2019年4月から労働基準法改正に伴い、勤怠管理の重要性はますます高まっています。しかし、実際の業務において、具体的に何をどう気を付ければよいのか分からない人も多いはずです。そこで、労働基準法の改正内容を紹介しつつ、それに伴う勤怠管理業務の注意点について解説をしていきます。

1.年休消化状況の把握が煩雑!年次有給休暇の取得義務化に関する注意点

これまで有給休暇を取得するかどうかは従業員の自由でした。ところが、2019年の労働基準法改正以降は、年次有給休暇を10日以上取得する権利がある社員、パート、アルバイトなどに対して1年間に5日以上休暇を取得させることが義務化されます。たとえば、従業員が自分で申請して年間5日の有給休暇を取得している場合は問題ありません。しかし、2日しか取得していなければ、企業が従業員に対して3日の休みを指定しなければならないというわけです。しかも、その場合でも企業が勝手に休日の日付を指定してよいわけではなく、従業員の意見を聞いたうえでその意見を最大限尊重する努力をしなければなりません。

また、労働基準法によると、年次有給休暇は「雇い入れの日から起算して6カ月継続勤務し、全労働日の8割以上出勤した労働者に年10日付与される」とあります。つまり、年次有給休暇のカウントは全員1月1日から始めればよいというわけではないのです。起点となる日が従業員によってバラバラになる可能性が高いため、なにもしなければ有給休暇の管理はどうしても煩雑になり、見落としが起こりやすくなってしまいます。同時に、こちらから有給休暇の日を指定する場合は、業務との兼ね合いをいかに調整するかといった問題も重要になってきます。

2.規定をオーバーしているかが分かりづらい!残業時間の罰則付き上限規制に関する注意点

従来の労働基準法では労働時間の上限は定められていたものの、「特別条項付き36協定」さえ結べば、いくらでも残業時間を延長することができました。一方、労働基準法改正後にはたとえ36協定を結んだとしても、「1カ月で100時間未満」「2〜6カ月間の複数月いずれかの平均が80時間を超えないこと」「1年720時間以内」「月45時間超の時間外労働は年6回まで」といった具合に、一定の制限が設けられるようになります。

ただ、これらの条件は複雑すぎて規定の時間をオーバーしているのかどうかが、判別しづらいという問題があります。正確を期すには必要に応じてエクセルなどで集計をし直さなくてはならず、想像以上に手間と時間がかかってしまうのです。それを避けるには基本情報だけを入力しておけば、あとは自動計算をしてくれるような勤怠管理システムの機能が必要になってきます。

3.要注意!フレックスタイム制の清算期間が1カ月から3カ月に延長

フレックスタイム制とは所定労働時間の枠内であれば、始業・終業時刻を従業員が自由に選べるというものです。その制度自体はすでに存在していますが、従来のものは清算期間が1カ月だったのに対し、改正後は週あたりの平均労働時間が法定労働時間内であれば3カ月単位での調整ができるようになります。より柔軟な労働時間の配分が可能となるため、企業側にとっても利便性の高い制度です。ただ、繁忙期に労働が集中して健康を害するおそれがあるため、「1カ月ごとに区分した各期間の労働時間が平均して週50時間以内」という上限が新たに加わることになります。

それにより、常に3カ月分の週平均の労働時間を算出しながら、しかも単月でも週の労働時間が上限を超えないように管理しなくてはならないので注意が必要です。

4.過労防止のために!高度プロフェッショナル制度の対象者に対する勤怠状況の把握が大切

高度プロフェッショナル制度とは、特定業務における年収1075万円以上の労働者に対しては、労働時間規制や残業手当の対象外にできるという制度です。それだけを聞くと、勤怠管理の必要がなくなって楽だと思うかもしれません。しかし、高度プロフェッショナル制度の対象者は過労になりやすく、健康を害するおそれがあるため、「健康確保措置」が義務化されます。具体的には、年104日以上の休日取得に加えて、「労働時間の上限設定」「 終業から翌始業までの一定休息時間の確保」「連続2週間の休日取得」「残業80時間以上での健康診断」の中からいずれかの措置を選択しなければならないのです。

当然、それらを踏まえた管理体制を構築しなくてはなりませんし、働き過ぎにならないように常に勤怠状況を把握しておく必要があります。

5.位置情報をベースとした勤怠管理なら「cyzen」

高度プロフェッショナル制度の採用を検討する場合は、会社の実態に沿って、労働基準監督署や社労士など専門家に相談して制度を整備したのち、クラウド勤怠管理システム・SFA・営業支援システムなどを利用することをお勧めします。

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