ビジネスシーンにおいて頻繁に行われる会議、特に営業担当となるとその数も多くなるかもしれません。
ですが、会議のなかには不必要なものがあるのも事実です。
今回は効率を上げるための営業会議のやり方と、営業会議で効果的な議題などを紹介します。

営業会議が持つ4つの「場」

営業会議は4つの場としての側面をもっています。
それぞれで目的が異なります。

営業活動を改善する「場」

営業会議の根幹は、営業活動改善の場ということです。営業活動改善の場としての側面では、「いかにして営業を効率化させるか」「いかにして売り上げを伸ばすか」といったことが議論されます。

目標を共有する「場」

営業会議には営業活動改善以外にも、目標を共有する場としての役割もあります。例えば、今月の目標を共有するだけでなく、それに対してどうアプローチしていくかなどを話し合う場でもあります。

知識を集約してアウトプットを行う「場」

営業会議には、当然営業担当者が参加します。そのため、営業担当者間での情報共有の場という側面もあります。特に引き継ぎや異動があった場合は、新しく担当になった営業担当者と、それまでの営業担当者との意見交換の場にもなります。

営業チームが一体感を持つための「場」

目標共有と近しい役割ではありますが、営業会議は、営業チームの一体感を持つ場としても機能します。顔を合わせて、忌憚のない意見交換をすることで、一体感を強めることができます。

効率的に会議を進めるには

株式会社マイナビが運営する、マイナビニュースでは仕事で会議に出席したことがある228人を対象に会議に関するアンケートを実施。その結果、出席した会議が無駄だったと答えた人は、77.2%にものぼっています。[注1]

せっかく時間を割いて出席した会議が、無駄では意味がありません。有意義な会議にするためにも、効率的に会議を進める方法を覚えておきましょう。

[注1]ムダだと思う会議の特徴|マイナビニュース
https://news.mynavi.jp/article/20180605-642035/

事前に課題を共有しておく

会議がはじまった段階で何をするかを聞かされたところで、出席するメンバーは議題に対する回答や意見をすぐには発言することはできません。そのため、沈黙の時間や、的確な発言ができず、無駄に時間を費やしてしまいます。

会議の議題は、開催の2日前には参加メンバーに共有しておきましょう。そうすることで、建設的な意見を引き出せます。

双方向で話し合いができるような雰囲気作り

会議を進めるうえで大事になるのは、双方向で意見が言い合えるような雰囲気を作り出すことです。双方向に意見が言い合える雰囲気とは役職の高い低いや、年齢に関係なく意見が言い合えるような環境です。

年齢は上で、役職が高い人だけが意見を言う場では、会議ではなく朝礼に近いものになってしまいます。トップダウンだけではなく、ボトムアップとしての意見交換の場にしましょう。そうすることで普段、お互いの立場では得ることができない新しい情報や意見を得ることができます。

資料は必要最低限にしてプロジェクターを使う

会議には資料がつきものですが、あまり膨大な量では参加者がどれを見ればいいかわからず、会議進行の妨げになりかねません。資料は必要最低限にして、プロジェクターを使い、全体で資料を見るような状況をつくりましょう。

資料を最低限にすることは、ペーパーレス化にもつながり、コスト面での効率化も期待できます。

決定事項は必ず実践するように!

会議で決まった事項は、必ず実践するようにしましょう。例えば、「今月は売り上げ10%アップを目標にKPIを設定してアポイントをとる」という内容に決まったとします。この決定事項は必ず、すぐにでも実践するようにしましょう。

時間をかけて全員で導き出した答えである決定事項をないがしろにしてしまっては、どれだけ会議が短時間で終わったとしても意味がありません。また、このような状態を続けていると、次の会議参加へのモチベーションも下がってしまいます。

次の会議につなげるためにも、決定事項は必ず実践しましょう。

意外と大切な部屋の換気

会議室は締め切った空間に複数の人間が入ります。そのため、室内には二酸化炭素が溜まってしまいます。二酸化炭素が溜まると、酸欠になり、眠気に襲われてしまいます。

そのため、長時間会議をするのであれば、定期的な換気を行う必要があります。

決定事項をPDCAサイクルに乗せた結果も共有する

会議で決まった事柄を、PDCAサイクルに乗せて実践した結果も必ず、部署内で共有するようにしましょう。結果を共有することで、決定事項に対する改善点を全員で見つけることができますし、ブラッシュアップした計画を練ることができます。

効果的な会議の議題例

会議を有意義なものにするために効果的な会議の議題は、問題の共有と、営業活動がどこを目指しているかについてです。

営業内容の活動と問題点の共有

営業会議において、各担当がそれぞれ毎日どのように活動しているか、そしてそれによってどのような問題が発生しているか、問題が発生している場合その問題をどのように改善しているかなどを議題として取り上げてみましょう。

このような議題であれば、営業担当者間の情報共有にもなり、有意義な時間がもてます。

営業活動のゴールについて話し合う

営業活動のゴールについて話し合うことも、営業会議においては効果的です。営業活動の着地点を決めるときは、必ず「一層頑張る」といったものではなく、具体的に「今期中に1億円を売り上げ目標とする」といった具体的な目標を設定しましょう。

議題に向いていないテーマは情報共有と進捗の把握

営業状況の進捗を把握するだけのような議題は、わざわざ営業会議をひらいて議論するほどの内容ではありません。また、情報を共有するだけのような内容も営業会議としては望ましくありません。

営業の共有はSFAツールなどをしようして簡素化する

情報共有や営業の進捗把握などは、会議で議論するのではなく、あくまで報告です。そのため、ビジネスツールを使った情報共有を心がけましょう。

例えば営業活動をサポートするSFAツールであれば、どの営業担当が、どの取引先に、どのようにアプローチしているか、成約に結びつくかなどを、一目で把握できます。そのため、営業担当からの状況の吸い上げも不要ですし、マネージャーとしては、どこが弱みか、どこで進捗が滞っているか把握して、的確なアドバイスを送ることができます。

SFAツールであれば会議に必要な営業資料もすぐにプリントアウト可能

SFAツールは営業に関するデータを蓄積しています。そのため、営業会議で使用する営業資料も、必要な情報だけを抽出してプリントアウトすることが可能です。こうすることで、会議のたびに資料を作成するという手間が省け、会議の準備に割く時間を削減できます。

また、プリントアウトされる資料も、グラフなどを盛り込んだ一目でわかりやすいものになっているため、読み手への説明も最小限に済みます。

またレポートとして報告される内容は、リアルタイムの情報を反映したものです。そのため、常に最新の営業情報を基に、会議を進めていけます。

SFAツールは外出先からの日報記入も可能

営業活動において重要になるのが、引き継ぎや情報共有を兼ねた日報記入です。アナログな営業活動の場合、外回りから一度帰社して、日報を作成する必要があります。
これがSFAツールであれば、外出先からの日報記入も可能になります。

そのため、営業担当が毎回帰社する時間を省けます。

SFAツールであれば入力漏れの心配がない

業務日報など、各営業担当が記入しなければならないものの場合、担当によって記入体裁が異なったり、入力漏れがあったりします。
ですがSFAツールであればそういった入力漏れや体裁のずれなどが起こりません。メールソフトとSFAツールを連携させることで、メールを送っただけで、ツールの各情報にその詳細が自動で記載されるものもあります。

営業会議はツールなどを活用して無駄を省く

営業会議は、今後の営業の戦略を練るうえで重要な場面です。しかし、無駄な情報共有や報告などもあります。SFAツールで済む情報はツールで完了させて、重要な議題で建設的な議論を繰り広げましょう。

またSFAツールを会議に導入することで、より戦略的な営業計画が立てられます。より効率的に業務を進め、会社の収益拡大につなげましょう。