「報告書の書き方がわからず、上司にうまく説明できない…」
「どうしたら短時間で分かりやすい報告書が作れるのか知りたい」
と悩んでいませんか?
適切な報告書の書き方をマスターすれば、上司やチームに情報を正確かつ簡潔に伝えることができ、業務がスムーズに進みます。
この記事では、報告書作成の基本的な構成やポイント、そしてシーン別の具体的な例文を解説します。これを読むことで、分かりやすく効率的な報告書が作れるようになり、ビジネスシーンでのコミュニケーションスキルが一段と向上します。
この記事では以下の内容を解説しています。
INDEX
報告書を使う目的・用途とは?

報告書は、業務の進捗や結果、問題の発生状況など、特定の情報を関係者に共有するための文書です。主な目的は、上司やチームメンバーに正確で迅速な情報伝達を行い、業務の判断材料として役立ててもらうことにあります。報告書を使うことで、情報が整理され、事実に基づいた意思決定が可能となります。
報告書を作成・提出することで、業務の透明性が高まり、プロジェクトの進捗管理やトラブル対応が円滑に進むようになります。特に複数の関係者が関与するプロジェクトや外部とのやりとりがある場合、正確な報告書は業務の信頼性を高め、トラブルを未然に防ぐ役割も果たします。
逆に、報告書の作成や活用が不十分だと、情報が正しく共有されず、業務に混乱をもたらす可能性があります。報告書を効果的に使うことで、プロジェクトが円滑に進行し、関係者全員が同じ認識を持つことができるのです。
日報と報告書の違いとは

日報と報告書は、どちらも業務を報告するための文書ですが、その目的や内容は異なります。
日報は、毎日の業務の進捗や作業内容を簡潔にまとめるもので、主に上司やチーム内での共有が目的です。一方、報告書は特定のプロジェクトや問題に対する進捗や結果、解決策を詳細に伝えるための文書で、社内外の関係者に向けて使われます。
日報と報告書の違い
項目 | 日報 | 報告書 |
---|---|---|
目的 | 毎日の業務進捗を簡潔に共有 | 特定のプロジェクトや問題の進捗や結果を報告 |
対象 | 主に上司やチーム内での共有 | 社内外の関係者(上司、経営層、顧客など) |
内容 | 簡潔な業務報告、タスクの進捗 | 詳細なデータ、結果、解決策を含む報告文書 |
この違いを理解していないと、日報に過剰な情報を詰め込んだり、逆に報告書が簡素すぎて必要な情報が不足する場合があります。違いを知ることで、各文書の役割を適切に果たし、効率的に情報を共有できるようになります。
報告書に必要な構成

報告書を作成する際には、情報を的確に伝えるために、明確な構成が不可欠です。
報告書の構成が整理されていれば、読み手にとって理解しやすく、目的が達成しやすくなります。このパートでは、報告書に必要な基本構成について説明し、内容を効率よく伝える方法を解説します。報告書を効果的にまとめることで、業務のスムーズな進行にもつながります。それでは、具体的な構成と説明のポイントについて見ていきましょう。
- 報告書の大まかな構成
- 説明文の構成、必要なこと
それでは、具体的な構成と説明のポイントについて見ていきましょう。
報告書の大まかな構成
報告書は、読み手が内容を簡単に理解できるように、一定の構成に従って作成することが大切です。このパートでは、報告書の基本的な構成要素について説明します。
- ① タイトル
- ② 報告の概要、目的
- ③ 報告の詳細な内容と
- ④ 報告に関する意見や補足事項
これらの構成をしっかり理解することで、読み手にとってわかりやすく、効果的な報告書を作成できるでしょう。それでは、それぞれの項目について詳しく見ていきましょう。
① タイトル
タイトルは報告書の顔とも言える重要な要素です。報告書の内容を一目で理解できるように、端的で具体的なタイトルをつけることが求められます。タイトルは読み手が最初に目にする部分であり、報告書全体の印象を左右するため、わかりやすさと簡潔さが必要です。
タイトルを適切に設定する理由は、読み手が報告書のテーマを瞬時に把握し、内容を理解しやすくするためです。また、適切なタイトルにすることで、報告書が紛失しにくく、適切に管理されやすくなります。
例えば、「出張報告書」ではなく、「●月●日 出張先●●社における製品説明報告書」と具体的に記載することで、内容が明確になり、読み手にとって理解しやすくなります。タイトルは長すぎず、適切な情報を盛り込むことが大切です。
② 報告の概要、目的
報告の概要と目的は、報告書全体の要点を簡潔にまとめた部分であり、読み手が全体像を把握できる重要な要素です。
この部分が必要な理由は、読み手が報告書を最初に目にした際に、内容を素早く理解し、報告書を読む目的を明確にできるからです。特に時間が限られている上司や関係者にとって、概要と目的は非常に重要な情報源です。
例えば、「本報告書は、●月●日に実施された研修の内容と、その成果についてまとめたものです」といった形で記載することで、読み手が全体の流れを把握しやすくなります。内容を簡潔に、無駄を省いた表現を心がけましょう。
③ 報告の詳細な内容
報告の詳細な内容は、報告書の中心部分であり、報告対象の事象や事柄について詳しく説明する部分です。具体的なデータ、出来事の経緯、結果などを含め、読み手が状況を十分に理解できるよう、事実に基づいた詳細を記載します。
この部分が重要な理由は、報告書を受け取る側が最も関心を持つのが「何が起こったのか」「どのような結果が得られたのか」であり、ここでの説明が不足すると、全体の理解が浅くなる可能性があるからです。
例えば、「今回のプロジェクトでは、予定より2週間の遅延が発生し、その原因は技術的なトラブルによるものでした」といった形で、詳細を具体的に記載します。注意点としては、事実を客観的に記載し、主観的な意見や感情は避けることが求められます。
④ 報告に関する意見や補足事項
報告に関する意見や補足事項は、報告書の最後に記載される部分で、報告の内容に基づいた考察や今後の改善点、次のステップへの提案などを述べます。また、詳細な内容に加えて説明を補足する必要がある場合に記載します。
この部分が重要な理由は、報告を受けた側が次の行動をどう取るか、改善策を考える際の指針となるからです。また、報告書作成者の視点から見た改善案やリスク管理の提案を通じて、報告に説得力を持たせることができます。
例えば、「次回プロジェクトでは、進行管理ツールの導入を検討し、進捗遅延を防止するように改善策を講じる必要がある」と記載します。注意点として、意見や補足事項を述べる際には、事実に基づいた根拠を示し、主観に頼らないことが大切です。
説明文の構成作りに必要な要素
説明文を効果的に構成するためには、読み手にとって理解しやすい流れを意識し、必要な要素を的確に盛り込むことが大切です。
このパートでは、以下の報告書における具体的な書き方のポイントについて説明します。
- PREP法
- 一文一意
- 5W2H
これらの手法を理解することで、読み手にわかりやすく、誤解のない報告書を作成できるようになります。
それでは、それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。
PREP法
PREP法とは、文章を簡潔かつ明確に伝えるための構成法で、
- Point(結論)
- Reason(理由)
- Example(具体例)
- Point(結論の再提示)
の順に展開します。この方法を使うことで、主張がブレることなく、相手に論理的かつ説得力のある説明を行うことが可能です。
PREP法を使う理由は、情報を読み手が理解しやすい順序で提示できるため、要点がスムーズに伝わる点にあります。特に、ビジネスの報告書や提案書で効果的です。例えば、「今月の売上が伸びた理由は、〇〇キャンペーンの効果です。キャンペーンの内容としては〜」というように、結論から述べることで、読み手に明確な印象を与えます。
この方法は読み手が限られた時間内で内容を把握しやすいため、効率的な情報伝達にも適しています。
一文一意
一文一意とは、文章を一文で一つの情報や考えに絞って伝える書き方のことです。これにより、読み手にとってわかりやすく、情報が混同されることなく理解されやすくなります。ビジネス文書や報告書では、正確かつ簡潔に情報を伝えることが求められるため、一文一意の原則が非常に重要です。
この書き方を守る理由は、長い文章や複雑な情報を一文に詰め込みすぎると、読み手が内容を理解しづらくなり、伝えたいメッセージが曖昧になる可能性があるからです。特に、要点が多く含まれる報告書では、各ポイントを明確にするために一文一意を意識する必要があります。
一文が長くなりがちな場合は、複数の文に分割して、伝えたい内容を段階的に説明することで、さらにわかりやすい文章を作成できます。
5W2H
5W2Hとは、報告や説明を行う際に
- 「何を(What)」
- 「誰が(Who)」
- 「いつ(When)」
- 「どこで(Where)」
- 「なぜ(Why)」
- 「どのように(How)」
- 「いくらで(How much)」
という7つの要素に基づいて情報を整理するフレームワークです。これにより、報告書の内容が具体的かつ明確になり、読み手にとって理解しやすい文章が作成されます。
5W2Hを考慮することで、読み手が疑問を感じることなく、報告の全体像をつかむことができます。
特に、ビジネス報告書においては、事実や詳細な状況を簡潔かつ正確に伝える必要があり、このフレームワークを活用することで、網羅的かつ整理された情報提供が可能となります。
報告書作成のテクニック、うまく書くための6原則

報告書を効果的に書くためには、単に情報を羅列するだけではなく、読み手に伝わりやすい構成や表現が必要です。
このパートでは、報告書作成の際に意識すべき6つの原則を解説します。
- 報告書を誰に・何の目的で作成するか意識する
- 文書表現のマナーに気を付ける
- 事実と意見を混同しない
- 完成したら音読してチェックする
- 文字量の配分をバランスよく調整する
- 見栄えを意識する
これらを知ることで、報告書がより読みやすくなり、相手に的確な情報を伝えられます。
それでは詳しく見ていきましょう。
報告書を誰に・何の目的で作成するか意識する
報告書を作成する際には、まず「誰に対して」書くのか、そして「何のために」書くのかを明確に意識することが重要です。報告書の読み手が誰かによって、内容やトーン、詳細の度合いが変わります。例えば、上司に提出する場合と、顧客や取引先に提出する場合では、求められる情報や伝えるべき表現が異なります。
読み手に適した内容でなければ、報告書の目的である「情報伝達」や「意思決定のサポート」が不十分になり、誤解を招いたり、無駄な手戻りが発生する可能性があります。報告書の目的に応じた情報の取捨選択が、効果的な報告を実現する鍵です。
これを意識することで、報告内容が的確で読み手にとって有益なものとなり、業務効率の向上につながります。
文書表現のマナーに気を付ける
文書表現のマナーは、報告書の正確さや読みやすさを左右する重要な要素です。
特に、ビジネスシーンでは、正しい言葉遣いや表現を守ることで、読み手に信頼感を与えることができます。適切な敬語の使用や文末の形式を整えることが求められます。
このパートでは、以下の重要なポイントについて解説します。
- 数値・単位を揃える
- 「ですます調」「だ・である調」を統一する
これらを意識することで、読み手に信頼感を与え、情報が正確に伝わる報告書作成が可能になります。それでは、それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。
数値・単位を揃える
数値・単位を揃えることは、報告書の正確さと読みやすさを保つために非常に重要です。
数値や単位の表記がバラバラだと、報告書全体の読みやすさや正確さに悪影響を与えます。
読み手が一目で内容を理解できない場合、報告の意図が伝わりにくくなるため、統一した書き方をすることで、誤解を防ぎ、報告内容が一貫性を持つようになります。また、データの分析や比較を行う際にも統一された数値・単位があることで、業務効率が上がります。
具体例
〇 | ✕ |
---|---|
2023年10月~2023年12月 | 2023年10月~12月 |
10 kg、15 kg、20 kg | 10kg、15キロ、20 KG |
¥100,000、¥1,000,000 | 100000円、1,000,000円 |
上記のように、数値や単位がバラバラな表記だと読みづらくなりますが、統一するとわかりやすくなります。
一貫した数値・単位の使い方は、読み手に対する信頼感を高め、正確な情報伝達をサポートします。
「ですます調」「だ・である調」を統一する
「ですます調」「だ・である調」を統一することは、報告書の一貫性を保つために必要不可欠です。
「ですます調」は丁寧で柔らかい印象を与える表現で、上司や顧客向けの報告書に適しています。一方、「だ・である調」は断定的でビジネスにおいて論理的、客観的な印象を与え、社内の報告や技術文書などに使われることが多いです。
文体が混在すると、文章全体の読みやすさが損なわれるだけでなく、書き手の意図や態度が曖昧に感じられます。読者に与える印象も変わってしまうため、文書の目的や対象に応じて文体を統一することが重要です。
一貫した文体にすることで、読み手に伝わる印象をコントロールし、わかりやすい報告書作成が可能になります。
事実と意見を混同しない
事実と意見を混同しないことは、報告書の正確性を保つために非常に重要です。
事実は客観的なデータや出来事であり、証拠や観察に基づくものです。一方、意見は書き手の主観的な感想や判断を含むもので、これらを区別して記載しないと、読み手が内容を誤解してしまうリスクがあります。
事実を明確に伝えることで、報告の信頼性が高まり、意見はその事実を基にした考察として適切に提示することで、報告書全体に説得力を持たせられます。事実と意見を混ぜてしまうと、結論の根拠が不明瞭になり、読者に混乱を与える可能性が高まるため、両者を明確に区別することが重要です。
報告書の信頼性を確保するためには、常に「これは事実か、意見か?」を意識して書くことが求められます。
完成したら音読してチェックする
完成したら音読してチェックすることは、報告書の見直しにおいて非常に効果的な方法です。
音読を行うことで、黙読では気付きにくい誤字脱字や不自然な文の流れ、文法のミスを発見しやすくなります。また、文章のリズムや全体的な構成が自然であるかを確認でき、読みやすい報告書に仕上げることができます。
音読によるチェックを行う理由は、声に出して読むことで脳が異なる感覚で文章を認識し、注意力が高まるからです。黙読ではどうしても流し読みになりがちですが、音読すると一文一文に集中でき、表現や内容の正確さをよりしっかりと確認できます。
特に大事な報告書や初めて作成する内容に対しては、この方法を取り入れることで、質の高い報告書を完成させることが可能です。
文字量の配分をバランスよく調整する
文字量の配分をバランスよく調整することは、読みやすい報告書を作成するために重要です。
各項目や章において、内容に応じた文字量を適切に配分することで、読み手が情報を理解しやすくなります。特に重要な部分には詳しく説明を加え、補足事項や一般的な情報は簡潔にまとめるのが基本です。
文字量のバランスを整える理由は、情報過多による混乱を避け、重要なポイントを際立たせるためです。情報量が偏ると、読み手は重要な部分を見逃したり、逆に不要な情報に時間を取られたりします。過不足のない説明で要点が明確になると、報告書全体の説得力が向上します。
また、適度な空白や段落分けも考慮することで、視覚的にも読みやすく、理解しやすい構成に仕上げましょう。
見栄えを意識する
報告書の見栄えを意識することは、読み手に良い印象を与えるために重要です。
見やすく整ったレイアウトは、情報がスムーズに伝わり、内容を効果的に理解してもらうための大切な要素です。報告書の内容がいくら優れていても、視覚的に読みづらいと、理解が妨げられることがあります。
このパートでは以下のポイントを解説します。
- 文体やフォントは統一する
- 誤字脱字がないかチェックする
これらのポイントを意識することで、報告書がより洗練され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
それでは、それぞれの項目について詳しく見ていきましょう。
文体やフォントは統一する
文体やフォントを統一することは、報告書の読みやすさを保ち、一貫性を持たせるために重要です。
報告書の文体やフォントが統一されていないと、読み手に混乱を与え、内容が伝わりにくくなります。
統一されたフォーマットであれば、読みやすさが向上し、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
具体例
〇 | ✕ |
---|---|
「ですます調」で統一 | 「ですます調」と「だ・である調」が混在 |
全体をゴシック体に統一 | 部分的に明朝体とゴシック体が混在 |
文体とフォントを統一することは、報告書を整然としたものにし、読み手の集中力を維持するためにも不可欠です。
誤字脱字がないかチェックする
誤字脱字がないかチェックすることは、報告書の正確性を保つために必須のステップです。
誤字脱字は、報告書の内容が誤解される原因となり、信頼性を損なうリスクがあります。
誤字や脱字があると、報告書の信頼性が低下し、内容が正しく伝わらない恐れがあります。また、ビジネスにおいてはミスの少ない文書が求められるため、誤字脱字のチェックを怠ると、注意力やプロ意識が欠けていると評価される可能性もあります。
自分で気づかないことも多いため、報告書を提出する前に必ず見直しを行うことが重要です。
チェックをすることで、報告書の完成度が高まり、相手に信頼感を与える文書を作成できます。
報告書文例集

報告書を作成する際、どのように書けば良いか迷うことも多いでしょう。
このパートでは、さまざまなシチュエーションで使える報告書の文例を紹介します。具体的な文例を参考にすることで、作成にかかる時間を短縮し、正確で分かりやすい報告書を作成できるようになります。
- 営業報告書
- 出張報告書
- 研修・セミナー参加報告書
- クレーム対応報告書
- 社内システムトラブル対応報告書
- 議事録
- 会計報告書
- 業務進捗報告書
- 経緯報告書
- 完了報告書
- 調査結果報告書
- その他取引先への報告書
紹介する文例は、営業報告書や出張報告書、クレーム対応報告書など、実務に役立つものばかりです。それでは、実際の文例を見ていきましょう。
営業報告書
営業報告書
- 報告日 : 2024年10月5日
- 提出先 : 営業部 部長 〇〇 〇〇
- 作成者 : 営業部 営業課 〇〇 〇〇
- 営業期間 : 2024年10月1日~2024年10月5日
- 担当顧客 : 株式会社△△、□□商事株式会社、▲▲建設株式会社
1.営業活動の概要
- 訪問回数 :6件
- 新規顧客 :2件
- 既存顧客訪問 :4件
2.商談結果
- 株式会社△△
- 商談内容 :
- 新商品の提案
- 結果 :
- 前向きな検討とのこと。サンプルの提出を希望。
- 次のアクション :
- サンプル提出、10月12日に再度訪問予定。
- □□商事株式会社
- 商談内容 :
- 現在進行中の案件の進捗確認
- 結果 :
- 発注見込みが11月中旬までにあり。
- 次のアクション :
- 見積もりの再提出、10月8日にフォローアップ予定。
- ▲▲建設株式会社
- 商談内容 :
- 保守契約の更新
- 結果 :
- 既存契約を1年間延長する方向で調整中。
- 次のアクション :
- 契約書を準備し、10月15日までに提出。
3.今週の課題
- 課題 :新規顧客のアプローチ方法に改善が必要
- 対策 :ターゲット企業のニーズに合わせた提案資料を見直し、効果的なアプローチを試みる
4.次週の目標
- 新規顧客開拓 :3件の新規訪問を予定
- 既存顧客対応 :□□商事株式会社のフォローアップ、保守契約の更新手続き
5.その他
今週の商談により、来期の売上予測がプラス3%となる見込みです。
以上、今週の営業報告と次週の予定について報告いたします
出張報告書
出張報告書
- 報告日 : 2024年10月6日
- 提出先 : 営業部 部長 〇〇 〇〇
- 作成者 : 営業部 営業課 〇〇 〇〇
- 出張期間 : 2024年10月3日~2024年10月5日
- 出張先 : 大阪府(□□商事株式会社、大阪展示会センター)
- 訪問先 : □□商事株式会社、大阪展示会センター
1.出張目的
- 新規取引先での商談 :□□商事株式会社との新商品の取引交渉
- 展示会出席 :大阪展示会センターでの展示会視察および情報収集
2.商談結果
- □□商事株式会社
- 商談内容 :新商品「XYZシリーズ」の提案および初回発注条件の交渉
- 結果 :初回発注の見込みがあり。数量は500個、納期は2024年12月予定。
- 次のアクション :詳細な見積もりを10月10日までに提出し、契約締結を目指す。
3.展示会視察結果
- 展示会名:大阪国際展示会「ITソリューション展」
- 主な視察目的:最新技術のトレンド情報収集、競合製品のリサーチ
- 視察結果:当社と競合する製品は2社あり、それぞれの強みとして「AI活用技術」や「データ分析の高度化」が見受けられた。自社製品との競争力を高めるために、これらの技術を取り入れることを検討する。
4.出張全体の成果
- □□商事株式会社との初回取引がほぼ確定し、今後の売上拡大の足掛かりとなる見込み。
- 展示会視察により、最新の技術情報を収集でき、自社の開発方針の見直しに活用できる。
5.次のアクション
- 1.□□商事株式会社への詳細見積もりの提出(10月10日まで)
- 2.技術開発部との会議を開催し、展示会で収集した技術情報の共有(10月15日予定)
6.出張に関する特記事項
出張中に特に問題やトラブルは発生せず、予定通りのスケジュールで進行。
以上、出張内容と成果についてご報告いたします。
研修・セミナー参加報告書
研修・セミナー参加報告書
- 報告日 : 2024年10月6日
- 提出先 : 人事部 部長 〇〇 〇〇
- 作成者 : 営業部 営業課 〇〇 〇〇
- 研修名 :営業力強化セミナー
- 主催者 :株式会社ビジネスアカデミー
- 研修期間 :2024年10月2日 10:00〜17:00
- 開催場所 :東京国際フォーラム セミナールームB
1.研修の目的
このセミナーの目的は、営業スキルの向上および顧客ニーズの深堀りを行い、成果を最大化するためのノウハウを習得することです。特に、B2B営業における提案力を強化することがテーマでした。
2.研修内容
- 1.営業スキルの基本
- ・顧客のニーズを正確に把握するためのヒアリング技法
- ・商品・サービスの付加価値を引き出すための提案方法
- 2.提案営業の実践演習
- ・顧客ごとの状況に合わせたカスタマイズ提案の演習
- ・ケーススタディをもとに、顧客ニーズに最適な提案を構築
- 3.営業チームでの連携強化方法
- ・チーム内での営業情報共有の重要性
- ・フォローアップの効果的な手法
3.学びと所感
今回の研修では、顧客の真のニーズを引き出すための質問力と傾聴力がいかに重要かを再認識しました。また、提案型営業の実践演習により、個々の顧客に対してどのように価値を訴求するかを実体験でき、大変有意義な時間となりました。
特に、ケーススタディを通して、実際の営業現場に近い状況でスキルを磨くことができた点が印象的でした。今後の営業活動で、これらのスキルを活用し、顧客満足度向上と契約獲得を目指していきます。
4.今後の活用
今後、今回学んだ顧客ニーズに合わせた提案型営業を実践し、特に大口顧客への提案内容を見直す予定です。
また、チーム内で今回の研修内容を共有し、情報の効率的な共有方法を導入することで、営業全体の成績向上を図ります。
5.特記事項
今後も同様の研修に参加し、さらなる営業スキル向上を目指したいと考えています。
以上、研修内容と成果についてご報告いたします。
クレーム対応報告書
クレーム対応報告書
- 報告日 : 2024年10月6日
- 提出先 : 営業部 部長 〇〇 〇〇
- 作成者 : カスタマーサポート部 〇〇 〇〇
- クレーム発生日 :2024年10月3日
- クレーム受付日時 :2024年10月3日 10:30
- クレーム受付担当者 :カスタマーサポート部 〇〇 〇〇
- 顧客情報 :株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
- 発生場所 :オンラインサービス利用中(リモートサポート)
1.クレーム内容
2024年10月3日、株式会社〇〇の〇〇様から「オンラインサービスのログイン時に、繰り返しエラーが発生し、業務に支障をきたしている」とのご連絡を受けました。特に、〇〇部の全員が一時的にログインできなかったとのことです。
2.対応内容
- 1.受付後の初動対応
- ・クレームを受けた直後、カスタマーサポート部がシステムログを確認し、障害状況を調査。その際、サービス提供システムの一部に一時的な負荷が集中していたことが判明しました。
- 2.現場での対応
- ・サポートチームが迅速に問題箇所を特定し、システム管理部と連携して負荷軽減措置を実施。約1時間後、システムが正常に稼働するようになり、顧客に再度ログインを試してもらったところ、問題は解消されました。
- 3.顧客への対応
- ・問題が解消された後、速やかに〇〇様へ状況を報告し、謝罪の言葉と共に再発防止策を共有しました。
3.原因
システムログを確認したところ、ログインエラーの原因は、定期メンテナンス後に一部サーバーに負荷が集中したことによるものでした。この負荷により一時的にログイン認証が遅延し、エラーが発生していたと考えられます。
4.再発防止策
- 1.サーバー負荷分散の強化
- 今後、同様の事態を防ぐため、定期メンテナンス後にサーバー負荷を均等に分散する措置を取ります。システム管理部と協力し、監視体制をさらに強化します。
- 2.早期アラートの導入
- 負荷が集中した際、リアルタイムで通知が行われるよう、早期アラートシステムを導入し、早急に対応できる体制を整えます。
5.特記事項
今後は定期メンテナンス時の顧客への事前告知を徹底し、トラブルが発生する可能性を予め共有します。
以上、クレーム対応に関する報告をいたします。
社内システムトラブル対応報告書
社内システムトラブル対応報告書
- 報告日 : 2024年10月6日
- 提出先 : IT部 部長 〇〇 〇〇
- 作成者 : IT部 〇〇 〇〇
- トラブル発生日 :2024年10月5日
- トラブル発生時刻 :14:30
- 対応完了時刻 :16:15
- 影響範囲 :営業部、経理部の全員が社内システム(ERPシステム)にアクセス不能
1.トラブル内容
2024年10月5日、14:30頃から営業部および経理部でERPシステムへのアクセス不能が発生しました。ユーザーからの報告によると、ログイン時にエラーメッセージが表示され、業務が滞る状況でした。影響を受けたのは両部門の全員で、システムの利用ができない状態でした。
2.対応内容
- 1.初動対応
- トラブル発生報告を受けて、14:40にIT部がシステム状況を確認。即時、全ユーザーのアクセスログを調査し、システムのダウンが特定されました。
- 2.システム復旧作業
- システムサーバーにおけるメモリ使用量の急増が原因であると判断し、15:00に再起動とメモリのクリア作業を実施。再起動後、システムの動作確認を行い、15:45に復旧が完了しました。営業部および経理部の担当者には、システム再稼働の連絡を15:50に通知。
- 3.確認作業
- 全ユーザーに対して、システム再起動後に正常にアクセスできるか確認を依頼。16:10に、全員がシステムに無事ログインできたことを確認しました。
3.原因
システムダウンの原因は、同時間帯に実行された複数の重い処理により、サーバーのメモリ使用量が限界に達したためです。特に、経理部が実行していた大量のデータ処理が負荷を引き起こしたと推定されます。
4.再発防止策
- 1.サーバーリソースの増強
- メモリ容量を増強し、同様のトラブルが発生しないよう、サーバーのリソースを強化します。また、負荷が集中する可能性のある処理については事前に通知し、分散させる対応を検討します。
- 2.定期モニタリングの強化
- メモリ使用状況をリアルタイムで監視するツールを導入し、異常が発生する前に警告が表示される仕組みを導入します。
5.特記事項
- トラブルによるデータ損失は発生していないことを確認済み。
- 今後、システム負荷のかかる処理については、事前にIT部に連絡をもらうよう社内通知を実施予定。
以上、社内システムトラブルに関する報告をいたします。
議事録
議事録
- 会議名 : 2024年度第一四半期経営戦略会議
- 日時 : 2024年10月10日 10:00~12:00
- 場所 : 本社会議室A
- 出席者 :
- 代表取締役 〇〇 〇〇
- 取締役 〇〇 〇〇
- 営業部部長 〇〇 〇〇
- 経理部部長 〇〇 〇〇
- 総務部部長 〇〇 〇〇
- IT部部長 〇〇 〇〇
- 議題 :
- 1.第一四半期の営業成績報告
- 2.新プロジェクトの進捗報告
- 3.コスト削減施策の提案
- 4.次回会議のスケジュール確認
1.第一四半期の営業成績報告
- 報告者:営業部部長 〇〇 〇〇
-
- 第一四半期の売上は計画比で120%達成。特に、新規顧客獲得が前年同期比で150%増加。
- ただし、既存顧客のリピート率が若干低下しているため、フォローアップ施策の強化が必要。
- 討議:
- 営業部は既存顧客向けにフォローアップ施策を見直し、再提案を行うことを決定。詳細な施策内容は次回の会議で提示する
2.新プロジェクトの進捗報告
- 報告者:IT部部長 〇〇 〇〇
-
- 新プロジェクトはスケジュール通り進行中。開発段階は全体の60%が完了しており、来月中にはベータ版リリースを予定。
- システムテストにおいて、若干のパフォーマンス問題が発生しているが、来週中に解決を見込む。
- 討議:
- パフォーマンス問題解決のため、追加リソースを投入することを承認。来週の進捗報告を待つ。
3.コスト削減施策の提案
- 報告者:経理部部長 〇〇 〇〇
-
- コスト削減のため、外部業務委託の削減および内部リソース活用の見直しを提案。
- 特に、人事業務の一部を自社内で処理することにより、年間コストを15%削減できる見込み。
- 討議:
- 人事業務の内部処理移行に向けた詳細なプランを作成し、次回の会議で再検討する。
4.次回会議のスケジュール確認
- 決定事項 :
- 次回会議は2024年11月15日(金)10:00~12:00に開催することを確認。
決定事項まとめ
- 営業部は既存顧客向けフォローアップ施策の見直しを次回提案。
- 新プロジェクトの進捗報告は来週行い、リソース追加の効果を確認。
- 経理部は人事業務の内部処理化プランを次回までに提出。
会計報告書
会計報告書
- 報告書作成日 : 2024年10月31日
- 報告対象期間 : 2024年4月1日 ~ 2024年9月30日
- 作成者 : 経理部 〇〇 〇〇
- 提出先 :代表取締役 〇〇 〇〇
1.総合収支報告
項目 | 金額 (円) |
---|---|
収入合計 | 50,000,000 |
支出合計 | 38,000,000 |
差引収益 | 12,000,000 |
2.詳細内訳
収入内訳
項目 | 金額 (円) | 備考 |
---|---|---|
商品売上 | 40,000 ,000 |
前期比+10% |
サービス 提供 |
8,000 ,000 |
新規サービス契約分 |
その他 | 2,000 ,000 |
雑収入 |
支出内訳
項目 | 金額 (円) | 備考 |
---|---|---|
人件費 | 18,000 ,000 |
正社員・パート含む |
賃借料 | 6,000 ,000 |
オフィス賃料 |
販売 促進費 |
5,000 ,000 |
広告・マーケティング費用 |
その他 経費 |
9,000 ,000 |
雑費および変動費用 |
3.分析・考察
- 収入分析 :
- 2024年度上半期の収入は、前年同期比で12%増加。特に新規契約が順調に進んだことが収益の増加に寄与しています。また、商品売上は前年を超え、安定的な成長を見せています。
- 支出分析 :
- 支出は前年とほぼ同様のレベルですが、広告費が前期比で約15%増加。これは、新サービスの販促活動に伴う費用です。今後は広告効果の測定を行い、費用対効果を見直す必要があります。
- 今後の展望 :
- 下半期も引き続き新規サービスの契約増を見込み、売上拡大を目指します。また、支出については特に人件費の効率化とコスト削減策を検討する必要があるため、関連施策を進めていく予定です。
4.結論および提案
今期の会計状況は概ね順調であり、収支バランスも安定しています。今後は広告費および人件費の見直しを行い、さらなる収益拡大とコスト管理の強化を目指します。また、来期の成長に向けて、新規事業開発および既存サービスの強化を提案いたします。
業務進捗報告書
業務進捗報告書
- 報告書作成日 :2024年10月31日
- 報告対象期間 :2024年10月1日 ~ 2024年10月31日
- 作成者 :プロジェクトマネージャー 〇〇 〇〇
- 提出先 :開発部長 〇〇 〇〇
1.プロジェクト概要
- プロジェクト名 :新商品A開発プロジェクト
- 開始日 :2024年4月1日
- 終了予定日 :2024年12月31日
- 目的 :新商品Aの開発および市場投入
2.進捗状況
タスク名 | 担当者 | 進捗状況 | 完了予定日 | 備考 |
---|---|---|---|---|
デザイン確定 | 〇〇 〇〇 | 100% 完了 | 2024年10月15日 | デザイン確定済み |
試作品作成 | 〇〇 〇〇 | 75% | 2024年11月10日 | 一部試作品を開発中 |
市場調査 | 〇〇 〇〇 | 50% | 2024年11月30日 | 調査地域を拡大中 |
マーケティング計画立案 | 〇〇 〇〇 | 30% | 2024年12月15日 | コンセプト策定中 |

3.課題および対策
- 課題1:試作品の一部部品が供給不足となり、納期が遅れている。
- 対策:代替部品を検討し、可能な限り納期を厳守できるよう調整中。
- 課題2:市場調査の結果、ターゲット層のニーズが想定と異なることが判明。
- 対策:再調査の実施と共に、マーケティング戦略の見直しを検討。
4.次回の予定
- 1.試作品の最終検証:試作品の最終的なテストを11月中に完了させる。
- 2.市場調査の完了:市場調査を予定通り11月末までに完了し、結果を反映したマーケティング計画を作成する。
- 3.マーケティング計画の完成:12月中旬までにマーケティング戦略を確定させる予定。
5.結論および提案
現状、進捗は概ね順調ですが、一部部品供給や市場調査で課題が発生しています。各タスクの進行を円滑に進めるため、外部リソースの活用や代替案を検討し、プロジェクトの遅延を最小限に抑えるための措置を提案します。また、調査結果に基づきマーケティング計画を見直し、製品投入時期を調整する必要があるか検討します。
経緯報告書
経緯報告書
- 報告書作成日 :2024年10月31日
- 作成者 :システム部 〇〇 〇〇
- 提出先 :システム部長 〇〇 〇〇
1.概要
- 件名 :社内システム障害発生に伴う経緯報告
- 発生日時 :2024年10月28日(月)13時30分
- 影響範囲 :社内メールシステムおよびファイルサーバーへのアクセス障害
- 原因 :ネットワーク機器の故障による接続不良
2.経過
- 2024年10月28日 13:30:社内メールシステムおよびファイルサーバーに接続できないとの報告が複数の部門からあり、システム障害が発生したと認識。
- 2024年10月28日 14:00:システム部にて原因調査を開始。ネットワーク機器に障害が発生していることを確認。
- 2024年10月28日 15:00:バックアップ機器を使用し、ネットワークの復旧作業を実施。
- 2024年10月28日 16:00:システムの復旧を確認。正常な動作が確認されたため、各部門に通知。
3.原因
ネットワーク機器のメインルーターが過負荷状態に陥り、一時的に機能停止したことが原因です。また、ルーターの定期メンテナンスが十分に行われていなかったことが判明。
4.対策
- 1.短期的対策:バックアップ機器の追加導入を検討し、万が一の障害発生時に即座に対応できる体制を整える。
- 2.長期的対策:ネットワーク機器の定期メンテナンスを強化し、過負荷状態にならないように監視体制を強化する。
5.結論
今回のシステム障害はネットワーク機器の不備が原因でしたが、バックアップ対応により迅速に復旧しました。今後、同様の障害を防ぐために、定期メンテナンスの強化と監視体制の見直しを行います。また、部門ごとに影響範囲が大きかったため、今後は予備機器の導入を進め、より安全な運用を目指します。
経緯報告書
経緯報告書
- 報告書作成日 :2024年10月31日
- 作成者 :システム部 〇〇 〇〇
- 提出先 :システム部長 〇〇 〇〇
1.概要
- 件名 :社内システム障害発生に伴う経緯報告
- 発生日時 :2024年10月28日(月)13時30分
- 影響範囲 :社内メールシステムおよびファイルサーバーへのアクセス障害
- 原因 :ネットワーク機器の故障による接続不良
2.経過
- 2024年10月28日 13:30:社内メールシステムおよびファイルサーバーに接続できないとの報告が複数の部門からあり、システム障害が発生したと認識。
- 2024年10月28日 14:00:システム部にて原因調査を開始。ネットワーク機器に障害が発生していることを確認。
- 2024年10月28日 15:00:バックアップ機器を使用し、ネットワークの復旧作業を実施。
- 2024年10月28日 16:00:システムの復旧を確認。正常な動作が確認されたため、各部門に通知。
3.原因
ネットワーク機器のメインルーターが過負荷状態に陥り、一時的に機能停止したことが原因です。また、ルーターの定期メンテナンスが十分に行われていなかったことが判明。
4.対策
- 1.短期的対策:バックアップ機器の追加導入を検討し、万が一の障害発生時に即座に対応できる体制を整える。
- 2.長期的対策:ネットワーク機器の定期メンテナンスを強化し、過負荷状態にならないように監視体制を強化する。
5.結論
今回のシステム障害はネットワーク機器の不備が原因でしたが、バックアップ対応により迅速に復旧しました。今後、同様の障害を防ぐために、定期メンテナンスの強化と監視体制の見直しを行います。また、部門ごとに影響範囲が大きかったため、今後は予備機器の導入を進め、より安全な運用を目指します。
完了報告書
以下は、実際に使用できる完了報告書の文例です。このフォーマットは、プロジェクトや業務の完了時に、その内容と成果を記録し、関係者に報告する際に使用されます。
完了報告書
- 報告書作成日 :2024年10月31日
- 作成者 :営業部 〇〇 〇〇
- 提出先 :営業部長 〇〇 〇〇
1.概要
- 件名 :新製品「〇〇」マーケティングキャンペーン完了報告
- 期間 :2024年8月1日~2024年10月30日
- 担当部署 :営業部、マーケティング部
- 目的 :新製品「〇〇」の市場認知度向上と販売促進
2.実施内容
- 1.市場調査の実施:ターゲット顧客層を明確にするため、2024年8月に市場調査を実施。調査結果をもとに、マーケティング戦略を策定。
- 2.広告キャンペーン:デジタル広告、SNS広告、テレビCMを活用し、2024年9月より3か月間にわたりキャンペーンを展開。
- 3.イベント実施:主要都市にて製品の展示イベントを10回開催し、1万人以上の来場者を獲得。
3.成果
- 1.販売実績 :キャンペーン期間中に新製品「〇〇」の販売数は目標の120%を達成。売上は〇〇円に到達。
- 2.市場認知度の向上 :SNSフォロワー数が50%増加し、製品に対する問い合わせ数も30%増加。
- 3.ブランドイメージ強化 :イベント参加者のアンケート結果では、90%以上が製品に対して「良い印象」を持ったと回答。
4.課題と改善点
- 1.課題 :地方都市での認知度が低いことが調査により判明。特に小規模店舗での販売が伸び悩む結果となった。
- 2.改善点 :地方マーケットに特化した広告展開と販促活動を次の施策として検討する。
5.結論
新製品「〇〇」のマーケティングキャンペーンは成功裏に終了し、販売目標を上回る成果を達成しました。今後は、地方マーケットを中心にさらなる販促活動を行い、販売拡大を目指します。次回のキャンペーンに向けて、より効果的な施策を講じる予定です。
調査結果報告書
調査結果報告書
- 報告書作成日 :2024年10月31日
- 作成者 :マーケティング部 〇〇 〇〇
- 提出先 :マーケティング部長 〇〇 〇〇
1.概要
- 件名 :新製品「〇〇」に関する顧客満足度調査結果報告
- 調査期間 :2024年9月1日~2024年10月15日
- 調査方法 :オンラインアンケートおよび電話インタビュー
- 調査対象 :2024年8月~9月に新製品「〇〇」を購入した顧客500名
- 目的 :製品に対する顧客満足度および今後の改善点の把握
2.調査結果
- 1.顧客満足度
- 総合満足度 :顧客全体のうち、87%が「満足」と回答。特に「デザイン」と「使いやすさ」に対して高評価。
- 不満点 :13%の顧客が「価格が高い」と感じており、改善の余地があることが判明。
- 2.購入理由
- 品質 :60%が「品質の高さ」を購入の決定要因として挙げた。
- ブランド信頼 :30%がブランドに対する信頼を購入の動機として挙げた。
- 3.問題点
- 価格感 :アンケート回答者の20%が「製品の価格が競合製品に比べて高い」と回答。
- カスタマーサポート :購入後のサポートに関して「待ち時間が長い」という意見が10%見られた。
3.分析と考察
- 1.満足度の高さ :顧客の約9割が製品に満足しており、デザイン性や使いやすさが高く評価されている。特に若年層での評価が高かった。
- 2.価格に関する懸念 :一部の顧客は製品価格に不満を抱いているため、価格戦略の見直しや割引キャンペーンの実施が検討課題となる。
- 3.カスタマーサポートの改善 :顧客からの不満点として、サポート対応時間の長さが挙げられている。サポート体制の強化が求められる。
4.提案
- 1.割引キャンペーンの実施 :価格に対する不満を解消するため、期間限定の割引キャンペーンやクーポンの発行を提案する。
- 2.カスタマーサポート体制の強化 :サポート待ち時間の短縮を図るため、サポートスタッフの増員や対応プロセスの効率化を推進する。
5.結論
今回の調査結果から、新製品「〇〇」に対する顧客の満足度は非常に高いことが確認された。一方で、価格に対する不満やカスタマーサポートの対応時間については改善が必要である。これらの課題に対応することで、さらなる顧客満足度の向上が期待される。
取引先報告書
取引先報告書
- 報告書作成日 :2024年10月31日
- 作成者 :営業部 〇〇 〇〇
- 提出先 :〇〇株式会社 営業部長 〇〇 〇〇 様
1.概要
- 件名 :〇〇プロジェクトの進捗および次期提案に関する報告
- 目的 :〇〇プロジェクトの進捗報告と、次期提案の説明
- 報告内容 :現在までの進捗状況、現状の課題、次期フェーズに向けた提案
2.進捗状況
- 1.〇〇プロジェクト進捗
- 開始時期 :2024年8月1日
- 現時点の進捗率 :全体工程の70%が完了
- 具体的な完了項目 :
- 設計フェーズ完了(2024年9月15日)
- 試作段階完了(2024年10月10日)
- テスト運用開始(2024年10月20日)
- 2.現状の課題
- 納期に関するリスク :一部部品の納品遅れにより、最終納期が1週間遅れる可能性がある。現在、納品業者との調整を進めており、必要な対策を講じる予定。
3.次期提案
- 次期フェーズの内容
-
- 次のフェーズは、2024年11月より、〇〇製品の量産フェーズに移行予定。生産ラインの確認と必要な人員配置の調整を進める。
-
- 提案内容 :
- ・新たに導入する〇〇技術を活用し、生産効率を10%向上させることを提案。
- ・コスト削減に向けた改善策として、現状の生産コストの5%削減を目標に取り組む。
4.課題と対策
課題の特定と対応
- 部品の調達遅れ :納品遅れが発生している部品について、早急に代替部品の確保を検討し、影響を最小限に抑える。
- コスト管理の強化 :次期フェーズに向け、コストの監視を強化し、効率的な生産計画を進める。
5.結論
本プロジェクトは、現時点で順調に進捗していますが、納期に関するリスクが確認されました。これに対しては代替案を検討し、遅延を最小限に抑えるための対策を講じます。次期フェーズでは、コスト削減および生産効率の向上を図る提案を実施し、引き続き〇〇株式会社様と密に連携しながらプロジェクトを進めてまいります。
添付資料
- 1.進捗状況図
- 2.次期フェーズ提案資料
報告業務の効率化が重要

報告書作成はビジネスの中で重要な役割を果たしますが、時間や労力がかかる業務でもあります。報告業務の効率化は、業務全体のスピードや生産性を向上させるために非常に重要です。手間を減らし、スムーズに報告書を作成できれば、他の重要な業務にも集中できます。
報告業務の効率化を知らないと、報告書作成に時間がかかりすぎたり、ミスが増えたりする可能性があります。また、報告内容が遅れると、上司や関係者の意思決定にも影響を与えてしまうかもしれません。
適切なツールの活用やテンプレートの導入などによって、効率化を実現すれば、短時間で質の高い報告が可能になります。
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まとめ

報告書は、ビジネスのあらゆる場面で重要な役割を果たす文書です。正確な情報を迅速に共有することで、業務の進捗やトラブルの解決がスムーズに行えるだけでなく、信頼関係の構築やチームの生産性向上にもつながります。
本記事では、報告書の基本的な構成や作成のポイント、テクニックについて詳しく解説しました。
今後、報告書作成においては、効率化ツールの導入も視野に入れつつ、適切な構成やテクニックを意識して、より効果的な業務報告を目指しましょう。