昨今では「見える化」が大切と言われますが、なかなか実行に移せないもの…。
そもそもなぜ見える化ができないのでしょうか?原因は下記のように大きく3つありますがほぼ全て、マネージャーや経営層の問題と言えます。

①マネージャーのIT音痴による場合
昭和世代に育った彼らは、紙文化、電話文化から中々脱却できず、IT化され、取り残される自分が怖い…。このような本心を持ったマネージャーはまだまだ多いのが実情です。

②スキル共有による危篤損益の懸念
いわゆるベテラン社員は、スキルが高いので、楽に効率的な仕事をしています。これが見える化されると、既得権益がばれてしまうので、恐れているのです。自分のスキルが広まることで、後輩、部下に追い抜かれるのではないか?と不安を感じているベテラン社員もいます。

③現状維持が平和だと考えているため
いわゆるのんびり、性善説型社員です。普通にやっていれば、仕事はうまくいくし、うまくいかなくても、たいして困ったことにならない。うちのメンバーの仕事をそこまで、見える化したところで、かえって管理的になるし、息苦しくなるので、働き難くなるのではないか?という漠然とした不安をもとに行動しないということがあります。

このような抵抗がある中で、あなたは業務を「見える化」できるでしょうか?
まずは、リーダーが率先垂範で全力で「見える化」する意義を理解し、全力で取り組む必要があります。

「見える化」(可視化)する際のポイント

要所要所の業務効率改善ではなく、全ての部署の効率が改善されることが肝要となります。
なぜなら、ある部署の業務効率改善が図られても、周りの部署に負荷がかかってしまうようであれば、意味がないからです。
全社的に「見える化」が進むことで、部署間の業務も可視化することができます。
一つの案件を様々な部署が絡み合って進めていくように、業務の中では横部署とのつながりを持つ機会が多いため、会社全体としての「見える化」は非常に重要なのです。

可視化するメリット

可視化することのメリットは、シンプルに余裕をもって仕事ができるということに尽きます。

先に述べた通りトラブルに合わないため、もしくは最小限に被害を食い止めるためでもありますし、最大限利益を上げるためにも必要なことです。

正しい「見える化」の方法

ただ、「見える化」を実際に行おうと思っても、何から手を付けていいかわからないという方が非常に多いかと思います。
ここでは工程管理における「見える化」を取り入れるうえで、手法やメリット等についてご紹介いたします。

工程作業は明確に

工程管理というのは生産性を上げるために製造過程を管理することです。
一般的に計画、実施、検討、処置といった流れで進めますが、
この工程を「見える化」することで先を予測することが安易になるというメリットがあります。
プロジェクトを管理するためにクリティカル・チェーン・プロジェクト・マネジメント(CCPM:Critical Chain Project Management)という方法があります。
計画段階のバッファについて工程管理を用い明確化することで、バッファの現況がわかります。
遅延などに対する早期の対策も可能となるのです。

かんばんボードを活用

かんばんボードを活用することも有効です。この手法は、プロジェクトで一定の作業期間内における完了しなければならないすべての作業をボード上に表す手法です。
着手の有無や完了済みなのかどうかを一目でわかるよう、ボード上に示すことで作業チームにおいて状況を把握しやすくし、全体を俯瞰して次に何をすべきか理解するためにも役に立ちます。
そして何よりも自分が現在行うべきタスクの量をしっかりと把握できるメリットがあります。

アプリを活用

「見える化」をサポートする様々なアプリも開発されています。
上述のかんばんボードについても類似のアプリケーションが存在しており、
手軽に様々なデバイスからでも利用可能なため、状況に応じそれぞれ試してみることで、自社の業務に適してアプリを見つけられます。

例えば、cyzenアプリは、全ての営業活動を「見える化」できる上に、スマートフォン・タブレットからも簡単に業務効率を上げることができます。

とても簡単なアプリなので、老若男女誰でも利用することができます。面倒な報告書では無く、画像の共有や音声入力報告も可能ですので、便利です。

詳しい機能などについてはこちらでご紹介しています。

Excelを活用

普段から利用していて慣れている方にとっては、Excelもタスク管理を「見える化」する上で有効です。
無料で配布されちるテンプレートもあるため、エクセルが苦手な方にとっても取り組みやすいかもしれません。

仕事の見える化で業務効率アップ

まずは普段の業務において身近なところから「見える化」を始めてみましょう。
業後に次の日のタスクをスケジュール帳にまとめてみたり、To Doリストを作成し重要度を付けたうえでプライオリティをもって仕事にのぞんでみるのも効果的です。
普段の業務の中で「見える化」できる箇所を見つけ出し、積極的に「見える化」していき、業務効率をあげていきましょう。

横溝 龍太郎

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

本コラムは、ビジネスパーソンを「働くを、もっと楽しく」するためのアイディアの情報発信しています。
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