【例文付き】分かりやすい報告書の書き方とは？上司がうなる構成やテクニック、必要なツールを解説！

営業報告書

• 報告日 : 2024年10月5日
• 提出先 : 営業部 部長 〇〇 〇〇
• 作成者 : 営業部 営業課 〇〇 〇〇

• 営業期間 : 2024年10月1日～2024年10月5日
• 担当顧客 : 株式会社△△、□□商事株式会社、▲▲建設株式会社

1.営業活動の概要

• 訪問回数 ：6件
• 新規顧客 ：2件
• 既存顧客訪問 ：4件

2.商談結果

1. 株式会社△△

   商談内容 ：

   新商品の提案

   結果 ：

   前向きな検討とのこと。サンプルの提出を希望。

   次のアクション ：

   サンプル提出、10月12日に再度訪問予定。

2. □□商事株式会社

   商談内容 ：

   現在進行中の案件の進捗確認

   結果 ：

   発注見込みが11月中旬までにあり。

   次のアクション ：

   見積もりの再提出、10月8日にフォローアップ予定。

3. ▲▲建設株式会社

   商談内容 ：

   保守契約の更新

   結果 ：

   既存契約を1年間延長する方向で調整中。

   次のアクション ：

   契約書を準備し、10月15日までに提出。

3.今週の課題

• 課題 ：新規顧客のアプローチ方法に改善が必要
• 対策 ：ターゲット企業のニーズに合わせた提案資料を見直し、効果的なアプローチを試みる

4.次週の目標

• 新規顧客開拓 ：3件の新規訪問を予定
• 既存顧客対応 ：□□商事株式会社のフォローアップ、保守契約の更新手続き

5.その他

今週の商談により、来期の売上予測がプラス3%となる見込みです。

以上、今週の営業報告と次週の予定について報告いたします

出張報告書

• 報告日 : 2024年10月6日
• 提出先 : 営業部 部長 〇〇 〇〇
• 作成者 : 営業部 営業課 〇〇 〇〇

• 出張期間 : 2024年10月3日～2024年10月5日
• 出張先 : 大阪府（□□商事株式会社、大阪展示会センター）
• 訪問先 : □□商事株式会社、大阪展示会センター

1.出張目的

• 新規取引先での商談 ：□□商事株式会社との新商品の取引交渉
• 展示会出席 ：大阪展示会センターでの展示会視察および情報収集

2.商談結果

□□商事株式会社

商談内容 ：新商品「XYZシリーズ」の提案および初回発注条件の交渉

結果 ：初回発注の見込みがあり。数量は500個、納期は2024年12月予定。

次のアクション ：詳細な見積もりを10月10日までに提出し、契約締結を目指す。

3.展示会視察結果

• 展示会名：大阪国際展示会「ITソリューション展」
• 主な視察目的：最新技術のトレンド情報収集、競合製品のリサーチ
• 視察結果：当社と競合する製品は2社あり、それぞれの強みとして「AI活用技術」や「データ分析の高度化」が見受けられた。自社製品との競争力を高めるために、これらの技術を取り入れることを検討する。

4.出張全体の成果

• □□商事株式会社との初回取引がほぼ確定し、今後の売上拡大の足掛かりとなる見込み。
• 展示会視察により、最新の技術情報を収集でき、自社の開発方針の見直しに活用できる。

5.次のアクション

1. 1.□□商事株式会社への詳細見積もりの提出（10月10日まで）
2. 2.技術開発部との会議を開催し、展示会で収集した技術情報の共有（10月15日予定）

6.出張に関する特記事項

出張中に特に問題やトラブルは発生せず、予定通りのスケジュールで進行。

以上、出張内容と成果についてご報告いたします。

研修・セミナー参加報告書

• 報告日 : 2024年10月6日
• 提出先 : 人事部 部長 〇〇 〇〇
• 作成者 : 営業部 営業課 〇〇 〇〇

• 研修名 ：営業力強化セミナー
• 主催者 ：株式会社ビジネスアカデミー
• 研修期間 ：2024年10月2日 10:00〜17:00
• 開催場所 ：東京国際フォーラム セミナールームB

1.研修の目的

このセミナーの目的は、営業スキルの向上および顧客ニーズの深堀りを行い、成果を最大化するためのノウハウを習得することです。特に、B2B営業における提案力を強化することがテーマでした。

2.研修内容

1.営業スキルの基本

・顧客のニーズを正確に把握するためのヒアリング技法

・商品・サービスの付加価値を引き出すための提案方法

2.提案営業の実践演習

・顧客ごとの状況に合わせたカスタマイズ提案の演習

・ケーススタディをもとに、顧客ニーズに最適な提案を構築

3.営業チームでの連携強化方法

・チーム内での営業情報共有の重要性

・フォローアップの効果的な手法

3.学びと所感

今回の研修では、顧客の真のニーズを引き出すための質問力と傾聴力がいかに重要かを再認識しました。また、提案型営業の実践演習により、個々の顧客に対してどのように価値を訴求するかを実体験でき、大変有意義な時間となりました。

特に、ケーススタディを通して、実際の営業現場に近い状況でスキルを磨くことができた点が印象的でした。今後の営業活動で、これらのスキルを活用し、顧客満足度向上と契約獲得を目指していきます。

4.今後の活用

今後、今回学んだ顧客ニーズに合わせた提案型営業を実践し、特に大口顧客への提案内容を見直す予定です。
また、チーム内で今回の研修内容を共有し、情報の効率的な共有方法を導入することで、営業全体の成績向上を図ります。

5.特記事項

今後も同様の研修に参加し、さらなる営業スキル向上を目指したいと考えています。

以上、研修内容と成果についてご報告いたします。

クレーム対応報告書

• 報告日 : 2024年10月6日
• 提出先 : 営業部 部長 〇〇 〇〇
• 作成者 : カスタマーサポート部 〇〇 〇〇

• クレーム発生日 ：2024年10月3日
• クレーム受付日時 ：2024年10月3日 10:30
• クレーム受付担当者 ：カスタマーサポート部 〇〇 〇〇
• 顧客情報 ：株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
• 発生場所 ：オンラインサービス利用中（リモートサポート）

1.クレーム内容

2024年10月3日、株式会社〇〇の〇〇様から「オンラインサービスのログイン時に、繰り返しエラーが発生し、業務に支障をきたしている」とのご連絡を受けました。特に、〇〇部の全員が一時的にログインできなかったとのことです。

2.対応内容

1.受付後の初動対応

・クレームを受けた直後、カスタマーサポート部がシステムログを確認し、障害状況を調査。その際、サービス提供システムの一部に一時的な負荷が集中していたことが判明しました。

2.現場での対応

・サポートチームが迅速に問題箇所を特定し、システム管理部と連携して負荷軽減措置を実施。約1時間後、システムが正常に稼働するようになり、顧客に再度ログインを試してもらったところ、問題は解消されました。

3.顧客への対応

・問題が解消された後、速やかに〇〇様へ状況を報告し、謝罪の言葉と共に再発防止策を共有しました。

3.原因

システムログを確認したところ、ログインエラーの原因は、定期メンテナンス後に一部サーバーに負荷が集中したことによるものでした。この負荷により一時的にログイン認証が遅延し、エラーが発生していたと考えられます。

4.再発防止策

1.サーバー負荷分散の強化

今後、同様の事態を防ぐため、定期メンテナンス後にサーバー負荷を均等に分散する措置を取ります。システム管理部と協力し、監視体制をさらに強化します。

2.早期アラートの導入

負荷が集中した際、リアルタイムで通知が行われるよう、早期アラートシステムを導入し、早急に対応できる体制を整えます。

5.特記事項

今後は定期メンテナンス時の顧客への事前告知を徹底し、トラブルが発生する可能性を予め共有します。

以上、クレーム対応に関する報告をいたします。

社内システムトラブル対応報告書

• 報告日 : 2024年10月6日
• 提出先 : IT部 部長 〇〇 〇〇
• 作成者 : IT部 〇〇 〇〇

• トラブル発生日 ：2024年10月5日
• トラブル発生時刻 ：14:30
• 対応完了時刻 ：16:15
• 影響範囲 ：営業部、経理部の全員が社内システム（ERPシステム）にアクセス不能

1.トラブル内容

2024年10月5日、14:30頃から営業部および経理部でERPシステムへのアクセス不能が発生しました。ユーザーからの報告によると、ログイン時にエラーメッセージが表示され、業務が滞る状況でした。影響を受けたのは両部門の全員で、システムの利用ができない状態でした。

2.対応内容

1.初動対応

トラブル発生報告を受けて、14:40にIT部がシステム状況を確認。即時、全ユーザーのアクセスログを調査し、システムのダウンが特定されました。

2.システム復旧作業

システムサーバーにおけるメモリ使用量の急増が原因であると判断し、15:00に再起動とメモリのクリア作業を実施。再起動後、システムの動作確認を行い、15:45に復旧が完了しました。営業部および経理部の担当者には、システム再稼働の連絡を15:50に通知。

3.確認作業

全ユーザーに対して、システム再起動後に正常にアクセスできるか確認を依頼。16:10に、全員がシステムに無事ログインできたことを確認しました。

3.原因

システムダウンの原因は、同時間帯に実行された複数の重い処理により、サーバーのメモリ使用量が限界に達したためです。特に、経理部が実行していた大量のデータ処理が負荷を引き起こしたと推定されます。

4.再発防止策

1.サーバーリソースの増強

メモリ容量を増強し、同様のトラブルが発生しないよう、サーバーのリソースを強化します。また、負荷が集中する可能性のある処理については事前に通知し、分散させる対応を検討します。

2.定期モニタリングの強化

メモリ使用状況をリアルタイムで監視するツールを導入し、異常が発生する前に警告が表示される仕組みを導入します。

5.特記事項

• トラブルによるデータ損失は発生していないことを確認済み。
• 今後、システム負荷のかかる処理については、事前にIT部に連絡をもらうよう社内通知を実施予定。

以上、社内システムトラブルに関する報告をいたします。

議事録

• 会議名 : 2024年度第一四半期経営戦略会議
• 日時 : 2024年10月10日 10:00～12:00
• 場所 : 本社会議室A
• 出席者 ：
  • 代表取締役 〇〇 〇〇
  • 取締役 〇〇 〇〇
  • 営業部部長 〇〇 〇〇
  • 経理部部長 〇〇 〇〇
  • 総務部部長 〇〇 〇〇
  • IT部部長 〇〇 〇〇
• 議題 ：
  1. 1.第一四半期の営業成績報告
  2. 2.新プロジェクトの進捗報告
  3. 3.コスト削減施策の提案
  4. 4.次回会議のスケジュール確認

1.第一四半期の営業成績報告

報告者：営業部部長 〇〇 〇〇

• 第一四半期の売上は計画比で120%達成。特に、新規顧客獲得が前年同期比で150%増加。
• ただし、既存顧客のリピート率が若干低下しているため、フォローアップ施策の強化が必要。

討議：

営業部は既存顧客向けにフォローアップ施策を見直し、再提案を行うことを決定。詳細な施策内容は次回の会議で提示する

2.新プロジェクトの進捗報告

報告者：IT部部長 〇〇 〇〇

• 新プロジェクトはスケジュール通り進行中。開発段階は全体の60%が完了しており、来月中にはベータ版リリースを予定。
• システムテストにおいて、若干のパフォーマンス問題が発生しているが、来週中に解決を見込む。

討議：

パフォーマンス問題解決のため、追加リソースを投入することを承認。来週の進捗報告を待つ。

3.コスト削減施策の提案

報告者：経理部部長 〇〇 〇〇

• コスト削減のため、外部業務委託の削減および内部リソース活用の見直しを提案。
• 特に、人事業務の一部を自社内で処理することにより、年間コストを15%削減できる見込み。

討議：

人事業務の内部処理移行に向けた詳細なプランを作成し、次回の会議で再検討する。

4.次回会議のスケジュール確認

決定事項 ：

次回会議は2024年11月15日（金）10:00～12:00に開催することを確認。

決定事項まとめ

1. 営業部は既存顧客向けフォローアップ施策の見直しを次回提案。
2. 新プロジェクトの進捗報告は来週行い、リソース追加の効果を確認。
3. 経理部は人事業務の内部処理化プランを次回までに提出。

会計報告書

• 報告書作成日 : 2024年10月31日
• 報告対象期間 : 2024年4月1日 ～ 2024年9月30日
• 作成者 : 経理部 〇〇 〇〇
• 提出先 ：代表取締役 〇〇 〇〇

1.総合収支報告

2.詳細内訳

収入内訳

支出内訳

3.分析・考察

収入分析 ：

2024年度上半期の収入は、前年同期比で12%増加。特に新規契約が順調に進んだことが収益の増加に寄与しています。また、商品売上は前年を超え、安定的な成長を見せています。

支出分析 ：

支出は前年とほぼ同様のレベルですが、広告費が前期比で約15%増加。これは、新サービスの販促活動に伴う費用です。今後は広告効果の測定を行い、費用対効果を見直す必要があります。

今後の展望 ：

下半期も引き続き新規サービスの契約増を見込み、売上拡大を目指します。また、支出については特に人件費の効率化とコスト削減策を検討する必要があるため、関連施策を進めていく予定です。

4.結論および提案

今期の会計状況は概ね順調であり、収支バランスも安定しています。今後は広告費および人件費の見直しを行い、さらなる収益拡大とコスト管理の強化を目指します。また、来期の成長に向けて、新規事業開発および既存サービスの強化を提案いたします。

業務進捗報告書

• 報告書作成日 ：2024年10月31日
• 報告対象期間 ：2024年10月1日 ～ 2024年10月31日
• 作成者 ：プロジェクトマネージャー 〇〇 〇〇
• 提出先 ：開発部長 〇〇 〇〇

1.プロジェクト概要

• プロジェクト名 ：新商品A開発プロジェクト
• 開始日 ：2024年4月1日
• 終了予定日 ：2024年12月31日
• 目的 ：新商品Aの開発および市場投入

2.進捗状況

3.課題および対策

• 課題1：試作品の一部部品が供給不足となり、納期が遅れている。
• 対策：代替部品を検討し、可能な限り納期を厳守できるよう調整中。

• 課題2：市場調査の結果、ターゲット層のニーズが想定と異なることが判明。
• 対策：再調査の実施と共に、マーケティング戦略の見直しを検討。

4.次回の予定

1. 1.試作品の最終検証：試作品の最終的なテストを11月中に完了させる。
2. 2.市場調査の完了：市場調査を予定通り11月末までに完了し、結果を反映したマーケティング計画を作成する。
3. 3.マーケティング計画の完成：12月中旬までにマーケティング戦略を確定させる予定。

5.結論および提案

現状、進捗は概ね順調ですが、一部部品供給や市場調査で課題が発生しています。各タスクの進行を円滑に進めるため、外部リソースの活用や代替案を検討し、プロジェクトの遅延を最小限に抑えるための措置を提案します。また、調査結果に基づきマーケティング計画を見直し、製品投入時期を調整する必要があるか検討します。

経緯報告書

• 報告書作成日 ：2024年10月31日
• 作成者 ：システム部 〇〇 〇〇
• 提出先 ：システム部長 〇〇 〇〇

1.概要

• 件名 ：社内システム障害発生に伴う経緯報告
• 発生日時 ：2024年10月28日（月）13時30分
• 影響範囲 ：社内メールシステムおよびファイルサーバーへのアクセス障害
• 原因 ：ネットワーク機器の故障による接続不良

2.経過

1. 2024年10月28日 13:30：社内メールシステムおよびファイルサーバーに接続できないとの報告が複数の部門からあり、システム障害が発生したと認識。
2. 2024年10月28日 14:00：システム部にて原因調査を開始。ネットワーク機器に障害が発生していることを確認。
3. 2024年10月28日 15:00：バックアップ機器を使用し、ネットワークの復旧作業を実施。
4. 2024年10月28日 16:00：システムの復旧を確認。正常な動作が確認されたため、各部門に通知。

3.原因

ネットワーク機器のメインルーターが過負荷状態に陥り、一時的に機能停止したことが原因です。また、ルーターの定期メンテナンスが十分に行われていなかったことが判明。

4.対策

1. 1.短期的対策：バックアップ機器の追加導入を検討し、万が一の障害発生時に即座に対応できる体制を整える。
2. 2.長期的対策：ネットワーク機器の定期メンテナンスを強化し、過負荷状態にならないように監視体制を強化する。

5.結論

今回のシステム障害はネットワーク機器の不備が原因でしたが、バックアップ対応により迅速に復旧しました。今後、同様の障害を防ぐために、定期メンテナンスの強化と監視体制の見直しを行います。また、部門ごとに影響範囲が大きかったため、今後は予備機器の導入を進め、より安全な運用を目指します。

経緯報告書

• 報告書作成日 ：2024年10月31日
• 作成者 ：システム部 〇〇 〇〇
• 提出先 ：システム部長 〇〇 〇〇

1.概要

• 件名 ：社内システム障害発生に伴う経緯報告
• 発生日時 ：2024年10月28日（月）13時30分
• 影響範囲 ：社内メールシステムおよびファイルサーバーへのアクセス障害
• 原因 ：ネットワーク機器の故障による接続不良

2.経過

1. 2024年10月28日 13:30：社内メールシステムおよびファイルサーバーに接続できないとの報告が複数の部門からあり、システム障害が発生したと認識。
2. 2024年10月28日 14:00：システム部にて原因調査を開始。ネットワーク機器に障害が発生していることを確認。
3. 2024年10月28日 15:00：バックアップ機器を使用し、ネットワークの復旧作業を実施。
4. 2024年10月28日 16:00：システムの復旧を確認。正常な動作が確認されたため、各部門に通知。

3.原因

ネットワーク機器のメインルーターが過負荷状態に陥り、一時的に機能停止したことが原因です。また、ルーターの定期メンテナンスが十分に行われていなかったことが判明。

4.対策

1. 1.短期的対策：バックアップ機器の追加導入を検討し、万が一の障害発生時に即座に対応できる体制を整える。
2. 2.長期的対策：ネットワーク機器の定期メンテナンスを強化し、過負荷状態にならないように監視体制を強化する。

5.結論

今回のシステム障害はネットワーク機器の不備が原因でしたが、バックアップ対応により迅速に復旧しました。今後、同様の障害を防ぐために、定期メンテナンスの強化と監視体制の見直しを行います。また、部門ごとに影響範囲が大きかったため、今後は予備機器の導入を進め、より安全な運用を目指します。

完了報告書

• 報告書作成日 ：2024年10月31日
• 作成者 ：営業部 〇〇 〇〇
• 提出先 ：営業部長 〇〇 〇〇

1.概要

• 件名 ：新製品「〇〇」マーケティングキャンペーン完了報告
• 期間 ：2024年8月1日～2024年10月30日
• 担当部署 ：営業部、マーケティング部
• 目的 ：新製品「〇〇」の市場認知度向上と販売促進

2.実施内容

1. 1.市場調査の実施：ターゲット顧客層を明確にするため、2024年8月に市場調査を実施。調査結果をもとに、マーケティング戦略を策定。
2. 2.広告キャンペーン：デジタル広告、SNS広告、テレビCMを活用し、2024年9月より3か月間にわたりキャンペーンを展開。
3. 3.イベント実施：主要都市にて製品の展示イベントを10回開催し、1万人以上の来場者を獲得。

3.成果

1. 1.販売実績 ：キャンペーン期間中に新製品「〇〇」の販売数は目標の120%を達成。売上は〇〇円に到達。
2. 2.市場認知度の向上 ：SNSフォロワー数が50%増加し、製品に対する問い合わせ数も30%増加。
3. 3.ブランドイメージ強化 ：イベント参加者のアンケート結果では、90%以上が製品に対して「良い印象」を持ったと回答。

4.課題と改善点

1. 1.課題 ：地方都市での認知度が低いことが調査により判明。特に小規模店舗での販売が伸び悩む結果となった。
2. 2.改善点 ：地方マーケットに特化した広告展開と販促活動を次の施策として検討する。

5.結論

新製品「〇〇」のマーケティングキャンペーンは成功裏に終了し、販売目標を上回る成果を達成しました。今後は、地方マーケットを中心にさらなる販促活動を行い、販売拡大を目指します。次回のキャンペーンに向けて、より効果的な施策を講じる予定です。

調査結果報告書

• 報告書作成日 ：2024年10月31日
• 作成者 ：マーケティング部 〇〇 〇〇
• 提出先 ：マーケティング部長 〇〇 〇〇

1.概要

• 件名 ：新製品「〇〇」に関する顧客満足度調査結果報告
• 調査期間 ：2024年9月1日～2024年10月15日
• 調査方法 ：オンラインアンケートおよび電話インタビュー
• 調査対象 ：2024年8月～9月に新製品「〇〇」を購入した顧客500名
• 目的 ：製品に対する顧客満足度および今後の改善点の把握

2.調査結果

1.顧客満足度

総合満足度 ：顧客全体のうち、87%が「満足」と回答。特に「デザイン」と「使いやすさ」に対して高評価。

不満点 ：13%の顧客が「価格が高い」と感じており、改善の余地があることが判明。

2.購入理由

品質 ：60%が「品質の高さ」を購入の決定要因として挙げた。

ブランド信頼 ：30%がブランドに対する信頼を購入の動機として挙げた。

3.問題点

価格感 ：アンケート回答者の20%が「製品の価格が競合製品に比べて高い」と回答。

カスタマーサポート ：購入後のサポートに関して「待ち時間が長い」という意見が10%見られた。

3.分析と考察

1. 1.満足度の高さ ：顧客の約9割が製品に満足しており、デザイン性や使いやすさが高く評価されている。特に若年層での評価が高かった。
2. 2.価格に関する懸念 ：一部の顧客は製品価格に不満を抱いているため、価格戦略の見直しや割引キャンペーンの実施が検討課題となる。
3. 3.カスタマーサポートの改善 ：顧客からの不満点として、サポート対応時間の長さが挙げられている。サポート体制の強化が求められる。

4.提案

1. 1.割引キャンペーンの実施 ：価格に対する不満を解消するため、期間限定の割引キャンペーンやクーポンの発行を提案する。
2. 2.カスタマーサポート体制の強化 ：サポート待ち時間の短縮を図るため、サポートスタッフの増員や対応プロセスの効率化を推進する。

5.結論

今回の調査結果から、新製品「〇〇」に対する顧客の満足度は非常に高いことが確認された。一方で、価格に対する不満やカスタマーサポートの対応時間については改善が必要である。これらの課題に対応することで、さらなる顧客満足度の向上が期待される。

取引先報告書

• 報告書作成日 ：2024年10月31日
• 作成者 ：営業部 〇〇 〇〇
• 提出先 ：〇〇株式会社 営業部長 〇〇 〇〇 様

1.概要

• 件名 ：〇〇プロジェクトの進捗および次期提案に関する報告
• 目的 ：〇〇プロジェクトの進捗報告と、次期提案の説明
• 報告内容 ：現在までの進捗状況、現状の課題、次期フェーズに向けた提案

2.進捗状況

1.〇〇プロジェクト進捗

開始時期 ：2024年8月1日

現時点の進捗率 ：全体工程の70%が完了

具体的な完了項目 ：

• 設計フェーズ完了（2024年9月15日）
• 試作段階完了（2024年10月10日）
• テスト運用開始（2024年10月20日）

2.現状の課題

納期に関するリスク ：一部部品の納品遅れにより、最終納期が1週間遅れる可能性がある。現在、納品業者との調整を進めており、必要な対策を講じる予定。

3.次期提案

次期フェーズの内容

• 次のフェーズは、2024年11月より、〇〇製品の量産フェーズに移行予定。生産ラインの確認と必要な人員配置の調整を進める。

• 提案内容 ：

  ・新たに導入する〇〇技術を活用し、生産効率を10%向上させることを提案。

  ・コスト削減に向けた改善策として、現状の生産コストの5%削減を目標に取り組む。

4.課題と対策

課題の特定と対応

1. 部品の調達遅れ ：納品遅れが発生している部品について、早急に代替部品の確保を検討し、影響を最小限に抑える。
2. コスト管理の強化 ：次期フェーズに向け、コストの監視を強化し、効率的な生産計画を進める。

5.結論

本プロジェクトは、現時点で順調に進捗していますが、納期に関するリスクが確認されました。これに対しては代替案を検討し、遅延を最小限に抑えるための対策を講じます。次期フェーズでは、コスト削減および生産効率の向上を図る提案を実施し、引き続き〇〇株式会社様と密に連携しながらプロジェクトを進めてまいります。

添付資料

• 1.進捗状況図
• 2.次期フェーズ提案資料