「車両を使った業務を効率化するために、動態管理サービスの利用を考えている。でも、動態管理が現場で具体的にどのように役立つのかがうまくイメージできない……」
あなたはいま、このように考えていませんか？
社用車やドライバーの状態をリアルタイムで管理・記録できるのが「動態管理」です。
この動態管理ですが、現在の物流業界を取り巻く環境や今後の業務最適化を考るうえで重要なキーワードとなっています。
この記事では、動態管理の定義、動態管理システムを導入することのメリット、動態管理システム導入の流れなどを解説していきます。
動態管理を具体的にイメージでき、あなたの業務に効果的に取り入れるための第一歩を踏み出すことができれば幸いです。
1. 動態管理とはリアルタイムの運行管理サポート
動態管理とは端的に言って、どのようなものなのでしょうか？
一般的には「車両や現場担当者などの位置情報や状態をリアルタイムで記録・管理し、業務の効率化を図るもの」を指します。
車載専用端末やスマートフォン、タブレットのGPS機能を使い、車両の位置、運行状況、荷物の状態といったさまざまな情報を、インターネットを介してパソコンで見ることが可能です。
動態管理の目的とは、以下のような運行管理をさまざまな側面からサポートすることです。
・車両が運んでいる人やモノの状況
・予定スケジュールの進捗度合い
・車両の故障情報やメンテナンス管理
・車両（ドライバー）と本部とのコミュニケーション
それでは「運行管理」と「動態管理」は一体何が違うのでしょうか？以下に説明します。
1-1. 運行管理とは運行の安全を確保する業務のサポート
全日本トラック協会は「運行管理」という言葉について「安全の確保という観点から、過労運転と過積載の防止などを目的としており、事業者、運行管理者、乗務員と運転者それぞれに果たさなければならない義務がある」と説明しています。
さらに具体的に言うと、
・事業用自動車の運転者の乗務割
・休憩・睡眠施設の保守管理
・点呼による運転者の疲労・健康状態等の把握や安全運行の指示
以上のような事業用自動車の運行の安全を確保するための業務をサポートするのが運行管理と言えます。
1-2. 動態管理とはデータを可視化し運行管理をIT化したもの
一方、データや情報を可視化し、より詳細な状況を把握するため、運行管理をベースにIT化して高度な情報を取得できるようにしたシステムを総体的に動態管理と呼びます。
現在はスマートフォンやタブレットの普及によって、従来の車載専用端末などより安価に動態管理システムを導入することが可能になっています。
2. 動態管理を導入するメリット
動態管理の導入によって期待されるメリットの中で一番大きいのは、車両やドライバー情報などの輸送サービス全般が「可視化」される点です。
・誰がどの車両に乗車しているか
・走行ルートや到着予想時刻
・危険運転をしていないか
管理者は、以上のようなことをオフィスにいながらにしてリアルタイムで把握できるようになります。
以下で、運行管理者の視点から見たメリットと、ドライバーの視点でのメリットを説明します。
2-1. 運行管理者のメリット5点
まずは運行管理者のメリットから確認していきましょう。
①管理業務の効率化
動態管理システムを活用すれば、車両の正確な位置を把握できると同時に、指定した地域周辺の車両もリアルタイムで検索ができるので、たとえば急に集荷依頼が入った場合でも、依頼主にいちばん近いところにいるドライバーを探し出し、指示を与えることで、依頼に迅速に対応することができます。
動態管理システムは、管理しなければならない車両が多いほど業務の効率化に役立ちます。
②コスト削減、利益率のアップ
各車両の走行ルートをリアルタイムで把握でき、渋滞や通行止めなどの道路状況と合わせて管理することで目的地までの効率の良い走行ルートを導き出すことできます。そのため、運転時間の短縮やガソリン代などコストの削減ができ、利益率のアップが期待できます。
③社員・運転手の事故減少
走行データやドライバーの運転傾向を把握できるため、事故を起こす可能性がありそうな社員に安全運転を呼びかけることで、事故の防止を期待できます。
また、走行状態が可視化されているということ自体がドライバーに緊張感を与えると同時に、目的地への走行ルートを最適化することで余裕をもった運転ができるため、指定の時間に間に合わせようと無茶な運転をするといった事故につながりかねない行動を抑制することができ、結果的に安全運転につながります。
④交通情報や天候情報に合わせた走行の指示
渋滞状況や通行止めによる迂回状況といった交通情報と、地域ごとの天候情報などを管理画面上で連携させることで、それらがドライバーの運行スケジュールに悪影響を及ぼさないように、リアルタイムで車両に指示を与えることで、スムーズな走行を助けることができます。
⑤誤配送の防止ができる
動態管理システムには、車両の現在位置と配達予定の位置がシステム上で合致しているかどうかを確認し、合致していない場合はアラート通知で管理者に知らせる機能もあるため、ドライバーに配送先の確認指示を行うことができ、誤配送を防止することができます。
2-2. ドライバーのメリット3点
次に、動態管理システムを導入することで得られる運転手にとってのメリットを確認しましょう。
①日報作成・報告業務自動化による業務効率の向上
動態管理システムには、配送時刻や休憩時刻とその時のGPSから取得した位置情報とを関連づける機能をもち、日報作成を自動化・簡略化できるものもあります。日報の作成は時間も手間もかかるため、自動化されることでドライバーの負担を減らします。
また、管理者や荷主への状況連絡といった報告業務も自動化されるため、運転に集中することができ、業務効率が向上するといったメリットも期待できます。
②配送計画や勤怠管理をスマホなどで手軽に確認できる
ドライバーはその日の配送計画や勤怠管理をスマホなどのデバイスを通して手軽に確認することができます。たとえば急な集荷依頼があった場合にも、運行管理者からリアルタイムで指示を受けることができ、電話ができない状況でもスマホのアプリ上で運行管理者とメッセージのやりとりをすることが可能です。
③配送や作業スケジュールの最適化
動態管理システムの導入によって、従来ならばドライバーの経験にまかせていたような目的地までのルートや配送スケジュールなどを最適化することができ、同じ時間でより多くのものを運んだり、経験のない新人ドライバーでも最適なルートやスケジュールを採用することができるなど、ドライバーの負担を軽減することが可能になりました。
また、リアルタイムで関係者と位置情報を共有できることで、配送が遅れている場合でも連絡をスムーズに取り合え、運送業務に専念できるなど、精神的に余裕をもった業務の進行が可能です。
3. 動態管理システム導入の流れ
こちらでは一般的な動態管理システム導入の流れを説明していきます。
3-1. 動態管理システム導入の3パターン
動態管理システムの導入には3つのパターンがあります。
①スマートフォンやタブレットでの導入
スマホやタブレットに専用アプリをダウンロードし、そのアプリで取得した情報をブラウザ上などで確認するクラウドサービスを使用します。
事業者がすでに所持しているスマホやタブレットを利用する場合、アプリの月額使用料のみが発生し、管理画面は無料で提供しているサービスもあります。月額使用料は無料〜1,000円程度と比較的安価なサービスが多いため、試しにいくつかを短期間利用して比較検討してみてもよいでしょう。
②専用の動態管理システム単独で導入
車両に動態管理システム用の専用車載器を装備し、事業所では動態管理を行うための専用ソフトをパソコンにインストールします。
なお、専用車載器には、
・GPS機能
・携帯電話のデータ通信機能
・データ保存機能
以上のような機能が搭載されています。
③デジタコやドラレコのオプションとして導入
GPSを搭載したデジタルタコグラフ（自動車運転時の速度・走行時間・走行距離などの情報をメモリーカード等に記録するデジタル式の運行記録計）やドライブレコーダー（映像・音声などを記録する自動車用の車載装置）に、動態管理用のソフトウェアを追加したものを使用します。
使用には携帯電話回線とインターネット回線の契約が必要です。
3-2. 導入目的を決めて動態管理サービスを選ぶ
動態管理サービスを導入するにあたり最初にやるべきことは、導入の目的を明確にすることです。
例えば、
・配車を柔軟にするため
・ドライバーの勤務状態を管理するため
・安全運転指導のため
・運行経路を履歴として残したいから
以上のように、やりたいことや欲しい機能を具体化しましょう。
導入の目的によって、デジタコやドラレコと一緒に導入するか、単独の動態管理システムを導入するのかを決めます。スマホやタブレットを使用するシステムの場合は、追加ソフトを開発できるので、要望をはっきりさせて使用する機器を検討します。
動態管理サービスを提供している複数の会社に問い合わせ、比較することで、自社の要求を満たしてくれるサービスを見つけましょう。
そして、導入費用や車載工事費などの予算も検討した上で、ニーズにあった動態管理サービスを導入しましょう。
redfoxが提供するcyzenは、位置情報付き営業支援ツールのひとつで、スマホを用いた動態管理システムとしてもお役立ていただけます。以下に動態管理システムとして役立つ機能を一部ご紹介します。
①予定を位置情報付きで作成できる
web画面とアプリから簡単に予定の作成・編集ができます。地図上の登録された予定（時計のアイコンで表示）をタップすると、
・訪問予定の場所にそのまま電話をかけられる
・紐付けされたスポットの詳細を閲覧できる
・訪問予定先までのルート検索を行う
以上の操作が簡単に行えます。ドライバー、管理者ともに、予定や走行ルートを地図上で視覚的に確認できるので「文字だけ」よりも直感的に把握できます。
②予定と訪問場所をアプリの地図上で確認できる
その日の行動予定と訪問場所が地図の上で確認できます。点線の進行順序で時間の流れがわかり、どの経路が最適なのかを視覚的に把握できます。時間に追われるドライバーにとってうれしい機能です。
③ステータスボタンを選ぶだけで行動の記録が地図上に表示される
行動の記録はアプリを開いて、行動に合ったステータスのボタンを押すだけで完了します。送信されたステータスはその場でサーバーへ送信され、PCの地図上で一目で確認することができます。管理者は電話などで直接連絡を取り合わなくても、リアルタイムでドライバーの状況を把握できます。
cyzenの詳細については、以下のウェブサイトをご覧ください。
https://www.cyzen.cloud/
3-3. 機器やサービスの発注・導入
導入する動態管理サービスを決めたら、サービス提供会社の担当者と相談の上、目的に応じてオプションをつけたり、自社用にシステムのカスタマイズを依頼します。その後、発注という流れになります。
動態管理システムを効果的に導入するにあたり、その活用目的・実施内容・運行管理にどうやって役立てるのかといった点を明確にし、業務のやり方を改善しましょう。このプロセスも、サービス提供会社の担当者のアドバイスを受けながら行うといいでしょう。
ドライバーに対しては端末の操作方法を教え、動態管理サービスを正しく使えるように指導します。運行管理者に対しては、動態管理サービスから得られた情報をどのように業務の改善につなげるのかを明確にし、業務プロセスに組み込みます。
3-4. テスト運用後に本稼働
動態管理システムの本稼働に入る前に、念のため、期間を決めてテスト運用を行うほうがよいでしょう。その経験に基づいてドライバーと運行管理者が実際の運用方法や導入の効果などについて話し合い、問題点があれば洗い出すようにします。
その後、本稼働に入りましょう。
4. まとめ
動態管理とは、社用車やドライバーについてのデータや情報を可視化し、より詳細な状況を把握するために運行管理をベースにIT化したもので、高度な情報を取得できるシステムでしたね。
最後に動態管理システム導入のメリットを、もう一度確認しておきましょう。
運行管理者のメリット5点
①管理業務の効率化
②コスト削減、利益率のアップ
③社員・運転手の事故減少
④交通情報や天候状況に合わせた配車
⑤誤配送の防止ができる
運転手のメリット3点
①報告業務自動化による生産性向上
②配送計画や勤怠管理をスマホなどで手軽に確認できる
③配送や作業スケジュールの最適化
動態管理は、車両を使うすべての職種に役立つシステムであることはご理解いただけたかと思います。
この記事が動態管理を取り入れるための検討材料としてお役に立つことを願っています。
