コロナウイルスの影響で大きく広がったリモートワーク。
「どのように成果で出ているのか分からない」「何をどのように改善するべきなのかが分からない」など手探り状態の方も多いのではないでしょうか。
そこで、コロナ禍のリモートワークでも生産性を上げ、組織の売上を増加させた「cyzen」(サイゼン)を提供するレッドフォックス株式会社のCEO横溝龍太郎氏にリモートワークでも成果をあげる秘訣について聞いてみました！
リモートワークの時代へ
労働生産性の向上、労働人口の減少といった課題に対し、フレキシブルな働き方で課題にアプローチするのひとつの方法として現在リモートワークが広がっており、今後リモートワークの導入を予定している企業も増えています。リモートワークは広がっているけれど、「本当に機能するのか？」「生まれる課題は？」「何を準備すればいい？」など不安を感じているケースも多いようです。
リモートワークの広まりとともに生まれる課題に対し、より円滑で生産性の高いリモートワークを実現するためのノウハウをご紹介します。
出典：総務省「テレワークの導入やその効果に関する調査結果」https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r01/html/nd124210.html
リモートワークは浸透しているものの、導入には至っていない、準備を進めているといった企業もまだまだ多いのではないでしょうか。
今、リモートワークだけでなく、直行直帰やフレックス制度などワークライフバランスを考慮した柔軟な働き方にシフトしていきます。今後の働き方を考えると、時代に合わせた働き方の見直しが必須であると考えられます。
働き方の見直しにおいて重要なポイントは何ですか？
コロナの影響もあり、リモートワークが進んでおり、今後は新しい働き方に合うようマネジメントスタイルを変えていく必要があります。
実際にリモートワークでのコミュニケーションや管理方法に関する課題に悩む経営者や、マネージャーは方も非常に多いですね。まずは「変えていく」という意識を持つことが大事です。
リモートワークのメリット・デメリット
出典：アデコ株式会社「現代の働き方「テレワーク」そのメリットと課題とは？」https://www.adeccogroup.jp/power-of-work/vistas/adeccos_eye/41/07
リモートワークという新たな働き方を実施することで、見えてくるメリットとデメリットがあります。メリットとしては効率、生産性、ワークライフバランスの質の向上や移動に発生する負担軽減が上げられており、個人にとっても会社にとっても良い効果が得られているようです。
デメリットとしては、セキュリティの問題に加えてコミュニケーションの減少、労働状況が不明瞭になる、評価がしにくくなるといった対面のコミュニケーションが無くなることによる弊害が如実に現れる結果となっています。
報告やメールで必要なコミュニケーションは取れると思うのですが…。
オフィスで直接会うと「調子どう？」など、スモールトークができます。しかし、リモートワークになったとき、それをweb会議でやりますか？やらないですよね。
リモートワークではちょっとしたコミュニケーションが無くなり、プロセスが見えなくなる。成果主義になりすぎてしまうという点も課題のひとつですね。
生産性を上げるリモートワークのやり方とポイント
- コミュニケーション
- ナレッジ共有
- チーム力を上げる
- 労務管理
コミュニケーション
まず、先ほどのアンケートからも分かるように、リモートワークの課題はコミュニケーションによって生まれています。
ちょっとしたコミュニケーションを意図的に作っていく必要があります。業務内で必要なコミュニケーションはもちろんのこと、顔を合わせなくても手軽に、頻繁に取れる仕組み作りは欠かせません。
ナレッジ共有
リモートワークであっても日々の細かい作業や事務作業、営業トークやスキルアップのアドバイスなど小さな疑問を解決する場が必要です。
いつでも業務フローや作業の流れ、手順を確認できる場所を作りましょう。また、営業トークやスキルアップに繋がる日々の業務内容の共有も重要な役割を果たします。
チーム力
社内で顔を合わせることにより一体感を感じることができていました。
しかし、リモートワークではチームという意識が薄くなるどころか、孤独感さえ感じやすくなってしまいます。
今まで以上にチーム力を上げることを意識しないと、企業全体の売上や成果に繋がらないどころか下がってしまいかねません。
労務管理
最後にきちんとした労務管理が必要です。いままでとは異なる環境になるので、今までの管理における固定概念をとり払わないとといけません。
それぞれのメンバーから上がる自己申告に頼らず、しっかりとしたエビデンスを元にした管理が必要です。
「リモートワークで生産性を上げるには信頼関係がカギに。」
コミュニケーションはナレッジ共有やチーム力にも影響しそうですね！
リモートワークでは心理的安全性、いわゆる信頼関係が重要で、コミュニケーションは安心感や信頼関係を築く上で重要です。心理的安全性はスモールトークや冗談など無駄話と言われるような行動で担保されている部分も大きいのです。
お互いの信頼関係がないとモチベーションアップという次のステージに進むことはできないです。
リモートワーク導入に必要なツール
出典：paperlogic「リモートワーク・テレワーク」に関するアンケート調査を実施https://paperlogic.co.jp/news_20200306/
リモートワークを円滑に行うにあたり、新たな業務ツールの整備が必要、課題であると感じている組織は多くあります。
効率的に業務を進めるにはオフィスに行かなくてもコミュニケーションが取れる、情報共有ができる、チームの業務内容が分かるツールが必要です。
そして多くのツールが登場していますが、何のどの機能が必要なのか迷っている、または上手く使えていないというケースも多くあります。
リモートワークのツールを選ぶ基準と注意点
リモートワークは広がり、たくさんのシステムやサービスを耳にする機会が増えた気がしますが、正直違いが分かりません。どのような情報を吸収するべきなのでしょうか？
経営者やマネージャーがリモートワークにおいて1番関心があるのは生産性と業務の見える化です。どれぐらい工数や商談時間を割いているのかを正確に把握することで、事実をもとにした会話をすることでやっとメンバーとの目線がそろうんです。
時間という軸だけでなくファクトデータが欠けている状態では、いつまでも現状を改善することはできません。
リモートワークのツールを選ぶ基準
- ファクトデータが集まる
- 誰でも簡単に使える
- リアルタイムの情報共有ができる
注意点
たくさんの便利なツールが提供されていますが、多くのツールが乱立している状態だとメンバーは混乱してしまい、使われなくなり目的が果たせなくなってしまいます。
できるだけ1つのツールで完結する状態が理想的です。
まとめ
リモートワークという新しい働き方に戸惑っている組織やマネージャーの方が多いと思います。
その中でも時代や環境に合わせ、柔軟に働き方、業務を変えていくことができる組織が生き残るとも言えます。
まだまだ手探り状態のリモートワークですが、生産性が上がるやり方はあります！
新しい働き方で成果を出して行きましょう！
