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中小企業の働き方改革。営業・巡回・配送・保守業務の効率化。 〜cyzen活用成功事例集〜

2017年4月3日 TAGS :

「営業マンの訪問件数が2倍になりました。」

これは、cyzenをご利用いただいている顧客の生の声である。従来は、訪問先の予定を組むために無駄な時間がかかっていたが、cyzen導入後はスマホの地図画面を見ればどこの顧客に訪問をすればいいのか、すぐに掴むことができるため、営業の訪問効率が2倍となったのである。(-位置情報活用SFA- 営業マンの訪問件数が2倍!!)

cyzenを導入することで具体的に業務でどのような変化が起こったのか?

この記事では、「cyzen」での中小企業の「営業・巡回・配送保守業務の効率化」の成功事例を紹介する。
業務効率化で成功している企業様の事例を紹介することで、貴社の業務効率のヒントにしていただきたい。

なお、cyzenご利用のお客様の典型的な業務課題は以下である。

■中小企業における典型的な業務課題

これらの業務課題に対して、働き方改革が進む今、クラウドやスマホによる業務改革が広がっている。

このような状況の中、どのようなクラウドサービスを検討すれば業務効率化、業務改善につながるのか思い悩む担当者も多い。

ここでは、6つの成功事例を紹介するので、参考にしていただきたい。

■課題に対する成功事例

(事例1) 「直行直帰社員の管理を業務効率化」(施設管理)
(事例2) 「地図上に物件をプロットし訪問効率化」(工事業者)
(事例3) 「調査・商談内容を部門間で情報連携」(太陽光設備)
(事例4) 「納品報告、営業報告をペーパレス化」(配送)
(事例5) 「ディスパッチ活用」(緊急対応サービス)
(事例6) 「営業マンの行動分析に活用」(不動産仲介)

cyzenでは、以上のような典型的な中小企業の業務課題に対して、現場の負荷が掛からない最適なアプリを提供することで累計1,000社超の業務改善を後押ししている。

6つの成功事例を具体的にひとつひとつ見て行こう。

■6つの業務効率化の成功事例

cyzenを導入して業務効率化に成功した企業の6パターンの事例である。

事例1 現場への直行直帰社員の勤怠管理を業務効率化(施設管理業務)

〜56%の管理工数削減〜

直行直帰社員の管理の業務効率化は多くの中小企業において課題を抱えている。

直行直帰社員の出勤先の予定共有と、実際に行ったかどうかの確認の2面の管理方法について現状は、紙で行き先予定表を作成し、上司承認、当日電話などで連絡をして間違いなく出勤しているかどうか確認するという作業を行っている。

事例1サマリー
【業務課題】 施設管理業務を行うA社では、不動産オーナーに代わって、不動産の維持管理や運営などを代行するファシリティマネジメントを行っている。施設管理業務担当者は、直行直帰が多く出勤退勤管理を紙で行い、出勤時間と退勤時間を紙の申請書に記入していた。
【課題解決策】 このような課題に対して、スマートフォンのアプリの出勤ボタン、退勤ボタンを活用するだけでどこの施設に何時に行っているか報告がすぐにできるようになった。
【効果】 このことで、直行直帰に掛かっていた、スタッフの紙の記入時間および、マネージャーのチェック時間が削減され結果として56%以上の管理工数が削減された。

業務課題解決にあたりアプリのどのような機能を活用したのだろうか?
A社では主に①現地ステータス(作業状況)確認機能と②現地からの報告書機能を利用することで業務改善に結びついた。

■機能① 現地ステータス(作業状況)確認

cyzenの位置情報機能でメンバーの作業状況を共有。待ち合わせにあとどの程度で到着するか?今、商談中か?作業中か?などのステータス確認にも役立つ。

■機能② 現地からの報告書機能

cyzenの現地からの報告書機能で現場での作業内容はすぐに共有することができる。

■削減効果

事例2地図上に物件をプロットし訪問を効率化(外壁工事)

〜訪問準備の効率化〜

営業訪問の効率化も中小企業の典型的な課題の一つである。訪問先の管理をエクセルやスプレッドシートなどで管理している会社はまだまだ多い。

このような管理をしている会社では従って、営業マンは住所が記載された訪問先の一覧表を基に顧客訪問を行うことになるため、住所と住宅地図を別々に持つか、あるいはスマートフォンの地図アプリに顧客住所を登録して訪問活動を行っている。

事例2サマリー
【業務課題】 工事業者のB社では、現場情報を住所情報だけをエクセルの一覧表で出力して顧客訪問をしていた。このことによって、効率の良い訪問ルートを作成するために、住所情報を基にして顧客情報を地図に落とし込んで一日の行動計画を作成するということに無駄な工数が掛かっていた。また訪問時は住宅地図をコピーして査定物件をプロットとして持っていっていた。
【課題解決策】 このような課題に対して、スマートフォンのアプリの出勤ボタン、退勤ボタンを活用するだけでどこの施設に何時に行っているか報告がすぐにできるようになった。
【効果】 これまでの訪問計画を作成する手間が大幅に削減。

業務課題解決にあたりアプリのどのような機能を活用したのだろうか?
B社では主に①顧客情報を地図上に表示と②スケジュール作成機能を利用することで業務改善に結びついた。

■機能① 顧客情報を地図上に表示

仕分けされた顧客の情報を地図上に表示することができる。また、訪問した顧客は現地で地図の上を長押しするだけで、顧客情報の登録が可能。

ゼンリン地図の利用もオプションでできる。

■機能② スケジュール作成機能

スケジュール登録もweb側、アプリ側の両方から可能。地図を見ながら効率的なスケジュールを組むことに役立つ。

事例3 「現地での調査・商談内容を部門間で情報連携」(太陽光設備)

部門間の情報連携も中小企業の課題である。

太陽光設備販売設置事業を行うC社では、現地訪問時の調査報告、商談報告を後工程の工事部へ情報連携するために、cyzenを使って成功している。

事例3サマリー
【業務課題】 C社では、現地訪問時の調査報告書・商談報告書を営業マンがエクセルで作成していた。この報告書が工事部に連携されないために2重作業が発生していた。また商談履歴についても営業から工事に引き継ぎしていないために、お客様からのクレームに繋がっていた。
【課題解決策】 cyzenは調査報告書・商談報告書などテンプレートをクラウド上で100フォーマット作成することができるため、複数の報告書を作成し、クラウド上で営業部・工事部にて共有した。
【効果】 営業部と工事部の情報共有によって、顧客への伝達ミス、調整ミスが無くなった。

業務課題解決にあたりアプリのどのような機能を活用したのだろうか?
c社では主に①部門間で情報連携と②報告書フォーマット機能を利用することで業務改善に結びついた。

■機能① 部門間で情報連携

cyzenは、営業・工事などグループ間で情報共有が可能。グループごとに報告書の作成フォーマットを自由に変更することもできる。

■機能② 報告書フォーマット

cyzenは、グループごとに報告書の作成フォーマットを自由に作成・変更することができる。

事例4  「納品報告、営業報告をペーパレス化」(配送業務)

報告書のペーパーレス化も大きな課題である。また報告書をペーパーレスにする際も、その報告がきちんと作業がなされたのかどうかというエビデンスも合わせて確認する必要がある。

このように報告書の電子化と合わせてどこで報告したかの共有をしなければ、いわゆる「空報告」は無くならない。

事例4サマリー
【業務課題】 D社では、配送兼営業マンが配送報告と営業報告を行っているが、報告業務が紙でなされていたため、情報共有のスピードが遅いことが課題となっていた。また、報告書をまとめて提出するため、内容の信憑性にも疑問があった。
【課題解決策】 cyzenのチェックイン機能を活用し、営業マンが訪問先に行っているということを共有した上で、報告書がスマートフォンからリアルタイムで確認できるようになった。
【効果】 スタッフの横の繋がりが強化され、チーム力がアップした。

業務課題解決にあたりアプリのどのような機能を活用したのだろうか?
c社では主に①チェックイン機能を利用することで業務改善に結びついた。

■機能① チェックイン機能

顧客訪問をした時にチェックインボタンを押せば、地図上にスタンプがされるため、訪問のエビデンスになる。このチェックインのエビデンスと報告書をリアルタイムで共有することで、タイムラグ無く案件の状況把握がチームでできる。

事例5 「ディスパッチ活用」(緊急対応サービス)


チームメンバーの場所がリアルタイムで把握することが出来れば、保守メンテナンス等の急行サービスを行う際に役立つ。

また、位置情報がわかるだけでは無く、作業の状態を作業報告書として共有することで、チーム間の繋がり、お互いのチェック意識の向上に役立てることができる。

事例5サマリー
【業務課題】 保守メンテナンスディスパッチ業務を行うE社では、スタッフの位置を把握するために、コールセンターから一人一人のスタッフに電話をして、対応できるスタッフに対応依頼をしていた。そのために、本当はもっと近くに居るスタッフが対応できたなどの非効率が発生していた。
【課題解決策】 cyzenはステータス情報がリアルタイムでわかる機能を有し、また作業ステータスとして、「対応中」、「移動中」、「待機中」など自由に設定して、チーム間で共有することができるためディスパッチに役立った。
【効果】 当初はコールセンターの効率化を目指したが、チーム間でもステータス情報を把握することができるため、お互いに誰が対応するほうが効率的か意識し合うようになった。また他のスタッフの報告書を見て、「より安全な対応について指摘する」など横の連携が生まれ、対応品質が向上した。

業務課題解決にあたりアプリのどのような機能を活用したのだろうか?
主に①ステータス情報共有機能を利用することで業務改善に結びついた。

■機能① ステータス情報共有

メンバー同士がどこにいて、どんな作業中かを状況を共有することができる。このことで、作業の依頼や効率化をメンバー同士でも行うことに役立ち、チームのエンゲージメントがアップする。

【スマートフォンでの把握】

【管理画面からのステータス情報把握】

事例6 「営業マンの行動分析に活用」(不動産仲介)

営業マンの行動分析による効率化は多くの中小企業の課題である。
訪問件数や訪問回数が増えれば、受注件数が増えるのかどうか、相関関係をみることができるが、多くの企業では、営業マンの動きが見えないために、苦慮している。

特に受注件数が多い営業マンとそうで無い営業マンの行動にどんな差があるのか分析したいというニーズは多い。

不動産仲介のF社では、既存顧客訪問、新規顧客訪問件数から状況を把握し、パイプラインの進捗を確認したかったが、週末にまとめて報告をあげる営業マンや、空報告をする営業マンがいて、実態把握に頭を悩ませていた。

事例6サマリー
【業務課題】 目標売り上げに対する達成が良くなく、訪問件数向上を目標に掲げたが、訪問件数のデータに対して信憑性が無いため、分析を行っても有益な情報に繋がらなかった。
【課題解決策】 cyzenのGPS情報によるチェックイン機能を活用して訪問件数を営業マンがストレス無く、情報取得できるようにした。
【効果】 訪問件数と受注件数の相関関係が見えて来た。このことによって、毎月の施策の課題点の抽出ができるようになり、訪問効率改善スピードが早まった。

業務課題解決にあたりアプリのどのような機能を活用したのだろうか?
主に①行動分析機能を利用することで業務改善に結びついた。

■機能① 行動分析

スマホでチェックインした訪問履歴を、施設ごと、人ごとに、可視化することができる。

中小企業のクラウドサービスの利用やスマートフォンの活用の状況

中小企業においては、クラウドサービスの利用やスマートフォンの活用がまだまだ遅れている。

中小企業においてクラウドサービスの利用やスマートフォンの活用が進まない状況がある。
この項では、その理由について考察する。

2016年版 中小企業白書概要によると「生産性の高い中小企業は、設備投資やIT投資等に積極的で、一人あたりの賃金が高い傾向にあることがうかがえる。」とのことである。

一方で中小企業がIT投資を行わない理由は以下である。

※出典:http://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/H28/PDF/h28_pdf_mokujityuuGaiyou.pdf

上位3位までの理由について考えてみる。

1.ITを導入できる人材がいない(43.3%)
中小企業では、情報システム部門が無い会社も多くまた、情報システム部の担当がいるとしても、他の業務と兼任であるケースが多い。従って、クラウドサービスの導入が遅々として進まない状況である。また、仮にクラウドサービスを導入したとしてもデータ入力に半年以上かかってしまい、使わないまま契約期限を迎えてしまうということも多々ある。

2.導入効果が分からない、評価できない(39.8%)
導入して何の業務を具体的に改善するのか、ゴールを設定しなければならないが、ゴールの設定には現状調査からの課題抽出からプロセスメイキング、評価するためのKPIの設定等、高度な業務知識とITに関する知識が必要である。
従って、このような人材が中小企業に居ない1.の理由に起因して導入効果が分からない、評価できない状況と考えられる。

3.コストが負担できない
従来はシステム投資はSI(システムインテグレーション)が中心であったので莫大なイニシャルコストに加えて、ランニングコストが掛かったが、現在はクラウドサービスが多く出回っているため、コストは安価になっている。業種業態によって、どこまでコスト負担ができるかについては、2.導入効果が分からないの現状とゴールを設定しなければ算出することは出来ない。

従って、投資に対するROIを定量的に導かなくては、コストが負担できないという状況に陥るであろう。

このように、中小企業においては情報システム部が無い、ITを導入できる人材が無いなど、人的リソースに起因する原因でIT投資が進んでいない状況が浮かび上がって来る。

なおcyzenでは導入サポートサービスで、情報システム部や選任の担当者が居なくても、システム導入および運用に乗せるためのサポートが充実している。

中小企業とは?

中小企業基本法では、第二条で「中小企業者の範囲」が定義されている。中小企業の定義は資本金の額や従業員数や業種などによって異なる。

※出典:http://law.e-gov.go.jp/htmldata/S38/S38HO154.html

中小企業庁では、以下のような表で中小企業について定義している。


※出典:http://www.chusho.meti.go.jp/faq/faq/faq01_teigi.htm

まとめ

以上、中小企業の業務改革例をみた。

業務改善の事例は、売り上げを上げるため訪問件数を増やす施策として、行動の把握・分析や、報告書の情報共有にcyzenを導入するケースが多くなって来ている。

コスト削減側ではメンテナンスのディスパッッチ業務や、報告書のペーパーレス化といった観点でcyzenを導入するケースが多い。

働き方改革の中、テレワーク等を含めた自由で柔軟な働き方が中小企業にも求められている。
社内で働き方改革を推進する上で、今一度業務課題を整理して解決策としてスマホアプリを業務にさらに活用することが企業活動を継続する上で必要である。

以下の項目で参考までに中小企業のクラウドサービスの利用やスマートフォンの活用の状況を記す。

導入についてのギモン、おこたえします。

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