太陽化学株式会社は食品素材の研究・開発を行っており、伝統的な天然素材から、最先端技術を応用した新規素材まで様々な食材・工業用途向素材を取り扱うと共に、研究開発型企業として機能性食品素材の創造に取り組んでいます。
「cyzen」は、医療機関や高齢者施設に向けて、シニア向け食品や機能性食品などを提案するメディケア事業において、訪問業務の効率化を目的に活用されています。
医療現場や高齢者施設へ商品を提案するための訪問業務が主体である中、社内システムで顧客情報の閲覧や日報作成などをしていたため、外出先から作業ができず、こまめに出社や帰社する必要があり非効率的であることが課題でした。
また、お客様の数が多いため、情報共有が滞ったり閲覧が手間であったりすることから、担当間の引き継ぎがスムーズに行えないことも課題でした。
これらの課題解決を目指せること、外出先でもアプリを使い簡単に業務の記録や報告書の作成・閲覧ができることや、訪問先を地図上で一覧化できる機能が評価され「cyzen」の導入に至りました。
導入後は、営業担当者が訪問前の準備や業務報告を移動時間や訪問後にその場で行えるようになったため業務効率化につながり、さらに直行直帰がしやすい業務の仕組みも確立しました。
さらに、外出先でも訪問先の情報が閲覧できるようになったため、お客様に対してより質の高い提案や、現在地から近い顧客へ臨機応変に訪問ができるようになり、業務品質や生産性向上にもつながっています。
また、アプリ上で自分の担当エリアの訪問活動状況や活動を一目で把握できるため、報告書の提出忘れや遅れが大幅に低減し、テレワーク下や直行直帰で出社の機会が減少しながらも、社内の情報共有を活発化することができました。
アプリ上で提出された報告書は、チームメンバー間で随時閲覧ができ、SNSのように「いいね」やコメントを送信することができます。この機能を活用し、「優れた活動」「メンバー間でしっかりと共有したい内容」の報告書や、「ありがとう」と感謝の気持ちを伝えたいときには、「いいね」をメンバー同士で送り合うことで、社内コミュニケーションの活性化につながりました。コメント欄ではアドバイスをしあったり、自由にコミュニケーションを取る場にもなっています。
スタッフは会社より貸与された使い慣れたスマホやiPadにアプリをダウンロードしてすぐに使えるため導入が簡単だったこと、簡単に操作できることで、スムーズに導入開始できました。また、訪問業務だけでなく、お客様からの電話でのお問い合わせ内容も「cyzen」で報告し、リアルタイムにメンバー間で情報共有をしています。動作が軽いのでちょっとメモを残す感覚で手軽に使えるため、こまめな記録ができています。
さらに外出先で、訪問業務に関する報告をほぼ完結することができるため、生産性向上や、直行直帰が可能な仕組みも整えることができました。一方で、メンバー同士が顔を合わせる機会が減り、情報共有が滞ることや、コミュニケーション量が減ることも考えられましたが、報告書に「いいね」やコメントができる機能を活用することで、社内コミュニケーションも活性化することができ、新しい働き方を実現することができました。