• ホーム
  • cyzenマガジン
  • 今さら聞けないグループウェアって何だっけ・・・おすすめ3選を併せてご紹介

今さら聞けないグループウェアって何だっけ・・・おすすめ3選を併せてご紹介

今さら聞けないグループウェアって何だっけ・・・おすすめ3選を併せてご紹介

ビジネスを円滑に進めるためのツールとしてあちこちで聞かれるようになったグループウェアは、グループ内での情報共有をサポートするための様々な機能の総称です。

今回はグループウェアの基本と導入のメリット・注意点を紹介します。
併せておすすめのツールも3つピックアップして紹介するので、導入時の参考にしてみてくださいね。

グループウェアとはグループ内で円滑に情報を共有するためのツール

グループウェアとは、グループ内で円滑に情報を共有して仕事をサポートするためのツールのことです。

具体的には、
*スケジュール機能
*メール機能
*掲示板機能
*ファイル共有機能
*勤怠管理
*テレビ会議
*設備予約
などが代表的なものです。

大人数が使うグループウェアの中に、公開範囲や使用範囲を限定したグループを作成することも可能です。

こうした機能はグループウェアごとにかなり差があります。
会社の規模や状況などにより必要な機能は変わるので、自社の状況に応じて選び分けるのが重要です。

例えば会社が数十人程度で社屋も小さいという場合、設備予約などは不要となるため、機能は少なく、逆に規模の大きい会社であれば、機能は多い方が便利で使いやすいでしょう。

グループウェアを導入することの4つのメリット

続いてグループウェアを導入するメリットについて見ていきましょう。
メリットは大きく分けて4つあります。

1. グループウェア上で効率よく情報共有できる

まず大きなメリットが「効率よく情報共有できる」という点です。
掲示板、スケジュール、設備予約、勤怠管理などがグループウェア上でできるようになれば、お互いの情報を効率よく共有でき、無駄な時間と手間が省けます。

会議の予約をする場合も、1人1人に予定を尋ねて日程をすり合わせるという手間がかからず、グループウェアを確認するだけで日程調整が可能です。

仮に予定があったとしても、グループウェアにはメールや社内SNSの機能がついているので、そこから連絡をして調整することもできます。
           

2. ペーパーレス化が実現し手間と費用が節約できる

グループウェアの中には、グループウェア上で申請や決済、承認の手続きを行えるものもあります。
例えば、設備予約機能や休暇申請機能などがあれば、各種申請を紙媒体で行う必要がなくなり、ペーパーレス化が可能です。

紙媒体での申請は、紙媒体自体がなくなる危険性や、紙媒体を次の承認者に渡す手間、保管時に場所が必要といったデメリットが発生しますが、グループウェアでペーパーレス化が叶えば、手間と費用が節約可能です。

また口頭での確認や紙、ホワイトボードなどによる確認では、万が一齟齬があったとしても、「言った・言わない」でトラブルになりがちです。
グループウェア上で管理することをルール化すれば、一目瞭然なのでこのようなトラブルが起こるリスクも避けられます。

3. リモートワークが実現しフレキシブルな働き方が可能になる

グループウェアに付随する社内SNSやファイル共有、Web会議などの機能を駆使すれば、リモートワークが実現します。
本店と支社、事務所と営業先、会社と自宅といった違う場所にいるスタッフがグループウェアを通じて無理なく情報共有できるのです。

リモートワークが実現することで、社員のより多様な働き方が可能となります。
また、書類提出や会議のために移動する費用と手間を省くことができ、経費の節約にもなります。

4. 社員間のコミュニケーションが活性化する

グループウェアには社内SNSやメール、ファイル共有、掲示板など、様々なコミュニケーションツールもあります。
そのため、必要に応じてツールを使い分けることができ、コミュニケーションの活性化に役立ちます。
また全社員向けや部署内など公開するグループを限定することもできるので、一部社員向けの情報公開が簡単になります。

最近はスマホやタブレットといったポータブルデバイスにも対応しているグループウェアが大半なので、リアルタイムでのコミュニケーションもしやすくなります。

グループウェアの導入における2つの注意点

グループウェアは業務の効率化に大きく貢献してくれるツールですが、注意点もあります。

1. 導入が簡単ではなく現場の混乱が予想される

多くの会社や企業でグループウェアの導入が進んでいますが、導入は決して簡単ではありません。
システムの大きな変更となるので、現場の混乱が予想されます。

営業部門のみの導入など、まずはスモールスタートで導入することをおすすめします。
また自社にマッチングしたグループウェアを選ぶことも重要です。

2. カジュアルなコミュニケーションツールではない

社内SNS機能があるグループウェアもありますが、どちらかというとグループウェアは業務システムという意味合いが強いものです。
上下関係や部署間を超えた、フラットな人間関係を形成するためには活躍してくれません。

あくまで業務をサポートするためのシステムと思っておくべきでしょう。
フラットでカジュアルなコミュニケーションツールを求めているのならば別のツールを利用すべきです。

汎用性に優れたおすすめのグループウェア3選

続いておすすめのグループウェアやツールを紹介します。
グループウェアやそれに類するツールは非常に多くの種類があるのですが、その中でも汎用性に優れ、人気のあるツールを3つピックアップしました。

1. GmailやGoogleカレンダーの移行がスムーズ!「G Suite」

1つ目は「G Suite」です。
Googleが提供しているグループウェアで、大手という安心感があるのも魅力の1つです。
セキュリティーは業界トップレベルですし、電話とメールで24時間365日サポートがあるのもさすがGoogleといったところでしょう。

GmailやGoogleカレンダーなどを以前から使っている人も多いので、導入後の移行がスムーズという点も魅力として挙げられます。
メール機能はそのままGmailを使用すればいいですし、スケジュールもGoogleカレンダーを使うことでデータ移行の手間はかなり少なくて済みます。

またファイル共有機能はクラウド上ですべて作業ができるのでハードディスクの容量を圧迫しませんし、自動保存なのでファイル破損の心配もありません。
さらに複数人で同時に作業できるというメリットもあります。

Word、Excel、PDF、画像といった様々なデータが共有可能なので、汎用性が高い上利用するときの混乱も少なくて済みます。
閲覧権限や編集権限を管理することも可能なので、人によって閲覧のみ、編集可能と利用権限を変えることも可能です。

チャット機能に関しては、ハングアウトを利用する形になりますが、こちらを利用すれば音声会議や動画会議も可能です。

ただワークフローシステムは基本的に搭載されていないので、そちらをデメリットと感じる会社もあるかもしれません。

2. 他のIBM製品と連携可能!「IBM Notes」

続いては「IBM Notes」です。
世界的IT企業であるIBMが提供しています。

メール、カレンダー、ファイル共有など基本的な機能が備わっており、他のIBM製品と統合できる点が魅力です。(ただしIBM Dominoサーバーとの連携が必要です。)
すでにIBM製品を使っている会社では、IBM製品同士が連携できるというのは大きな魅力となるのではないでしょうか。

IBM Sametimeを利用すればオンライン会議も可能です。

サポート体制の万全さも魅力で、何かトラブルがあったり、問合せしたいことがあったりしたときにもIBMサポートがサポートしてくれます。

ただ費用は要問合せという点、月々のライセンス料だけでなくバージョンアップのたびに費用がかかるという点はネックとなる可能性が高いです。
初期費用だけでなく、ランニングコストにもある程度の金額を見積もっておかなければならないでしょう。

また現在はモバイルからの利用も可能ですが、かなり前に導入した会社だとモバイルの導入はそれなりのコストがかかるのでその点も注意しておかなくてはなりません。

3. 営業活動に特化した豊富なサポート!「cyzen」

3つ目は「cyzen」です。
cyzenはグループウェアというよりもSFA(Sales Force Automation=営業支援システム)の一種といえます。

営業支援システムとは、その名の通り営業をサポートすることに特化したツールです。
グループウェアが事務作業全般をサポートするものに対し、営業活動に特化してサポートしてくれるという特徴があります。
グループウェアと同じくビジネスを円滑に進めることができるツールという観点でご紹介します。

cyzenはGPSと地図を用いて営業の行動や顧客情報を管理する点に特徴があります。
地図で訪れた場所や行動した場所を管理するため、視覚情報から直感的に操作することができるのがメリットです。
スマホからでもパソコンからでも確認できます。

スマホからの操作が可能となっているので、営業に行った足でそのまま報告書を提出したり、社内共有したりといったことも可能です。

オプションも豊富であり、仕事の工数を減らすための様々な機能を備えています。
顧客の訪問ルート共有、現場写真の自動仕分け、現場間の交通費を自動計算、ドライブデータの共有などの機能がオプションで備わっているので、営業のみならず経理や総務の仕事も減らしてくれることが期待できます。

また、サポートが非常にしっかりしている点も魅力です。
運営会社はcyzenに関する営業やサポートに全精力をかけているので、大手と遜色ないレベルのサポート体制があります。

ただデメリットとして、オプションをすべて付加したプランが選択できないこと、個別にオプションを追加できないことがあります。
そのため不要な機能もつく可能性があり、場合によってはコスパが悪くなる可能性があります。

比較して自社に最適なグループウェアを選んで

今回紹介したグループウェアやツールはあくまで一例です。
使い方や機能はツールにより非常に多様なので、気になるのならばトライアルを利用して実際に使ってみるのが一番です。

グループウェアは導入こそやや大変ですが、使いこなすことができれば非常に便利なツールです。
ただ機能や使い勝手、費用は千差万別なので、自社の状況を考えたうえで慎重に検討しなければなりません。
比較検討を重ね、トライアルで使い勝手も試してから選ぶことをおすすめします。

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

本コラムでは、ビジネスパーソンを「働くを、もっと楽しく」するためのアイディアの情報発信しています。
この記事が、日々のビジネス活動の手助けになれば幸いです!

併せて読みたい

導入するだけではもったいない!営業支援にオススメのSFAツール10選
導入するだけではもったいない!営業支援にオススメのSFAツール10選
今更聞けない!営業支援システム・SFAを有効活用するための基礎知識
今更聞けない!営業支援システム・SFAを有効活用するための基礎知識
働くを、もっと楽しく。
営業支援ツール導入をご検討の方、お気軽にお問い合わせください!

0120-61-7799 営業時間 9:00〜18:00 (年末年始・土日・祝祭日を除く)

営業支援ツール導入に 迷われている方はこちら