日報は日々の業務報告するものとしてなくてはならないものなのです。ですが、実際には日報を書くこと自体が大変であったり、日報を見てもわかりづらいこともあったりと、上手く活用できていないこともあります。

今回はそんな営業日報の書き方や活用方法を紹介します。

日報は本当に意味がない?

日報には、

*営業日報
*業務報告書
*業務日報

などがあり、日々の業務でこれらを書いている人も多いと思います。
ですが、日報は作成に時間がかかることもあり、日報を書く意味がないのではと思われがち。しかし、日報作成には社内で業務進捗などを共有するという大きな理由があります。

日報を書く目的・理由

日報を書く目的とは、基本的に営業担当者がその日一日何があったのかを記し、それを上司などに報告することにあります。

日報は一般的に、一日にどのような仕事をしたのかが書かれています。これを書くことでその日の仕事内容を振り返り、反省すべき点は反省し、今後の活動につなげていくことができます。

また、日報を書く意味として、マネージャーが業務や仕事内容などをはっきりと確認することができ、今後、部署全体としてどのようなことをしていけばいいのかが理解できます。

そして、営業日報のフォーマットについては、会社でフォーマットが決まっている時には、それに沿って書いていきます。

日報は意味がないという人もいますが、しっかりと業務を振り返り、さらに業務を報告することで今後の仕事につなげていくことができるので、正しく日報を書くことで業績を上げていくことができます。

日報に書くべき内容は

日報は、氏名、スケジュール、活動内容、提案方法(商品)、受注内容、受注金額、明日の目標などを見やすい形で書いていきます。

業務に関する内容はできるだけ具体的に書きこむことで、読んだ上司や同僚にも理解してもらえやすいでしょう。また、疑問や提案などを書いておけば、上司とも情報を共有することができて、スムーズに問題解決に取り組めます。

また、この他にも日報に申し送り事項などを書くこともあります。

申し送りの書き方は、確認事項など必要な情報をわかりやすく簡潔に書いていくようにするのですが、申し送りの書式についてもいつ、どこで誰がどうしたなどしっかりした書式を作ることで、誰でもわかりやすく申し送りができて、しっかりと情報を共有することができます。

日報も営業報告書などと同様にテンプレート化する

営業報告書や営業レポートの書き方は、会社ごとにひな型が決まっていて、それに沿って書いていくことが多いのですが、日報をテンプレート化していくことで、より簡潔に時間をかけずに作成できます。

特に、新人が日報を書く時には書き慣れないこともあって時間がかかってしまうのですが、簡潔かつ具体的に書くようにし、反省点や失敗したところなども書いておくと、上司がそれを改善するためにアドバイスをしてくれることもあります。

日報を書くメリット

日報を書くことで得られるメリットは、現場で働く担当者とマネージャー側の2つに分けることができます。

まず、現場の担当者にとって日報を書くメリットは、その日に何があったのかをしっかりと振り返って理解することができて、それを今後の仕事につなげていくことになります。

また、日報は一人の担当者が書いたものを他の営業担当者とも共有します。上手く行ったやり方などを全体で共有することで、全員がそのやり方を真似することができますし、それによって部署の成績が大きくアップすることが可能になります。

一方、マネージャー側にとってのメリットとして、多くの営業担当者からの日報を見ることで、現場における様々な情報を知ることができます。

さらに、数字などには現れない率直な意見や現場の実情などを知ることができます。

日報を書くポイントはたった2つ

日報には様々な事柄を書くように思ってしまうのですが、実際には2つのポイントを意識して書いていくといいと言われています。

実際に日報を書く時にはこの2つのポイントを押さえた日報を書くことで、誰が見てもわかりやすくて理解しやすい日報を書くことができます。

1. 5W3Hを意識する

日報の書き方として5W3Hを意識して書くと良いと言われています。

5H3Wとは5つのWと3つのHのことで、5つのWはWhen(いつ)、Where(どこで)、Who(誰)、Why(なぜ)、What(なに)になります。

なので、これに則ってその日一日にいつ、どこで誰と会い、何をどのようにしたのかということを書いていくことで、よりわかりやすくその日一日にあったことを報告できます。

また、3Hとは、How(どのように)、Howmany(どのくらい)、 Howmuch(いくら)という意味で、より具体的にどのような交渉をしたのかということが記載できます。

自分なりにその日に誰と会ってどのようなことを話したのかということを日報に書いても、他人が日報を見ても何をしたのかよくわからないということが起きてしまいます。

そうしたことを避けるためにも5W3Hに沿って書くことで、誰が見ても具体的に何をしたのかということが鮮明になり、より理解しやすい日報にすることができます。

2. 定量的に記載する

定量的に記載するというのは、なるべく数字などを用いて客観的に記載するということです。

具体的な数字を用いて記載することでどのような成果があったのかも理解しやすくなります。

例えば、小売店でその日の売り上げを報告する場合、「○○万円の売り上げを達成」と書くよりも、前月比や前年比、前日比などを盛り込んだ方が、売り上げの推移や店舗の状況がわかりやすくなります。

日報を書く時には感覚的な文章や抽象的な文章を書いてしまうことも多いのですが、それでは他人が読んだ時にあまり理解できずに、よくわからない日報となってしまいます。そうしたことを避けるためにもしっかりと定量的に記載することが重要になります。

成果につながる日報の書き方

日報を書いたからにはしっかりと成果につながるような書き方をすることが望ましいです。

その日にあったことを整理するだけではなくて、他の営業担当者やマネージャーとも、情報を共有して、組織としてしっかりと成果をあげる書き方としたいものです。

そこで、成果がつながる営業日報の書き方をご紹介します。

「非文章情報タイプ」を意識して書く

非文章情報タイプの日報とは、普通に文章で書いた日報とは違い、日時、顧客、担当、きっかけ、製品、見積もり、課題などの項目が一つずつあり、それに情報を簡潔に記載するというものになっています。

文章でこれらを書くと、かなり情報量の多い文章になってしまいますが、非文章情報タイプの日報で書くことで、誰が見ても同じような形の日報を作成することができ、さらに、一目見てどのようなことを報告しているのかわかるものとなっています。

こうした日報を作成する側も日報を書く手間暇がかなり省略できますし、日報を見る側も簡潔に重要なポイントだけを見てすぐに全体を理解できます。

日報ツールを使って記入を効率化する

日報ツールを使用してより効率的に日報を作成することができます。

すでに日報ツールを使って日報を作成し、効率的に情報を共有して高い成果を上げている企業もあります。

営業報告書を作る日報ツールは、決まったテンプレートを決めてそれに沿って箇条書きに近い形で情報を入力することで、情報共有ができるものになっています。

日報ツールで日報の作成や報告はもちろん、それを元にSNSを使って上司に常に状況を伝えることができます。そのため、効率的に日報を作成して活用することができます。

また日報ツールでは、データをグラフにしたりすることもできて、よりわかりやすく状況を確認することもできます。

こうしたことから情報を共有しやすくなり、さらに今後、しっかりした成果を出すためにどのようなことを行っていけばいいのかがわかりやすくなります。

日報ツールで使用するテンプレートは業種などに合わせて自由に設計していくことができるので、どんな企業であっても取り入れることができて多くの企業から好評を得ています。

効果的な日報を書くことで業績を上げよう!

日報は効果的に書くことで営業担当者とマネジメント側の双方にとって、その日、何があってどのような仕事をして、どのような成果があったのかということが理解できるもので、部署全体で成果を上げていくために重要なものになります。

ただ、抽象的な日報の書き方や各人でバラバラな書き方をしていては、プラスになるどころかむしろマイナスになってしまいます。まずは、書き方のフォーマットを揃え、5W3Hや定量的に記載。非文章情報タイプの日報を意識して書いていくことでより効果的な日報とすることができてお勧めです。

さらに、昨今では日報ツールを使用して日報を作成している企業も多く、それによって今まで以上に日報の質を高めて成果を出しています。

なので、もっと成果を上げたいと考えている企業は、日報ツールを含めてより効果的に日報を書いて、活用していくといいのではないでしょうか。

横溝 龍太郎

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

本コラムは、ビジネスパーソンを「働くを、もっと楽しく」するためのアイディアの情報発信しています。
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