警備業務では、警報や通報を受けた際、出動先に近く対応可能な警備員を速やかに手配する必要があります。一方、日常的な巡回警備では、予定どおりに巡回したか、現場で異常がなかったか、報告が提出されているかを正確に管理しなければなりません。
電話や無線、ホワイトボード、紙の報告書を中心とした運用では、警備員の現在地や出動状況の確認に時間がかかります。現場の警備員も、巡回後に事務所へ戻って報告書を作成するなど、警備以外の事務作業を抱えがちです。
この記事では、日本の中小警備会社を想定し、緊急出動管理と定期巡回・巡回報告を効率化する方法を解説します。あわせて、警備業界で活用実績のあるcyzenシリーズと、位置情報・予定・報告を一元管理できるcyzen proの活用方法を紹介します。
警備会社が抱える緊急出動・定期巡回の課題
緊急時に最寄りの警備員をすぐに把握できない
機械警備では、センサーの発報や顧客からの通報を受けた管制センターが、現場へ急行できる警備員を判断します。その際に必要なのは、単に担当者名を確認することではありません。「現在地はどこか」「勤務中か」「現場へ向かえる状態か」を短時間で確認する必要があります。
電話や無線で一人ずつ状況を確認すると、出動指示までに時間がかかります。出動後も、現場へ向かっているのか、対応を終えたのか、待機所へ戻っているのかが分かりにくく、管制担当者の確認業務が増えてしまいます。
定期巡回の実施状況と報告を確認しにくい
定期巡回では、警備対象施設や設備を予定どおりに巡回し、異常の有無、施錠状態、設備の状態などを記録します。しかし、紙の巡回表や報告書では、提出されるまで管理者が実施状況を確認できません。巡回漏れや報告漏れにも気づきにくくなります。
現場でメモを取り、写真を整理し、帰着後にパソコンへ入力する運用は、警備員の負担にもなります。限られた人員で業務を続ける中小警備会社ほど、現場で報告を完了できる仕組みが重要です。
緊急出動では警備員の位置情報と勤務状況を可視化する
緊急出動を迅速化するには、管制センターが警備員の最新位置と勤務状況を地図上で確認できる環境が必要です。出動先付近にいる勤務中の警備員を絞り込み、距離や活動状況を参考にして、対応要員を選定します。
システムが警備員を自動配車するのではなく、管制担当者の判断に必要な情報を集約することがポイントです。出動後の移動履歴も確認できれば、現場への移動や対応後の活動を振り返りやすくなります。
定期巡回では予定・現場報告・履歴をつなげる
巡回業務は、報告書を電子化するだけでなく、「巡回先の登録」「予定の割り当て」「現場での報告」「履歴の確認」を一連の流れとして管理することが重要です。
警備対象施設を地図上のスポットとして登録し、警備員ごとに巡回予定を共有します。警備員は現場で写真や点検結果を入力し、その場から報告を提出します。管理者は施設や予定に紐づく報告を確認し、未報告や異常報告への対応につなげます。これにより、紙の回収、転記、ファイリング、過去記録の検索にかかる時間を減らせます。
cyzenシリーズの警備業界活用事例｜東洋テック株式会社
東洋テック株式会社では、機械警備業務における警備員の位置情報把握に「cyzen」を活用しています。
導入前は、監視センターが現場対応可能な警備員の現在地や状況を確認するため、メールや電話で個別に連絡していました。cyzenの導入後は、警備員の現在位置を把握し、通報先へ効率よくアクセスできる警備員の選定や、出動中の状況確認に活用できるようになりました。顧客対応までのスピード向上にもつながっています。
この事例は、位置情報を活用した警備員の動態管理が、緊急出動の迅速化と監視センターの業務効率化に有効であることを示しています。
※本事例はcyzenの導入事例です。cyzen proの導入効果を示すものではありません。
cyzen proで緊急出動と巡回報告を一元管理
活動状況から出動先付近の警備員を検索
cyzen proの「活動状況」では、警備員の最新位置や勤務状況を地図・リストで確認できます。地図上で指定した場所、警備対象施設として登録したスポット、案件などを中心に、指定した半径内にいるメンバーを検索することも可能です。
管制担当者は、出動先付近にいる勤務中の警備員を確認し、対応要員の選定に活用できます。振り返りモードでは、過去の移動線や滞在時間も確認できます。
巡回先をスポット、巡回計画を予定として管理
警備対象施設、建物、設備などをスポットとして登録し、所在地や管理に必要な情報をまとめられます。巡回予定はユーザーごとに作成でき、リスト、日、週、月、地図などの形式で確認できます。
巡回先と予定を同じ仕組みで共有することで、電話や紙による予定伝達を減らし、警備員が担当する巡回先を確認しやすくなります。
現場から写真付きの巡回報告を作成
cyzen proでは、スポットや予定から報告を作成できます。報告テンプレートには、異常の有無、施錠状態、設備状態、対応内容など、警備会社の運用に合わせた項目を設定できます。写真、画像、音声、動画、PDFなども添付できます。
スポットから作成した報告には、報告場所とスポットの距離が自動で表示されます。チェックイン機能による到着証明ではありませんが、巡回先付近で報告されたかを確認する材料として活用できます。オフライン時に作成した報告も、通信が復旧した後に送信できます。
報告履歴を検索し、施設ごとに確認
提出された報告書は、報告者、報告日、テンプレート、報告内容などの条件で検索・絞り込みができます。報告をスポットや予定に紐づけることで、施設ごとの巡回履歴や過去の対応内容を確認しやすくなります。
報告データはCSVまたはXLSXで出力でき、個別の報告書はPDF化できます。管理者による集計や顧客への報告資料作成にも活用できます。
cyzen proが管制担当者と現場警備員の負担を軽減
管制・管理側の負担軽減
警備員の現在地を電話で一人ずつ確認する作業を減らし、出動先付近のメンバーを地図から探せます。巡回予定、現場報告、写真、過去履歴を一元管理することで、報告書の回収や転記、ファイリング、過去資料の検索にかかる手間も削減できます。
現場警備員の負担軽減
警備員はスマートフォンから巡回予定や施設情報を確認し、現場で写真付きの報告を作成できます。事務所への帰着後に紙の報告書を清書したり、同じ内容をパソコンへ再入力したりする作業を減らせます。
Premium版では、音声や録音ファイルの内容を報告項目へ反映するAI報告も利用できます。利用する場合は、AIによる認識結果を送信前に確認する運用が必要です。
導入時は位置情報の取得ルールと報告項目を決める
位置情報を活用する際は、取得目的、閲覧できる担当者、取得時間、保存した情報の利用範囲を社内で明確にし、警備員へ説明することが大切です。cyzen proは出勤後に位置情報の取得を開始し、退勤後は取得を停止します。休憩中も位置情報の取得は停止します。
あわせて、巡回報告に必要な項目、異常時の連絡方法、写真撮影のルール、報告の確認担当者を定めます。現場で迷わず入力できるよう、報告項目を必要最小限にすることも定着のポイントです。
まとめ｜緊急出動の迅速化と巡回報告の負担軽減を両立
東洋テック株式会社の事例からも、警備員の現在位置を把握することは、緊急出動時の要員選定と対応スピードの向上に役立つことが分かります。
cyzen proでは、その位置情報活用に加えて、付近のメンバー検索、巡回予定、警備対象施設、写真付き報告、活動履歴を一元管理できます。管制担当者が状況確認に費やす時間と、現場警備員が報告書作成に費やす時間の両方を減らし、限られた人員でも緊急出動と定期巡回を管理しやすい体制づくりを支援します。
警備員の位置確認や巡回報告の運用に課題がある場合は、現在の業務フローを整理したうえで、cyzen proでどこまで一元化できるかをご相談ください。
