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〜営業マンの働き方改革〜営業マンの時間の使い方から適切な営業支援の方法を考える。

〜営業マンの働き方改革〜営業マンの時間の使い方から適切な営業支援の方法を考える。

あなたは、営業マンにどのようなイメージを持つだろうか?
営業マンに対するイメージは立場によって違う。

例えば、総務や人事の担当者から営業マンを見ると、「外に出て何をやっているかわからない。」というイメージを持っているだろう。

技術者から営業マンを見ると、「お客の要望に振り回されている。」と見えるかもしれない。
マネージャーから見ると、「本当に言われた通りに動いているのか?」などと見えるかもしれない。

営業マン自身は、売り上げ目標である「営業数字」を達成するために毎日必死だ。

営業数字を達成するために、外に出て客先で「商談」に時間を使わなければならないし、「商談」においてはお客様の要望も聞き入れないといけないし、マネージャーに活動の「報告」もしなければならない。

これらの営業マンの業務がほとんど「外出先」でなされているため、活動に関する情報の「報告」や「共有」を上司、組織に対して求められる。

特にマネージャーから見ると、営業マンが外出先でどのような活動をしているか気がかりだ。理由として商談がうまくいったかどうかという結果が出た後では、売り上げ予想に対する対応ができないためである。マネージャーは、商談プロセスの把握をきっちり行うことで、売り上げ目標に対する実績のブレを最小限に抑えたい。

この記事では主に営業のマネージャーを対象に、営業マンが普段営業活動にどのように時間を使っているかの確認と、どの活動をもっと受注、数字を上げるための「商談」に使い生産性の高い時間に変革、「働き方改革」ができるかのヒントについて考えてみる。

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1.営業マンは何に時間を使っているのか?

〜営業マンの働き方改革〜 営業マン・営業マネージャー必見。営業マンの時間の使い方実態から適切な営業支援の方法を考える。

※参照:http://www.jmac.co.jp/wisdom/marketing/71_1.html
※米国平均労働時間9時間22分 日本平均労働時間9時間29分

このデータは営業マンの時間の使い方について、日米比較をしたものである。

マグロウヒル・リサーチ・レポートによれば、「41%しか営業活動に時間をさいていないのは残念であり、対策を考えたい」と指摘しているとのことであるが、一方で日本の営業職は25%しか時間を営業活動に使っていない。

この日米の差は何から来るのか?

グラフを見れば明らかであるが、日本の営業職は54%を書類作成・整理と会議に使っているのに対して、米国の営業職では20%しか使っていないことがわかっている。

なぜ日本の営業職はこれだけ書類作成と会議に時間を使っているかについて考える前に、日本の営業職の一日の行動例および、書類作成と会議の内訳について考えてみよう。

■営業職の一日の例

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営業職の典型的な一日の例を見てみよう。

営業職の社内業務は、訪問時に使用する資料作成、上司への報告、会議への参加、会議資料の作成などである。従って、営業職の一日は訪問準備をすることから始まる。一日のスケジュールの確認、訪問するお客様に関する過去の報告書などの確認を行い、一日のスケジュールを会議などで上司に報告し、商談に向かう。商談後は、報告業務のために帰社が必要となり、報告書を作成、あるいは上司に報告を行い一日を終える。

これら営業職の行動を分類すると以下3種類となる。

①商談時間:3時間
②書類作成・会議等:4時間
③移動時間:2時間

次に、書類作成・整理と会議の内訳を考えてみよう。

■書類作成と会議の内訳の考察

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書類作成と会議の内訳を想定すると、「報告」と「共有」という業務、アクションとなると思われる。

例えば、この「報告」と「共有」という業務を効率化することが出来れば「商談」の時間を増やすことができる可能性がある。


2.営業マンの働き方改革 何を効率化すればいいのか?

営業職の一日の動きを考えたときに、「報告」と「共有」という業務を移動時間で行うことが出来れば効率があがるであろう。

上で述べた①商談時間:3時間②書類作成・会議等:4時間③移動時間:2時間のうち、②と③をどこまで移動時間でできるか?

例えば、②を上司への「報告」「共有」のための書類作成・会議等と考えれば以下のような一日に変革することができる。

■移動時間で「報告」と「共有」を行った営業職の一日の例

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このように移動時間=アイドルタイムを効率化することで、「商談」時間を増やすことが可能だ。
また、「報告」、「共有」のための帰社も必要なくなるため、移動時間をも削減することもできる。

このように、移動時間=アイドルタイムを情報共有のための報告書ならびに、上司への報告やアドバイスといったコミュニケーションに活用することで働き方改革が実現される。

例えば、スマートフォン活用型の営業支援システムやSFAを使って以下のようなことが移動時間でできる。

①報告
②共有

■①報告業務:スマートフォンを使って移動時間で報告業務を行う例

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まずは、顧客訪問をしているということの「報告」もスマートフォン活用型の営業支援システムやSFAのステータス機能を使えば可能である。位置情報があれば具体的にどこで出勤しているかについても上司、グループメンバーに状況報告ができる。

また、報告に関して、このように移動時間で電子報告書を上司やチームメンバーに送ることによって、アイドルタイムの活用となる。

報告業務をタイムリーに行うことで、何度も上司から案件報告を求められることも避けることができる。

「この案件はどうなっているのか?」と上司に聞かれ、「それは前にも申し上げましたが...」と部下が返答するというやり取りを聞いたことはあるだろう。

このように、訪問活動の報告書がタイムリーに電子報告書で残っていれば、「スマートフォンから上がっている報告書を見てください。」などということで、このような重複を防ぐことにもつながる。

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電車の中などの移動時間をこのような「報告」の時間に使うことがスマートフォンの電子報告書機能を活用することで可能である。電車の中で立ったままスマートフォンで報告書を作成することができるため多いに効率化につながる。


■スマートフォンを使って移動時間で情報共有を行う例

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情報共有についても同様である。リアルタイムで情報を共有することで、上司と部下がより早くコミュニケーションを取ることが可能である。具体的には、案件の状況をすぐに上司に共有することで、次の動きに対するアクションのアドバイス、指示をスピーディーに行うことに役立つ。

このことによって、従来の情報共有のための会議を削減することができるであろう。

3.まとめ

以上、営業マンの働き方改革の例を述べた。

内容をまとめると米国と日本の営業職の時間の使い方の比較の中で、日本の営業職は、書類作成と会議に54%の時間を使っていることがわかった。
上述のレポートはあくまで調査による数値なので、もちろん自社の状況をまずは正しく把握することが重要である。

自社の状況をつかんだあとに、書類作成と会議時間をいかに減らすか?ということがポイントとなる。

そのために、この記事ではまずは移動時間=アイドルタイムを効率化することを提言した。手段としては、営業支援システムやSFAなどの電子報告書や情報を共有する仕組みの活用だ。


cyzenを活用することによって、報告・共有業務が効率化され、本来の営業職のコアな仕事である「商談」の時間が増える。それによって、受注率の向上の余地が生まれるのである。が変る ー
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横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 COO

ヤマハ発動機株式会社においてブランドマネジメント、マーケティング、新規事業構築、事業企画、役員秘書などに携わる。『パスクル』プロジェクトリーダーとして、グッドデザイン賞受賞、シェア50%達成に貢献。    2016年にレッドフォックス入社。マーケティング、PRの責任者。 2018年に取締役COO就任。 グロービス経営大学院修了(MBA)成績優秀者(TOP5%)。

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