位置情報管理とは?会社がGPS管理をする際の注意点やメリットを紹介

「位置情報を管理するメリットは?」
「位置情報を管理するにはどうすべき?」

営業担当の位置情報を管理し業務を効率化したいけれども、どのようなメリットがあり、どう管理すべきか分からない方も多いのではないでしょうか?位置情報管理には勤怠管理の効率化など多くのメリットがある上、システムを使うことで効率的に位置情報を管理できます。

今回は以下のポイントについて詳しく詳しく解説しています。

今回の内容を参考にすることで、位置情報管理について詳しく理解し効率的に管理できるようになるでしょう。
位置情報を管理し自社の営業活動に活かしたい方はぜひ参考にしてみてください。

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位置情報管理とは?

グリッド上の座標を表す光点

位置情報管理とは、モバイル端末などを用いて社員の位置情報データを取得・管理し活用することです。

位置情報を取得する方法は、スマートフォンなどのモバイル端末に搭載されるGPS機能を用いて行われます。近年働き方改革の影響で、フレックス制やリモートワークを活用した多様な働き方が増加し勤怠管理が複雑化しています。位置情報を正確に把握することで、複雑化した勤怠管理も手間をかけることなく正確に行えます。

緊急時の対応や外勤社員の評価などにもメリットがあり、位置情報管理はぜひ行いたい項目の1つです。

会社が位置情報管理をするメリット

メリットのイメージ

会社が位置情報管理するメリットとして以下の項目が挙げられます。

  1. ①災害時に安否確認が可能
  2. ②外勤スタッフの活動を正しく評価できる
  3. ③勤怠管理が遠隔地でも可能に
  4. ④労務管理・業務効率化

それぞれのポイントについて詳しくみていきましょう。

①災害時に安否確認が可能

位置情報管理を行うことで、災害時の安否確認に役立ちます。

社員の位置情報を把握しておくことで、災害時に電話連絡が困難な場合でも被災状況の把握や避難経路の指示などが円滑に行えるからです。安否確認を円滑に行うことで、社員を災害から迅速に守れます。

また、スマートフォン紛失時なども位置情報がわかることで捜索しやすくなるでしょう。

②外勤スタッフの活動を正しく評価できる

外勤スタッフの活動を正しく評価できることも位置情報管理のメリットです。

たとえば営業職の場合、位置情報を共有することで活動状況のエビデンスが残り、正確な営業実態を把握できます。位置情報をもとに行動量を評価できるため、営業職の活動全体を正しく評価しやすくなるでしょう。

社員を正しく評価することで、会社への信頼感が増しモチベーションを維持できるため、結果として業務の成果向上も期待できます。

③勤怠管理が遠隔地でも可能に

位置情報管理を行うことで、勤怠管理が遠隔地でも可能です。

位置情報はモバイル端末のGPSを活用して取得できるため、遠隔地であっても報告の手間をかけずに労働状況を確認できます。勤怠管理を遠隔地で行えることで、社員が勤務状況の報告でオフィスに出社する必要もなく、社員の手間や負担を大幅に減らせるでしょう。

また、オフィスに出社する必要もなく、リモートワークやフレックス制など多様な働き方も推進できます。

④労務管理・業務効率化

労務管理や業務効率化の面においても、位置情報管理は大きなメリットがあります。

たとえば外回りのある営業職でみなし労働時間制を導入している場合、残業代計算なども位置情報が活用できるでしょう。労働時間の計算が難しい場合でも、リアルタイムに位置情報を取得できることで稼働状況を正確に把握し正確な労務管理ができます。

また、出勤や退勤の打刻を位置情報を活用し行うことで、社員の負担も減らし業務効率化につなげられるでしょう。

このように適切な労務管理や業務効率化にも位置情報管理が役立ってくれます。

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位置情報取得は違法じゃない!気を付けること4選

caution

位置情報の取得は基本的に違法ではありません。ただし位置情報管理では以下の点に気をつける必要があります。

  1. ①業務時間外のGPSは取得しない
  2. ②社員に位置情報の管理を通達する
  3. ③メンバーに対するメリットへの理解を得る
  4. ④多機能なGPSアプリを導入する

それぞれのポイントについて詳しくみていきましょう。

①業務時間外のGPSは取得しない

まず業務時間外のGPSは取得しないよう気をつけましょう。業務時間外の位置情報を取得してしまうと個人情報保護法に違反する可能性があります。

第六十一条(個人情報の保有の制限等)

  • 行政機関等は、個人情報を保有するに当たっては、法令の定める所掌事務又は業務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用目的をできる限り特定しなければならない。
  • 行政機関等は、前項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有してはならない。
  • 行政機関等は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
出典:『個人情報の保護に関する法律|第六十一条』(e-Govポータル URL:https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=415AC0000000057)

業務時間外の位置情報取得は、本来の利用目的を超えた情報取得とみなされ、損害賠償請求の対象となりえます。業務時間外かどうかの線引きは非常に難しいケースも多く、厳格な運用は避け、プライベートを意識した位置情報管理とすることが重要です。

②社員に位置情報の管理を通達する

位置情報管理の際は、社員にその旨を通達する必要があります。位置情報の取得は個人特定につながり、法律でも社員への明確な同意が必要とされているからです。

位置情報管理の通達方法としては、社内ポータルサイトなどを活用し文章として通達した方が良いでしょう。文章として通達した後、社員に直接口頭で説明し理解を得ることも重要です。他にも就業規則にあらかじめ定めておく方法もあります。

③メンバーに対するメリットへの理解を得る

位置情報管理の際、メンバーから理解を得ることも重要です。

基本的に理由もわからずに自分の位置情報を管理されることを多くのメンバーが好みません。メンバーに位置情報管理のメリットを伝え、理解を得ることで管理しやすくなります。

特に伝えておくべきメリットとしては「行動している証明」ができることです。営業職の場合、売上や成約数などの結果だけで評価されるケースも少なくありません。位置情報管理によってメンバーの活動を正確に把握すれば、活動内容を含めて評価できるため、メンバーのモチベーション向上にもつながるでしょう。

④多機能なGPSアプリを導入する

位置情報管理には多機能なGPSアプリを用意した方が良いでしょう。多機能なGPSアプリを用いることで、GPS取得だけでなく、営業活動の効率化にもつながります。

特におすすめの機能としては、以下の2つが挙げられます。

  • 報告書作成機能
  • 地図上に顧客をマッピングする機能

地図上に顧客をマッピングできる機能があれば、顧客間の距離を把握でき、効率的な訪問ルートで営業活動ができます。位置情報管理にはGPS以外の機能もチェックしておきましょう。

位置情報管理システムとは?

位置情報管理システムとは、GPS搭載端末を利用した業務管理システムのことです。位置情報の取得のみならず、位置情報データを活用し業務状況の可視化や業務効率化にも貢献してくれます。

位置情報管理システムを導入するメリットとして、以下の2点が挙げられます。

  • 社員の負担軽減
  • 営業活動の効率化

位置情報管理システムにはコミュニケーション機能が付随されているものもあり、位置情報を参考に外出先でもリアルタイムで活動に対するフィードバックをもらえます。フィードバックのために上司に直接会う時間や手間を省け、営業活動の効率化にもつながるでしょう。

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位置情報管理システムの選び方で気を付けること

選び方のイメージ

位置情報管理システムには数多くの種類があります。その上で、位置情報管理システムを選ぶには以下のポイントを見極めた方が良いでしょう。

  1. サポートが充実しているか
  2. 成功事例があるか

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

サポートが充実しているか

位置情報管理システムはサポートが充実しているものを選びましょう。

導入時のサポートがない場合、運用方法を理解できず適切にシステムを使えない可能性があります。

また、導入初期はトラブルも起きやすく、質問対応が遅い場合管理業務に支障を来してしまうかもしれません。無料のアプリにはサポートがないケースもあるため、有料のアプリを導入した方が良いでしょう。

成功事例があるか

位置情報管理システム導入時は、成功事例があるかもチェックしておきましょう。特に同業種・業界での成功事例があるか確認しておくのがおすすめで、利用目的が同じ企業の事例があれば運用イメージも湧きやすいでしょう。

また、他社の事例を参考とすることで、自社が想定していない使い方も知れ、より有効にシステムを活用できます。

成功事例の多いシステムはそれだけ信頼性も高く、安心して利用できるのも嬉しい点です。位置情報管理システムの実績はホームページなどに掲載されているので、事前に確認しておきましょう。

位置情報管理におすすめのアプリcyzen(サイゼン)

cyzen使用画面

位置情報管理を強化するには、「cyzen」の導入がおすすめです。cyzenは営業活動管理アプリで、営業担当の位置情報をリアルタイムに把握し活動状況の見える化を支援するツールです。

cyzenに搭載されるGPSを活用して以下の機能を利用できます。

  • アプリを入れるだけで1日の行動ルートを自動記録
  • リアルタイムでアプリユーザーの位置情報と現在の状況を把握
  • 顧客訪問先に訪問しているかを判別する「チェックイン機能」
  • 様々な機能が存在するので効率化を総合的に行える

アプリをインストールするだけで、営業担当の行動ルートを自動記録でき、管理に余計な手間がかからないのが大きなメリットです。顧客に訪問したかを判別するチェックイン機能も備えており、データの把握しやすさにも優れています。

cyzenを導入することで位置情報管理だけでなく、営業活動全体の効率化にもつながるでしょう。営業活動における位置情報管理を考えている方はぜひcyzenを検討してみてください。

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まとめ

位置情報管理は、緊急時の対応や業務効率化、社員の適正な評価に大きく役立ってくれます。
ただし位置情報の取得は個人情報となるため、情報取得することを社員に周知し、業務時間外は情報を取得しないなど運用に気をつけることが大切です。位置情報管理は適切に行いましょう。

また、位置情報管理には専用のシステムを導入するのが効率的です。位置情報の取得だけでなく、報告書作成や位置情報データを活用した業務効率化などをシステムだけで完結できます。

位置情報管理システムを導入し、効率的に業務改善を行いましょう。

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 代表取締役社長

この記事の監修者

横溝 龍太郎 レッドフォックス株式会社 代表取締役社長

ヤマハ発動機株式会社においてブランドマネジメント、マーケティング、新規事業構築、事業企画、役員秘書などに携わる。『パスクル』プロジェクトリーダーとして、グッドデザイン賞受賞、シェア50%達成に貢献。2016年にレッドフォックス入社、マーケティング・PRの責任者を務め、2018年に取締役COO就任。2022年4月に代表取締役社長就任。

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