会社の組織として、営業過程を記録しておく仕事を営業支援といいます。
今回は会社の組織に必要不可欠といえる営業支援の仕事内容と、その必要性や管理すべき項目・メリットなどを詳しく解説します。

営業支援が必要とされる3つの理由

適切な営業支援が会社の売上を左右するといっても過言ではありません。
営業支援が必要とされる大きな理由を3つに分けて解説します。

1. 無駄のない営業活動が可能となり業務が効率化するため

営業に回るセールスマンの業務は移動、資料作り、打ち合わせ、電話対応など多岐に渡ります。

営業支援を行うと、案件ごとに進捗や成功率などが数値として把握できます。それぞれの業務で得た結果を数値として意識させることで、どこに注力すべきかが明確となり無駄のない営業活動に繋がるのです。

2. ナレッジの共有が容易になり生産性が向上するため

情報を共有するという意味で使われる「ナレッジ(knowledge)の共有」をするためにも、営業支援は必要です。個人が得た有益な情報を企業の組織全員が共有できれば、チームワークが高まり生産性も向上するでしょう。

3. 案件動向が共有できミスの防止が図れるため

案件の進捗などを“見える化”すれば部署内はもちろん、他部門でも情報共有が容易になります。例えばいつ頃契約を開始するのか、いつ頃金銭のやり取りが発生するのかといった情報が事前に共有できれば、1人がミスをしたとしても他の人がカバーしやすくなります。

営業支援4つのポイント

営業支援で管理すべき項目を4つ解説します。

1. 顧客情報

顧客情報とは、企業の組織で保管されている顧客に関する以下のような情報のことを指します。

*個人向けの場合
氏名・住所・性別・生年月日・家族構成など

*法人向けの場合
顧客詳細・重要事項・企業情報・接触履歴・購買詳細など

顧客情報をきちんと把握できていないと契約に至らない無駄な営業活動に終わるケースもあるため、営業活動に先立ち顧客情報を入手・管理しておくことは非常に重要です。

2. 案件進捗

案件進捗とは、その案件が受注(失注)に至るまでの経緯の記録です。

基本の項目には、
*商談日
*取引先
*営業担当者
*商談の経緯(初回訪問、課題、提案、見積もりなど)
*成約日
などが含まれます。

案件進捗は特別変化があった箇所のみ分析することで無駄な報告を省き、必要性のある案件の受注に取り組むことが可能となります。会議にも役立ちますし、業務の効率化に繋がるでしょう。

3. 行動進捗

行動進捗とは、1人の営業担当者が目標を達成するためにとった行動の記録のことです。

行動管理項目には、
*担当者
*日付
*施策
*施策の結果
*訪問回数
*受注された数
などが含まれます。

営業活動による行動進捗を分析することで、ボルトネックを見つけだすことが可能となるため、営業活動の改善に役立ちます。上司側から見てスケジュールにはみ出た無駄な行動があれば、業務効率化を図る指示を出すことも大切です。

4. 目標進捗

営業としての目標の進み具合や捗りを数値化したものを目標進捗といいます。

具体的には、
*強化したい項目
*改善したい項目
*継続・維持したい項目
などに分けて数値化していきます。

目標進捗の状況によっては計画修正も必要となるため、目標進捗を適宜確認し目標の達成状況を確認することは非常に重要です。

大きな目標に向けて、現状を確認しながら適切な中間目標を立て、計画立案・実行を繰り返すといった地道な営業活動で目標達成を目指すことが大切になります。

リアルタイムでの案件管理にはSFA/CRMの導入がおすすめ

営業支援はExcelなどを用いてもできますが、リアルタイムで管理するにはSFA/CRMの導入がおすすめです。

SFA/CRMとは営業支援/顧客管理システムのこと

SFA(Sales Force Automation)とは「営業支援システム」のことであり、案件進捗、行動進捗、目標進捗などを管理するためのシステムです。

CRM(Customer Relationship Management)とは、「顧客管理システム」のことであり、顧客情報を管理するためのシステムです。

いずれも情報を入力すれば、リアルタイムで複数のメンバーに情報共有をすることができるのが特徴です。

SFAが「企業側の業務効率化を支援する役割」を担っているのに対して、CRMは「顧客満足度を高める役割」を担っています。いくら機能システムが優れていても結果に結び付くとは限らないので、会社の状況に応じてサービスを選択することが大切です。

クラウドツールは無駄な時間やコストを省けることがメリット

営業支援サービスにはクラウド型のツールもあります。
クラウド型のツールを利用することのメリットとしては、以下の点が挙げられます。

*PCが壊れた場合にも情報が消失しない
*自社で保守管理体制を保つ必要がなく導入がスムーズ
*必要なサービスや容量などに応じて簡単にプランが変更できる
*スマホやタブレットからも操作ができる

つまり、無駄な時間やコストを省き迅速に情報共有できることがクラウドツールの最大のメリットとなります。

SFA/CRMを使いこなして営業支援の効率化を!

SFA/CRMの導入にはコストがかかります。しかし、長期的な視点で見ると大きく営業支援を効率化し、生産性の向上が期待できるツールです。無料トライアル期間のあるサービスもありますので、気になる場合はぜひ試してみましょう!