アナログ業務をデジタル化、企業のDXをサポートするアプリcyzen(サイゼン)を提供するレッドフォックス株式会社(東京都千代田区)は、エイブルリフォーム株式会社(東京都港区、代表取締役：松島清子)が展開するリフォーム物件の賃貸事業において、
位置情報の取得と音声入力によりスマホで業務報告書を作成・送付できる「cyzen(サイゼン)」を導入し、作業完了後すぐにスマホで業務報告できるようにした結果、
リフォームや清掃作業の完了から物件の入居者の募集を開始するまでの期間を大幅に短縮し、作業スタッフの直行直帰が可能になったことをお知らせします。
cyzen（サイゼン）導入の背景
新型コロナウイルスの感染拡大防止策として、リモートワークや直行直帰など新しい働き方が浸透する中、設備のメンテナンス担当者や営業担当者など、現場への訪問や人との接触を避けることができない職種も多くあります。
エイブルリフォーム社では、マンションなどの居住用不動産をリフォームして賃貸事業を展開しており、居住者の退去後の清掃や物件のリフォームなどの業務をパートナー企業に委託して運営しています。
委託を受けたパートナー企業は、作業の状態をエイブルリフォーム社へ報告する際、現場の写真を貼付した紙の報告書を作成し郵送するという方法で業務を行っていたため、パートナー企業のスタッフは作業現場の状況を確認し写真を撮影した後、オフィスへ帰社し報告書を作成、郵送する必要がありました。
そのため、エイブルリフォーム社が報告書の内容を確認は週次で行うなどなどまとめて行うため数日を要していました。
そこで、郵送や紙の使用を減らし、リアルタイムな作業報告による業務スピードの向上を目的に、出退勤報告や報告書作成、顧客情報閲覧などスマートフォンだけで業務を完結できる働き方改革アプリ「cyzen(サイゼン)」の導入に至りました。
「cyzen」の活用と成果
パートナー企業のスタッフはcyzen(サイゼン)のスマホアプリを使い、作業前の現場と作業後の現場の写真を撮影して、その日の作業終了直後にスマホで報告することで、一度オフィスに帰社し報告書を作成したり、作成した報告書を郵送したりする時間を削減しました。
その結果、エイブルリフォーム社の担当者は物件の作業状況をすぐに確認できるようになりました。
これにより作業完了後、当日中に入居者の募集開始が可能に。
作業完了から再掲載までの時間を短縮しました。
また、エイブルリフォーム社が連携する全80社のパートナー企業は直行直帰ができるようになったほか、実施できていない作業があればエイブルリフォーム社の担当者がすぐに確認し対応できるようになったため、作業完了の報告を受けた後に再度作業を依頼する件数も大幅に減少しました。
月に2万件の作業報告をリアルタイムに担当者1人で確認し、パートナー企業の作業管理をしています。
また、一連の業務の流れを遂行する際に人との接触機会が限られるため、新型コロナウイルスへの感染リスクを減らすことにもつながりました。
以上を踏まえ、エイブルリフォーム社はcyzen(サイゼン)を活用し成果を出した企業を表彰する「cyzen大賞」を受賞しました。
今後の取り組みについて
cyzen(サイゼン)では、今後も設備のメンテナンス担当者や営業担当者など、現場への訪問や人との接触を避けることができない職種で働く人々の働き方改革を支援してまいります。
エイブルリフォーム株式会社
マネージャー：一花氏 コメント
cyzenの運用を任された頃、ITや業務システムに関して全く詳しくない状態でしたが、実際に自分で使ってみることで、覚えていきました。ユーザー側も管理者側も使えば直観的に次の操作が分かり、使いさえすれば誰でも使えることが成功の要因だと考えます。
cyzenの利用率は上がっていますが、まだ100%ではありません。cyzneを活用することで、パートナーの活動状況の把握、報告確認から再掲載までのスピード向上、作業の質があがる効果に繋がるので、パートナー企業の利用率を上げていきたいと思っています。誰でも使える操作で成果向上が見込まれるため、利用率が低い企業へは個別の勉強会などを開催し、利用率の向上を図り、業務スピードと質の向上を目指します。
