「報告書はどう書けばいい？」
「報告書を効率的に書けるツールは何がある？」
上司や取引先に情報を共有する場合、多くのケースで報告書が作成されます。
しかし報告書をどのように書くべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
相手に伝わりやすい報告書を書くには、結論から書き始めるなどいくつかポイントをおさえることが重要です。今回は以下のポイントを解説します。
今回の内容を参考にすることで、報告書を書くポイントを理解し効率的に作成できるでしょう。報告書の書き方に悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。
報告書を書く目的
報告書を作成する目的としては主に以下が挙げられます。
- ①活動状況の見える化
- ②責任の明確化
- ③明確な業務指示やアドバイスをもらえる
それぞれの目的について詳しくみていきましょう。
①活動状況の見える化
報告書作成の目的として、活動の見える化が挙げられます。
プロジェクトや営業活動などあらゆる業務の活動状況を見える化し、進捗の確認を行うのに報告書が必要です。報告書がなければ各業務の期日が迫った段階で慌てて状況を確認することとなり、軌道修正するタイミングを失ってしまいます。
報告書を随時作成しておくことで、上司やマネージャーは適切なタイミングでスケジュール調整やタスクの割り当てができ、業務を円滑に進められるでしょう。 報告書による活動の見える化は、業務を効率的に進めるためにも重要です。
②責任の明確化
報告書を作成することで、責任を明確化できます。
報告書には誰がどのような業務を行っているかが詳細に記載されており、業務の責任が誰にあるかを素早く判断できるでしょう。責任者を明確にしておくことで、業務上の課題が出た場合でもフォローすべき相手を明確にし、素早く対応できます。
報告書を作成し責任を明確化することで、業務改善もスピーディーにできるでしょう。
③明確な業務指示やアドバイスをもらえる
明確な業務指示やアドバイスがもらえることも報告書作成が必要な理由です
報告書には活動状況が詳細に記載されており、どこに課題や改善点があるか指示やアドバイスを上司からもらいやすくなります。明確な業務指示やアドバイスがもらえることで、自分だけでは気づけなかった課題を把握し、自身の成長につながるでしょう。
報告書作成は業務報告としての役割だけでなく、自身の成長を促進させるツールとしても重要です。
報告書を書く際に気を付けるポイントとは？
報告書を書く際に気をつけるポイントとして以下の項目が挙げられます。
- 報告する目的を意識して内容を決める
- 5W1Hを意識し、詳細に書く
- 変な文章表現がないかチェックする
- 結論ファーストで見やすさを重視した文章を書く
- 数字で書けるところは数字で書く
- 事実と主観を混同しない
それぞれのポイントについて詳しくみていきましょう。
報告する目的を意識して内容を決める
報告書を書く場合、報告する目的を意識し内容を決めることが大切です。
報告書を提出する相手は上司・先輩・取引先などさまざまであり、相手が知りたい情報を正確に伝えるためにも報告目的を確認する必要があります。目的を意識し内容を決めることで、余計な内容を盛り込むことなくシンプルかつ効率的に報告書を作成できるでしょう。
具体例として、目的を意識しない文章（Before）とした文書（After）を比較すると以下の通りです。
| Before | After |
|---|---|
|
例.)現場でのトラブルを上司に報告する場合 |
例.)現場でのトラブルを上司に報告する場合 |
前者は営業活動の内容を満遍なく説明していますが、後者では現場でのトラブルにフォーカスした内容を伝えています。このように伝える目的や内容を明確にすることで、読み手に対して書き手の意図が伝わりやすくなるでしょう。
5W1Hを意識し、詳細に書く
5W1Hを意識し、報告書を書くことも重要です。 5W1Hとは、以下6つの頭文字をとった言葉です。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
5W1Hを意識した文章とすることで、情報を過不足なく相手に伝えられます。 5W1Hを意識しない場合（Before）とした場合（After）の文章を比較すると以下の通りです。
| Before | After |
|---|---|
|
本日会議があります。 |
12日午前10時より本社第2会議室において、営業部が新たな方針を発表します。 |
5W1Hを意識した文章とすることで、相手が求める情報を詳細かつ正確に伝えられます。
変な文章表現がないかチェックする
報告書作成の際は、変な文章表現がないかチェックしておきましょう。変な文章表現が報告書に含まれてしまうと、伝えるべき内容が相手に理解してもらいにくくなります。文章表現をチェックすることで、冗長な表現も避けられ、相手に伝わりやすい報告書を作成可能です。
文章表現をチェックする前と後の文章を比較すると以下の通りとなります。
| Before | After |
|---|---|
|
本日は〇〇様と商談を行いました。 |
本日は〇〇様と商談を行った。 |
チェック前は「です・ます調」が混在し冗長な表現が多いですが、チェック後はそれらを見直し修正しています。 このように文章表現をチェックすることで、相手に伝わりやすい報告書が作成できるでしょう。
結論ファーストで見やすさを重視した文章を書く
結論ファーストで読みやすさ重視の文章を書きましょう。結論を最初に書くことで、読み手が話の全容を早期に把握し、詳細を理解しやすくなります。 また、結論がわからない報告書は読み手にストレスを与え、こちらの意図が伝わりづらくなるでしょう。
以下では結論が最初に記載されていない文章（Before）とされている文章（After）を比較しています。
| Before | After |
|---|---|
|
取引先で行う提案について話し合いました。 |
取引先で行う提案は「〇〇商品」に決定しました。理由は... |
結論が最初に記載されることで、相手に伝えたい内容を早い段階で理解してもらえます。
数字で書けるところは数字で書く
報告書は積極的に数字を使って記載しましょう。数字ベースで客観的に記載することで、自身の感想など主観的な要素を入れることなく、正確な事実を伝えやすくなります。
特に数字で記載すべき項目として以下が挙げられます。
- ・日時
- ・金額
- ・数量
- など
以下の表では数字を用いない場合（Before）と用いた場合（After）の文章を比較しています。
| Before | After |
|---|---|
|
今回の提案で大規模な売上を上げた。 |
今回の提案で100万円の売上が上がった。 |
「大規模な」など曖昧な表現は人によって受け取り方が違い、客観的な事実の報告となりません。数値を積極的に用いて、正確に事実を報告しましょう。
事実と主観を混同しない
報告書では事実と主観を混同しないようにしましょう。報告書は事実を伝えることが目的で、主観を交えて記載してしまうと事実が曖昧になり相手に伝わりません。事実と主観を分けて記載することで、報告書で伝えるべき事実を理解してもらいつつ、自分の意見も同時に伝えられます。
事実と主観が混同した場合（Before）と分けた場合（After）を比較すると以下の通りです。
| Before | After |
|---|---|
|
〇〇様との商談内容を報告します。まず先方の課題についてヒアリングした後、課題に合わせた提案を行いました。先方の反応は前向きでした。最後に次回の面談日について打ち合わせしました。 |
〇〇様との商談内容を報告します。 |
Afterのように事実と主観部分を分けて記載することで、双方をわかりやすく伝えられます。
報告書がめんどくさい...書かなくなる理由
報告書作成は重要な業務ですが、なかなか長続きしないのがネックです。長続きしない理由としては主に以下が考えられます。
- 作成に時間がかかる
- フィードバックがもらえない
- 報告業務の効率化が重要
それぞれの理由について詳しくみていきましょう。
作成に時間がかかる
報告書作成が長続きしない理由として、作成に時間がかかることが挙げられます。 報告書作成に時間がかかる要因として以下が考えられるでしょう。
- 紙の報告書は時間がかかる
- 1日の内容をまとめるのに思い出すことが多い
- 場合によっては残業が発生する
特に報告書を紙で作成する場合、報告書を書く手間はもちろん提出する手間もかかり、無駄な時間が発生します。こうした無駄な時間が業務を圧迫し、残業が発生する場合もあるので、報告書がなかなか長続きしないわけです。
また、作成に時間がかかる分情報共有も遅くなってしまいます。紙の報告書の場合、最短でも提出した翌日以降のフィードバックとなるでしょう。その頃には記憶も薄れており、フィードバックを受けたとしても的確な行動改善にはいたりません。
報告書に対して迅速にフィードバックすることが重要です。
フィードバックがもらえない
フィードバックがもらえないことも報告書が長続きしない原因です。フィードバックがもらえないことで、部下は報告書を書く意味を見出せず、続けるモチベーションも湧きません。 また、報告書に対するリアクションがないことで不信感も生まれてしまいます。
他にもフィードバックが無い・遅れることで個人の活動に支障が出ることも考えられるでしょう。報告書の作成に時間がかかってしまうと、記載情報が古くなってしまいフィードバックもしづらいです。
迅速なフィードバックがなければ、報告書は長続きしないでしょう。
報告業務の効率化が重要
報告業務の効率化は書く側・見る側の両方にとって重要です。
報告業務の効率化にはさまざまな方法がありますが、特に報告書作成を効率化できるアプリやITツールの導入がおすすめです。 たとえば営業担当の場合、顧客との商談など外回りも多く、わざわざオフィスに戻って報告書を作成するのは大きな時間のロスとなります。アプリやITツールを導入すれば、外出先でも報告書が作成でき、営業活動を効率化できるでしょう。
アプリやITツールによる報告業務の効率化は、本来集中すべき業務に割り当てられる時間を捻出でき、業務効率化に大きく貢献できるでしょう。
報告書を効率化・カンタンにするならcyzen（サイゼン）
報告書作成を効率化するならcyzen（サイゼン）がおすすめです。cyzenは営業活動管理アプリで、報告書作成を効率化する以下の特徴があります。
- 音声入力やOCR（カメラ読み取り入力が可能）
- 簡単にフォーマットを設定でき、16項目の入力方法（バーコード読み取りから写真まで）が存在
- 最短10秒で報告書を作成可能
- リアルタイムに報告書が全体共有され、マネージャーもチェックしやすい
- 報告書にコメントができるため、遠隔でもアドバイスや業務指示がしやすい
音声入力やOCRを備え、入力効率に優れており、最短10秒で報告書を作成できるのが大きなメリット。リアルタイムに報告書を共有できるので、即座にフィードバックを受けられるのも嬉しい点です。cyzenは営業活動に役立つさまざまな機能を備えており、特に営業担当の外回りの活動効率化に悩んでいる方にはおすすめのツールと言えます。
報告書作成の効率化を目指す方は、ぜひcyzenを検討してみてください。
まとめ
報告書には、活動状況を明確化しフィードバックをもらえるなど重要な役割を果たしています。しかし、報告書作成に時間がかかる運用がされている場合、報告書の提出率も悪くなってしまうでしょう。
報告業務の効率化にはITツールやアプリを導入するのがおすすめで、わざわざオフィスに戻ることなく外出先から報告書を簡単に作成できます。
報告書作成のITツールやアプリを導入し、報告業務を効率化しましょう。
