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業務効率最適化を目指すなら、タスク管理を極めるべし。タスクマネジメントで押さえておきたいポイント

業務効率最適化を目指すなら、タスク管理を極めるべし。タスクマネジメントで押さえておきたいポイント

ビジネスを進める際にはさまざまなスキルが必要になりますが、とりわけスケジュール管理スキルは、円滑に仕事すすめるうえで欠かせない能力です。
このスキルを高めるにはタスク管理を極めるのがおすすめ。

今回はタスク管理がなんなのかという点から実用的なタスク管理ツールまでを紹介します。

タスク管理(マネジメント)とは

仕事をしていると、複数のプロジェクト(業務)をこなさないといけない場面がでてきます。このような状況で重要になるのがタスク管理(マネジメント)です。

「なに」を「いつ」、「どのようにする」といった複数の作業を一元管理することで、業務をスムーズに進められる、ビジネスマンに求められるスキルのひとつです。

仕事を効率的に進めるためにはタスク管理が必要

仕事を効率的に進めるためには、タスク管理が欠かせません。ビジネスに必要不可欠なタスク管理は、重要度」と「緊急度」 という2本の柱で考えるのが一般的。

例えば、社内で使うだけの書類と社外に提出する書類では、「重要度」では社外に提出する書類が高いといえます。
また、明日締め切りの案件と2週間後締め切りの案件では、「緊急度」としては
当然、明日締め切りの案件が前にきます。

仕事をしているとどうしても突発的な業務が舞い込んでくることも多々あります。そのような際も、タスク管理をしっかりと行なっていれば、落ち着いて対応できます。また、その日のうちにやるべきことを把握しておけば、決まった業務に集中でき、進捗もはかどります。そうして効率的に業務を進めることで、プライベートの時間も確保できるのです。

タスク管理の出来る人と出来ない人の違いとは

仕事をこなすうえで重要なタスク管理ですが、出来る人と出来ない人がいます。
この違いは、仕事の優先順位をつけられるか、つけられないかにあります。タスク管理が出来ない人は、今すべきこと、今ではなくてもいいこと、重要なこと、重要ではないことを合理的に考え、業務を進める癖をつけることが必要です。また自身の作業スピードやスケジュールを管理する力を養うことも必要です。

タスク管理が苦手な人が陥りやすいミス

タスク管理が出来る人と出来ない人の違いは、業務を合理的に進められるかどうかにあります。そのためタスク管理が苦手な人は、非効率な業務の進め方をしてしまいます。

例えば、突然入ってきた仕事ばかりこなしていたら、どんどんところてん式に、とりかかっている業務が後ろにずれ込んでしまいます。たしかに、頼まれた仕事をこなすのは立派ですが、自分が抱えている業務のなかでどれが重要で、どれが締め切り間近かを把握しておかなければ、絶対に落としてはいけない仕事を落としてしまうこともでてきます。

管理が苦手…でも大丈夫!見直すべきポイントをチェック

タスク管理をするうえで、まずは自分が抱えている仕事を洗い出しましょう。
例えば次のような仕事を抱えているとします。

*取引先との打ち合わせ資料作成(明日中)
*取引先への電話(今日中)
*企画立案(今週中)
*見積もり作成(今日中)
*上司への相談(期限なし)
*ミーティング資料作成(来週中)

これらの業務をタスク管理するには、まずは「どの業務を優先的にこなして締め切りに間に合わせるか」をチェックするべきです。

上で挙げた業務を、締め切り順に直すと、

*取引先への電話(今日中)
*見積もり作成(今日中)
*取引先との打ち合わせ資料作成(明日中)
*企画立案(今週中)
*ミーティング資料作成(来週中)
*上司への相談(期限なし)

となります。つまりこの順から業務にとりかかればいいのです。
仮にこの業務に「会議資料作成」という別の案件が突然加わるとします。
その場合でも、まずは依頼された業務がいつまでに完了させるかを確認することで、今日やるべきことなのか、後回しでもいいのか、柔軟に対応できます。

タスク管理が上手になるコツ

タスク管理が苦手な人が、上手くなるコツは、

*タスクを作るタイミング
*デジタルツールの活用
*タスクの細分化
が挙げられます。

まずタスクは、業務当日の作業計画を、前日夜までに考えておくことで明確化できます。前日の夜に整えておけば、当日の様子がイメージ化され、当日デスクに向かったときに仕事がはかどります。

また、手書きのメモやポストイットと併せてデジタルツールを活用しましょう。デジタルツールであれば、常に更新できますし、社外にいてもチェックできます。

さらにタスクを細分化することもポイント。「資料作成」という大まかなタスクも、具体化(タスクブレイクダウン)することで、かかる時間が導けます。

例えば、「資料作成」と一言でいっても、どういった資料なのか、どこ向けなの
でかかる作業量も異なります。もし、売り上げに関する資料であれば、前年比や前月比、さらには粗利などを計算する必要があります。取引先向けの資料であれば、わかりやすいグラフや表を挿し込むことも。
このように、タスクを分解して、具体化することで、その作業にどれだけの時間がかかるかを明確にできます。その時間を考慮したうえでタスクを管理すれば、より仕事も効率化できます。

タスク管理にツールを上手に使おう

タスク管理は専用ツールを使うことで、スムーズに進みます。ツールにはデジタル、アナログとありますが、場面に応じたツールを用いることで、より効率的に業務を進められます。

TODO管理はデジタルとアナログの使いけが良い

タスク管理と似た言葉として「TODO管理」が挙げられます。「TODO」とは「その日その時にすること」を指します。TODOは、デジタルとアナログを使い分けることで、うまく管理できます。

デジタルであれば、何度でも書き換え可能なうえに、アラート機能がついています。一方、手帳をはじめとしたアナログであれば、絵を描いてわかりやすく保管できますし、書きながら当日に何をすべきかが整理されます。

例えば「資料作成」とやることの概要を、デジタルで保管しておけば、出社してパソコンを点けると、「資料作成」というアラートが出てきます。この概要をみて、具体的に記載されたメモ帳をみれば、やるべきことを確実に遂行できます。

個人・チームでタスク管理方法は異なる

個人でのタスク管理は上記のようにメモ帳やデジタルを併用することで、把握できます。ですが、仕事ではチームで動くことが多くあります。

この場合は、個々の動きをチーム全体で共有する必要があります。もちろん、定期的なミーティングで状況を把握することも重要ですが、チームのメンバーが頻繁に外出するといった場合は、タスク管理ツールを使って共有することが望ましいです。

おすすめのタスク管理ツール

個人/チームでタスク管理をする場合にも、よく使われているのがGoogleスプレッドシートです。

スレッドシートを使ったタクシートとは以下のようなものです。

締め切り 状態 タスク名 詳細 開始日 終了日
12月18日 完了 資料作成 打ち合わせ資料の作成 12月17日 12月17日
12月19日 未着手 企画考案 新規案件の企画考案 - -
12月19日 実行中 打ち合わせ - 12月19日 12月19日

このように、スプレッドシートを使えば簡単に、自分のタスクがどれほど完了していて、どれほど終わっていないかが一目瞭然になります。

もちろん、手書きのメモや自身のデスクトップ上で管理するというケースもあります。ですが、スプレッドシートであれば、完了状況を常に更新できますし、シートを上司や同僚と共有しておくことで、チームとしての業務もはかどります。

このスプレッドシートに加え、他のツールを使うことでより業務が効率化できます。

例えば、外回りが多い営業職であれば、地図上で予定が確認できるツールや、メンバーはリアルタイムにどこにいるか、どのようなスケジュールで外回りしているかが把握できるツールを合わせて使うのも手です。不明瞭だったチームメンバーの動きがクリアになり、それぞれの業務量の調整にもつながります。

このように複数のツールをあわせて使うことで、タスク管理もスムーズに進められます。

タスク管理を徹底して業務を効率化

政府が「働き方改革」を進める現在、業務を効率化させ、ワークライフバランスを整える必要があります。
そのためにも、タスク管理の徹底は必須。タスク管理は、アナログ、デジタルを合わせて活用することで漏れなく行えます。また、人によってはタスク管理が苦手な人もいるので、そういった場合は、タスク管理のコツが身につけられるような講習も必要となってきます。
人によって管理しやすい方法もさまざまですので、それぞれに見合った管理方法を習得することが重要です。

横溝 龍太郎

この記事の監修者

横溝 龍太郎

レッドフォックス株式会社 COO 本コラムは、ビジネスパーソンを「働くを、もっと楽しく」するためのアイディアの情報発信しています。
ちょっとした、日々の仕事のヒントになれば幸いです。

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