNO残業も実現出来るかもしれません。

営業活動情報との連携で提案向上

上司が社員スケジュール管理をしっかりできれば、そのスケジュール内容によって的確なアドバイスや進捗に適した新規業務の依頼ができます。仮にスケジュール管理システムが充実していない状態で新規業務を部下に提案してしまうと、手一杯なために仕事を落としてしまうこともありえます。

管理ツール選定のポイント

現在、さまざまなスケジュール管理システムがあるため、どれを選ぶかが業務改善、効率化において重要になります。

例えば、これまでは外出先から会社に戻り、都度営業日報を作成するという光景がありました。しかし、あらゆるシーンで利用できるワンストップ・ツールのスケジュール管理システムであれば、このような問題も解決できます。そのため、たった一台のスマホで業務の効率化が図れます。

ただスケジュールということだけでなく、 顧客情報にまで連携したいというのなら、 「CRM/SFA」というのも選択肢のひとつです。CRM/SFAも、 スマホひとつで様々な情報に継ぎ目なくアクセスすることができます。

上司とリアルタイムで伝達をとることができる社内SNS的機能、名刺情報のOCRによる登録機能を備えているものもあり、より企業の生産性にも貢献できるでしょう。

スケジュール管理システムは社員一人ひとりではなく会社全体の効率化も図れる

スケジュール管理システムを導入することで、社員一人ひとりのスケジュール管理が簡素化できるのはもちろん、社内全体で個々のスケジュールを把握できるため、全体の業務改善、効率化が図れます。

また、スケジュール管理システムには、顧客情報ともリンクする「CRM/SFA」という機能を備えたものもあります。
このようなシステムであれば、社内における横、縦のつながりも円滑に進み、業績アップにも繋がります。

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