《第11回cyzen大賞》メンテナンス業務における月間360時間分の作業時間を削減〜株式会社エブリデイピープル様〜

cyzen（サイゼン）導入前の課題と経緯

エブリデイピープル は「cyzen」導入前、作業員が定期メンテナンスの現場に訪問する事前準備を、紙ベースで行い、月間約360時間を要していました。
具体的には、訪問日の前日に指示書へ、1件あたり5枚ほどになる作業履歴の添付や必要事項を記入し、作業内容を整理していました。メンテナンスのルート作成については、それぞれの現場の位置関係を紙の地図上で把握し、作成していました。
また、トラブルの発生などで作業員を緊急派遣する場合は、問い合わせを受けた受付スタッフが状況を手書きで記録し、それを電話やメールで連絡することで対応していました。

これらのことから、事前準備や現場管理の効率化や、指示書や報告書作成の手間を省くことが業務効率化に向けての課題でした。
「cyzen」では、アプリの地図上で訪問先の位置関係や顧客情報の確認ができ、さらに外回りの現場からスマホで作業報告を完結し、データ化が可能です。そのため、訪問の事前準備から業務報告までの業務効率化につながることから導入に至りました。

「cyzen」の導入効果

訪問事前準備の作業360時間をほぼゼロに削減
ペーパーレス化を実現

定期メンテナンス業務では、現場からの紙ベースで行っていた作業書や報告書の作成を「cyzen」で行うことで、業務報告の効率化やデータ化を実現しました。これにより、月間約360時間発生していた訪問の事前準備時間はほぼゼロに削減し、指示書の印刷も不要になりました。業務報告のデータで、作業履歴などを顧客ごとに容易に確認することが可能になったことや、「cyzen」アプリの地図上でデータ化した顧客情報を表示できることから、ルート作成の効率化も実現し、作業時間の大幅削減につながったと考えられます。

現場と本社間のやり取りをスマホで完結、
急な作業依頼にも強い仕組みを構築し直行直帰も可能に

緊急の作業依頼が発生した場合、受付スタッフが自社システムで指示書を作成した後、「cyzen」でスタッフの位置情報や勤務状況を確認し、対応可能な作業員を探し、素早く現場に派遣することが可能となりました。
また、自社システムで作成した指示書などの情報は「cyzen」と自動連携することで、次の現場や顧客情報、過去の履歴などをスマホ上で、外出先でも容易に確認できるようになりました。作業員の位置情報をリアルタイムで把握することがなり、現場と本社間の連携がとりやすくなった他、指示書や顧客情報などを一元化しスマホ完結できる環境を整えたことで、作業員はどこにいても、訪問先の最新情報や「次にどこで何をすればいいのか」といった作業内容が明確に把握できる仕組みを作りました。

また、スマホひとつで業務管理や報告ができるようになったため、直行直帰を取り入れた働き方を導入することにもつながりました。

株式会社エブリデイピープル　代表取締役　瀬浪氏 コメント

現場は「cyzen」を利用し、管理は自社のシステムを利用することで組織全体の業務を円滑にしています。作業や顧客を管理するために自社システムを構築したのですが、今は古くなってしまっています。業務効率化のために自社システムを全面クラウド化する話も上がりましたが、今までに何度も拡張を続け、投資した費用も考慮すると今全面クラウド化は難しいという結論になりました。
現場では使うことが難しい自社システムも「cyzen」をデータ入力、閲覧を行う窓口に置くことで、業務を効率化と同時に古資産（システム）の活用が叶いました。

「cyzen」の前身であるGPS  Punch!時代から利用しているのですが、機能も増え、使いやすいUIに変化していると感じています。色々なツールがありますが、「cyzen」なら使う」という現場の声もあり、どれだけ重要なツールであっても使いやすいツールでないと使われないことを実感しています。
また、最近では報告書のリニューアル（グリッド機能）のリリースがあり、100項目ほどある現場の作業チェックが楽になりました。
今後はお客様へ提出する報告書を「cyzen」で完結、ファイルを置けるようになるなど更なる使いやすいアプリへと進化していくのを楽しみにしています。