営業日報とは？記載するべき6項目って？作成の目的やメリット、部下が書かない理由を解説！

上司・マネージャー側の目的

上司・マネージャー側の営業日報を書く目的は以下のとおりです。

現場社員・営業側の目的

現場社員の場合、目的は主に以下の通りです。

営業活動におけるPDCAサイクルのスピードを上げる

営業日報を書くことによって、営業活動におけるPDCAサイクルのスピードを上げることができます。

営業活動を行う上でPDCAサイクルは非常に重要です。PDCAとはPlan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Act(改善)のサイクルのことで、このサイクルを回すことによって、効率的な営業活動を行うことができます。

営業日報には、その日に実施した営業活動の結果や課題、改善点などをまとめることができます。この情報をすぐに共有することで、チーム全体でPDCAサイクルを回すことができ、改善点をすぐに取り入れることができます。

例えば、ある営業マンが商談で失敗した場合、その日の営業日報に失敗の原因と改善点を記載することで、マネージャーやチームメンバーとすぐに情報共有することができます。そこで、チームメンバーはその改善点を活かして商談を行うことができ、PDCAサイクルを回すことができます。

チーム全体で営業力の平準化を目指せる

営業日報により、チーム全体でのスキルや知識の平準化が図れます。

例えば、営業担当者Aがある商談で得た情報を営業日報に記載すると、それを読んだ営業担当者Bも同様の商談があった場合、その情報を参考にすることができます。これにより、個人の経験だけに依存することなく、より広範囲な情報を得ることができ、チーム全体の営業力を高めることができます。

また、営業日報には個人個人の活動や成果が記録されるため、他の営業担当者の成果やアプローチ方法を比較することができます。これにより、より効果的な営業戦略を見つけることができ、チーム全体の成果を向上させることができます。

商談や営業活動のデータベースを作れる

営業日報を継続的に書くことで、営業活動に関する情報が蓄積されていきます。その情報は、過去の営業活動のデータベースとして活用することができます。

営業日報は、日々の営業活動の情報を記録するものであるため、時間が経過すると営業活動に関するデータが蓄積されます。この蓄積されたデータは、過去の営業活動や成果を振り返り、今後の営業活動の方針や戦略を決定する上で貴重な情報源となります。

例えば、過去の営業日報を分析することで、どの営業戦略がうまくいったか、どの顧客にアプローチすればよいかなどを判断できます。また、顧客の反応や傾向なども分析できるため、顧客対応の改善点や問題点を見つけることもできます。

さらに、蓄積された情報をデータベース化することで、将来的にデータマイニングや機械学習による分析が可能となります。これにより、過去の営業活動や成果から学び、より精度の高い営業戦略や顧客対応の改善を実現することができます。

個人に合わせた指導やアドバイスが行える

営業日報によって個人の営業成績や課題を把握することができ、それぞれの社員に合わせた指導やフォローアップができます。

営業日報を書くことで、各個人の営業活動や進捗状況、課題などを把握することができます。その情報を基に、上司やマネージャーが各個人に対して、適切なフィードバックを行うことができます。

営業は人によって得意不得意やアプローチ方法、営業スタイルなどが異なります。そのため、各個人の特性に合わせたミクロマネジメントが重要になります。営業日報を通じて、上司やマネージャーが各個人の傾向や弱点を把握し、それに合わせたアドバイスや指導を行うことができるのです。

例えば、ある営業社員が新規開拓の成果が出ずに苦戦している場合、その営業社員にはアプローチ方法の改善やリストアップの方法の指導が必要かもしれません。

また、商談の成約率が低い場合、その営業社員にはプレゼンテーションの方法や質問の仕方などを改善するアドバイスが必要になるかもしれません。

①1日の営業目標

「1日の営業目標」は、その日の営業活動において達成すべき具体的な目標を示す項目です。

例えば、新規顧客の獲得数、既存顧客からの新規受注数、商談数などが挙げられます。

営業日報に「一日の営業目標」を記載する理由は、自分自身がどの程度の成果を出せたかを振り返り、改善点を見つけるためです。

また、上司や同僚と情報共有することで、目標に対する取り組みや進捗を共有し、チーム全体での目標達成につなげることができます。

「一日の営業目標」は具体的な数字で設定することが望ましく、達成したかどうかを判断しやすくするために、「目標数」と「実績数」を併せて記載します。

例えば、「訪問先数目標：5件、実績：4件」といった具合です。

②1日の業務内容、予定

「② 一日の業務内容」は、その日に行った営業活動の詳細を記載する項目です。例えば、どの顧客を訪問したか、どのような商談を行ったか、どのような課題に直面したか、どのような提案をしたかなどを記載します。この項目を書くことで、自身がどのような営業活動を行ってきたかを振り返り、自己評価をすることでPDCAサイクルを回すことができます。

また、上司やチームメンバーとの情報共有やコミュニケーションを活発にすることもでき、トラブル時の解決にも役立ちます。

書き方の例としては、「〇月〇日（曜日）訪問先Aにて商談。商談内容は〇〇商品の提案で、購入検討してもらえる見込み。商談中に〇〇ツールを使用し、〇〇機能について説明した。次回のアポイントは〇〇月〇日（曜日）に設定。」といった具合です。

③スケジュール・一日の流れ

「スケジュール・一日の流れ」とは、その日に実施予定の業務の時間割や予定表を記載する項目です。営業活動には外出や商談、報告書作成などの業務があり、それらを効率的にこなすためにはスケジュール管理が必要です。

営業日報にスケジュールを記載することで、実際にどのような活動を行い、どのような時間配分で行ったのかを可視化することができます。また、上司や同僚との共有も容易になります。

書き方の例としては、「10:00〜12:00：顧客訪問」「13:00～15:00：報告書作成」といったように、時間と業務内容を簡潔に列挙することが一般的です。スケジュールを書くことで、自分自身の時間管理や業務効率の改善にも繋がります。

④その日に得た成果

「その日に得た成果」とは、その日の営業活動で得た成果を記載する項目です。

例えば、商談成立数、新規顧客開拓数、既存顧客との面談数、見込み客の開拓数などが挙げられます。

この項目を営業日報に書く理由は、自身の営業成果を把握し、営業活動の改善点を明確にすることができるためです。

また、上司やチームメンバーと共有することで、チームのモチベーションアップや、目標達成のための戦略の見直しにも役立ちます。

書き方の例としては、「本日の営業成果として、商談4件中3件が成立しました。新規顧客の開拓は2件、既存顧客との面談は1件、見込み客は5件獲得しました。」といった具合に、数値や具体的な内容を明記することが望ましいです。

また、成果だけでなく、その結果から得た示唆や課題についても記述することで、営業活動のPDCAサイクルを回すことができます。

⑤反省点・所感

「⑤反省点・所感」とは、営業日報においてその日の営業活動における自身の反省点や感想を記述する項目です。自分の行動や考え方、コミュニケーションの問題点や改善点を振り返り、次の営業活動での成長や改善につなげるためのアウトプットとなります。

また、所感はその日の営業活動で感じたことや印象、気づきなどを指し、書くことで自己の気持ちを整理することができます。

営業日報に「⑤反省点・所感」を書く理由は、自己分析や反省を通じて自己成長につなげることができるためです。また、上司や同僚と共有することで、改善点やアドバイスをもらうことができ、より効率的な営業活動につながります。

例えば、「今日の商談で、課題を抱えているお客様に対して上手くアドバイスできなかった」という反省点や、「商談相手の話をよく聞き、共感することで信頼関係を築けた」という所感を書くことが考えられます。これらは、次の営業活動での改善点や、同僚との情報共有に役立ちます。

⑥明日の目標

「⑥ 明日の目標」は、営業日報において翌日の営業活動に向けた目標を具体的に記載する項目です。 明日の目標を詳細に記載することで、営業活動を具体的に計画し、方向性を明確にします。また具体的な目標を設定することで、意識的に努力することができます。

営業日報に明日の目標を書く理由は、営業活動を進める上で計画性を持ち、効率的に行動するためです。目標を明確に設定することで、タスクの優先順位を把握し、時間管理やリソース配分を適切に行うことができます。

例えば、「明日の目標は、新規顧客へのアポイントメントを2件取得すること」と記載することで、具体的な行動目標が設定されます。また、「既存顧客との契約更新に向けて提案資料を作成し、送付すること」といった具体的な活動目標も記載できます。

明日の目標の書き方は、具体的で計画性のある内容を記載することが重要です。 目標を実現するためのアクションや期限を明示し、可能な限り具体的な数字や行動を記入することで、明確な目標設定と行動計画が営業活動の効率化につながります。

事実と主観的意見を混同せずに記載する

営業日報を作成する際、事実と主観的な意見は混同しないように記載しましょう。

事実は客観的で確かな情報であり、数字や具体的な出来事として表現されます。一方、主観的な意見は個人の評価や感情に基づいたものであり、他の人によって異なる場合があります。事実と意見を明確に区別することで、日報の信頼性と客観性が向上します。

営業日報には、営業活動の進捗や結果、訪問先との対話内容などを客観的に記録することが重要です。これにより、上司やチームメンバーが実績や課題を把握し、適切なフィードバックやサポートを提供できます。また、客観的なデータは営業戦略の改善や効果的な意思決定にも役立ちます。

このように、事実と意見を分けて記載することで、日報の客観性と信頼性が高まります。営業日報は客観的な情報の提供と改善のためのツールとして活用し、効果的な営業活動をサポートしましょう。

上司が読みやすい文章や構成を心掛ける

営業日報を作成する際、上司が読みやすい文章や構成を心掛けることも大切です。

上司は忙しく、多くの情報を処理しなければなりません。そのため、明確かつ簡潔な文章を使用し、必要な情報を迅速に把握できるようにしましょう。上司が迅速に情報を理解できるため、日報の内容を効率的に評価できます。

また、明確な報告は意思決定を容易にし、適切なサポートやアドバイスを提供する上で役立ちます。

例えば、次のような具体的な書き方を心掛けましょう。「訪問先A社で商談を実施し、提案資料を提出しました。顧客の関心は商品の特徴と価格にあり、競合情報も確認しました。次回の商談では競合との差別化ポイントを強調し、契約締結に進展させる予定です」といった具体的で簡潔な表現が好ましいです。

また、見出しや箇条書きを活用して情報を整理し、重要なポイントを強調することも有効です。これにより、上司が時間を節約し、営業活動の全体像や進捗状況を的確に把握できます。上司が迅速かつ正確なフィードバックを提供できることで、営業活動の改善や成果向上に繋げることができます。

PDCAサイクルを意識する

営業日報にはPDCAサイクルを意識した内容が必要不可欠です。

PDCA（Plan-Do-Check-Act）は、問題解決や改善を行うための有効な手法であり、営業活動にも適用されます。営業目標を設定し、実際の営業活動を行う（Do）。その後、成果や課題をチェックし（Check）、次の営業活動に反映させるためのアクションを起こします（Act）。

PDCAを意識することによって、営業活動の改善や成果向上につなげることができます。具体的な例としては、営業目標を設定した上で、営業日報でその目標に対する実績や進捗状況をチェックします。

成果や課題を分析し、次の営業活動に生かすためのアクションを明示的に示します。

たとえば、目標達成に向けて不足しているスキルや知識を補うための研修計画を立てたり、顧客へのアプローチ方法を改善するための提案を行ったりすることがあります。

PDCAサイクルを営業日報に取り入れることで、問題や課題を早期に発見し、改善策を迅速に実行することができます。

また、PDCAの適用により営業活動の効率化や成果向上を図ることができます。営業日報にPDCAを意識した内容を記載することで、営業活動の改善と成果の最大化を支援します。

顧客情報と紐づけて保存する

営業日報を顧客情報と紐づけて保存することは重要です。これにより、顧客との関係構築や営業戦略の改善に役立つ情報を管理できます。

メリットとしては、以下の点が挙げられます。まず、顧客ごとの営業活動の詳細や履歴を把握できます。これにより、次回の商談やフォローアップで適切な情報を思い出しやすくなり、顧客満足度を向上させることができます。

また、顧客との対話や提案内容、購買履歴などを紐づけることで、個別のニーズや好みを把握しやすくなります。これにより、カスタマイズされた提案やターゲティングされたマーケティング戦略を展開できます。

具体例としては、営業日報に顧客名や商談内容、アクションアイテムなどを明示的に記載し、営業支援ツールやCRMシステムにデータを保存する方法があります。このようにすることで、営業担当者だけでなく、他の営業チームメンバーや関係部署とも情報共有がスムーズに行えます。

顧客情報との紐づけにより、より効果的な営業戦略を展開し、顧客との関係を深めることができます。また、営業チーム全体の知識や洞察を共有し、より戦略的な営業活動を実現することができます。

長期的な視点で内容を考える

営業日報に記載する内容は長期的な視点で作成するようにしましょう。

長期的な視点で内容を考えることにより、営業活動の方向性や戦略に合致するアクションを明確化できます。日々の営業活動は単発の成果だけでなく、長期的な目標の達成に貢献する必要があります。営業日報を通じて長期的な目標や戦略に基づいた活動内容を振り返り、今後の営業計画の調整や改善策の検討ができるのです。

また、長期的な視点で内容を考えることにより、トレンドや市場の変化に敏感に対応できます。営業環境は日々変動していますので、定期的な情報収集や市場動向の把握が重要です。営業日報には市場トレンドや競合情報などの要点を記載し、将来の営業戦略や課題解決に役立つ情報を収集・共有することができます。

具体的な例としては、長期的な視点での目標達成や顧客関係の構築に向けた取り組みを営業日報に反映させることが挙げられます。例えば、新規顧客獲得のためのマーケティング施策や既存顧客のリピート率向上のためのフォローアップ活動など、長期的な成果をもたらす営業戦略に基づいた活動を明示的に報告することで、営業成果の可視化や改善につなげることができます。

長期的な視点で内容を考えることにより、営業日報は単なる日々の業務報告だけでなく、戦略的な意思決定や成果の最大化に貢献する重要なツールとなります。

日報作成に負担がかかりすぎる

営業日報を書かない部下が生まれる理由の一つは、日報作成に負担がかかりすぎることです。営業担当者にとって、日報作成は本来の営業活動に時間や労力を割くことになるため、負担と感じる場合があります。

営業は顧客とのコミュニケーションや商談に重点を置くべきであり、日報作成に時間を割くことが営業活動の効率を低下させる可能性があります。また、煩雑な書式や細かな項目を求められる場合も、日報作成が煩わしく感じられる要因となります。時間の制約や締切に追われる中で、書式や項目にこだわることは、営業担当者の集中力や創造性を削ぎ落とし、ストレスを与える結果となります。

さらに、日報作成の目的や意義が明確に伝わらない場合も負担を感じる要因となります。営業担当者は自身の成果を数字や商談結果で示すことに重点を置きますが、その他の詳細な業務内容や報告事項を書き起こすことに意義を見出せない場合、日報作成へのモチベーションが低下し、負担となるでしょう。

このような負担を軽減するためには、シンプルで効率的な日報フォーマットの導入や、必要最低限の項目設定、日報作成時間の削減が重要です。また、営業担当者に対して日報作成の目的や意義を明確に説明し、フィードバックや支援を提供することも重要です。

上司やマネージャーが日報作成に対して理解とサポートを示すことで、部下の負担を軽減し、営業活動に集中できる環境を整えることが求められます。

上司がフィードバックをしない

上司がフィードバックをしないことは、部下が営業日報を書かない理由の一つです。以下にその詳細な説明を記します。

上司がフィードバックをしない場合、部下は日報作成の意義や価値を見いだせず、日報を書く動機や意欲を失う傾向が生じます。営業日報は部下の業務内容や進捗を把握する貴重な情報源であり、上司のフィードバックは部下の成長や業績向上に直結します。しかし、フィードバックがない状態では、部下は自身の報告が反映されず、日報が単なる形式的な書類と化してしまいます。

上司のフィードバックは、部下の行動や成果を評価し、肯定的な面や改善の余地を示す重要な役割を果たします。具体的なフィードバックやアドバイスを提供することで、部下は自身の業務に対する見識を深め、成長につながる方向性を見出すことができます。また、上司のフィードバックは部下とのコミュニケーションを促進し、信頼関係や意欲を高める効果もあります。

上司がフィードバックを行わない場合、部下は自身の成果や課題について客観的な視点を得る機会を失います。また、フィードバックの欠如は部下の意欲低下やモチベーションの低下にもつながります。部下は自身の業績を評価されることや成長の機会を得ることを望んでおり、上司のフィードバックはその期待に応える重要な手段となります。

上司は営業日報を適切に評価し、フィードバックを行うことで、部下の成長を促し、業績向上に寄与することが求められます。部下が日報作成に対して意欲を持ち、成果を上げるためには、上司の積極的な関与と適切なフィードバックが不可欠です。

日報におすすめのアプリなら「cyzen」

cyzenでは日報を音声入力やカメラ読み取り入力で簡単に作成でき、日々の業務負担を削減できます。アプリ内の地図画面から顧客情報を一目で把握でき、相談前の準備など営業活動を効率化できるのが特徴です。

その他にも、以下のようなメリットがあります。