社内SNSとは、チャット機能などを使ってコミュニケーションができる企業向けのSNSです。今、情報共有にこうした社内SNSを利用したいという企業、または実際に社内SNSを活用しているという企業は増えてきています。
ここでは、こうした社内SNS普及の背景やメリット、デメリットなどをみていきましょう。

社内SNSが広がる背景

社内SNSが広がった背景としてあげられるのは、コミュニケーションや働き方の多様化です。コミュニケーションと働き方の2つの変化に合わせて、社内SNSの利用も増えてきたといえます。

コミュニケーション手法の多様化

これまでコミュニケーションをとる手法は、顔を合わせて話をしたり、電話で話したりすることが一般的でした。しかし、言うまでもなく、今ではメールやSNSなど様々なコミュニケーション方法があり、コミュニケーションをとる方法は多様化しています。

働き方の多様化

働き方改革が推進されるなかで、働き方も多様化しています。現在は在宅勤務などで仕事を行う人も増え、社員同士が直接会わなくても仕事を行えるようになってきています。

社内SNSを使用するメリット

社内SNSの利用には、コミュニケーションや情報共有に関して大きなメリットがあります。具体的には以下のような効果が期待できます。

リアルタイムでのコミュニケーションが可能

社内SNSのチャット機能を使用して気軽にメッセージを送り合うことで、リアルタイムでの双方のコミュニケーションが可能になります。一度に多くの人とコミュニケーションをとることも可能です。

情報共有ツールとしての活用

社内SNSにアップされた情報は、社内SNSに参加しているメンバー全員が、いつでもその情報に触れることができます。そのため、社内SNSは情報共有ツールとしても活用することが可能です。

スケジュール管理が容易になる

社内SNSにはスケジュール管理機能が付いたものも多くあります。これにより、社員のスケジュール管理が容易になるほか、社員が何をしているのかがすぐにわかり、行動を把握しやすくなります。

連絡事項を確認したかどうかが把握できる

連絡事項がある時には社内SNSを使って一斉に送信できますが、既読機能のある社内SNSなら、連絡事項を確認したかどうかを把握することが可能です。いつまでも連絡事項が未読の社員には、連絡事項を見るように伝えることもできるので、連絡漏れを防ぐのに役立ちます。

社内SNSを使用するデメリット

社内SNSにはメリットも多いですが、デメリットについても把握しておきましょう。

いつでも連絡が取れることによるストレス

いつでも連絡が取れるところが社内SNSの大きな特徴です。しかし、勤務時間外にも社内SNSを確認したり、メッセージのやり取りをしたりしなければいけないようになると、それがストレスとなる可能性があります。

連絡が多いと、見落としやすくなる

社内SNSは簡単にメッセージを送ることができるので、連絡も多くなりがちです。しかし、連絡が多くなってしまうとすべてのメッセージに目を通すのが大変になり、流し見をしたり、重要な連絡を見落としたりしてしまうこともあります。

運用成功の秘訣は、ルール決めにあり

社内SNSを上手く運用するには、ルールをしっかりと決めて運用していくことが大切です。たとえば、次のようなルール決めを参考にしてみてください。

プライベート利用禁止

業務と関係ないことを発信したり、私的なメッセージを送り合ったりすることが増えると、肝心の仕事がおろそかになる可能性があります。
このような事態を避けるには、社内SNSはあくまで業務に関する連絡事項やメッセージ、相談に使用するものとして、プライベートでの利用を控えるようにルールを決めることをおすすめします。

社外接続を控える

社内SNSにはネット環境があればどこででも接続できてしまいます。ですが、社内SNSでやり取りする会社内の重要な情報が外部に漏れることを防ぐために、社外接続は控えるようにしておくとよいでしょう。

多様化する働き方に社内SNS導入で対応する

社内SNSには弱点もあり、対策を考える必要がありますが、ルールを決めることで上手に運用していくことも十分可能です。働き方が多様化しつつある今、対面でなくてもコミュニケーションや情報共有が可能な社内SNSは、前向きに導入を検討したいツールといえるのではないでしょうか。

横溝 龍太郎

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

本コラムは、ビジネスパーソンを「働くを、もっと楽しく」するためのアイディアの情報発信しています。
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