「報告書の書き方がわからない」「どうすれば短時間で伝わる報告書が作れるのか知りたい」と悩んでいませんか？
報告書は、上司やチームに正確で簡潔な情報を届け、意思決定を支える大切な文書です。
正しい書き方を押さえれば、誰でも迷わず作成でき、業務のスピードと信頼性が大きく向上します。
本記事では、
・報告書の基本構成
・すぐ使える書き方のコツ
・営業・出張などのシーン別例文
をわかりやすく解説します。
さらに、無料で使える営業報告・業務報告のテンプレートも配布中。今日からすぐに「伝わる報告書」が書けるようになります。
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この記事では以下の内容を解説しています。
INDEX
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報告書とは？目的と役割を解説
報告書とは、業務の進捗・結果・課題を整理し、関係者に共有するためのビジネス文書です。
最大の目的は、上司やチームに正確かつ迅速に情報を伝え、意思決定の判断材料として活用してもらうことにあります。
きちんとした報告書があれば、情報が体系的に整理され、事実に基づいたスムーズな判断が可能になります。結果として、プロジェクトの進捗管理やトラブル対応もスピーディーに進み、業務の透明性と信頼性が高まります。
一方で、報告書の作成や活用が不十分だと、情報共有が滞り、認識のずれや業務の混乱につながる恐れがあります。
だからこそ、報告書を効果的に活用することが、プロジェクト成功やチーム全体の共通理解を築くカギになるのです。
日報と報告書の違いとは？正しい書き方を理解しよう
「日報」と「報告書」はどちらも業務を伝えるための文書ですが、目的・書き方・活用シーンが大きく異なります。違いを理解せずに使うと、上司や関係者に正しく伝わらず、業務の質を下げてしまうこともあります。
日報とは
日報は、毎日の業務内容や進捗を簡潔にまとめる文書です。主に上司やチームメンバーへの共有が目的で、タスクの進行状況やその日の成果を短く記録します。
報告書とは
報告書は、特定のプロジェクトやトラブル・成果を詳細にまとめる文書です。対象は上司だけでなく、経営層や顧客など社内外の関係者。データや経緯、結果、改善策までを含め、意思決定の材料となる役割を担います。
日報と報告書の違い
【目的】
日報：毎日の業務進捗を簡潔に共有
報告書：プロジェクトや課題の結果・解決策を詳細に報告
【対象】
日報：上司・チームメンバー
報告書：上司・経営層・顧客など社内外の関係者
【内容】
日報：その日のタスクや進捗状況を中心に簡潔に記載
報告書：データ・経緯・結果・改善点まで含む詳細な文書
違いを理解するメリット
この違いを理解していないと、
・日報に不要な情報を盛り込みすぎて読む側が混乱する
・報告書が簡素になり、重要な判断材料が欠ける
といった問題が発生します。
日報＝日々の記録、報告書＝意思決定の材料と正しく切り分けることが、効率的な情報共有と業務改善につながります。
報告書の基本構成テンプレート（例文付き）
報告書に必要な基本構成とは？
報告書を分かりやすく仕上げるためには、明確な構成が欠かせません。構成が整理されていれば、読み手は内容をすぐに理解でき、報告書の目的を正しく達成できます。ここでは、報告書の基本構成と、効率よく内容を伝えるためのポイントを紹介します。
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基本構成（4つの要素）
報告書は、以下の4つのパートでまとめるのが基本です。
① タイトル
・報告書の「顔」となる部分。内容が一目で分かるよう、端的かつ具体的に書くのがコツです。
・例：「出張報告書」よりも「●月●日 ●●社訪問に関する製品説明報告書」の方が明確。
② 概要・目的
・報告全体の要点を簡潔にまとめます。
・読み手が短時間で内容を把握し、「なぜこの報告書を読むのか」を理解できるようにすることが大切です。
・例：「本報告書は、●月●日に実施した研修内容と成果をまとめたものです。」
③ 詳細内容
・報告の中心となる部分。事実に基づき、経緯・結果・データを明確に記載します。
・「何が起こったのか」「どんな成果や課題があったのか」を具体的に伝えるのがポイント。
・例：「今回のプロジェクトでは、技術的トラブルにより2週間の遅延が発生しました。」
④ 意見・補足事項
・報告を踏まえた考察や改善点、次のステップを提案する部分。
・例：「次回は進行管理ツールを導入し、遅延防止を図る必要があります。」
・客観的な根拠に基づき、主観に偏らない内容にすることが大切です。
説明をわかりやすくする3つのフレームワーク
報告書をさらに読みやすくするために、以下の手法を活用しましょう。
PREP法
・Point（結論）→ Reason（理由）→ Example（具体例）→ Point（結論再提示）の順で展開。
・例：「今月の売上が伸びたのはキャンペーン効果です。具体的には〜」
一文一意
・一つの文章で伝えるのは一つの情報だけ。冗長にならず、誤解を防ぎます。
5W2H
・What・Who・When・Where・Why・How・How much の7要素で整理。
・例：「誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのように・いくらで」を網羅することで、抜け漏れのない報告が可能。
【ポイント】
この構成とフレームワークを押さえることで、「読みやすく・誤解のない・行動に直結する」報告書が作成できます。
初心者でも迷わない！報告書の書き方6つのコツ
報告書は「ただ出来事をまとめるだけ」では十分ではありません。読み手がスムーズに理解し、次のアクションにつなげられるように、構成や表現に工夫が必要です。ここでは、初心者でも迷わず書けるようになる 6つの実践的なコツを、具体例とともに解説します。
1. 誰に向けて、何の目的で書くかを明確にする
報告書は「誰に」「何のために」書くかで内容やトーンが大きく変わります。
・上司向け：要点を簡潔にまとめ、意思決定に必要な情報を強調する
・顧客向け：経緯や根拠を丁寧に説明し、信頼感を与える
目的を意識することで、伝えるべき情報を取捨選択でき、無駄のない報告書になります。
2. 文書表現の基本マナーを守る
ビジネス文書である報告書は、表現の統一が信頼性を左右します。
・数値・単位を揃える（例：10kg、15kg、20kg と統一）
・文体を統一する（「ですます調」で統一 or 「だ・である調」で統一）
表記ゆれや文体の混在は「雑な印象」を与えるため、読みやすさを意識しましょう。
3. 事実と意見を分けて書く
報告書に必要なのは「客観的な事実」と、それに基づいた「考察や意見」の両方です。
・事実：2025年3月の売上は前年比＋12%
・意見：要因は新規キャンペーン施策の効果と考えられる
混同すると根拠が不明確になり、信頼性を損ないます。
4. 書き終えたら音読で確認する
黙読では気づきにくい誤字脱字や不自然な言い回しも、音読すると発見しやすくなります。特に重要な報告書は「声に出す」ことで精度を高めましょう。
5. 文字量の配分を工夫する
・重要な結論やデータは 詳しく
・背景説明や補足は 簡潔に
情報量にメリハリをつけることで、読み手が「どこを重視すべきか」を理解しやすくなります。段落や箇条書きを活用し、視覚的にも整理された構成を心がけましょう。
6. 見栄えを整えてプロらしく仕上げる
内容が良くても、体裁が整っていないと説得力は半減します。
・文体・フォントを統一する
・誤字脱字をチェックする
・適度な余白や段落を入れる
読みやすさは「伝わりやすさ」に直結します。最後に必ず見直しをして、仕上がりを整えましょう。
この6つを押さえれば、初心者でも「短時間でわかりやすい報告書」が書けるようになります。さらに例文を参考にすれば、実務ですぐに活用できる報告書が完成します。
シーン別：すぐ使える報告書の例文集
報告書はシーンごとに“型”を決めると一気に速く・正確に書けます。ここでは実務でそのまま使える文例をまとめました。必要箇所だけ差し替えてご利用ください。
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【対象シーン】
営業報告書 ／出張報告／研修・セミナー報告／クレーム対応／社内システムトラブル／議事録／会計報告／業務進捗／経緯報告／完了報告／調査結果報告／取引先報告営業報告書（例文）
報告日：2024年10月5日
提出先：営業部 部長 〇〇 〇〇
作成者：営業部 営業課 〇〇 〇〇
対象期間：2024年10月1日〜10月5日
担当顧客：株式会社△△／□□商事株式会社／▲▲建設株式会社
1. 概要
訪問6件（新規2／既存4）、商談前進3件。□□商事は11月中旬の発注見込み。
2. 商談結果（抜粋）
株式会社△△：新商品提案 → サンプル提出依頼。次アクション：10/12再訪。
□□商事：進行案件の進捗確認 → 11月中旬発注見込み。次アクション：10/8見積再提出。
▲▲建設：保守契約更新 → 1年延長で調整中。次アクション：10/15までに契約書提出。
3. 今週の課題と対策
課題：新規アプローチの反応率低下
対策：ターゲット別の提案資料に刷新、質問票を統一
4. 次週の目標
新規訪問3件／□□商事のフォロー／保守契約更新の完了
5. 補足
今週の結果を踏まえ、来期売上予測を+3%に上方修正。
出張報告書（例文）
報告日：2024年10月6日
提出先：営業部 部長 〇〇 〇〇
作成者：営業部 営業課 〇〇 〇〇
出張期間：2024年10月3日〜10月5日
出張先：大阪（□□商事／大阪展示会センター）
1. 目的
新規取引交渉（□□商事）／展示会での競合調査
2. 商談結果
□□商事：新商品「XYZシリーズ」提案 → 初回500個・12月納期で見込み。
次アクション：10/10までに詳細見積提出。
3. 展示会視察
テーマ：最新ITソリューション
気づき：競合はAI活用／データ分析が強み → 自社は分析機能の訴求を強化検討
4. 成果／次のアクション
成果：初回取引がほぼ確定、技術トレンド情報を収集
次アクション：10/15 技術部に共有会開催
5. 特記事項
スケジュール通り、トラブル無し。
研修・セミナー参加報告書（例文）
報告日：2024年10月6日
提出先：人事部 部長 〇〇 〇〇
作成者：営業部 営業課 〇〇 〇〇
研修名：営業力強化セミナー（主催：株式会社ビジネスアカデミー）
開催：2024年10月2日 10:00–17:00／東京国際フォーラム
1. 目的
B2B提案力の強化、ニーズ深掘り手法の習得。
2. 内容（要点）
ヒアリング技法／価値訴求の型
提案演習（顧客別カスタマイズ）
チーム連携・情報共有のベストプラクティス
3. 学び・所感
質問力と傾聴の重要性を再確認。実践演習で提案の精度が向上。
4. 活用計画
大口顧客向け提案の見直し／チーム共有と運用ルール導入
5. 特記事項
継続受講の意向あり。
クレーム対応報告書（例文）
報告日：2024年10月6日
提出先：営業部 部長 〇〇 〇〇
作成者：CS部 〇〇 〇〇
発生日：2024年10月3日 10:30（オンライン利用中）
1. クレーム内容
ログイン時のエラー多発により、部門全員が一時ログイン不可。
2. 対応
初動：ログ解析で特定サーバーへの負荷集中を確認
復旧：負荷分散処置を実施し約1時間で解消
顧客対応：状況報告と謝罪、再発防止策を共有
3. 原因
定期メンテ後の負荷偏りによる認証遅延。
4. 再発防止
負荷分散強化／リアルタイムアラート導入／事前告知の徹底
社内システムトラブル対応報告書（例文）
報告日：2024年10月6日
提出先：IT部 部長 〇〇 〇〇
作成者：IT部 〇〇 〇〇
発生：2024年10月5日 14:30（ERPアクセス不能）
復旧：16:15
1. 内容
営業・経理でログイン不可。メモリ急増が原因。
2. 対応
再起動＆メモリクリア → 15:45復旧、15:50周知、16:10全員ログイン確認。
3. 原因・対策
原因：集中処理によるメモリ枯渇
対策：メモリ増強／処理分散の事前調整／リアルタイム監視強化
4. 特記事項
データ損失なし。
議事録（例文）
会議名：2024年度 第1四半期 経営戦略会議
日時：2024年10月10日 10:00–12:00／本社会議室A
出席：経営陣・各部長
【議題と要点】
営業成績：計画比120%。新規顧客は前年同期比150%。既存のリピート低下に対策必要。
新プロジェクト：進捗60%。来月ベータ予定。性能課題は来週解決見込み。
コスト削減：外注縮小と内製化で年15%削減見込み。
次回：11/15（金）10:00–12:00。
【決定事項】
既存向けフォロー施策を次回提示
性能課題解決へ追加リソース投入
人事業務の内製化プランを次回提出
会計報告書（例文）
作成日：2024年10月31日
対象期間：2024年4月1日〜9月30日
作成者：経理部 〇〇 〇〇／提出先：代表取締役 〇〇 〇〇
1. 総合収支
収入：50,000,000円
支出：38,000,000円
差引：12,000,000円
2. 内訳サマリ
収入：商品売上（+10%）、新規サービス、雑収入
支出：人件費／賃借料／販促費（+15%）／その他
3. 分析と提案
収入は12%増で堅調。
販促費の費用対効果を検証し最適化。
下半期は新規契約拡大と人件費効率化を推進。
業務進捗報告書（例文）
作成日：2024年10月31日
対象期間：2024年10月1日〜10月31日
PJ名：新商品A開発（開始：4/1／終了予定：12/31）
1. 進捗
デザイン：100%（10/15完了）
試作品：75%（11/10予定）
市場調査：50%（11/30予定）
マーケ計画：30%（12/15予定）
2. 課題／対策
部品供給遅延 → 代替部品で納期死守
想定ニーズ差 → 再調査＆戦略見直し
3. 次回予定
試作品最終検証（11月中）
調査完了→計画反映
マーケ戦略確定（12月中旬）
経緯報告書（例文）
作成日：2024年10月31日
作成者：システム部 〇〇 〇〇／提出先：同部長
件名：社内システム障害の発生経緯
発生：2024年10月28日（月）13:30
1. 経過
13:30 障害認知 → 14:00 調査 → 15:00 予備機へ切替 → 16:00 復旧周知
2. 原因
メインルーター過負荷およびメンテ不足。
3. 対策
短期：バックアップ機器の増設作成日：2024年10月31日 作成者：システム部 〇〇 〇〇／提出先：同部長 件名：社内システム障害の発生経緯 発生：2024年10月28日（月）13:30 1. 経過 13:30 障害認知 → 14:00 調査 → 15:00 予備機へ切替 → 16:00 復旧周知 2. 原因 メインルーター過負荷およびメンテ不足。 3. 対策 短期：バックアップ機器の増設 長期：定期メンテ強化・監視体制の見直し 4. 結論 迅速復旧。再発防止へ運用と設備の両面で強化。
長期：定期メンテ強化・監視体制の見直し
4. 結論
迅速復旧。再発防止へ運用と設備の両面で強化。
完了報告書（例文）
作成日：2024年10月31日
提出先：営業部長 〇〇 〇〇
件名：新製品「〇〇」マーケティングキャンペーン完了
1. 概要
期間：8/1〜10/30／担当：営業・マーケ
2. 実施内容
市場調査→戦略策定／デジタル・SNS・TVの統合施策／展示イベント10回（来場1万人）
3. 成果
販売：目標120%達成
認知：SNS+50%、問い合わせ+30%
ブランド：好意度90%以上
4. 課題／改善
地方での認知不足 → 地域特化の販促へ
5. 結論
施策は成功。次期は地方強化で拡販。
調査結果報告書（例文）
作成日：2024年10月31日
件名：「〇〇」顧客満足度調査結果
期間：9/1〜10/15／対象：購入者500名
1. 主な結果
満足度：87%（デザイン・使いやすさが高評価）
不満：価格が高い／サポート待ち時間
2. 分析
若年層で高評価。価格感とサポート体験に改善余地。
3. 提案
限定割引の実施／サポート体制の増員・プロセス改善
4. 結論
満足度は高水準。課題対策で更なる向上が見込める。
取引先報告書（例文）
作成日：2024年10月31日
提出先：〇〇株式会社 営業部長 〇〇 〇〇 様
件名：〇〇プロジェクト進捗および次期提案
1. 進捗
全体70%完了（設計完了／試作完了／10/20テスト運用開始）
2. 課題
部品納品遅延により最終納期が1週遅延可能性。現在、業者と調整中。
3. 次期提案（11月〜）
量産移行／新技術導入で生産効率+10%／コスト5%削減施策
4. 対策
代替部品の確保／コスト監視の強化
5. 結論
概ね順調。遅延最小化と効率化でQCDを確保します。添付：進捗図／次期提案資料
報告業務の効率化も重要
報告書は重要ですが、時間がかかりがち。テンプレートの標準化やツール活用で、短時間でも質の高い報告が可能になります。効率化を怠ると、作成遅延や情報ミスが増え、意思決定にも影響します。
逆に、型化・自動集計・共有ルールの導入で、スピードと正確性が同時に向上します。
やりがちなNG表現と正しい修正例
報告書は「正確・簡潔・客観」が基本です。以下は現場で頻出のNG表現と、すぐ使える修正テンプレ。置き換えるだけで読み手の理解度と信頼性が上がります。
1.結論がない／後回し
NG：「○○の件についてご報告します。まず概要から説明します。」
修正：「結論：○○は予定通り完了。追加費用は不要です。（理由：A/Bの対応でリスクを解消）」
ポイント：結論→理由→詳細（PREP）で先出し。
2.主語・責任が不明瞭
NG：「対応を実施しました。今後は改善される見込みです。」
修正：「IT部が10:15に再起動と設定変更を実施。次回は運用チームが監視間隔を5分→1分に短縮します。」
ポイント：誰がを明示（5W2HのWho）。
3.抽象表現・あいまい語
NG：「かなり改善しました。しばらく様子見します。」
修正：「**エラー率が2.8%→0.6%（-2.2pt）**に改善。10/15までモニタリングを継続します。」
ポイント：数値＋期限で具体化。
4.定量情報の欠如
NG：「多くの問い合わせがありました。」
修正：「問い合わせ37件（前週比+19件／+106%）。内訳：仕様16、価格12、納期9。」
ポイント：量・比較・内訳をセットで。
5.時期・日時が相対表現
NG：「先日／来週対応します。」
修正：「9/10に発生、9/12 14:00までに暫定対処を完了。9/20に恒久対策を実施。」
ポイント：絶対日付で誤解防止。
6.文体の混在（ですます調／だ・である調）
NG：「〜と考えています。〜である。〜でした。」
修正：「文書全体をですます調に統一。（例）『〜と考えます。〜です。』」
ポイント：読者・用途に合わせて統一。
7.単位・表記ゆれ
NG：「10kg／15キロ／20 KG」「¥100000／100,000円」
修正：「10 kg／15 kg／20 kg」「¥100,000」
ポイント：数値・単位・通貨・期間の表記規則をスタイルガイド化。
8.事実と意見の混同
NG：「システムが脆弱で、ユーザーは不満だと思う。」
修正：「事実：直近30日でタイムアウト発生24件。意見：根本原因はDB接続プール不足と考察（根拠：ピーク時接続率92%）。」
ポイント：事実→解釈→根拠の順で分離。
9.責任主体が見えない受け身多用
NG：「レビューが実施されました。改善が検討されます。」
修正：「品質管理課が9/11にレビューを実施。開発課が9/13までに改善案を提示します。」
ポイント：能動態＋担当明示。
10.専門用語の未説明
NG：「RTOとRPOの観点で問題ありません。」
修正：「RTO（目標復旧時間）2時間／RPO（目標復旧時点）15分の基準を満たしています。」
ポイント：初出で短い定義を添える。
11.感情語・評価語だけで根拠なし
NG：「非常に良好／致命的な問題」
修正：「良好：SLA達成率99.95%。重大：主要機能の30分以上停止。」
ポイント：評価語は基準値＋数値で裏付け。
12.冗長な一文・情報の詰め込み
NG：「Aについては〜であり、また〜でもあり、さらに〜であるため〜と考えられます。」
修正：「一文一意に分割。
①Aは〜。②加えて〜。③そのため〜と判断。」
ポイント：一文一意＋箇条書き。
13.依頼・アクションの不明確さ
NG：「ご確認をお願いします。」
修正：「依頼：9/13（金）17:00までに、見積3案の承認可否をご返信ください。（担当：営業部長）」
ポイント：誰に／何を／いつまでにを明示。
14.根拠の所在が不明
NG：「市場成長は鈍化しています。」
修正：「市場成長は**前年比+1.2%（出典：○○協会 2025年版）**で鈍化傾向。」
ポイント：データと出典を併記。
15.曖昧な比較・比喩
NG：「以前よりかなり速い。」
修正：「応答時間480ms→290ms（-190ms／-39.6%）。」
ポイント：絶対値＋率で具体化。
報告業務の効率化も重要そのまま使える置き換えテンプレ（保存版）
(H3)そのまま使える置き換えテンプレ（保存版）
・「様子見」→「［期限］までモニタリングし、**［指標］が［基準値］を下回れば［対策］を実施」
・「多い／少ない」→「［数値］（前期比［±x%］）」
・「対応済み」→「［部署］が［日時］に［作業］を実施し、［結果］」
・「問題なし」→「［評価対象］が［基準］を満たす（実測：［数値］／基準：［数値］）」
・「要検討」→「［担当］が［期限］までに選択肢A/B/Cを比較し案を提示」
チェックの合言葉は「誰が・いつ・何を・いくつ・なぜ」。
上記の修正例に沿って書き換えるだけで、伝達効率・信頼性・意思決定速度が一気に上がります。
無料ダウンロードできる報告書テンプレート（Excel版・全7種）
全テンプレートは Excel（.xlsx）専用 です。青字のプレースホルダーを自社情報に置き換えるだけで使えます。
・日報テンプレート（Excel）
・作業報告書テンプレート（Excel）
・営業報告書テンプレート（Excel）
・業務報告書テンプレート（Excel）
・設備点検テンプレート（Excel）
・定期点検テンプレート（Excel）
・清掃点検テンプレート（Excel）
報告書を効率化・カンタンにするならcyzen（サイゼン）
cyzen は、日々の業務報告や進捗管理を“現場起点”で効率化するモバイル対応ツールです。
スマホからその場で入力・提出できるため、作成時間の短縮とミスの削減を同時に実現。現場→集計→共有まで、1つの仕組みで回せます。
主な特長
リアルタイム入力：外出先でもすぐ記録し、そのまま報告として提出可能。
テンプレート機能：あらかじめ用意したフォーマットに沿って迷わず作成。
自動集計・分析：蓄積データを自動で集計し、グラフ等で可視化。
リッチな証跡：写真や位置情報を添付でき、報告の精度と信頼性が向上。
一元管理：報告内容をまとめて管理でき、進捗の確認・共有がスムーズ。
cyzen を使えば、現場での活動報告をリアルタイムに入力でき、報告作業の手間と時間を大幅に圧縮できます。写真・位置情報の添付にも対応しているため、証跡を残しながら正確な報告が可能。さらに、データを一元管理できるので、進捗確認や情報共有も滞りません。
資料請求・詳細情報は、以下のバナーよりご確認ください。
まとめ
報告書は、意思決定を支え、トラブル対応を早め、チームの信頼と生産性を高める“ビジネスの基盤文書”です。本記事では、基本構成（結論→詳細→課題→対策）、5W2H／PREP、一文一意・表記統一など、伝わるための要点を整理しました。
今日からの実践チェックリスト
結論先出し：最初の3行で「結論／理由／次アクション」
具体化：数値・期日・担当で曖昧語を排除（例：先日→9/12）
事実と意見を分離：データ→解釈→根拠の順で明記
統一ルール：文体・単位・見出しのスタイルを固定
テンプレ活用：項目と順序を固定して作成時間を短縮
さらに効率化するなら、無料のExcelテンプレートで“型”を標準化し、cyzen（サイゼン）で現場入力→承認→自動集計→共有まで一気通貫に。
ツールと型を味方に、速く・正確で・迷わない報告を今日から始めましょう。
