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ビルメンテナンスの効率化アプリ!現場の報告をスマホで完結して、大幅な残業削減が実現!

ビルメンテナンスの効率化アプリ!現場の報告をスマホで完結して、大幅な残業削減が実現!

ビルメンテナンス業界にお勤めの方、このようなお悩みはございませんか?

「請負会社ごとに報告フォーマットがバラバラで、オーナーへの報告が遅れがち」
「紙やエクセルの報告書からなかなか抜け出せない」
「職場のデジタル化を進めようと思っても、現場のエンジニアの方がうまくシステムを扱えない」

コロナ禍においても、日本のインフラ維持に欠かせないメンテナンス業界ですが、なかなか現場のデジタル化と効率化が進んでいないのが実情です。

現場のデジタル化が行われないと、「過重労働による人材不足」や、「現場の管理コストの増大」、「情報共有の遅れによる機会損失」など、様々な課題に直面します。

この記事では、ビルメンテナンス業界の生産性向上を実現するために必要なノウハウや、おすすめのアプリをご紹介します!

ぜひ最後までお付き合いください。

目次

1.ビルメンテナンス業界でよくある課題
 課題①現場作業が終わった後に、深夜まで報告書を作成
 課題②緊急対応時に、対応可能なスタッフを探すのに時間がかかる
 課題③委託業者ごとに別々のフォーマットで報告書が送られてくる

2.ビルメンテナンス業界の効率化アプリとは?
 ①写真付き報告をスマホで簡単に作成
 ②現場と本部のコミュニケーションがリアルタイムに取れる
 ③過去の作業履歴も現地で確認可能
 ④現場従業員の勤怠管理も可能

3.メンテナンス業界の生産性アップ事例
 大手ビルメンテナンス会社(サブリース)
 大手ハウスメーカー
 大手警備会社

4.まとめ 

 

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1.ビルメンテナンス業界でよくある課題

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デジタル化が進行しているデスクワークに比べ、まだまだアナログな業務フローが多いビルメンテナンス業界。

普段の仕事の中で、以下のような課題にお悩みの方も多いのではないでしょうか?

課題①現場作業が終わった後に、深夜まで報告書を作成

1日に何件も現場を回ることもある、メンテナンス業界。
作業終了後に完了報告や進捗報告が必要になると思います。これを作るために、深夜残業が常態化していませんか?

現場で作業する→進捗をデジカメで撮影→デジカメからデータを抜き出してエクセルに貼付

このような業務フローをされている会社は多いのではないでしょうか?

 

課題②緊急対応時に、対応可能なスタッフを探すのに時間がかかる

「急にエレベーターが壊れた」「自動ドアが急に止まった」
このような時、一刻も早く対象物件にエンジニアを派遣する必要がありますよね。

その際に対応可能な人をどのようにお探しですか?
現場に出ている人、一人一人に電話をかけて今の状況を確認したりしていないでしょうか?

ちょうど手が空いていて、緊急対応の物件に近いエンジニアを探すのはかなり骨が折れる作業ですよね。
現場で作業しているエンジニア側からしても、作業中に急に電話がかかってきたりすると集中が途切れて危険でもあります。

 

課題③委託業者ごとに別々のフォーマットで報告書が送られてくる

メンテナンス業界では、自社スタッフだけではなく、メンテナンス作業を外部の協力会社に委託されている場合も多いかと思います。

そのような時、ある会社からはエクセルで作業報告が送られてくる、ある会社からは紙に書いたものをFAXで送ってくる、などなど、委託先会社によって別のフォーマットで送られてくることも多いでしょう。

最終的に顧客に報告書という形で納品する際に、毎回別のフォーマットをまとめる必要があるので、ここにも多大な時間がかかってしまいます。


他にも、様々な課題がありますよね。
しかし、これらの課題はスマホアプリ1つでほとんどの部分が解決します!

次章ではこのような課題解決に役立つアプリをご紹介致します!

 

2.ビルメンテナンス業界の効率化アプリとは?

ビルメンテナンスに限らず、いわゆるフィールドワークに従事される方々のデジタル化・効率化を図るためには、パソコンベースのシステムではなく、スマホやタブレットで簡単に使えるアプリが重要です。

また、メンテナンス作業においては進捗報告として写真を何枚も撮るので、写真付きの報告が簡単にできることも求められるでしょう。

そこで紹介したいのが、「cyzen(サイゼン)」という業務支援アプリです。
https://www.cyzen.cloud/

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cyzenは1,300社以上の導入実績があるアプリで、現場の使いやすさを重視し、年齢問わず誰でも簡単に使えることをコンセプトにしています。

スマホアプリをダウンロードすればその日から使えるので、システム導入から立ち上がりも早く、スムーズに業務効率化を進めることが出来ます。

ビルメンテナンス業界においても使える機能が満載で、例えば以下のような機能があります。

 

①写真付き報告をスマホで簡単に作成

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現地で作業完了後、スマホで写真を撮ってそのまま報告作成ができます。

これにより、ざわざ作業終了後に会社に帰って、パソコンで報告書を作成する」必要がありません。

報告作成にかける時間が大幅に短縮され、空いた時間で作業件数を増やすこともできます。

外部の協力会社に作業を委託している場合も、統一されたフォーマットで報告が上がってくるので、まとめるのがかなり楽になります。

スマホのタップ操作など直感的なデータ入力が可能なので、現場への浸透も早く、システムを導入してからすぐに運用を開始できる点も魅力的です。

 

②現場と本部のコミュニケーションがリアルタイムに取れる

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デフォルトでアプリにチャット機能がついており、、現場と本部のコミュニケーションが簡単に行えます。
社内専用のセキュアな環境なので、顧客情報が漏洩する心配もありません。

「この部品が足りないけど、在庫ありますか?」
「作業完了したけど、これで大丈夫でしょうか?」

このようなコミュニケーションを写真付きで簡単に行えるので、現場作業をかなり効率よく行うことができます。

また、現場のエンジニアの業務ステータスと現在地も簡単に把握できるので、緊急対応時の対応スピードも向上します。

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緊急の問い合わせがあったお客様の近くにいて、リアルタイムに対応可能なエンジニアを一瞬で把握することが出来るので、緊急ディスパッチ対応がすぐ完了。

現場はアプリを持ち歩いていればいいので、いちいち本部から電話をかけて「○○のお客様から緊急で来てくれと言われたんだけど、対応可能ですか?」という確認をする必要がありません。

電話やメールで確認する場合に比べて、顧客対応スピードが劇的に向上するので顧客満足度も向上します。

 

③過去の作業履歴も現地で確認可能

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物件に訪問した際に、スマホから簡単に過去の作業履歴が確認できるので、作業をより効率的に行うことが出来ます。

過去の作業内容を現地で簡単に確認でき、メンテナンス作業の進捗状況も写真付きで簡単に把握できます。

スマホで簡単に確認できるので、案件の引継ぎや新人の教育にも時間がかかりません。

 

④現場従業員の勤怠管理も可能

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勤怠管理機能も付いているので、現場の方は「直行直帰型ワークスタイル」に変更することが可能です。

残業時間の確認や、勤務間インターバル時間の確認も可能なので「働き方改革」への対応も万全。

従業員の勤怠状況を日々チェックして、残業時間が長い従業員にチャットでアラートを出すことも可能で、現場の過重労働を防ぐことが出来ます。

 

いかがでしたか?

このように「cyzen」を使えば、メンテナンス業界の業務フローにおいて生産性が劇的に向上します。
現場のデジタル化や働き方改革に悩んでいる方、外部委託会社の管理コストが大きいと感じている方、まずは資料請求してみてはいかがでしょうか?

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3.メンテナンス業界の生産性アップ事例

実際に効率化アプリ「cyzen(サイゼン)」を導入された会社では、残業時間の削減や、作業効率の上昇、顧客満足度の向上など様々な成果が上がっています。

この章では実際に生産性向上に繋がった事例を紹介します。
ぜひ自社の業務改革の参考にしていただければ幸いです!

 

大手ビルメンテナンス会社(サブリース)

この会社ではcyzen導入前の課題として、大きく2つの課題がありました。

1.管理物件の急激な増加(数千~1万棟/年)による、現場業務の負担増

2.物件の修繕報告の情報共有が遅く、貸出までのリードタイムの長期化

この2つを解決するためにcyzenを導入しました。

cyzenを導入したことで、
・現場の報告作業をスマホで完了させて、作業効率が上昇
・今まで1週間~1か月かかっていた物件オーナーへの報告が最短1日で完了
・空き物件の貸し出しまでのスピードが大幅改善

といった効果が出たそうです。

 

大手ハウスメーカー

この会社の場合は、住宅やマンションなどの建設現場の施工管理に莫大な工数がかかっていたという問題がありました。

今まではデジタルカメラで現場ごとの進捗状況を撮影し、業務終了後デジカメからデータを抜き出してエクセルに貼り付け、といった作業を毎日深夜まで行っていたそうです。

cyzen導入後は、報告作成にかかる工数が削減し、定時で帰社することも可能になったようです。

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大手警備会社

この会社では、ビルメンテナンスと警備両方の仕事を請け負っています。

大きな課題として、

①緊急対応時の対応スピードの向上
②顧客情報を紙で持ち歩くことによる紛失リスク

このような課題がありました。

cyzenで現在地と業務ステータスを共有することで、緊急対応可能な人材を一瞬で把握することができるようになったそうです。

これまでは1人1人電話をかけて対応可能な人材を探していたので、顧客対応スピードが劇的に向上したそうです。

また、今まで書類で持ち歩いていた顧客情報(住所や今までの作業履歴など)が全てcyzen上にデータとして蓄積することができるので、紙を持ち歩かなくて良くなり、紛失リスクがゼロになったそうです。

 

4.まとめ

いかがでしたか?

メンテナンス業界でよくある課題を、スマホアプリ1つで改善できる「cyzen」。
ビルメンテナンス業界にお勤めの方で、現場の働き方改革や生産性向上にお悩みの方は、ぜひ問い合わせてみるのがいいでしょう。

最後まで読んでいただき、誠にありがとうございました!

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林田紗季

この記事の監修者

林田紗季

新卒で大手広告会社に入社。法人営業として数十社の顧客を担当。その後フリーランスでライター経験を積みながら、2020年にレッドフォックスに入社。セールスプランナーとして最先端のSWA「cyzen(サイゼン)」の拡販に貢献。

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