営業支援ツールとは何か?基礎知識から選び方のポイントまで全解説!

営業支援ツールとは何か?基礎知識から選び方のポイントまで全解説!

企業のセールスパーソンの中には、

「もっと売り上げをあげたいのに、煩雑な事務作業や報告業務などが忙しく時間が足りない」
「顧客データやメールのやりとりなど、情報が多すぎてうまく整理できない」

といった悩みを抱えていて、本来の営業活動に十分に集中できない人も多いのではないでしょうか?

そんな職場には、「営業支援ツール」を導入することで格段に業務を効率化することができます。

営業支援ツールとは、顧客情報や案件情報などの膨大なデータを部内で一元管理・分析したり、メールや資料、日報などの文書作成を自動作成・送信したりできるソフトウエア、アプリケーションのことです。

これを導入すれば、

「顧客情報がうまく共有できていなくて、先方への連絡が重複したり抜け漏れがあったりする」
「顧客データや案件の進捗などの情報が、いろいろなデータベースに分散していてわかりづらい」
「提案書、見積書、日報などの文書作成に時間がかかる」

など、日々の業務で感じる非効率、不便が解消され、ひいては売り上げアップにつなげることができるのです。

この記事では、多種多様にリリースされている営業支援ツールについて、

◼️営業支援ツールとはそもそもどんなものか
◼️営業支援ツールを使って何ができるのか

といった基本的な情報から始まって、最終的には、

◼️自社の業務に最適な営業支援ツール選びの注意点

までを解説していきます。

「営業支援ツール」についてよく知ることで、ぜひあなたの会社の業務効率化、売り上げ拡大を目指しましょう!

「営業支援ツール」とは何か?

営業支援ツールとは何か?基礎知識から選び方のポイントまで全解説!

まず最初に、いわゆる「営業支援ツール」とはどんなものなのか、なんのために必要なのかなど、基礎知識から説明していきましょう。

営業支援ツールの目的

「営業支援ツール」とは、営業活動に必要な膨大で複雑なデータを整理・管理、時には分析し、より効率よく、売り上げ拡大が狙えるようにサポートしてくれる仕組みのことです。

これを導入することで、

◎顧客情報や案件情報などを共有・管理できる
◎データ管理・分析などの手間と時間をスリム化できる
◎情報の適切な利用で売り上げ拡大が目指せる

といった効果を狙うことができます。

例えば、顧客のリスト化や売り上げ計算などができるExcelなども営業支援ツールの一種と言えます。

さらに近年では、さまざまなデータや作業を一元管理できるソフトウェア、アプリケーションが多種多様にリリースされ、自社に合ったツールを選んで導入する企業が増えているのが現状です。

営業支援ツールの種類

営業支援ツールは、営業活動のどのフェーズで利用できるかによって、以下の3つのカテゴリーに分類することができます。

①MA(マーケティングオートメーション)
→ 見込み客の獲得から選別までをサポートするツール

②SFA(セールスフォースオートメーション)
→ 主に、実際の営業活動のスタートから受注・顧客化までをサポートするツール

③CRM(カスタマーリレーションシップマネジメント)
→ 主に、受注から顧客化以降をサポートするツール

SFAとCRMは重複する部分も多く、ツールによっては両方をサポートしています。

営業支援ツールとは何か?基礎知識から選び方のポイントまで全解説!

適切なフェーズで適切なツールの機能を利用すれば、業務の時間や工数を大幅にスリム化することも可能なのです。

MA・SFA・CRMの違い

営業支援ツールとは何か?基礎知識から選び方のポイントまで全解説!

では次に、MA、SFA、CRMそれぞれの違いや、実際のツールでは何ができるのかなどを見ていきましょう。

 「MA」の役割と機能

「MA」とは「マーケティングオートメーション」の略です。

これから自社の顧客になる可能性がある「見込み客=リード」を探し出し、ニーズに合わせて適切な営業活動をするためには、マーケティング活動が重要です。
自社サイトへのアクセス、資料請求、広告やダイレクトメールへの反応、イベントや展示会などでの直接のヒアリングなど、さまざまな情報を集め、分析する必要があります。

これらのマーケティング活動のフェーズを3段階にわけると、

①リードジェネレーション(見込み客の獲得)
自社サイトやSNS、広告やダイレクトメール、展示会やイベントなど、さまざまな媒体・シーンで商材の情報を提供し、それに対するアクセス、問い合わせ、資料請求などを通じて、リードの情報を集めます。
②リードナーチャリング(見込み客の育成)
①で獲得したリードの見込み度を高めるために、メルマガやカタログなどを送付したり、セミナーや説明会を開催したり、お得感のあるキャンペーンを実施するなどの方法で、商材の魅力をアピールします。
③リードクオリフィケーション(見込み客の選別)
②まで進んだリードの中から、その反応を分析し、見込み度が高い=顧客になる可能性が高い相手を抽出して、実際の営業活動に進めます。

となり、これらを自動化してくれるのが「MAツール」というわけです。

【MAツールの主な機能】
◎リード情報管理
◎セグメントメール送信・メールマーケティング
→ 条件ごとに分類した見込み客に、適切なメールを送ります。
◎Webサイト構築
◎アクセス解析・Web行動解析
◎キャンペーン管理・マーケティングシナリオ作成
→ 見込み客ごとに適切なタイミングでアプローチができるよう、プランを作成・提案します。
◎スコアリング
→ 見込み客ごとに過去の反応や行動を分析し、見込み度を数値化・可視化します。
◎SFA・CRM連携    など

 「SFA」の役割と機能

「SFA」とは「セールスフォースオートメーション」の略です。

MAで見込み度が高いと判断されたリードに対しては、実際に営業をかけることになります。
アポイントをとり、電話や訪問をしたり、先方の要望をヒアリングして商材の資料や提案書にまとめたり、見積書や契約書を作成したりして、契約へを導きます。

その際に必要なのが、「顧客管理」と「案件管理」です。

また社内では、営業活動の日報をつけたり、案件の進捗や売り上げなどを上司に報告したりと、事務作業も発生します。

これらの作業を自動化し、情報を一元管理してくれるのが「SFAツール」です。

「営業支援ツール」というワードは、本来はMAツール・SFAツール・CRMツールの3種を含んでいますが、場合によってはSFAツールのみを指して使われることもあります。

【SFAツールの主な機能】
◎顧客管理
◎案件管理
◎営業行動管理
◎スケジュール管理
◎日報作成・管理
◎見積書・請求書作成
◎データ分析レポート

 「CRM」の役割と機能

「CRM」とは「カスタマーリレーションシップマネジメント」の略です。

営業の結果、受注・契約に至った後は、長期にわたって優良顧客になってもらうためのアフターフォローが必要になります。
さらに、より上位の商材に切り替えるアップセルや、別の商材もあわせて購入してもらうクロスセルも狙いたいところですので、新製品の情報を提供するなどの定期的なアプローチを繰り返していきます。

顧客の基本情報に加えて、

  • いつどんな連絡をしたか
  • 先方からの要望やクレーム
  • 取引履歴

といった情報が随時追加されていきますので、それらを管理・分析し続けなければいけません。
これらの情報を一元管理し、時には分析までしてくれるのが「CRMツール」です。

【CRMツールの主な機能】

◎顧客管理・対応履歴管理
◎顧客分析
◎プロモーション管理
→ 顧客データを分析して、適切なタイミングでメールマガジン配信などでアプローチします。

自社に最適な営業支援ツール選びの注意点

営業支援ツールとは何か?基礎知識から選び方のポイントまで全解説!

営業支援ツール選びはなかなか難しいものです。
選択に失敗した結果、

「システムが使いづらくて、結局もとのやり方に戻してしまった」
「使い始めたら必要な機能が足りず、別のツールも導入することになり、一元化できなかった」

と嘆いている企業も多いようです。

そんな残念な結末を避けるためには、以下の7つのポイントに注意してください。

自社の業務に十分な機能があるか

営業支援ツールの導入を検討する際、まず最初に取り組むべきことは、「自社の業務にとって必要十分な機能は何か」のピックアップです。

営業支援ツールを利用する企業が増えるにつれ、さまざまなニーズに応えてツールの機能も日々進化しています。
中にはAI(人工知能)を搭載して、インターネットの膨大な情報から見込み顧客を探したり、顧客からの電話やメールの内容を解析して対応したりする便利なツールも実用化されています。

そこで、「多機能であればあるほど導入効果がある」と期待しがちですが、これは大きな間違いです。

使わない機能があると、PCやスマートフォン、タブレットなどの画面デザインや操作にもムダが多くなってしまいます。
効率化のために導入したツールが、逆に煩雑さを生み出す危険があるのです。

そんな残念な結果を避けるためには、まず、

◎ 絶対に必要な機能
◯ あると便利な機能
✖️ 必要ない機能

を洗い出して仕分けることから始めてください。

それを踏まえて、必要にして十分な機能だけを備えたツールを選びましょう。

費用対効果が高いか

次に、導入した場合にスリム化できる作業や時間、人的リソースなどを数値化しましょう。
その上で、費用対効果が高くなるツールを選んでください。

営業支援ツールの利用コストはさまざまです。

◼️完全無料
◼️初期費用無料・利用量に応じて課金
◼️月額定額制(数百円/人〜)

などのタイプ以外にも、要望に応じてオーダーメイドでシステムを構築することもでき、その場合には内容によってコストも変動します。

もし、高額な予算をかけてツールを導入しても、それに見合う成果が出せなければ意味がありません。
事務作業の時間がどれくらい減って、営業活動に回せる時間がどれくらい増えるのか。
その結果、どれくらいの売り上げ増が期待できるのか。
きちんと計算した上で、損のない範囲で予算を設定して導入してください。

有料ツールの中には、無料で試用できる期間(フリートライアル)を設けているものも多くありますので、それを利用するのもおすすめです。
実際の使いやすさと導入効果を体験してみれば、後々に「せっかく導入したのに使えなかった」というコストのムダを避けることができるでしょう。

画面デザインやデータ入出力方法などは使いやすいか

画面のデザインやデータの入力・出力方法など、実際の操作性は使いやすくできているかも重要です。

例えば、

「顧客データと取引履歴、顧客からの要望などを同時に見たいのに、いちいち画面を切り替えて見なければならない」
「ボタンやアイコンの位置がわかりづらい」

といった操作上の不便があると、ツールに対するストレスが溜まり非効率です。

実際の業務フローに沿って使いやすいものを選んでください。

前述した通り、多くのツールは一定期間無料で試用することができます。
フリートライアル期間はなくても、デモ画面で操作性を体験できるようにしているものもあります。

できればそれらを利用して、ルーティン業務の中で実際の使いやすさを検証してみましょう。

◼️PCやスマートフォン、タブレットなどで利用する際の画面のデザイン、レイアウト
◼️データ入力・出力のしかた

などに過不足や不便がないか、見極めてください。

モバイル(スマホ)利用できるか

外出が多い営業スタイルをとっている企業の場合は、必ずスマートフォンやタブレットなどでのモバイル利用ができるツールを選びましょう。

もしモバイル対応していないツールであれば、外出先で、

「次に向かう顧客の過去の取引データが知りたい」
「商談中に、持参していない資料の提示を求められたので、データを参照したい」

といった緊急事態が発生しても、対応できません。

モバイル対応ツールであれば、いつでもどこでも必要なデータにアクセスすることができるのです。
さらに、ツールによっては外出先でも資料や見積書を作成したり、日報を記入したりすることもできるものもあって便利です。

「このツールがよさそう」と思ったら、まずモバイル対応しているかを必ずチェックしてください。

ただし、「うちは電話営業のみで、訪問営業はほとんどない」という営業スタイルの会社であれば、PC対応のみでもよいでしょう。

サポート体制は整っているか

使い方がわからなかったり不具合が起きたりしたときに備えて、ベンダーのサポート体制が充実していることもツール選びのポイントです。

便利なはずのツールですが、実際に使い始めてみると、「◯◯機能の使い方がわからない」「システムがうまく動作しない」など、緊急の疑問やトラブルが生じることもあるでしょう。

例えばそんな事態が土日や深夜に起こって、問い合わせ電話をしたときに、「サポートセンターは平日の9時から18時までです」という音声ガイドが流れてきたら絶望ですよね。
その不具合のせいで、ひとつの取引を失ってしまう可能性もあります。

そうならないために、まず自社の業務体制を考えて、

◎メール問い合わせだけでもよいか、電話でオペレーター対応して欲しいか
◎平日の通常業務時間のみの対応で大丈夫か、土日休日も24時間対応して欲しいか

などを検討した上で、安心できるサポート・サービスがあるベンダーのツールを選びましょう。

分析・アドバイス機能があるか

顧客データや取引履歴などを分析して営業活動に生かしている企業なら、分析機能のあるツールがおすすめです。
中にはAIを搭載して膨大なデータを分析し、顧客にどのタイミングでどんなアプローチをすれば効果的かをアドバイスしてくれるツールもあって、売り上げ拡大が期待できるのです。

旧来の営業活動では、一人ひとりの営業マンが顧客とのやり取りを重ね、経験を蓄積し、時には上司や先輩からのアドバイスをもらいながら「どんな営業方法が効果的か」を判断してきました。

が、それでは個々の能力差が生じてしまい、効率的とは言えないでしょう。

その点、営業支援ツールならチーム全体のデータを共有し、客観的に分析してくれます。
営業マン個人の経験や能力の差によらずに営業活動ができるので、とても合理的です。

チームの営業力を全体的に底上げしたい場合には、ぜひ分析機能、アドバイス機能が充実したツールを選んでください。

カスタマイズできるか

自社の業務に必要な機能を洗い出し、いくつかのツールを検証してみた結果、「ビッタリくるものがない」「このツールに◯◯機能と△△機能が加わればベストなのに」と歯がゆい思いを抱く場合もあるでしょう。

あるいは、最適なツールだと思って使い始めてみたものの、あとで使い勝手の悪さに気づいてしまう可能性もあります。

そんなときは、ユーザーが自由にカスタマイズできるツールが便利です。

画面のレイアウトを使いやすく組み直すことができたり、機能を取捨選択できたりするツールが出ていますので、選択するときには考慮に入れてみてください。

まとめ

ここまで「営業支援ツールとは」という疑問に答えてきましたが、ご理解いただけたでしょうか?

最後にもう一度、内容をまとめてみましょう。

1)「営業支援ツール」とは、
◎顧客管理や案件管理などのデータ管理
◎スケジュールや進捗などの管理
◎日報や見積りなどの書類作成
◎データ分析

といった営業活動を自動化してサポートするソフト、アプリを指す

2)営業支援ツールには3種類あり、それぞれの主な機能は以下

①MA(マーケティングオートメーション)
→ 見込み客の獲得から選別までをサポートするツール
 
【MAツールの主な機能】
◎リード情報管理
◎セグメントメール送信・メールマーケティング
◎Webサイト構築
◎アクセス解析・Web行動解析
◎キャンペーン管理・マーケティングシナリオ作成
◎スコアリング
◎SFA・CRM連携
    など

②SFA(セールスフォースオートメーション)
→ 主に、実際の営業活動のスタートから受注・顧客化までをサポートするツール
 
【SFAツールの主な機能】
◎顧客管理
◎案件管理
◎営業行動管理
◎スケジュール管理
◎日報作成・管理
◎見積書・請求書作成
◎データ分析レポート
    など

③CRM(カスタマーリレーションシップマネジメント)
→ 主に、受注から顧客化以降をサポートするツール

【CRMツールの主な機能】
◎顧客管理・対応履歴管理
◎顧客分析
◎プロモーション管理
    など

3)自社に最適な営業支援ツール選びの注意点は以下の7点

◼️機能:自社の業務にとって必要十分な機能をピックアップする
→ 「多機能であるほどいい」わけではない
◼️コスト・無料試用期間:費用対効果を計算して選ぶ
→ できればフリートライアルを試す
◼️使いやすさ:できればフリートライアルで利用してみる
◼️モバイル利用できるか
◼️サポート体制
◼️分析・アドバイス機能
◼️カスタマイズできるか

営業支援ツールは現在、一人から無料で使える手軽なものから、AIが秘書業務や分析・アドバイスまでしてくれる最新モデルまで、多種多様に展開されています。
その中には、あなたの会社の業務を格段に効率化させ、売り上げアップにつながるツールがきっとあるはずです。

この記事をもとに、ベストなツールをぜひ探してみてください!

横溝 龍太郎

この記事の監修者

横溝 龍太郎

レッドフォックス株式会社 COO 本コラムは、ビジネスパーソンを「働くを、もっと楽しく」するためのアイディアの情報発信しています。
ちょっとした、日々の仕事のヒントになれば幸いです。

併せて読みたい

導入するだけではもったいない!営業支援にオススメのSFAツール10選
導入するだけではもったいない!営業支援にオススメのSFAツール10選
今更聞けない!営業支援システム・SFAを有効活用するための基礎知識
今更聞けない!営業支援システム・SFAを有効活用するための基礎知識
働くを、もっと楽しく。
営業支援ツール導入をご検討の方、お気軽にお問い合わせください!

0120-61-7799 営業時間 9:00〜18:00 (年末年始・土日・祝祭日を除く)

営業支援ツール導入に 迷われている方はこちら