多忙な営業マンの仕事を助け、業務を効率化させるツールとして営業支援システムがあります。

ただ、それを導入すれば具体的に何が変わるのかよく理解していない人も多いのではないでしょうか。

そこで、営業支援システム導入検討の際に参考になるように、営業支援の意味や製品選択のポイントなどについて解説をしていきます。

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営業支援の説明

営業支援システムの導入を検討する前にそもそも営業支援とは何かについて理解をしておく必要があります。簡単にいうと、営業支援とは営業にまつわる売上・利益・生産性を向上させるためにサポートを行うことです。

そのためには何が必要かというと、一つは営業の可視化です。

個々の営業プロセスを一目で把握できればそれだけ全体的な管理が容易になり、問題点の改善も効率的に行うことができるようになります。

次に、営業マンをいかに楽にさせるかが、営業支援においては重要なポイントだといえるでしょう。

ここでいう楽とは決して営業マンを遊ばせておくことではなく、事務作業の負担を軽減させるという意味です。そうすることで、営業マンは雑務から解放され、本来の役割である営業活動に専念することができます。

以上のように、営業支援について考える際には営業活動の可視化と事務作業の軽減という二つの要素を押さえていなくてはならないのです。

営業プロセスの説明

営業活動の可視化と事務作業の軽減といってもまだそれだけでは漠然としています。営業支援システムの導入を検討するには具体的な営業プロセスを理解し、実際にどの業務を支援するのかを見極めなければなりません。

たとえば、一般的な営業活動の場合、まず顧客リストを見てアポを取り、訪問をして顧客に対して何らかの提案をするという流れになります。その結果、話がまとまれば顧客と契約を締結し、受注にこぎつけるというわけです。

営業プロセスを把握すれば、次に、そのプロセスのどこに問題があるかを洗い出します。「新規開拓に力を入れたいけどアポ取りしている時間がない」「そもそもアポ取りのためのリストがない」といった具合です。そして、そうした問題点を解消できるツールこそがその部署が本当の意味で必要とする営業支援システムなのです。

営業支援ツールの説明

営業支援ツールが実際に行っているのは情報の集約化です。営業業務を効率化するには情報が1カ所に集まっている必要があります。しかし、従来の方法だと、顧客管理ひとつをとってみても商談履歴や顧客履歴は財務会計システムに、人脈情報は名刺管理ツールに、日々の顧客とのやりとりはメールの中に、さらに、顧客からの要望は営業担当者の頭の中だけにといった具合に情報は限りなく分散していました。必要になるたびにそれらをかき集めてから営業活動を行うというのではあまりにも非効率です。

そこで、営業支援ツールには情報を一元的に管理する機能がついています。それぞれの情報は互いに関連付けられ、瞬時に必要な情報を引き出せるようになっているのです。(※1)

ちなみに、情報支援ツールの略称はSFAといい、顧客管理ツールを意味するCRMとは別物でした。しかし、現代の多くの営業支援ツールにはCRMの機能も付加されており、より一層の情報の集約化が可能となっています。しかも、営業支援ツールの役割はそれだけでなく、リアルタイムで情報を反映する機能がついています。

たとえば、営業で外に出ていた場合、従来であれば会社に戻って結果報告や打ち合わせをしたり、日報を書いたりしなければなりませんでした。一方、営業支援ツールを用いれば、スマートフォンなどを利用して必要な情報を即座に共有することができます。その結果、情報の見える化が実現し、リアルタイムで適切な指示やアドバイスが出せるようになるというわけです。また、この機能によって打ち合わせや日報作成などの手間が省略できる分だけ、営業活動に打ちこめる時間の増加にもつながります。

製品選択で陥りやすい罠「機能」「コスト」では選ばない

営業活動の成果を高めるうえでなくてはならない存在だといえる営業支援ツールですが、その力を十分に発揮するためには商品選びが大切になってきます。ところが、そこで過ちを犯してしまうケースが意外に多いのです。

まず、陥りやすいのが、商品を機能の多さで選んでしまうパターンです。一見、機能の多いものの方が便利なように思えるかもしれませんが、いくら機能が多くても使いこなせないのでは意味がありません。それよりも、ボタンが押しやすいとか、操作が分かりやすいとかいった使い勝手の良さが重要なのです。

したがって、営業支援ツールを選ぶ際には、試用期間などを利用して実際に使いやすいかどうかをよくチェックすることをおすすめします。同じように、営業支援ツールをコストの安さだけで決めてしまうのもおすすめできません。いくら安く入手しても売上アップにつながらないのでは意味がないからです。目先のコストだけでなく、業績をアップさせるには何が必要かをよく考えて商品を選ぶようにしましょう。

営業支援システムは営業の効率化や売上アップを目指すうえで欠かせない存在です。ただ、単にそれを導入すればよいというわけではなく、その役割や導入のメリットについてしっかり理解しておく必要があります。機能の多さやコストの安さに惑わされることなく、会社にとって本当に必要な商品を選択するようにしましょう。

※参照1.【eセールマネージャー】営業支援ツールの必要性とその選択における誤解

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