営業で役立つSFAの機能5つと導入に失敗しないために確認すべきこと

営業で役立つSFAの機能5つと導入に失敗しないために確認すべきこと

SFA(Sales Force Automation、営業支援システム)を営業活動に取り入れる企業が増えています。これをお読みのあなたも、自社に取り入れたいとお考えでしょうか。

「毎日の入力作業が面倒ではないのか?」
「せっかくSFAを導入しても、結局使わなくなってしまったら意味がない…」
「SFAを導入して何が良くなるのか、取り入れた会社は何が改善したのか、よくわからない」

という疑問や不安もあるでしょう。
実際、日本でのSFAの定着率はまだ3割程度という調査結果もあります。導入したものの、うまく使いこなせず元の営業スタイルに戻ってしまった会社も少なからずあるようです。

この記事ではSFAが営業でどう役立つかを説明しながら、おすすめのSFAツールまで、SFAについて網羅的に解説をしていきます。

SFAが営業活動に役立つことがおわかり頂ければ幸いです。

1. SFAの基本の「き」

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この章では「SFAとは何か」について、基本的なことをおさえながら、わかりやすく解説していきます。

1-1. SFAとは「営業活動の見える化」をするシステムのこと

SFAとは「Sales Force Automation」の略語であり、企業の営業活動で使用する情報全般を蓄積・分析することができるシステムのことです。日本語では「営業支援システム」と呼ばれます。

セールスフォースとは「営業部隊」を指しますので、言葉の通りにとれば「営業部隊への支援を自動化したもの」と言えます。

従来の営業活動では、顧客情報を集めていたとしても、有効に使いこなすことは十分にできていませんでした。その理由として以下のようなものがあります。

・情報が社内の部署に分散し、共有されていないこと
・情報量自体が昨今特に膨大になっていること
・人力でこれらを仕分けし共有するためには、尋常ではない時間と労力がかかること

これらの情報を、ただ集めるだけではなく営業活動全体と紐付けし、分析や今後の予測まで自動で行えるのがSFAの強みです。

SFAを活用することで、顧客と自分の会社がどのように関わっているかを「可視化(見える化)」し、営業活動をどうすれば「効率化」できるか思考できるため、すべての営業職が属人化に偏ることなく、同じ情報を持って顧客に対しサービスを提供できるようになります。

1-2. SFAとCRMの違いは目的にある

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SFAとCRMはよくセットで扱われますが、一言で言うと、SFAは「営業活動の可視化」、対してCRMは「顧客情報の可視化」となります。

それぞれの目的が違うため、搭載されている機能も異なります。

(1)SFAの目的:「営業活動の可視化」

SFAは、主に営業職の仕事の進捗に関わるものに機能が搭載されています。

例えば、目標としている数値の進捗や日々の営業状況をリアルタイムで把握できる機能が搭載されています。
よって、営業マネージャーが数値をチェックし、営業マンが抱えている問題に対して、アドバイスができるようになります。

また、営業マン単位で売上状況・売上予測を確認できるため、数値目標の進捗に対してチーム編成を変えたり、進める案件の優先順位を変えるなど、より戦略的に数値目標の達成を目指せます。

(2)CRMの目的:「顧客情報の可視化」

CRMは顧客についてのあらゆる情報を管理する機能が搭載されています。

例えば、顧客が「いつ」「何を購入したか」「購入後どんな行動をしたか」などのような情報を管理できます。
よって、一人一人の顧客に対して、何を求めているのか分析し、最適な商品・サービスの情報を届けられるよう予測を立てることができます。

また、CRMに蓄積された顧客情報は営業だけでなく、経営や商品・サービス開発、などにおいても活用できます。

2. SFAの代表的な「使える」機能5つ

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SFAの機能は多岐に渡ります。
ここでは大まかにSFAができることを、わかりやすく説明していきます。

2-1. 営業案件に関する情報を管理する機能

個々の営業案件について以下のような情報を管理することができます。

・対象の顧客(営業先)
・担当についている営業マン
・どの商品(サービス)を提案しているのか
・どの段階まで営業活動は進んでいるのか
・実際の受注見込みの可能性はどの程度か
・受注予定日や見込み額はどの程度か

SFAで案件情報を見れば、案件がどんな状況にあるのかがひと目でわかります。

2-2. 商談内容の詳細を管理する機能

個々の商談そのものについて、受注に至るまでの詳細を記録しているものが商談管理になります。

・訪問の目的
・商談にかかった時間
・顧客側の担当者
・過去にも商談が成立していればその内容
・提案金額
・商談の交渉の進め方
・次の案件につなげるために行ったアクション

商談管理は、商談の内容を可視化することで無駄をなくすことができる、という意味ではSFAの他の機能と同じです。
また商談管理は、トップ営業パーソンがどのように営業活動をすすめ、どのように成立に持ち込んだかも可視化されます。そのため営業職の教育にも役立つ機能です。

2-3. 行動管理

営業に携わる社員個々の営業プロセスを記録し管理する機能です。受注に繋がる下記のような行動を管理することができます。

・ひとりの営業パーソンが、ひとつの商材に対してどの程度訪問したのか
・顧客に対して何を提案したのか、
・受注率はどの程度か

営業成績のよい営業パーソンとそうでない人の「違い」を比較分析しできるるため、改善につなげやすくなります。

また、成績のいまひとつよくなかった営業パーソンにとっては、今後の目標も立てやすくなります。

2-4. 売上予測管理(予実管理)

予算と売上を比較しながら、売上の進捗を管理できる機能です。個々の営業パーソンの売り上げや商品別の売上の予測が可能です。

商材別に月ごと、期ごとに見込み受注数や売上予測を可視化できるため、売れ筋の商材を優先して発注したり、見込み受注額を上げるなどの対策が取りやすくなります。
営業マネージャーにとっては、営業マンの配置を変更するなど、売上を上げるための対策を取れるようになります。

2-5. 顧客管理

CRMの顧客管理システムと紐づけられていることが多い機能です。
SFAでの顧客管理には顧客の個人情報など基本的な情報ももちろんですが、特に営業支援システムであるSFAの場合、BtoBでの取引相手の場合には以下のような顧客に関連する情報が記録できます。

・企業名
・名刺情報や役職
・これまでの自社営業パーソンとの接触履歴

上記の案件管理や商談管理と連携することができるため、例えば担当者が不在であっても、商談の際に必要な書類を用意したり、急な顧客からの要望にもスムーズに答えることが可能になります。

3. これからの営業活動にSFAが必要な理由3つ

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ここまででSFAの「機能」や、使いこなすことで営業活動に良い効果を生み出せる「効果」についてご理解いただけたと思います。

しかしそれでも「SFAを使わなくても結果は出せるのではないか」と考える方もおられるでしょう。

そのためこの章では、これからの時代に営業活動を展開するにあたり「SFAを導入すべきである理由」について説明していきます。

3-1. 営業活動が効率化・最適化できる

少子高齢化が進み、働き方改革が叫ばれている日本では、今後労働人口や労働時間の低下は避けられません。これまでより少ない戦力でこれまでと同等以上の結果を出すために、企業にとって「営業効率を上げること」は喫緊の課題と言えます。

その解決策の一つが「SFA」の導入です。
顧客情報の蓄積や分析により売り上げの上昇や商談成功率の向上が見込めます。

SFAツールで全ての営業職の活動状況や商談フロー、見込み案件などについて管理し、いつでも確認することができます。そしてこれらの情報に基づきその後の行動を予測決定することが可能です。

また顧客関連の営業の支援以外に、日報や交通費計算など、営業活動に関わる入力作業を一括してSFAの中で行うことができ、それによって情報が一元管理されるメリットがあります。

これらの効率化・最適化で業務をオートメーション化・合理化し、それ以外の部分、例えば顧客との、人である営業職でなければできない密なコミュニケーションなどの部分に、より多くの時間を割くことができるようになります。顧客の満足度も上がり、さらに細かい情報を得ることもできます。

3-2. 個々のスキルに頼らない、属人化からの脱却が可能になる

SFAを使うことで、情報を一箇所に蓄積できるため、企業全体で情報をシェアし、営業活動は属人化から標準化へと移行できます。

従来の日本企業の営業活動は「経験」や「勘」「足で稼ぐ(根拠はないが数を多くうつ、いわゆるドサ回り)」やり方がほとんどでした。

個人の感覚によるものだったため、なぜこの商品が売れたのか、どう言うセールス手法だと効果が高いのか、などの情報が共有化されることはありませんでした。このような個々の能力に頼るやり方を属人化と呼びます。

「誰でもが」「同じように」必要十分な営業活動をできることが命題であり、SFAはそれを支援するツールと言えます。

また、情報や知識、ノウハウの共有を行うことで、新入社員の教育にも教える営業社員によるばらつきがなくなり、無駄が減ることで教育コストの削減にも繋がります。

SFAを使うことは、営業職個々のスキルに頼らない、標準化された営業活動を可能にします。

3-3. 営業進捗状況や今後の予測・目標の可視化ができ、組織全体を強化できる

今後の目標予測や立案ができ、チーム全体に可視化できることで、組織力を強化できます。

SFAの最大の特徴は、蓄積したデータから学習し、今後の顧客の動向を予測し、それに基づいた営業活動の提案が可能になることです。

一人の顧客に対して、現在どこまでアプローチできているのか、どの情報を渡しており不足しているのはどれか、今後はどのタイミングで新しいアプローチをかけるかなど、特にCRMとの連携により、不確定要素の少ない予測が立てられます。

これら、SFAの能力を最大限に利用するためには「データの蓄積」がまず第一に必要です。

4. 失敗しないために。SFA導入のポイント6つ

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何事にも失敗する可能性はありますが、予算や時間も限られているSFAの導入には、できる限りリスクのない方法をとりたいと考えている人は多いと思います。
ここでは、失敗の可能性を限りなく排除してSFAを導入するためのポイントをお伝えします。

4-1. どこに問題があるのか見極め、どう改善したいか具体化する

営業成績が上がらないのには理由があります。どこに問題があり、どういう風になれば「改善した」と言えるのかを明確に具体化しましょう。

問題点が不明なまま、ツールやシステムだけを入れても、問題を解決できる訳ではないからです。

例えば、以下のような問題が考えられます。
問題の原因を見極めて、どう改善したいか具体化し、それに対処できるSFAを導入することが大切です。

・営業チーム個々の能力差、スキルの差が激しい
・営業パーソンや内勤職員同士のコミュニケーションがうまくいかない
・日報の記入や交通機関の精算書類など、事務的な書類の記載や決済の仕組みが面倒
・顧客の情報を引き出す手間や時間がかかっている
・どの案件がどの程度進んでいるのかが見えづらいなど、情報共有ができていない
・現在の売り上げから、今後の売り上げ目標は一体どの程度になるのか、予測がつかない

企業によっても、業種によっても「うまくいかない」理由は様々です。
問題の原因を見極めてどう改善したいか具体化し、その問題へ効果的に対処できるSFAを導入することが大切です。

4-2. クラウド型のSFAを導入する

SFAはまず、クラウド型を導入することをおすすめします。
「多額の資金・時間を使ってSFAツールを自社開発したが、使ってみたら合わなかった」では目も当てられないからです。

自社開発のオンプレミス型は資金も開発時間もかかる場合があるため、仮に開発して使われなくなってしまうと大きな損失になることが想定されます。

そのため、まずクラウド型のSFAを一部署あるいはグループ単位などで導入して使ってみて、実際にSFAを使用する現場の営業担当者が「このツールは役に立ちます!」となったら本格的に全社導入を検討するといいでしょう。

営業がSFAに馴染めるのかを判断するために、まずクラウド型のSFAを導入することが重要です。

4-3. 「シンプル」で「使いやすい」UIのものを選ぶ

※UI:ユーザーインターフェースのこと。いわゆるアプリやPCでの操作画面を指す。

SFAは「機能の充実度」はもちろん重要ですが、何よりもまずは「見やすさ」「使いやすさ」で選ぶことが大切です。

新しいスマホや家電製品に変えた時、以前と違う使い勝手で困ってしまったことはありませんか?
それと同じで、今までと違う営業ツールを急に使うことになった営業職の現場は、最初は困惑しても不思議ではありません。

普通は使い方を覚えるのに時間がかかります。長年勤めている営業パーソンの中には、ITが苦手という人もいるでしょう。それでも日々の情報を入力しなければなりません。情報蓄積は分析や予測というSFAが本領発揮するために必須の素材なので欠かせません。

営業担当者のSFAの利用率が上がらなければ、SFAを導入した意味は薄れてしまいます。
使っているうちに慣れるとはいえ、とっかかりは簡単な方がいいのは当然です。使いづらいツールを我慢して使い続けるのはストレスですし、本来は「効率化」を目指して導入したSFAに振り回されるのは本末転倒です。

ITの苦手な営業社員でも使いやすい、直感的に使える、操作が可能な限りシンプルなUIを選びましょう。

4-4. 自社状況に合わせてカスタマイズできるものを選ぶ

上記3-2.で述べた通り、初めてSFAを導入する際はクラウド型を選び、「小さく始める」のが重要ですが、その際にカスタマイズ性が高いSFAツールを選ぶこともポイントです。

徐々にSFAに慣れ、営業社員全てが使いこなせるようになった場合、自分達の仕事の進め方に合っていないと感じる箇所が出てくる可能性があるからです。

必要な項目やプロセスは業種によっても様々です。あらかじめ設定されている機能が不要だったり、必要な機能が入っていなかったりする場合もあるでしょう。

営業パーソンの要望に添えるためにも、カスタマイズ性が高いSFAツールを選ぶことは大切なポイントと言えます。

4-5. 定着までのサポート体制があるものを選ぶ

「売上の進捗状況の確認方法がわからない」
「案件の登録方法がわからない」
「営業が使ってくれない」

などSFAの操作方法・現場へ定着させる方法等の質問に応えるサポートサービスがあるツールを選びましょう。

SFAはうまく活用すれば営業活動や売り上げに大きな貢献をするツールですが、
営業担当全員が不自由なく使えて、SFAが現場に定着しないと効果は薄れてしまいます。

「多くの会社で使われているSFAツールだから、きっと自社でも使えるだろう」という思い込みは、大きな間違いです。

せっかくSFAを導入したものの、うまく使いこなせず、営業パーソンからは不評を買い、結局よくわからないうちに解約してしまった」…という事例は、実はいくつもあるのです。

SFAツールを現場に定着させるためにサポート体制のあるSFAツールを選ぶことをおすすめします。

5. 厳選したおすすめのSFAツール6選

この章では、多くの企業での実績をもつおすすめのSFAツールをご紹介します。
営業で役立つSFAの機能5つと導入に失敗しないために確認すべきこと

①cyzen(サイゼン)

営業で役立つSFAの機能5つと導入に失敗しないために確認すべきこと

スマホにインストールできるのは最近のSFAには多いですが、「cyzen」は営業職にとっての「スマホでの使いやすさ」を極限まで追求したものになっています。

特に外回りの多い営業職に最適です。
交通費計算や地図との連携で、営業職全員の行動を可視化し、どのルートを辿ったのか、無駄な時間は使っていないかなどが記録され把握できます。
また自動車移動の際の安全走行支援機能もプランにより実装可能です。

日報などの入力もとことん「シンプルさ」を求めて作られており、報告書の入力が外出先でも素早くできるよう、あらかじめ選択項目を入れたプルダウン選択方式も採用しています。

また、営業チーム内でのコミュニケーション活性化に役立つチャット機能も用意されています。
その他、ユーザー向けトレーニングなどの各種運用支援サービスも用意されています(別途見積もりが必要)。

②Sales Cloud

営業で役立つSFAの機能5つと導入に失敗しないために確認すべきこと

名前を知っている人も多いでしょう。導入実績が抜群に多く、SFAと言えばこれ!と思う人も少なくありません。
こちらのSFAはCRMと共に包括的に使え、収集蓄積した情報を効率的に使えるツールとなっています。

業種や業態によって様々なテンプレートが用意されており、どのような企業にも対応可能となっています。SFAとしての基本機能はほぼ網羅されており、プランによってはさらに密な内容にカスタマイズすることも可能です。

高機能なシステムがウリですが、機能があまりにも豊富なため、初心者やITの苦手な方には初見はわかりづらく、使いこなすまでに時間が可能性があるため注意が必要です。

③Senses(センシーズ)

営業で役立つSFAの機能5つと導入に失敗しないために確認すべきこと

営業活動における「次の一手」を示してくれる高機能AIを搭載したSFAです。
営業データをAIが自動解析し、次の行動や、誰が担当すべきかのマッチングなど、提案を「自動で」行ってくれます。

またOffice365や名刺アプリで有名なSansan、チャットワークなど、企業に多く導入されている既存サービスとの連携ができるため、運用に慣れやすいことも特徴のツールです。

高機能ながら、使いやすいUIも高ポイントです。

④eセールスマネージャーRemix

営業で役立つSFAの機能5つと導入に失敗しないために確認すべきこと

営業シーンでの「使いやすさ」を追求したSFAツールです。
例えば企業情報、各案件の進捗、予算に対する実績や見込みなどをワンクリックで確認できます。

また、このSFAは「サポートサービス」と、それがもたらす「定着率の高さ」が特徴です。
システム導入から、それが企業内で定着し、売り上げの向上が見込めるようになるまでを指導するサポートサービスがプランに組み込まれています。

具体的には活用段階に応じて訪問や電話で悩みに合わせた提案・運用・活用のアドバイスをするサポートがあります。

⑤Sales Force Assistant(セールスフォースアシスタント)

営業で役立つSFAの機能5つと導入に失敗しないために確認すべきこと

このSFAを開発・提供しているNIコンサルティングは、経営コンサルティング25年以上の実績を持っています。
この豊富なノウハウを元に開発されたのが、このアプリです。
顧客管理や商談管理、案件管理、そしてクレームの管理まで、あらゆる業務を支援します。

特徴的は営業支援を「AI秘書が行う」というシステムが導入されていることです。
人間の秘書のように感じてもらう工夫がされており、専用のアバターも用意されています。
自分だけの秘書として様々に役立ってくれるので、愛着も湧きやすく、使い続けられるようになっています。

⑥ネクストSFA

営業で役立つSFAの機能5つと導入に失敗しないために確認すべきこと

見やすさ・使いやすさを第一に謳うSFAです。
シンプルでわかりやすいUIとなっているため、SFAに慣れていない人でも混乱することなく使いやすいツールになっています。

また、プログラミングなしでカスタマイズもでき、無料の電話、メール、Web会議システムでのサポートサービスも用意されています。

そのため、SFAツール初心者の方は安心して利用できるツールでしょう。

SFAツールの種類についてより知りたい方はこちらのページをご覧ください。

6. まとめ

営業活動にSFAが欠かせないツールであることがご理解いただけたと思います。

しかし、ツールが万能なのではありません。あくまでも営業活動をするのは人間であり、SFAはその名前の通り「支援」をするためのものです。
より営業活動を効率化し、加速していくためには、営業職一人一人が、企業全体の売り上げ向上を意識し、情報を共有して活用しなければなりません。

そのためには、SFAを導入して安心するのではなく、「SFAを使いこなす」「SFAを使った営業活動を定着させる」「従来の営業活動にとらわれない」ことが必要です。

今後の社会の変革の時期を渡っていけるかどうかは、SFAを営業活動に利用できるかどうかにかかっていると言えるでしょう。

この記事が、SFAを導入し使うことへの橋渡しとなれば幸いです。

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

ヤマハ発動機株式会社においてブランドマネジメント、マーケティング、新規事業構築、事業企画、役員秘書などに携わる。『パスクル』プロジェクトリーダーとして、グッドデザイン賞受賞、シェア50%達成に貢献。    2016年にレッドフォックス入社。マーケティング、PRの責任者。 2018年に取締役COO就任。 グロービス経営大学院修了(MBA)成績優秀者(TOP5%)。

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